Relatório de Atividades

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2015

Relatório de Atividades

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INDICE

1. INTRODUÇÃO 5

2. AUTOAVALIAÇÃO 7

2.1. QUAR 2015 – resultados e desvios 9

2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores 24

2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI) 29

2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes 34

2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho 41

2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos 42 2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as – autoavaliação 43 2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados 46 2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista 73

3. AVALIAÇÃO FINAL 76

3.1. Apreciação dos resultados alcançados 77

3.2. Proposta de menção qualitativa 78

3.3. Conclusões prospetivas 79

GLOSSÁRIO 81

ANEXOS:

ANEXO A – Balanço Social

ANEXO B – Relatório de execução orçamental ANEXO C – Relatório BSC

ANEXO D – Exercício de benchmarking

Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega n.º 5

1100-016 Lisboa Tel.: 21 884 66 95 Fax: 21 884 66 55

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ÍNDICE DE QUADROS,TABELAS E GRÁFICOS

QUADROS

Quadro 1 - QUAR 2015 da SGMF – Taxa de realização dos objetivos 9

Quadro 2 - QUAR 2015 da SGMF – Planeamento/Resultados 11

Quadro 3 - QUAR 2015 da SGMF – Taxa de realização de parâmetros e objetivos 15 Quadro 4 – Descrição e quantificação de atividades da DSIRP 63 Quadro 5 – Recursos humanos planeados e desvios verificados 73 Quadro 6 – Síntese de execução orçamental e desvios 2015 75

TABELAS

Tabela 1- Evolução do indicador Grau de satisfação dos clientes (ind.15) 16

Tabela 2- Evolução dos resultados dos indicadores QUAR 17

Tabela 3 - Grau de satisfação dos clientes externos 24

Tabela 4 - Agrupamentos de questões avaliadas 25

Tabela 5 – Escalas utilizadas 26

Tabela 6 – Avaliação da DGAP pelos Gabinetes do MF 38

Tabela 7 – Audição de dirigentes intermédios e trabalhadores na autoavaliação da

SGMF 43

Tabela 8 – Planeamento/execução dos objetivos das UO 2014-2015 47

Tabela 9 – Balanço da atividade desenvolvida em 2015 48

Tabela 10 – Resultados da avaliação 2015 da DPGF 55

Tabela 11 – Grau de satisfação dos utilizadores da DSAD em 2015 59 Tabela 12 – Avaliação da DSAD em 2015, segmentada por áreas 59 Tabela 13 – Recursos humanos: indicadores de enquadramento 74

GRÁFICOS

Gráfico 1 - QUAR: taxas de realização dos parâmetros 2012-2015 16

Gráfico 2 - Nº de Solicitações de alteração Orçamental 20

Gráfico 3 - Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada

(compras agregadas) 21

Gráfico 4 - Nº de Cabimentos GAF e AG 23

Gráfico 5 – Avaliação global dos serviços entre 2013 e 2015, segmentada por área

(4)

Gráfico 6 – Avaliação dos serviços pelos grupos de utilizadores, segmentada por área

funcional 27

Gráfico 7 – Avaliação das questões gerais da organização pelos clientes inquiridos 28 Gráfico 8 – Autoavaliação da SGMF 2014-2015, segmentada por áreas 44 Gráfico 9 – Autoavaliação da SGMF, pelos dirigentes e trabalhadores, segmentada por

áreas 45

Gráfico 10 – Taxa de execução agregada dos objetivos das UO 2012-2015 47 Gráfico 11 – Taxas de execução dos objetivos operacionais 2013-2015 49 Gráfico 12 – Participações em ações, segundo a duração e tipo 51 Gráfico 13 – Participações em ações, por cargo, carreira e tipo de ação 52 Gráfico 14 – Horas despendidas em formação, por cargo e carreira, segundo o tipo de

ação: interna/externa 52

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A elaboração deste Relatório de Atividades articula-se com o ciclo anual de gestão da SGMF tal como determinado na alínea e) do n.º 1 do artigo 8.º e no artigo 15.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, e cumpre as orientações emanadas pelo Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais quanto ao modelo de relatório de autoavaliação do serviço.

A preparação deste documento envolveu uma prévia recolha interna de dados sobre os resultados alcançados por todas as unidades orgânicas, cujos contributos potenciaram o nível de desempenho organizacional da SGMF no ano de 2015.

Ao longo deste documento, discriminam-se as atividades desenvolvidas, analisam-se e quantificam-se as realizações e os desvios face a metas planeadas e avalia-se a evolução plurianual dos resultados, destacando-se os relativos aos KPI (Key Performance Indicators) que medem o grau de execução dos objetivos estratégicos e operacionais da Secretaria-Geral, selecionados para o Quadro de Avaliação e Responsabilização 2015.

Para além do tratamento e análise dos dados relativos à avaliação e autoavaliação efetuadas pelos utilizadores externos e internos, incluem-se elementos relativos ao grau de realização de todos os outros objetivos setoriais programados, espelhados no Balanced Scorecard (BSC). Mencionam-se ainda os projetos, as iniciativas e outras atividades previstas ou desenvolvidas extra plano.

Quanto ao desempenho institucional global da SGMF, a taxa de realização anual do QUAR 2015 situou-se em 113,8%, constatando-se o aumento de 2,6 pontos percentuais face a 2014 (111,2%) e a reaproximação dos níveis registados anteriormente em 2012 (114,66%) e em 2013 (114,28%).

A performance atingida pode considerar-se um patamar bastante positivo, se forem tidos em conta os recursos humanos disponíveis para garantir o cumprimento de todas as atribuições e competências da SGMF, com especial relevo para as mantidas em vigor pelas disposições da Lei n.º 82-B/2014, de 31 de dezembro, que aprovou o Orçamento do Estado para 2015 (LOE 2015), nomeadamente, pelo seu artigo 27.º (centralização de atribuições comuns na Secretaria -Geral do Ministério das Finanças) e pelos artigos 28.º e 29.º respeitantes, respetivamente, à transferência da competência de gestão dos orçamentos dos gabinetes do Ministério das Finanças para a Secretaria-Geral e à consolidação orçamental.

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(8)

Abordam-se neste capítulo as matérias que se reconduzem à autoavaliação do desempenho da SGMF em 2015, nos termos da alínea e) do n.º 1 do artigo 8.º e do artigo 15.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro.

Assim, no ponto 2.1. procede-se à avaliação global da execução do QUAR 2015, dando-se conta dos resultados alcançados e do grau de concretização das metas planeadas, referentes aos objetivos fixados, através da taxa de realização dos respetivos indicadores de medida. Adicionalmente, explicita-se a incidência daqueles resultados nos parâmetros de eficácia, eficiência e qualidade que integram o QUAR.

Em conformidade com as disposições legais atrás citadas e em consonância com o modelo preconizado pelo GPEARI, os pontos 2.2 a 2.9 abrangem os seguintes temas:

2.2 apreciação dos serviços prestados, efetuada por clientes ou utilizadores externos; 2.3 avaliação do sistema de controlo interno;

2.4 ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes; 2.5 medidas de reforço positivo do desempenho institucional;

2.6 comparação com o desempenho de serviços idênticos (benchmarking);

2.7 resultados da autoavaliação do serviço, com base na auscultação dos/as dirigentes intermédios/as e dos/as trabalhadores/as;

2.8 outras atividades desenvolvidas, previstas e não previstas no Plano de Atividades; 2.9 recursos humanos e financeiros em 2015.

A abordagem da matéria referida no ponto 2.9 confinar-se-á à menção dos dados mais significativos, já que no Balanço Social e no Relatório de Execução Orçamental, que constituem os Anexos A e B ao presente relatório, se encontra informação completa e detalhada relativa à caracterização e gestão dos recursos humanos e financeiros no ano anterior.

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2.1. QUAR 2015 – resultados e desvios

O Despacho n.º 277/14/MEF, de 19.12.2014, da Senhora Ministra de Estado e das Finanças, aprovou o QUAR e o Plano de Atividades 2015 da Secretaria-Geral, após a validação prévia por parte do GPEARI, nos termos dos números 1 e 2 do artigo 81º da Lei nº 66-B/2007, de 28 de dezembro.

Os dados insertos no Quadro 1 atestam a superação de 75% dos objetivos planeados e a concretização dos restantes 25%. Estes resultados da execução anual do QUAR, objectivamente, têm de considerar-se inegavelmente muito positivos e representativos do bom nível de desempenho atingido pela Secretaria – Geral durante o ano de 2015.

Quadro 1 - QUAR 2015 da SGMF – Taxa de realização dos objetivos

OBJETIVOS PESO PLANEADO TAXA DE

REALIZAÇÃO

CLASSIFICAÇÃ O

EFICÁCIA

O1. Modernizar os sistemas de informação

25% 100% 116,4% Superou

O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social

25% 100% 120,8% Superou

O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública"

25% 100% 128,1% Superou

O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos

25% 100% 100,0% Atingiu

EFICIÊNCIA

O5. Garantir uma gestão financeira eficiente

40% 100% 150,5%(efetiva) 124,4% (corrigida)

Superou O6. Rentabilizar os recursos afetos ao

serviço

30% 100% 113,2% Superou

O7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas

30% 100% 114,8% Superou

QUALIDADE

O8. Promover a excelência na prestação de serviços

100% 100% 100,0% Atingiu

TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL 100% 118,0%(efetiva)

113,8% (corrigida) Superou

São considerados mais relevantes os objetivos que, somando os pesos por ordem decrescente de contribuição para a avaliação final, perfaçam uma percentagem superior a 50%, resultante do apuramento de, pelo menos, metade dos objetivos.

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O Quadro 2 que é exposta nas páginas seguintes, apresenta os resultados anuais alcançados na prossecução dos indicadores associados aos objetivos planeados e selecionados para o QUAR 2015.

Dos 15 indicadores inscritos no QUAR, pode constatar-se que:  foram superados 12 (75%) e atingidos 3 (25%);

 86,67% têm valores “históricos”, o que corresponde a 13 num total de 15;

 em conformidade com a determinação do Conselho Coordenador da Avaliação dos Serviços (CCAS) sobre a taxa máxima de realização, houve que proceder à correção da taxa de superação excessiva do indicador 8, superior a 35%.

Pode ainda comprovar-se que o resultado global “efetivo” da SGMF em 2015 (118%), corrigido para 113,8%, depois de expurgado do desvio ocorrido no indicador 8, atrás referido, é ligeiramente superior ao atingido em 2014 (111,2%).

Para esta taxa de realização global da SGMF contribuiu, nomeadamente, a superação das metas de vários indicadores, de entre os quais se destacam alguns nas áreas de eficácia (Indicadores 2, 3 e 5) e de eficiência (Indicadores 8, 9 e 13), com taxas de realização acima dos 120%.

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Quadro 2 - QUAR 2015 da SGMF – Planeamento/Resultados

QUAR DA SGMF – RESULTADOS OPERACIONAIS 2015

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

OE 1. Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos Gabinetes, membros do Governo e outras Comissões 30%

OE 2. Contribuir para o aumento da eficiência e eficácia da despesa pública 20%

OE 3. Promover a inovação, modernização e reconversão de procedimentos internos 15%

OE 4. Garantir a prestação centralizada de serviços comuns, nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais 20%

OE 5. Reforçar a política de gestão na área da responsabilidade social 15%

OBJETIVOS OPERACIONAIS

PLANEAMENTO RESULTADOS

EFICÁCIA Ponderação: 40% EFICÁCIA: 46,5%

O1. Modernizar os sistemas de informação Peso: 25%

INDICADORES 2013 2014 META 2015 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANUAL 2015 TAXA DE REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO

IND1. Grau de implementação dos projetos planeados (%)

68 82,5 0 100 25% 85,00 103,57% Superou

IND 2. Percentagem de documentos disponibilizados on-line, face ao ano anterior

74 36,55 10 0 75 75% 63,78 120,68% Superou

O2. Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social Peso: 25%

IND3. Taxa de realização do plano de ação da responsabilidade social (RSO)

100 70 0 100 50% 100,00 125,00% Superou

IND4. Grau de implementação das medidas de segurança e higiene no trabalho (%)

(12)

O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública" Peso: 25%

IND5. Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais, no âmbito da

coordenação do P-003 (dias úteis)

5 3,2 7 0 3 100% 2,5 128,13% Superou

O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos Peso: 25%

IND6. Nº de trabalhadores que frequentaram ações de formação

66 56 60 0 81 100% 60 100,0% Atingiu

EFICIÊNCIA Ponderação: 40% EFICIÊNCIA:51,4% (efetiva)

47,3%(corrigida)

O5. Garantir uma gestão financeira eficiente Peso 40%

IND7. Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)

20,07 20,11 10,5 1,5 34 50% 23,42 113,74% Superou

IND8. Grau de poupança gerada (comunicações fixas e móveis, consumíveis) 86,08 14,39 4 0 20 50% 59,80 187,19% (efetiva) 135,00% (corrigida) Superou

(13)

O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço Peso: 30%

IND9. Taxa de rentabilização das infraestruturas

95,58 100,0 95 0 100 50% 100 125,0% Superou

IND10. Taxa de cobrança de receita própria, face ao montante total de honorários, liquidado no ano

43,7 57,93 50 0 90 50% 52,19 101,37% Superou

O7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas Peso: 30%

IND11. Tempo médio de elaboração de declarações, após receção do requerimento (área de gestão de RH) - dias úteis

4 5 0 2 15% 3 116,67% Superou

IND12. Tempo médio de elaboração de pareceres e informações de recursos humanos, após receção do requerimento (área de gestão de RH) - dias úteis

5 7 0 2 15% 4 115,00% Superou

IND13. Tempo médio de elaboração de registo de cabimentos logísticos e financeiros, após receção de notificação (dias úteis)

2 4 0 1 40% 1 125,00% Superou

IND14. Tempo médio de

processamento das aquisições, desde a receção do pedido até ao início do processo concursal (dias úteis)

(14)

QUALIDADE Ponderação: 20% QUALIDADE: 20%

O8. Promover a excelência na prestação de serviços Peso: 100%

INDICADORES 2013 * 2014 * META 2015 Tolerância Valor crítico PESO RESULTADO ANUAL 2015 TAXA DE REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO

IND15. Grau de satisfação dos clientes

4,05 4,25 4,05 0,15 5 100% 4,02 100% Atingiu

* Até ao ano de 2014 foi usada a escala de Likert (1 a 5).

Nota explicativa:

Em 2015, a SGMF adotou a escala CAF (Common Assessement Framework), conforme foi comunicado ao GPEARI. Referia-se então o seguinte:

«Para avaliar o grau de satisfação dos clientes da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF), utilizou-se, este ano, um modelo de questionário baseado nos critérios da CAF (Estrutura Comum de Avaliação), dando-se início a uma nova forma de avaliação assente numa metodologia mais exigente. Uma das principais alterações incidiu na escala de avaliação (1 a 5) alterando-se a sua tradução qualitativa de:

 Nível 1 - Não Satisfaz, 2 - Satisfaz Pouco, 3 - Satisfaz, 4 - Satisfaz Muito, 5 - Satisfaz Extremamente, para:

 1 = Muito Insatisfeito, 2 = Insatisfeito, 3 = Pouco Satisfeito, 4 = Satisfeito e 5 = Muito Satisfeito,

deslocando-se especialmente a tradução qualitativa do valor central (3), que passou a corresponder a “pouco satisfeito” e não a “satisfaz” como anteriormente.»

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O Quadro 3 ilustra a superação da pontuação planeada nos parâmetros de eficácia e de eficiência e a sua concretização no parâmetro de qualidade, decorrentes das taxas de realização de todos os objetivos prosseguidos.

Quadro 3 - QUAR 2015 da SGMF – Taxa de realização de parâmetros e objetivos PARÂMETROS E OBJETIVOS PLANEADO

(ponderação ou peso) REALIZADO TAXA DE REALIZAÇÃO CLASSIFICA ÇÃO EFICÁCIA 40% 46,5% 116,3% Superou

O1. Modernizar os sistemas de informação

25% 29,1% 116,4% Superou

O2. Garantir a execução do plano de ação da

responsabilidade social

25% 30,2% 120,8% Superou

O3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 -

Finanças e Administração Pública"

25% 32,0% 128,1% Superou

O4. Qualificar e valorizar os recursos humanos 25% 25,0% 100,0% Atingiu EFICIÊNCIA 40% 51,4% (efetiva) 47,3%(corrigida) 128,6% (efetiva) 118,1%(corrigida) Superou O5. Garantir uma gestão

financeira eficiente 40% 60,2% (efetiva) 49,7%(corrigida) 150,5%(efetiva) 124,4% (corrigida) Superou

O6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço

30% 34,0% 113,2% Superou

O7. Garantir a prestação dos serviços comuns às

entidades centralizadas

30% 34,4% 114,8% Superou

QUALIDADE 20% 20,0% 100,0% Atingiu

O8. Promover a excelência na prestação de serviços 100% 100,0% 100,0% Atingiu TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL DA SGMF 100% 118%(efetiva) 113,8%(corrigida) 118%(efetiva) 113,8%(corrigida) Superou

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Gráfico 1 - QUAR: taxas de realização dos parâmetros 2012-2015

Dos dados constantes do gráfico 1 decorrem as seguintes constatações:

 as taxas de realização dos parâmetros apresentam algumas oscilações dignas de nota, sobressaindo, especialmente, a obtenção em 2015 da melhor pontuação do quadriénio na eficácia, que subiu 5,9 p.p. face ao ano precedente, retomando um nível idêntico aos atingidos no biénio 2012-2013;

 verifica-se o aumento de 5,5 pontos na eficiência, face a 2014, recuperação esta que também reaproxima este resultado dos registados em 2012 e 2013;

 a pontuação na área da qualidade diminuiu 10 pontos em 2015, face a 2014, voltando a um nível muito similar ao alcançado em 2013, facto que pode encontrar explicação não só na mudança de Governo, com a consequente alteração dos inquiridos na área governamental do MF no final do 2º semestre, mas também na adoção de outra escala de avaliação, a escala CAF, cuja tradução qualitativa é mais exigente, como anteriormente se referiu na nota explicativa final ao Quadro 2 (supra, página 14).

Tabela 1- Evolução do indicador Grau de satisfação dos clientes (ind.15)

2013 2014 2015 Meta [3,8;4,2] [3,5;4] [3,9;4,2] Valor crítico 5 5 5 Resultado 4,06 4,25 4,02 Taxa de realização 100,00% 110,00% 100,00%

Eficácia Eficiência Qualidade

114,67 121,36 101,25 113,9 121,79 100 110,4 116,3 112,6 118,1 ₁₁₀ 100 2012 2013 2014 2015

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Evolução dos resultados de outros indicadores com valores “históricos” Para além do grau de satisfação dos clientes (indicador 15), que atrás se refere especificamente, e com exceção do indicador 4 - Grau de implementação das medidas de segurança e higiene no trabalho -, os outros 13 indicadores apresentam resultados plurianuais ou, pelo menos, em dois anos consecutivos, o que permite aferir da sua evolução positiva ou negativa e das oscilações sofridas.

Tabela 2- Evolução dos resultados dos indicadores QUAR

Nos resultados de 2015 é de realçar que foram superadas as metas programadas de 11 destes indicadores com “histórico”, referentes:

- à implementação de projetos (ind.1);

- ao aumento da

disponibilização de documentação on-line (ind. 2); - à execução do plano de responsabilidade social (ind.3);

- à poupança gerada (inds. 7 e 8), à receita angariada (ind.10) e à rentabilização de infraestruturas (ind.9);

- e aos tempos de resposta, quer no âmbito da coordenação do P003 (ind.5), quer em matéria de prestação de serviços comuns às entidades centralizadas (inds. 11, 12 e 13).

Quanto aos outros 2 indicadores com “histórico”, relacionados com a frequência de formação (ind.5) e com o tempo médio de processamento das aquisições (ind.14) na área dos serviços comuns,

2012 2013 2014 2015 IND. 1 - - 68 85,00 IND. 2 - 74 36,55 63,78 IND. 3 - - 100 100 IND. 4 (incremento negativo) - 5 3,20 2,5 IND. 5 81 66 56 60 IND. 7 23,94 20,07 20,11 23,42 IND. 8 18,81 86,08 14,39 59,80 IND. 9 96,65 95,58 100 100 IND. 10 - - 57,93 52,19 IND. 11 (incremento negativo) - - 4 3 IND. 12 (incremento negativo) - - 5 4 IND. 13 (incremento negativo) - - 2 1 IND. 14 (incremento negativo) - - 3 3 EFICÁCIA EFICIÊNCIA

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Taxas de superação das metas do QUAR: algumas justificações

OBJETIVO 1. Modernizar os sistemas de informação

INDICADOR 1: Grau de implementação dos projetos planeados (%) Meta: 82,5; VC:100

Resultado: 85

Desvio face à meta: +3,57%

A taxa de superação pouco expressiva advém, fundamentalmente, do acréscimo de projetos extra plano que tiveram uma abordagem prioritária, já que foram projetos/modelos de melhoria contínua que trouxeram vantagens competitivas nos processos da SGMF.

INDICADOR 2: % de documentos disponibilizados on-line, face ao ano anterior Meta: 10; VC:75

Resultado: 63,78

O reforço da equipa da DSAD com mais um elemento teve reflexos neste resultado.

No ano de 2014 foram disponibilizados 370.972 documentos, tendo sido previsto o acréscimo de 10% para o ano seguinte, o que corresponderia a 408 069 documentos. No ano de 2015 foram disponibilizados 607.581 documentos, o que representou um acréscimo de 63,78% face ao ano anterior.

OBJETIVO 2 Garantir a execução do plano de ação da responsabilidade social

INDICADOR 3: Taxa de realização do plano de ação da responsabilidade social Meta: 70; VC:100

Resultado: 100

Desvio face à meta: +25%

A redução da atividade protocolar permitiu à DSIRP reforçar iniciativas na área da Responsabilidade Social, objetivo estratégico da Secretaria-Geral.

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INDICADOR 4: Grau de implementação das medidas de segurança e higiene no trabalho (%)

Meta: 70; VC:100 Resultado: 90

Foram realizadas mais ações do que as inicialmente planeadas, o que somente foi possível pelo esforço acrescido de alguns trabalhadores. Estas ações são elencadas e descritas no ponto 2.8.2.

OBJETIVO 3. Garantir a gestão eficaz do "Programa 003 - Finanças e Administração Pública"

INDICADOR 5: Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais, no âmbito da coordenação do P-003 (dias úteis)

Meta:7; VC: 3

Resultado da DPGF: 2,5 Desvio face à meta: +28,13%

Sobre o resultado alcançado, importa assinalar que é atribuição da SGMF, enquanto Entidade Coordenadora do Programa Orçamental P003 – Finanças e Administração Pública, a emissão de pareceres prévios sobre as alterações orçamentais que careçam de autorização do membro do Governo responsável pelas finanças ou do membro do Governo da tutela.

Em 2015 a DPGF procedeu à análise de 46 pedidos de reforço/alterações orçamentais. Destes processos, 33 necessitaram de obter autorização do membro do Governo responsável pela área das finanças, 6 necessitaram de obter autorização da tutela, e 7 foram autorizados pela Senhora Secretária-Geral Adjunta.

(20)

Gráfico 2 - Nº de Solicitações de alteração Orçamental

Estes processos revelam grande complexidade, podendo chegar a demorar vários meses, na medida em que os Organismos do Ministério submetem as suas necessidades à Entidade Coordenadora do Programa Orçamental (EC), que, por sua vez, após análise da mesma, procede à elaboração de uma Informação propondo opções de resolução à Direção da Secretaria-Geral. Após recolha do parecer, a Informação é submetida através de Plataforma Eletrónica da Direção-Geral do Orçamento, a quem compete a recolha da competente autorização, sendo a mesma depois comunicada à Entidade Coordenadora.

OBJETIVO 5. Garantir uma gestão financeira eficiente

INDICADOR 7: Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)

Meta:10,5; Tolerância:1,5 VC: 34

Resultado da UMC: 23,42 Desvio face à meta: +13,74%

Para os resultados alcançados contribuíram os 9 procedimentos aquisitivos que foram efetivamente concluídos, cujo valor global de despesa prevista, no montante de € 4.753.514,28, se efetivou em € 3.640.407,40 de despesa adjudicada, demonstrando uma poupança de € 1.113.106,88 em valor absoluto, significando um percentual de poupança de 23,42% entre os montantes de despesa prevista e a efetivamente adjudicada.

(21)

Gráfico 3 - Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)

INDICADOR 8: Grau de poupança gerada (comunicações fixas e móveis, consumíveis)

Meta:4; VC: 20

Resultado agregado da SGMF: 59,80

Desvio face à meta: +87,19%, corrigido para +35%

A tramitação desmaterializada de processos de negócio, a utilização sistemática e preferencial das TIC nas comunicações e a continuação do esforço de contenção de custos levaram a maioria das unidades orgânicas a registar uma trajetória descendente nos gastos com consumíveis e comunicações, que se traduziu num resultado inesperado muito superior ao da meta traçada, revelador de uma muito acentuada e rápida consciencialização do impacto destas medidas na poupança de recursos financeiros, facto que deve valorizar-se.

OBJETIVO 6. Rentabilizar os recursos afetos ao serviço

INDICADOR 9: Taxa de rentabilização das infraestruturas Meta: 95; VC: 100

Resultado da DSIRP: 100 Desvio face à meta: +25%

O resultado prende-se com a organização de 24 cerimónias e de 423 reuniões que contaram, respetivamente, com 2.743 e 8.291 participantes.

€4.753.514,28 €3.640.407,40 €1.113.106,88 Despesa Prevista Despesa Efectiva Poupança

(22)

OBJETIVO 7. Garantir a prestação dos serviços comuns às entidades centralizadas

INDICADOR 11: Tempo médio de elaboração de declarações, após receção do requerimento (área de gestão de RH) - dias úteis

Meta: 5; VC: 2

Resultado da DGRH: 3 Desvio face à meta: +16,67%

INDICADOR 12: Tempo médio de elaboração de pareceres e informações de recursos humanos, após receção do requerimento (área de gestão de RH) - dias úteis

Meta: 7; VC: 2

Resultado da DGRH: 4 Desvio face à meta: +15%

A LOE para 2015 manteve o modelo organizativo do MF mantendo-se nesta SGMF as competências em matéria de R.H. de 5 Direções-Gerais (DGAEP, DGO, IGF, GPEARI e DGTF), 6 Gabinetes dos membros do Governo, CRESAP, UTAP e UTAM, para além do processamento da Brigada Fiscal da Guarda Nacional Republicana.

Para garantir os “níveis de serviço” acordados contámos durante o ano com um número que oscilou entre 9 e 10 pessoas na área de pessoal e remunerações e entre 1 e 3 pessoas no apoio técnico.

Considerando os resultados obtidos, podemos assim concluir que se realizou mais com menos, e que a superação das metas só foi possível pelo sentido de responsabilidade e elevado compromisso com o serviço público revelado pelos trabalhadores da SGMF.

INDICADOR 13: Tempo médio de elaboração de registo de cabimentos logísticos e financeiros, após receção de notificação (dias úteis)

Meta: 4; VC: 1

Resultado da DPGF: 1 Desvio face à meta: +25%

Em 2015 procedeu-se ao registo de 21.563 cabimentos.

Realça-se a capacidade e diligência da DPGF em antecipar constrangimentos orçamentais através da elaboração de balancetes mensais previsionais.

(23)

Pese embora se tenham verificado constrangimentos, na sequência das cativações decretadas pela LOE, estes foram minimizados pelas alterações orçamentais realizadas, que garantiram a prévia cabimentação dos contratos, ultrapassando-se o risco de inibição ao normal funcionamento dos serviços.

Em conclusão, verifica-se que o n.º de cabimentos aumentou de 2013 para 2015, em cerca de 44%. No entanto o prazo médio diminuiu de 3 para 1 dia útil.

(24)

2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores

A Secretaria-Geral do Ministério das Finanças adotou em 2015 um novo modelo de questionário, baseado nos critérios da CAF ou Estrutura Comum de Avaliação. Este modelo de gestão da qualidade total foi desenvolvido para o setor público e é o resultado da colaboração entre os especialistas nacionais da CAF dos vários Estados membros da União Europeia, apoiados pelo Centro Europeu de recursos CAF do Instituto Europeu de Administração Pública (EIPA).

Trata-se de uma metodologia mais exigente, que implica uma nova forma de comparabilidade, pois os fatores positivos da escala de avaliação são de menor dimensão do que os negativos.

Assim, o nível 3 equivale, ainda, a “pouco satisfeito” e não a “satisfaz” como sucedia no anterior padrão valorativo, pelo que a análise dos resultados obtidos, através do preenchimento de questionários pelos clientes e trabalhadores, tem em consideração essa alteração qualitativa.

Tabela 3 - Grau de satisfação dos clientes externos Questionários a utilizadores externos Periodicidade dos questionários Universo da amostra Dimensão da amostra Taxa de respostas Avaliação da Secretaria-Geral a) Gabinetes Governamentais do MF 1º Semestre 67 21 respostas 31,34 % 4,16 b) 2º Semestre 57 11 respostas 19,30 % 3,86 b) Serviços Centralizados 1º Semestre 41 13 respostas 31,71 % 3,92 b) 2º Semestre 36 9 respostas 25,00 % 3,80 b) Clientes identificados pelas U.O. da SGMF 1º Semestre 572 89 respostas 15,56 % 4,09 b) 2º Semestre 419 77 respostas 18,38 % 4,30 b) Resultado Anual: 4,02 (média ponderada c))

(25)

Metodologia adotada para todos os questionários

a) Escala CAF (Estrutura Comum de Avaliação) de 1 a 5, com a seguinte tradução qualitativa:

Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nível 4 Nível 5

Muito Insatisfeito

Insatisfeito Pouco Satisfeito Satisfeito Muito Satisfeito b) Média da SGMF, com consideração do peso relativo do número de respostas

registadas por cada um dos seguintes agrupamentos de questões: 1. Imagem Global

2. Envolvimento e Participação 3. Acessibilidade

4. Cada Unidade Orgânica (UO) da SGMF

c) O resultado anual apresentado no QUAR corresponde à média ponderada obtida pela SGMF no indicador “Grau de satisfação dos clientes”, através do tratamento de dados das respostas dos utilizadores externos aos questionários de avaliação aplicados no final do 1.º e do 2.º semestre de 2015.

Os fatores de ponderação para a obtenção daquela média foram os seguintes:

(2* o resultado da avaliação média efetuada pelos Gabinetes Governamentais+ 1* o resultado da avaliação média efetuada pelos Dirigentes e Interlocutores dos Serviços Centralizados e Comissões1+1* o resultado da avaliação média efetuada pelos Clientes de todas as UO da SGMF) /4

Tabela 4 - Agrupamentos de questões avaliadas Agrupamentos de questões avaliadas Utilizadores inquiridos Gabinetes Serviços Centralizados Clientes das UO da SGMF Imagem Global da SGMF X X X Envolvimento e Participação X X X Acessibilidade X X X Atuação de todas as UO da SGMF X Atuação das UO da SGMF que

prestam serviços centralizados: DSIQ, DGRH, DPGF, DSIRP e DGAP

X

Atuação das UO da SGMF de que são utilizadores

X

(26)

Gráfico 5 - Avaliação global dos serviços entre 2013 e 2015, segmentada por área funcional

Tabela 5 - Escalas utlizadas 2013 e 2014

Escala ascendente de 1 a 5

2015

Escala CAF ascendente de 1 a 5. Nível 1 - Não Satisfaz Nível 1 - Muito Insatisfeito

Nível 2 - Satisfaz pouco Nível 2 - Insatisfeito Nível 3 - Satisfaz Nível 3 - Pouco Satisfeito Nível 4 - Satisfaz Muito Nível 4 - Satisfeito Nível 5 - Satisfaz Extremamente Nível 5 - Muito Satisfeito

A meta estabelecida no QUAR 2015, para o objetivo de Qualidade “Promover a excelência na prestação dos serviços”, situou-se em 4,05, tendo sido atingida com um resultado de 4,02, dada a tolerância de 0,15.

Entre 2014 e 2015 verifica-se um decréscimo de 0,23 p.p na avaliação global da SGMF, recolocando-se o resultado de 4,02, obtido no ano transato, a um nível sensivelmente idêntico ao registado em 2013, 4,06.

Relativamente às unidades orgânicas, enquanto entre 2013 e 2014 se assiste a uma melhoria geral dos resultados obtidos, já entre 2014 e 2015, duas destas UO viram o grau de satisfação dos seus clientes diminuir sensivelmente: a descida de 17 p.p. da DSAJC e de 47 p.p. da DGAP tiveram impacto na avaliação global da SGMF.

Quanto às restantes UO, a DSIRP manteve a mesma pontuação de 2014, a DGRH regista um ligeiro aumento de 0,07 p.p (3,79 para 3,86) e a DPGF apresenta uma expressiva subida de 0,34 p.p. (3,91 para 4,25). Não são valorizáveis as quedas de

0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00

DSIQ DGRH DPGF DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP SGMF 2013 4,39 3,70 3,90 4,17 4,56 4,33 4,18 3,79 4,06 2014 4,45 3,79 3,91 4,66 4,49 4,44 4,37 4,17 4,25 2015 4,44 3,86 4,25 4,49 4,48 4,44 4,34 3,70 4,02

(27)

UMC.

Gráfico 6 - Avaliação dos serviços pelos grupos de utilizadores, segmentada por área funcional

N.B. Escala utilizada – Escala CAF (escala ascendente de 1 a 5), com a tradução qualitativa atrás indicada.

Uma análise aos resultados obtidos em 2015, por grupo de utilizadores (Gabinetes, GAF e Clientes), revela que:

 os Gabinetes demonstram uma maior satisfação com os serviços prestados pela DSIRP (4,54) e pela UMC (4,50);

 a DSIRP (4,41) e a DSIQ (4,25) são as UO que reúnem um maior grau de satisfação dos utilizadores com a prestação centralizada de serviços no perímetro da GAF;

 no grupo dos Clientes destaca-se a avaliação da DSIQ (4,83), DSAD (4,76) e DGRH (4,52);

 o nível mais baixo registado situou-se em 3,60, avaliação da DGRH pela GAF e da DGAP pelos Gabinetes.

0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00

DSIQ DGRH DPGF DSAJC a) DSAD a) DSIRP UMC a) DGAP Gabinetes 4,35 3,66 4,31 4,49 4,34 4,54 4,5 3,6

GAF 4,25 3,60 3,97 4,41 3,83

Clientes 4,83 4,52 4,41 4,33 4,76 4,27 4,03 3,79

Avaliação externa 2015

(28)

Gráfico 7 - Avaliação das questões gerais da organização pelos clientes inquiridos

A avaliação externa contemplou em 2015, pela primeira vez, a satisfação relativa às áreas “Imagem Global da SGMF” (desempenho da organização, cortesia dos colaboradores, flexibilidade e autonomia dos colaboradores para resolver situações invulgares, melhorias implementadas na organização), “Envolvimento e Participação” (frequência da aplicação de inquéritos, consultas para apresentação de sugestões de melhorias dos serviços prestados, existência de interlocutores, realização de reuniões para debater melhorias dos processos da organização) e “Acessibilidade” (disponibilização da informação, meios expeditos na prestação do serviço – e-mail, serviços on line –, atendimento telefónico e por e-mail).

Os resultados demonstram que os clientes indicados pelas UO são os que se encontram mais satisfeitos com essas áreas na SGMF, avaliando-as de uma forma geral com 4,12. Verifica-se que o grau de satisfação dos Gabinetes diminui nas áreas, “envolvimento e participação” (3,59) e “acessibilidade” (3,82), registando-se a melhor avaliação, 3,84, na “imagem global”. 0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00

Imagem global Envolvimento e participação Acessibilidade Global Gabinetes 3,84 3,59 3,82 3,75 GAF 3,71 3,63 3,88 3,75 Clientes 4,19 3,84 4,32 4,12

Avaliação externa 2015

(29)

2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI)

QUESTÕES APLICADO FUNDAMENTAÇÃO

S N NA 1 – AMBIENTE DE CONTROLO

1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo interno?

X Manuais de procedimentos internos - existem Manuais de Procedimentos que garantem a eficiência de todos os fluxos operacionais e de

informação (relevância da informação obtida)

Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas Plano de contingência

1.2 É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a legalidade, regularidade e boa gestão?

X Manuais de procedimentos internos 1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a

habilitação necessária para o exercício da função?

X

1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)?

X Código de Conduta dos Trabalhadores da Secretaria-Geral do MF, disponível na página internet da SGMF, em http://www.sgmf.pt/ 1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a

adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas?

X Plano de Atividades, Diagnóstico de necessidades de formação, Plano de frequência de ações de formação e SIADAP

1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares entre a direção e os dirigentes das unidades orgânicas?

X Reuniões periódicas;

Manual de Procedimentos internos 1.7 O serviço foi objeto de ações de auditoria e controlo

externo?

X Em 2015 registou-se uma ação de verificação relativa a financiamento comunitário

(30)

2 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras definidas legalmente?

X Legislação associada ao funcionamento da SGMF, a saber:

- Decreto Regulamentar nº 37/2012, de 10 de abril - Aprova a estrutura orgânica da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (definiu, entre outras, a natureza, a missão e atribuições e tipo de organização interna da SGMF);

- Portaria nº 112/2012, de 27 de abril – Determina a estrutura nuclear da SGMF, estabelece o número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares

- Despacho nº 7489/2012, de 31 de maio (republicado em anexo à Declaração de retificação nº1035/2012, de 10 de agosto) – Define e implementa a estrutura flexível da Secretaria-Geral

2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3?

X 100%

2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos uma ação de formação?

X 50,42%

3 – ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTADOS NO SERVIÇO 3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X Manual de procedimentos internos;

Plano de contingência 3.2 A competência para autorização da despesa está

claramente definida e formalizada?

(31)

pelo Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro e disciplinado pelo Regulamento n.º 330/2009 da ANCP (DR, II série, n.º 146 de 30 de Julho de 2009), designadamente segundo o previsto no n.º 3 do seu artigo 13º, cabe a cada Unidade Ministerial de Compras (UMC) elaborar e enviar anualmente até 30 de Outubro, à ESPAP, I.P., um Plano Ministerial de Compras (PMC).

3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre trabalhadores?

X 3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas,

conferências e controlos estão claramente definidas e formalizadas?

X Manuais de procedimentos internos; Plano de contingência

3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos?

X Existem Manuais de Procedimentos que estão a em fase de atualização dos Fluxos de Processos

3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar redundâncias?

X Manual de Procedimentos internos; manual de utilização do sistema de gestão documental

3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas?

X 3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações

conexas é executado e monitorizado?

X

4 – FIABILIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao

processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria?

X Gestão Documental: fabasot components; Contabilidade, património: GeRFIP RH: GeRHuP

Estratégia e planeamento, SIADAP 1e SIADAP 2: Sistema de Monitorização da Estratégia

(32)

está segmentado por cada departamento da SGMF - cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controlo interno e está suportado por aplicações informáticas. O sistema contabilístico é fiável e está assente num sistema adequado, podendo assim confiar-se na informação por ele gerada. O Sistema de Gestão Documental é transversal a toda a Organização, sendo o suporte para todo o controlo administrativo. 4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o

cruzamento de informação?

X Existe interoperabilidade entre as aplicações informáticas (internas) Existe integração entre o sistema de controlo administrativo e o sistema de controlo contabilístico.

4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas?

X Estes mecanismos estão nativos em cada uma das aplicações. As informações extraídas das diversas operações geram resultados fidedignos e atempados que, por sua vez, são o ponto de análise para a tomada de decisão.

4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão?

X Através de ferramentas adequadas

4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a informação ou ativos do serviço?

X Estão instituídos requisitos de segurança para entrada de terceiros no sistema de informação da SGMF, por software e hardware.

Todos os mecanismos de Segurança da informação estão instituídos. 4.6 A informação dos computadores de rede está

devidamente salvaguardada (existência de backups)?

X Manual de backups: a política nele definida assegura exclusivamente os conteúdos alojados em áreas de partilha; sistema de GD e noutros servidores.

4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida?

X Está garantida ao nível tecnológico

Encontram-se identificados e implementados alguns requisitos obrigatórios de segurança, a saber:

(33)

Conclusão

Com exceção das questões 1.3. e 3.4., que não são aplicáveis à SGMF, verifica-se pelas respostas às questões do quadro do Sistema de Controlo Interno que estão desenvolvidas e são aplicadas internamente as outras 24 ferramentas preconizadas pelo Conselho Coordenador da Avaliação dos Serviços (CCAS).

O Sistema de Controlo Interno instaurado na Secretaria-Geral possui características específicas de abrangência, suficiência e complementaridade, garantia de uma gestão rigorosa de recursos patrimoniais e financeiros.

(34)

2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes

Abordam-se neste ponto as causas de incumprimento de objetivos, projetos e de outras atividades planeadas das unidades orgânicas.

Concretamente, no ponto 2.4.1, expõem-se as razões de natureza exógena ou endógena, invocadas pelos responsáveis operacionais, que obstaram ao cumprimento de alguns dos seus objetivos planeados, incluídos no BSC. Somente 7 não foram atingidos, num total de 49 programados, o que corresponde a uma taxa de incumprimento pouco significativa de apenas 14,29%.

Esta redução da taxa de incumprimento reconduz-se à registada em 2013, com a mesma taxa de 14,29%, mas melhora e difere da de 2014, que se situou em 19,05%, quase 5 pontos percentuais mais elevada que a de 2015.

No ponto 2.4.2 explanam-se as razões da não conclusão de alguns projetos previstos e não previstos para 2015: 7 constantes do Plano de Atividades e 6 considerados prioritários que foram adicionados e desenvolvidos no decurso do ano.

Se considerarmos o somatório dos projetos planeados e não planeados, a taxa de incumprimento situa-se em 53,85%, já que dos 13 projetos apenas se concluíram 6, tendo sido adiada para 2016 a finalização de outros 6.

Porém, no ponto 2.8 explicita-se a percentagem de execução dos 13 projetos, podendo verificar-se que outros 3 ficaram muito perto de ser finalizados, pois 2 registam uma taxa de execução de 90% e 1 de 80%.

(35)

2.4.1 – Causas de incumprimento de alguns objetivos das unidades orgânicas

Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes da SGMF

Indicador: Grau de satisfação dos clientes Meta: [3,90; 4,20]

Resultado da DGRH: 3,86 Taxa de realização: 98,97%

Não obstante a disponibilidade para os seus clientes, a procura de respostas às suas solicitações e a resolução os seus problemas, não foi atingida a meta proposta para este objetivo, embora a Divisão tenha obtido a pontuação de 3,86, muito perto, portanto, de 3,90, que seria o resultado necessário para cumprir a meta.

Objetivo: Reorganizar os processos individuais dos trabalhadores da GAF e AG

Indicador: Nº de processos reorganizados até 31/12/2015 Meta: [84; 112]

Resultado da DGRH: 1 Taxa de realização: 1,19%

À data de 31 de dezembro de 2014 (planeamento), previam-se 11 trabalhadores para prosseguirem este objetivo e respetivo indicador do BSC (meta 528;660, ou seja, cada trabalhador cumpria o objetivo reorganizando entre 48 e 60 processos). Contudo, ao longo do ano, e devido à taxa de saída de trabalhadores verificada na unidade orgânica, apenas um número que oscilou,durante o ano, entre 7 e 8 trabalhadores prosseguiram o referido objetivo.

(36)

No segundo semestre este objetivo foi reformulado, ficando o indicador com uma meta de 98 processos e uma tolerância de 14, com os seguintes fundamentos:

-existiu uma redução de colaboradores na UO o que levou a uma redistribuição das estruturas da GAF e AG, aumentando o volume de trabalho o que impossibilitou a dedicação de muito tempo de trabalho a este objetivo;

- a exigência que representaram os meses de outubro e novembro no âmbito da AG.

O não cumprimento deste objetivo deveu-se às saídas registadas ao longo do ano na unidade orgânica, as quais contribuíram para que o esforço dos trabalhadores se centrasse maioritariamente nas competências/atividades prioritárias da mesma.

Objetivo: Manter tempos de resposta em processos jurídico-administrativos

Indicador: Prazo médio de resposta a processos jurídico-administrativos Meta: 12

Resultado da DSAJC: 15 Taxa de realização: 80%

Atento o movimento processual e não obstante a entrada de um novo técnico sénior proveniente do Contencioso da Economia em regime de mobilidade, não foi possível atingir a meta de 12 dias prevista como prazo médio de resposta a processos de assessoria jurídica. O número médio situou-se em 15 dias.

Objetivo: Contribuir para a redução de encargos com comunicações fixas, móveis e com consumíveis

Indicador: Grau de poupança gerada (%) Meta: 4 VC: 20

Resultado da DSIRP:-90,77 Taxa de realização:-2269,25%

Durante o ano de 2015 não foi possível atingir o objetivo, uma vez que, dados os baixos consumos em 2014, a substituição dos tonners a cores da fotocopiadora, veio introduzir um desvio negativo no grau de poupança esperado. A DSIRP efetua habitualmente o serviço de reprografia e encadernação solicitado à Secretaria-Geral.

(37)

Objetivo: Promover resposta atempada às solicitações de compras transversais

Indicador 1: Taxa de procedimentos fechados; custos de funcionamento (RH, RM) versus poupança gerada (%)

Meta: 5 VC: 4

Resultado da UMC: 9,68 Taxa de realização: 51,65%

Indicador 2: Tempo médio de resposta a procedimentos aquisitivos (dias úteis) Meta: 3 VC: 1

Resultado da UMC: 0,78 Taxa de realização: 127,75%

Relativamente ao objetivo acima indicado, considerado não atingido, importa referir que, através da análise do correspondente indicador 1, nomeadamente dos fatores que o compõem e os valores atribuíveis aos mesmos, verifica-se que o resultado alcançado deriva diretamente do facto de os custos com pessoal se terem mantido estáveis ao longo de praticamente todo o ano e os procedimentos terminados não terem gerado montantes elevados de poupança, revelando, por este lado, o elevado grau de incerteza associado à ocorrência de desempenhos menos ótimos em procedimentos de maior dimensão financeira, que dão origem a correções de grande impacto no resultado final.

Objetivo: Desmaterializar os principais processos de negócio

Indicador: % de processos completa ou parcialmente desmaterializados Meta: 50 VC: 100

Resultado da UMC: 0 Taxa de realização: 0%

Não obstante a documentação produzida seja já toda imaterial, só no início de 2016 se iniciou a desmaterialização dos principais processos de negócio no sistema de gestão documental Fabasoft.

(38)

Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes da SGMF

Indicador: Grau de satisfação dos clientes Meta: [3,90; 4,20]

Resultado da DGAP: 3,7 Taxa de realização: 94,87%

A DGAP vem fazendo um esforço acrescido no sentido de ir ao encontro das necessidades dos seus clientes, esforço esse nem sempre recompensado em sede de avaliação.

A dificuldade em satisfazer os nossos clientes assenta essencialmente na incapacidade de resposta por falta de recursos humanos; a resposta atempada e a celeridade dos processos só serão possíveis com recursos humanos suficientes e especializados para responder a todas as solicitações dos organismos da Gestão Administrativa Financeira (GAF) e da Ação Governativa (AG).

Também não podemos esquecer os inúmeros constrangimentos orçamentais e processuais existentes que nos impossibilitam de responder com a prontidão desejada pelos nossos clientes.

O segundo semestre de 2015 apresenta em sede de avaliação um resultado aquém do esperado, em especial nos Gabinetes, o que, atendendo a que os níveis de serviço foram mantidos, como resulta da análise do Quadro 2, pode justificar a redução da taxa de resposta com a recente entrada em funções do XXI Governo Constitucional.

Ainda assim, no sentido de desenvolver medidas para um reforço positivo do desempenho está planeada uma reunião com as duas secções da Divisão que prestam serviço aos Gabinetes para refletir e procurar elaborar um plano de melhoria por forma a inverter o resultado apresentado.

Tabela 6 - Avaliação da DGAP pelos Gabinetes do MF 1.º semestre 2015 2.º semestre 2015 Avaliação da DGAP Avaliação da DGAP Gabinetes 4,05 Gabinetes 3,14 Taxa de resposta 31,34% Taxa de resposta 19,30%

(39)

2.4.2 – Causas de incumprimento de alguns projetos planeados Em 2015 registou-se um acréscimo significativo de projetos extra plano – mais seis - que tiveram uma abordagem prioritária por se tratar de projetos/modelos de melhoria contínua que trouxeram vantagens competitivas nos processos da SGMF.

Tal situação refletiu-se no grau de execução dos projetos inicialmente programados.

Nova Plataforma de HelpDesk - Easy Vista

A Direção de Serviços de Inovação e Qualidade (DSIQ) enfrenta constantemente a necessidade de tomar decisões sobre políticas de software, segurança da informação, futuros planos de migração, renovação de infraestruturas tecnológicas e contratos de manutenção, atividades diárias relacionadas com os sistemas e a crescente procura de serviços por parte dos utilizadores.

Para concretizar a missão da DSIQ iniciou-se a implementação de uma solução comum e global de IT Service Management, ao nível dos processos e das ferramentas, que tem como objetivo:

 Gestão das TI (Gestão de Pedidos e Incidentes e integração com ferramenta de monitorização);

 Manutenção;

 Reserva de salas;

 Reserva de veículos.

 Gestão das TI (Gestão de Pedidos e Incidentes e integração com ferramenta de monitorização) para o Sistema de Gestão de Acidentes de Trabalho e doenças profissionais.

Devido às novas e mais eficazes ferramentas de informação disponíveis com o EasyVista, o projeto dotará os gestores de uma maior capacidade para tomar decisões. Este projeto de “Implementação/Parametrização de uma solução comum e global de IT Service Management, ao nível dos processos e das ferramentas “ teve o seguinte âmbito:

 Assessment aos processos já definidos;

 Implementação e configuração do EasyVista em relação aos Processos de Gestão de Incidentes nos serviços de TI e Gestão de Pedidos nos serviços de TI, manutenção, reserva de sala e de veículos;

(40)

Na sequência desta necessidade, planeou-se e teve início em 2015, a realização do projeto. A sua execução no final do ano 2015 foi de 50%.

Reestruturação dos Sites Internet e Intranet

Pela prioridade que tivemos que conferir ao Portal dos Serviços Centralizados os dois sites Internet e Intranet foram empurrados para o fim do tempo planeado. Assim, em 2015 o projeto apresentava uma execução aproximadamente a 25%.

(41)

2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho

Da aplicação dos questionários de avaliação e de autoavaliação surgiram várias propostas.

No decurso de 2015, e face aos resultados e observações dos questionários, foram apresentadas algumas propostas de melhoria no 1.º semestre, que foram objeto de concordância por parte do Secretário-Geral, demonstrando o compromisso da Direção para com a excelência da imagem externa e interna da SGMF.

Ações de melhoria propostas em 2015

• Lançamento do portal dos serviços partilhados;

• Realização de reuniões trimestrais, com as entidades dos serviços centralizados;

• Reforço da equipa da Divisão de Gestão de Recursos Humanos;

• Disponibilização de wireless, na sala leitura do Arquivo Contemporâneo;

• Enquadramento, no plano formativo, de ações de soft skills para a direção superior e intermédia;

• Realização de reunião anual, para apresentação de resultados do ano transato e objetivos do ano corrente;

• Reequacionamento da redução de custos do serviço de limpeza, prestado no edifício do Ministério das Finanças;

• Criação de espaço de refeitório para os trabalhadores da SGMF;

Página oficial da Biblioteca Central e do Arquivo Contemporâneo no Facebook, proposta pela DSAD.

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2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos

Apesar de não se terem registado desenvolvimentos no âmbito do Benchmarking entre Secretarias-Gerais, algumas das SG partilharam os resultados relativos ao ano de 2015. Foi preenchida a grelha de indicadores que se vem usando habitualmente e feita a agregação dos dados recolhidos, documento que se insere em Anexo D.

A quantificação de clientes por tipologia de serviços prestados, face aos meios disponíveis, de que se destacam os recursos humanos, permite avaliar, nomeadamente, os níveis de eficácia e eficiência atingidos.

Apesar da diferente dimensão e abrangência das atribuições das várias SG, os resultados dos indicadores base, estabilizados e comuns, permitem observar o posicionamento relativo de cada instituição em alguns domínios.

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2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as

Com a introdução da metodologia CAF a avaliação interna da SGMF deixou de resultar da média obtida a partir da avaliação aos serviços prestados por cada UO, passando a ser avaliadas as áreas abaixo identificadas:

 Satisfação com a organização

 Satisfação com a gestão e sistemas de gestão  Satisfação com as condições de trabalho  Satisfação com o desenvolvimento da carreira  Níveis de motivação

 Satisfação com a liderança de topo

 Satisfação com a liderança intermédia - avaliada apenas pelos trabalhadores  Satisfação com serviços prestados pela DSIQ e pela DSAD - mantiveram

questões no questionário, uma vez que possuem, ao nível do SIADAP 3, objetivos avaliados através da satisfação dos clientes existentes na SGMF

Tabela 7 - Audição de dirigentes intermédios e trabalhadores na Autoavaliação da SGMF Questionários a utilizadores internos Período de realização dos questionários Universo da amostra Dimensão da amostra Taxa de respostas

Avaliação dos serviços prestados Média Semestral a) Média Anual a) Dirigentes intermédios 1º Semestre 8 7 respostas 87,50 % 4,04 b) 4,02 2º Semestre 8 7 respostas 87,50 % 3,99 b ) Trabalhadores 1º Semestre 104 53 respostas 50,96 % 3,84 b) 3,82 2º Semestre 108 32 respostas 29,63 % 3,81 b) Resultado Anual: 3,92

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Gráfico 8 - Autoavaliação da SGMF 2014-2015, segmentada por áreas

Analisando os resultados obtidos entre 2014 e 2015, constata-se que todas as áreas avaliadas revelam uma melhoria, o que se reflete no aumento da avaliação global da Secretaria-Geral de 3,55 para 3,92.

Uma análise mais detalhada permite concluir que as áreas que registam uma menor evolução na satisfação são o desenvolvimento da carreira (+0,04 p.p.) e a gestão dos sistemas de gestão (+00,7 p.p.), enquanto as áreas da liderança de topo (+0,50 p.p.), da liderança intermédia (+0,44) e a dos níveis de motivação (+0,39 p.p.) apresentam a maior evolução.

De salientar que em 2014 o questionário CAF foi implementado como teste, após se ter realizado a habitual avaliação da prestação de serviços por parte das UO, e num contexto de mudança da equipa deDireção Superior da SGMF.

0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 Organizaç ão Gestão e Sistemas de Gestão Condições de trabalho Des. da carreira Níveis de motivação Liderança de topo Liderança intermédi a Avaliação Global 2014 3,51 3,56 3,43 3,22 3,94 3,43 3,71 3,55 2015 3,72 3,63 3,69 3,26 4,33 3,93 4,15 3,92

Avaliação Interna SGMF 2014-2015

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Gráfico 9- Autoavaliação da SGMF, pelos dirigentes e trabalhadores, segmentada por áreas

Para a autoavaliação da SGMF, os dirigentes intermédios e os trabalhadores foram auscultados sobre as matérias indicadas no gráfico 9, através da aplicação de questionários distintos.

É notório que é mais positiva a avaliação efetuada pelos dirigentes sobre todas as áreas, com exceção da que se refere à “Gestão e Sistemas de Gestão”, que obtém uma pontuação ligeiramente mais elevada por parte dos trabalhadores (+0,05).

Observam-se os “scores” mais elevados nos “Níveis de motivação”, indicados tanto pelos dirigentes (4,49) como pelos trabalhadores (4,17), mas este último dista -32 p.p. do primeiro. Em 2º lugar, assinala-se a pontuação de 4,15 dada pelos colaboradores à “Liderança intermédia”, seguida de perto pela obtida pela “Liderança de topo” (4,10), na opinião dos dirigentes intermédios.

É ainda de salientar que na questão de “Desenvolvimento da carreira” se regista a avaliação mais baixa dos dirigentes -3,34 - e dos trabalhadores - 3,19.

Parece haver uma contradição entre a pontuação registada na área de “desenvolvimento da carreira”, por comparação com a alcançada nos “níveis de motivação”.

Este facto, que não deixa de ser surpreendente, pode significar que não obstante a insatisfação generalizada com o bloqueamento das carreiras, os dirigentes e trabalhadores mantêm uma forte motivação e sentem- se apoiados e devidamente enquadrados pela liderança de topo e intermédia, efetuando uma avaliação global bastante positiva da SGMF (4,02/ 3,82). 0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 Organizaç ão Gestão e Sistemas de Gestão Condições de trabalho Des. da carreira Níveis de motivaçã o Liderança de topo Liderança intermédi a Avaliação Global Dirigentes 3,76 3,61 3,82 3,34 4,49 4,10 4,02 Trabalhadores 3,67 3,66 3,56 3,19 4,17 3,76 4,15 3,82

Avaliação interna SGMF 2015

Dirigentes e Trabalhadores * Dirigentes não avaliam"liderança intermédia"

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2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados

2.8.1.Atividades previstas no plano

O artigo 26.º da Lei n.º 82-B/2014, de 31 de dezembro, Orçamento do Estado para 2015 (LOE 2015), determinou a consolidação do novo modelo organizativo e funcional do Ministério das Finanças durante o ano de 2015, matéria sobre a qual já dispusera de forma idêntica o artigo 24.º da Lei do Orçamento de Estado para 2014 (LOE 2014), Lei n.º 83-C/2013, de 31 de dezembro.

O n.º1 do artigo 27.º da LOE para 2015 coincide também com o articulado do n.º 1 do artigo 25.º da LOE 2014 no que diz respeito à centralização de atribuições comuns na Secretaria -Geral do Ministério das Finanças, dispondo o seguinte:

«1 — São mantidas na Secretaria -Geral do Ministério das Finanças (SGMF) as atribuições nos domínios da gestão dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais do Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI), da IGF, da Direção-Geral do Orçamento (DGO), da DGTF e da Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP).»

É ainda de referir que a LOE para 2015, nos seus artigos 28.º e 29.º, mantém as disposições dos artigos 26.º e 27.º da Lei n.º 83-C/2013, de 31 de dezembro, referentes, respetivamente, à Transferência da competência de gestão dos orçamentos dos gabinetes do Ministério das Finanças para a Secretaria-Geral e à Consolidação Orçamental, alterando-se apenas a designação da subentidade que constava da alínea g) do nº 2 do artigo 27.º da LOE 2014 como Secretaria -Geral — Sistema de Mobilidade Especial (SME) para Secretaria-Geral — Sistema de Requalificação (SR).

Assim, com a manutenção do enquadramento normativo da atividade a desenvolver, durante o ano de 2015, foi prosseguida a operacionalização destas disposições legais, com especial incidência e impacto nas áreas de gestão de recursos humanos, financeiros e patrimoniais, mas que tiveram também repercussões noutras áreas da SGMF, nomeadamente com a atualização e desmaterialização de uma grande parte dos processos de negócio e de suporte das UO e com o robustecimento, desenvolvimento e utilização sistemática do sistema de gestão documental.

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de Estado, a partir de 2013, continuaram a ser assumidas e honradas em 2015, apesar de se ter contado com menos 17 trabalhadores (10,62% postos de trabalho não ocupados), face ao planeado (160).

De entre os 143 postos de trabalho ocupados, contabilizavam-se 21 trabalhadores em exercício de funções nos Gabinetes dos membros do Governo na área das Finanças, aos quais se somam 3 assistentes técnicos em situação de baixa por doença prolongada. Assim, encontravam-se em exercício efetivo de funções na Secretaria-Geral, apenas 119 colaboradores, onde se incluem 3 dirigentes superiores e 8 dirigentes intermédios.

Embora tal facto tenha exigido mais esforço das equipas e dos seus dirigentes e coordenadores, aumentando a sobrecarga de trabalho e dificultando a gestão das tarefas e a prossecução de alguns objetivos, não se considera ter tido consequências no nível de desempenho global da Secretaria-Geral, cuja quantificação sumária se inclui adiante.

Pelo contrário, se comparadas as taxas de execução global anual dos objetivos operacionais das unidades orgânicas entre os anos de 2012 e 2015, observa-se um dos melhores resultados do período em 2015, igualando o de 2013, e ainda a sua melhoria traduzida no aumento de 4,76 pontos percentuais, face ao ano de 2014.

Tabela 8.- Planeamento/execução dos objetivos das UO 2014-2015

2015 – 38 objetivos superados e 4 atingidos num total de 49

2014 - 31 objetivos superados e 3 atingidos, num total de 42

Gráfico.10.- Taxa de execução agregada dos objetivos das UO 2012-2015

A taxa de incumprimento melhorou quase 5 pontos relativamente à de 2014 - 19,05% -, pois situou-se em 14,29%.

80,00% 85,71% 80,95%

85,71% Taxa de execução dos objetivos

operacionais das UO