Atividades não previstas no plano

Para além do que atrás se refere, relativamente ao desenvolvimento de projetos não planeados, que ganharam protagonismo e foram considerados prioritários no decurso do ano transato, inserem-se neste ponto mais alguns elementos sobre esses projetos e indicam-se outras atividades não programadas, concretizadas por algumas unidades orgânicas.

No domínio da inovação e qualidade Portal dos Serviços Centralizados (PSC)

O projeto Portal de Serviços Centralizados (PSC), da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF), teve início em 8 de maio de 2015 e no final do ano encontrava-se em fase de pré-produção com uma taxa de realização de 90%, logo cumprido.

O objetivo do projeto era atuar como Ponto Único de Contato na prestação de serviços às entidades do Ministério das Finanças no sentido de melhorar a colaboração e aumentar a eficiência e eficácia dos serviços prestados com a disponibilização de indicadores de utilização dos mesmos.

Fabasoft (SGD) - Business Intelligence (BI)

A Secretaria-Geral (SGMF), ao assegurar a prestação centralizada de serviços comuns necessitou de informação e conhecimento que estivesse rapidamente acessível, para dar suporte à tomada de decisão.

A utilização de sistemas de Business Intelligence pelas organizações tem-se mostrado uma escolha eficaz sempre que se pretende disponibilizar informação em quantidade adequada, de boa qualidade, confiável e no momento certo.

Neste âmbito, surgiu o projeto descrito em seguida e que teve como finalidade a conceção e implementação de um sistema de Business Intelligence que suporte, ao nível estratégico, a SGMF.

Restruturação do Site do Parcerias para o desenvolvimento

A Secretaria-Geral desenvolveu, em conjunto com o Gabinete do Secretário de Estado das Finanças, o Site (Layout), concebido pelo Gabinete do Secretário de Estado das Finanças (SEF), no qual são disponibilizadas ao público oportunidades de parcerias para o desenvolvimento.

Durante o processo de desenvolvimento verificou-se a necessidade de efetuar o desenvolvimento do módulo de recolha de informação em sites Internacionais (WebScraping). O Webscraping compreende, aproximadamente, 15 sites, cada um com a sua estrutura de tabelas e desenvolvidos em tecnologias diferentes. A informação é mostrada com base em filtros e apenas capta o que está visível na página. Nesse sentido, em todas as respetivas tabelas de cada site (alguns sites têm tabelas por cada país), a solução passa por exportar para Excel numa primeira fase e depois fazer o “export” para a base de dados.

Após implementação, em testes, deste Site, verificaram-se alguns constrangimentos, designadamente, no que diz respeito à informação e formatação dos dados recolhidos uma vez que são bastante distintas.

Assim, verificou-se a necessidade de ser criado um sistema de Backoffice, que permitisse garantir ao utilizador a capacidade de corrigir ou acrescentar dados em falha nos sites de recolha, aumentando a qualidade dos mesmos.

Com a mudança de Governo, o novo site das Parcerias para o Desenvolvimento não entrou em produção. A transferência de responsabilidade para a gestão dos seus conteúdos foi passada para o GPEARI pelo Chefe de Gabinete do SEF e estamos a aguardar reunião com os mesmos, para lhes dar formação e transferir responsabilidades de gestão.

Novo site da UTAM

Manutenção Evolutiva do SGATDP- Sistema de Gestão de Acidentes de trabalho e Doenças Profissionais

No âmbito deste sistema procedeu-se em 2015 à análise, estudo, desenvolvimento e implementação de uma versão que incluiu melhorias funcionais e ergonómicas (Ex: incluir campos de pesquisa, melhorar procedimento de correção) e também “afinamento” de Relatórios (Ex: atualizar fórmulas de cálculo, acrescentar campos de total).

Esta versão incluiu a colaboração das equipas da SGMF – DSIQ e NATDP.

A DSIQ foi responsável pelo estudo, análise e testes em certificação e produção.

Posteriormente foi também desenvolvido, implementado e testado o webservice de integração com o sistema de Gestão Documental (Fabasoft). Esta integração permite que a Informação (documento gerado pelo SGATDP) seja inserida de forma automática no sistema de GD, permitindo a desmaterialização do processo de autorização de pagamento de despesas a efetuar pela Secção de Contabilidade e Orçamento da SGMF cujo ficheiro de pagamentos a inserir no Gerfip é também já automaticamente produzido pelo SGATDP.

Interoperabilidade entre Sistemas (SGATDP e PSC com GD)

Na sequência do arranque do projeto Portal dos Serviços Centralizados (PSC) e prosseguindo o desenvolvimento da utilização do Sistema de Gestão Documental (GD), prosseguiu-se com a desmaterialização documental, com os consequentes ganhos em eficácia e eficiência.

Neste contexto, julgou-se oportuno, integrar no Sistema de Gestão Documental, um documento interno produzido pelo Sistema de Gestão de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais.

Assim, desenvolveram-se dois webservices de integração, destinados a:

 Pedidos recebidos através do PSC (enviados pelo GPEARI, IGF, DGO, DGTF, DGAEP e Gabinetes Governamentais);

 Documento produzido pelo SGATDP (Informação – autorização de pagamento destinada à Contabilidade).

A execução deste projeto, a 31 de dezembro, apresentava uma taxa de execução de 90%.

No domínio dos arquivos e documentação Atividades de responsabilidade social

Papel por alimentos

Em colaboração com a Biblioteca do Centro de Estudos Fiscais, a Biblioteca Central recolheu um conjunto considerável de publicações duplicadas ou sem qualquer pertinência para o seu fundo documental, e a 14 de julho de 2015, foi realizada a entrega com destino ao Banco Alimentar contra a Fome na atividade intitulada “Papel por Alimentos”.

Campanha de recolha de livros e brinquedos no Natal

Pelo segundo ano consecutivo a Biblioteca Central promoveu uma iniciativa de angariação de livros infantis e juvenis, assim como de brinquedos destinados às crianças das aldeias SOS, por altura do Natal. O volume de material recolhido foi de uma tal dimensão, superando todas as melhores expectativas que, dado ter-se recolhido bem mais do que o necessário para a faixa etária das atuais crianças das aldeias SOS, o remanescente foi distribuído por mais duas instituições: o Moinho da Juventude, que dinamiza um projeto na Cova da Moura com 21 amas, cada uma com 4 crianças com idades compreendidas entre os 4 meses e os 3 anos; e o Projeto Boa Noite que promove a animação através da leitura na ala de pediatria do Hospital Distrital de Santarém.

Outras atividades desenvolvidas:

1.1. Revisão da descrição arquivística da série documental “Bens Artísticos”, compreendendo 78 registos, do fundo da Direcção Geral da Fazenda Pública, colocação de capilhas e reacondicionamento em unidades de instalação mais apropriadas. Foi efetuada igualmente a digitalização de todos os documentos desta série e disponibilizados on-line no “Arquivo e Biblioteca Digital”.

1.2. Revisão da descrição arquivística de 197 registos da série documental “Conventos de Freiras e Frades” do fundo da Direcção Geral da Fazenda Pública, com o reacondicionamento em capilhas e unidades de instalação mais apropriadas.

No domínio da informação e relações públicas A redução da atividade protocolar permitiu à DSIRP reforçar iniciativas na área da Responsabilidade Social.

Com o objetivo de fomentar atividades de cariz cultural foram promovidos quatro concertos com a Banda Sinfónica da GNR, alguns deles com cerca de 200 espetadores, foi organizada uma palestra sobre o Aqueduto das Águas Livres, bem como uma visita gratuita à exposição „Luz de Lisboa“.

Na área da saúde e desporto, implementaram-se com um preço reduzido e o apoio do Inatel, aulas de yoga e pilates, nas instalações da Secretaria-Geral e à hora de almoço, indo por fim ao encontro de uma aspiração muito antiga dos trabalhadores.

Em dezembro foi organizada a quinzena da saúde abrangendo temas como Visão e Postura, Ergonomia e Gestão do Stress. Outras seis palestras tinham já sido organizadas, ao longo do ano, com a presença de especialistas em áreas da saúde, a que se somaram duas recolhas de sangue e medula, iniciativas levadas a cabo com o apoio do Instituto do Sangue.

Também em dezembro e com o intuito de permitir à DGAP a implementação da Medicina no trabalho, ficou a DSIRP encarregue da gestão logística necessária à realização dos exames, análises e consultas, que abrangem todos os trabalhadores da GAF e Ação Governativa.

No domínio da gestão do aprovisionamento e património No âmbito do objetivo Garantir a adoção de medidas de segurança e higiene e saúde no trabalho, a DGAP realizou ações não programadas, designadamente:

 Promoção da saúde no trabalho, através do planeamento das primeiras jornadas de Saúde no Trabalho em conjunto com a Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas.

2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista