Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes

Abordam-se neste ponto as causas de incumprimento de objetivos, projetos e de outras atividades planeadas das unidades orgânicas.

Concretamente, no ponto 2.4.1, expõem-se as razões de natureza exógena ou endógena, invocadas pelos responsáveis operacionais, que obstaram ao cumprimento de alguns dos seus objetivos planeados, incluídos no BSC. Somente 7 não foram atingidos, num total de 49 programados, o que corresponde a uma taxa de incumprimento pouco significativa de apenas 14,29%.

Esta redução da taxa de incumprimento reconduz-se à registada em 2013, com a mesma taxa de 14,29%, mas melhora e difere da de 2014, que se situou em 19,05%, quase 5 pontos percentuais mais elevada que a de 2015.

No ponto 2.4.2 explanam-se as razões da não conclusão de alguns projetos previstos e não previstos para 2015: 7 constantes do Plano de Atividades e 6 considerados prioritários que foram adicionados e desenvolvidos no decurso do ano.

Se considerarmos o somatório dos projetos planeados e não planeados, a taxa de incumprimento situa-se em 53,85%, já que dos 13 projetos apenas se concluíram 6, tendo sido adiada para 2016 a finalização de outros 6.

Porém, no ponto 2.8 explicita-se a percentagem de execução dos 13 projetos, podendo verificar-se que outros 3 ficaram muito perto de ser finalizados, pois 2 registam uma taxa de execução de 90% e 1 de 80%.

2.4.1 – Causas de incumprimento de alguns objetivos das unidades orgânicas

Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes da SGMF

Indicador: Grau de satisfação dos clientes Meta: [3,90; 4,20]

Resultado da DGRH: 3,86 Taxa de realização: 98,97%

Não obstante a disponibilidade para os seus clientes, a procura de respostas às suas solicitações e a resolução os seus problemas, não foi atingida a meta proposta para este objetivo, embora a Divisão tenha obtido a pontuação de 3,86, muito perto, portanto, de 3,90, que seria o resultado necessário para cumprir a meta.

Objetivo: Reorganizar os processos individuais dos trabalhadores da GAF e AG

Indicador: Nº de processos reorganizados até 31/12/2015 Meta: [84; 112]

Resultado da DGRH: 1 Taxa de realização: 1,19%

À data de 31 de dezembro de 2014 (planeamento), previam-se 11 trabalhadores para prosseguirem este objetivo e respetivo indicador do BSC (meta 528;660, ou seja, cada trabalhador cumpria o objetivo reorganizando entre 48 e 60 processos). Contudo, ao longo do ano, e devido à taxa de saída de trabalhadores verificada na unidade orgânica, apenas um número que oscilou,durante o ano, entre 7 e 8 trabalhadores prosseguiram o referido objetivo.

No segundo semestre este objetivo foi reformulado, ficando o indicador com uma meta de 98 processos e uma tolerância de 14, com os seguintes fundamentos:

-existiu uma redução de colaboradores na UO o que levou a uma redistribuição das estruturas da GAF e AG, aumentando o volume de trabalho o que impossibilitou a dedicação de muito tempo de trabalho a este objetivo;

- a exigência que representaram os meses de outubro e novembro no âmbito da AG.

O não cumprimento deste objetivo deveu-se às saídas registadas ao longo do ano na unidade orgânica, as quais contribuíram para que o esforço dos trabalhadores se centrasse maioritariamente nas competências/atividades prioritárias da mesma.

Objetivo: Manter tempos de resposta em processos jurídico-administrativos

Indicador: Prazo médio de resposta a processos jurídico-administrativos Meta: 12

Resultado da DSAJC: 15 Taxa de realização: 80%

Atento o movimento processual e não obstante a entrada de um novo técnico sénior proveniente do Contencioso da Economia em regime de mobilidade, não foi possível atingir a meta de 12 dias prevista como prazo médio de resposta a processos de assessoria jurídica. O número médio situou-se em 15 dias.

Objetivo: Contribuir para a redução de encargos com comunicações fixas, móveis e com consumíveis

Indicador: Grau de poupança gerada (%) Meta: 4 VC: 20

Resultado da DSIRP:-90,77 Taxa de realização:-2269,25%

Durante o ano de 2015 não foi possível atingir o objetivo, uma vez que, dados os baixos consumos em 2014, a substituição dos tonners a cores da fotocopiadora, veio introduzir um desvio negativo no grau de poupança esperado. A DSIRP efetua habitualmente o serviço de reprografia e encadernação solicitado à Secretaria-Geral.

Objetivo: Promover resposta atempada às solicitações de compras transversais

Indicador 1: Taxa de procedimentos fechados; custos de funcionamento (RH, RM) versus poupança gerada (%)

Meta: 5 VC: 4

Resultado da UMC: 9,68 Taxa de realização: 51,65%

Indicador 2: Tempo médio de resposta a procedimentos aquisitivos (dias úteis) Meta: 3 VC: 1

Resultado da UMC: 0,78 Taxa de realização: 127,75%

Relativamente ao objetivo acima indicado, considerado não atingido, importa referir que, através da análise do correspondente indicador 1, nomeadamente dos fatores que o compõem e os valores atribuíveis aos mesmos, verifica-se que o resultado alcançado deriva diretamente do facto de os custos com pessoal se terem mantido estáveis ao longo de praticamente todo o ano e os procedimentos terminados não terem gerado montantes elevados de poupança, revelando, por este lado, o elevado grau de incerteza associado à ocorrência de desempenhos menos ótimos em procedimentos de maior dimensão financeira, que dão origem a correções de grande impacto no resultado final.

Objetivo: Desmaterializar os principais processos de negócio

Indicador: % de processos completa ou parcialmente desmaterializados Meta: 50 VC: 100

Resultado da UMC: 0 Taxa de realização: 0%

Não obstante a documentação produzida seja já toda imaterial, só no início de 2016 se iniciou a desmaterialização dos principais processos de negócio no sistema de gestão documental Fabasoft.

Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes da SGMF

Indicador: Grau de satisfação dos clientes Meta: [3,90; 4,20]

Resultado da DGAP: 3,7 Taxa de realização: 94,87%

A DGAP vem fazendo um esforço acrescido no sentido de ir ao encontro das necessidades dos seus clientes, esforço esse nem sempre recompensado em sede de avaliação.

A dificuldade em satisfazer os nossos clientes assenta essencialmente na incapacidade de resposta por falta de recursos humanos; a resposta atempada e a celeridade dos processos só serão possíveis com recursos humanos suficientes e especializados para responder a todas as solicitações dos organismos da Gestão Administrativa Financeira (GAF) e da Ação Governativa (AG).

Também não podemos esquecer os inúmeros constrangimentos orçamentais e processuais existentes que nos impossibilitam de responder com a prontidão desejada pelos nossos clientes.

O segundo semestre de 2015 apresenta em sede de avaliação um resultado aquém do esperado, em especial nos Gabinetes, o que, atendendo a que os níveis de serviço foram mantidos, como resulta da análise do Quadro 2, pode justificar a redução da taxa de resposta com a recente entrada em funções do XXI Governo Constitucional.

Ainda assim, no sentido de desenvolver medidas para um reforço positivo do desempenho está planeada uma reunião com as duas secções da Divisão que prestam serviço aos Gabinetes para refletir e procurar elaborar um plano de melhoria por forma a inverter o resultado apresentado.

Tabela 6 - Avaliação da DGAP pelos Gabinetes do MF 1.º semestre 2015 2.º semestre 2015 Avaliação da DGAP Avaliação da DGAP Gabinetes 4,05 Gabinetes 3,14 Taxa de resposta 31,34% Taxa de resposta 19,30%

2.4.2 – Causas de incumprimento de alguns projetos planeados Em 2015 registou-se um acréscimo significativo de projetos extra plano – mais seis - que tiveram uma abordagem prioritária por se tratar de projetos/modelos de melhoria contínua que trouxeram vantagens competitivas nos processos da SGMF.

Tal situação refletiu-se no grau de execução dos projetos inicialmente programados.

Nova Plataforma de HelpDesk - Easy Vista

A Direção de Serviços de Inovação e Qualidade (DSIQ) enfrenta constantemente a necessidade de tomar decisões sobre políticas de software, segurança da informação, futuros planos de migração, renovação de infraestruturas tecnológicas e contratos de manutenção, atividades diárias relacionadas com os sistemas e a crescente procura de serviços por parte dos utilizadores.

Para concretizar a missão da DSIQ iniciou-se a implementação de uma solução comum e global de IT Service Management, ao nível dos processos e das ferramentas, que tem como objetivo:

 Gestão das TI (Gestão de Pedidos e Incidentes e integração com ferramenta de monitorização);

 Manutenção;

 Reserva de salas;

 Reserva de veículos.

 Gestão das TI (Gestão de Pedidos e Incidentes e integração com ferramenta de monitorização) para o Sistema de Gestão de Acidentes de Trabalho e doenças profissionais.

Devido às novas e mais eficazes ferramentas de informação disponíveis com o EasyVista, o projeto dotará os gestores de uma maior capacidade para tomar decisões. Este projeto de “Implementação/Parametrização de uma solução comum e global de IT Service Management, ao nível dos processos e das ferramentas “ teve o seguinte âmbito:

 Assessment aos processos já definidos;

 Implementação e configuração do EasyVista em relação aos Processos de Gestão de Incidentes nos serviços de TI e Gestão de Pedidos nos serviços de TI, manutenção, reserva de sala e de veículos;

Na sequência desta necessidade, planeou-se e teve início em 2015, a realização do projeto. A sua execução no final do ano 2015 foi de 50%.