A Análise Processos e Documentos do SEI-IFMG no Records Continuum

Continuum Model: uma proposta prática

Com uma visão baseada em multicamadas e multifacetas, o Record Continuum Model permite a análise de documentos em momentos e situações diversas que podem ou não ser representados nas quatro dimensões do Modelo. No caso do SEI-IFMG, nem todo documento pode ser identificado na dimensão 4, por não admitirem os atributos necessários para sua difusão. Da mesma forma, um

processo recebido via Módulo de Barramento que tem como remetente outro órgão é dotado de características que o inserem diretamente no contexto da dimensão 2 “Capturar” ou na dimensão 3 “Organizar”, visto que sua criação já foi efetivada. O mesmo pode acontecer com documentos inseridos por usuário externo diretamente em um processo já capturado via Módulo de Peticionamento ou por meio de credencial, como no caso de fornecedores cadastrados no sistema. A seguir, será analisado um processo real do SEI-IFMG classificado no nível de acesso público e tramitado em 2019. Visto a peculiaridade do sistema que trata processos e documentos de formas distintas, a analise é feita primeiramente no processo como um todo dentro do Records Continuum Model e, em seguida, é identificado o documento entendido como o principal documento deste processo dentro do modelo, a fim de verificar as diferenças e semelhanças existentes nos dois casos.

PROCESSO 23210.002135/2019-58 “Pessoal: Concurso Público”.

O processo 23210.002135/2019-58 (Anexo 12) é criado com o intuito de dar provimento de vaga do cargo Professor de Ensino Básico, Técnico e Tecnológico, a ser lotado no IFMG – Campus Congonhas. Como observado na tela do processo (Anexo 13), o provimento da vaga se dá devido à vacância do cargo causada pela redistribuição de servidor ocupante do cargo no Campus Congonhas para o CEFET - Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais que, em contrapartida, cedeu seu código de vaga ao IFMG, conforme descrito no processo relacionado 23208.XXXXXX/2019-71 do tipo “Pessoal: Redistribuição”.101

A abordagem processual expressa na Figura 3, permite uma análise com foco maior nos ritos e trâmites que envolvem o procedimento de contratação de servidor via Concurso Público do que um foco no conteúdo dos documentos como discutido adiante.

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Optou-se por não anexar o processo relacionado que trata da redistribuição do servidor neste trabalho. O processo 23208.XXXXXX/2019-71 é composto de documentos que carregam informações pessoais do servidor que não contribuem para o objeto de discussão deste trabalho. Ainda que estas informações sejam passíveis de acesso por meio da Lei de Acesso à Informação nº 12.527/2011 e que o resultado do processo é publicado no Diário Oficial da União, foi considerado suficiente, a título de exemplo, informar apenas o tipo de processo – Pessoal: Redistribuição - e seu número de forma parcial, mantendo o nome do servidor e a natureza do procedimento em resguardo.

Fonte: Elaboração própria.

Na criação do processo, são identificadas as primeiras expressões necessárias para seu trâmite. Conforme indicado na Figura 3, o andamento do processo identifica a data de criação do processo público (Recordkeeping) e o usuário gerador do processo (Identidade). A primeira evidência identificável é a necessidade de preenchimento de vaga disponível no campus Congonhas. Esta primeira evidência é identificada pela origem do processo, criado na unidade COR- GEP (Gestão de Pessoas) e pelo tipo de processo escolhido – Pessoal: Concurso Público. Esta escolha também fornece os dados necessários para a identificação do primeiro ato transacional. O processo é capturado (Dimensão 2) a partir do momento que a unidade geradora (COR-GEP) coleta as assinaturas do documento “Minuta COR-GEP 0478448”. O documento é assinado pelo gestor da unidade COR-GEP que é também o gerador do processo e do documento. A partir daí, infere-se que os

atos acontecidos na criação do processo ganham força necessária para evidenciar a necessidade do campus Congonhas. Ao assinar o documento e prepará-lo para o envio, entende-se que a unidade COR-GEP confirma a necessidade de solicitar as autoridades competentes do IFMG um processo de seleção que preencha a vaga disponível. Esta solicitação é feita a PROGEP via DAPES por meio do uso do tipo de processo escolhido na criação. É identificada, neste caso específico, a captura do processo no sistema como uma proposta inicial. Isto se dá por ser possível um cenário em que as unidades organizacionais competentes julguem que o modelo de provimento da vaga pudesse ser feito por meio de outro procedimento que não o concurso público, como por exemplo, a remoção de servidor de outro campus ou a redistribuição de servidor oriundo de outra instituição. Logo, a aprovação da PROGEP via DAPES confirma o Concurso Público como forma de provimento do cargo vago. O processo segue seu trâmite até sua pluralização que é evidenciada pela realização do Concurso Público de provimento de vagas do IFMG, gerido pela função de gestão de pessoas dentro do instituto e irá compor o acervo arquivístico do Instituto de acordo com a tabela de temporalidade vigente.102

Desta análise, são destacados alguns problemas na aplicação do Records Continuum Model. Um deles é que o processo relacionado nº 23208.XXXXXX/2019- 71 “Pessoal: Redistribuição” não é registrado no andamento ou em qualquer metadado do processo. Logo, a não ser que exista um registro textual dentro dos documentos que compõem o processo “Pessoal: Concurso Público”, a contextualização do processo é comprometida, especialmente no que tange os eixos Evidência e Transação. A ausência deste registro no processo passa ao pesquisador a ideia equivocada de que o processo nasceu espontaneamente, algo incomum dentro de uma estrutura administrativa baseada em normas e legislações como o caso dos órgãos da Administração Pública Federal.

Outro problema identificado e já abordado anteriormente é aquele no qual o SEI-IFMG ainda não trabalha com um sistema de preservação e acesso de documentos permanentes, tampouco faz parte do Sistema de Protocolo Integrado. Logo, o acesso ao processo como um todo por parte do cidadão fica a cargo da solicitação de acesso via e-SIC por meio do registro de demanda ou via o

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O tempo de guarda previsto na Tabela de Temporalidade e Destinação é 6 anos no arquivo corrente, 5 anos no arquivo intermediário e 6 no arquivo permanente.

cadastramento do cidadão como usuário externo do sistema. No contexto atual, o SEI-IFMG publica apenas documentos preestabelecidos em seu módulo de Pesquisa Pública, no DOU ou no Boletim Oficial do IFMG. No processo 23210.002135/2019-58 o documento “Edital - Gabinete 106/2019 (0480813)” é o documento publicado nestas plataformas. Essa diferenciação na pluralização de processos e documentos é base para a próxima discussão.

Edital - Gabinete 106/2019 (0480813)

A dimensão 1 “Criar” do documento “Edital - Gabinete 106/2019 (0480813)” é identificada na ação do usuário do sistema que insere no processo um documento interno do tipo Edital com o propósito do desenvolvimento de um processo de seleção para provimento de vaga. O documento, assim que incluído, recebe numeração automática de identidade no SEI-IFMG (0480813) e sequencial relativa ao Tipo de Documento dentro do contexto arquivístico do IFMG (106/2019). Neste estágio de desenvolvimento de seu conteúdo, o documento é considerado apenas uma minuta e não é acessível por usuários de outras unidades do SEI-IFMG. A captura do documento ocorre quando sua versão definitiva (versão 3) é assinada pelo servidor competente, no caso o Reitor do IFMG. Neste estágio é evidenciada a existência de processos de seleção com base legal dentro do Instituto e mais especificamente no campus Congonhas (COR), local em que ocorre a transação. Aos ser recolhido ao fundo do IFMG e disponibilizado ao público por meio da Pesquisa Pública e do DOU, o Edital passa a representar a história e memória dos profissionais do Instituto ao registrar as transações que envolvem a seleção de um servidor do IFMG. Em um contexto mais amplo, o documento se insere em um contexto arquivistico que envolve a seleção de profissionais docentes na educação superior e tecnológica do Brasil.

Fonte: Elaboração própria.

Dentro da abordagem processual do Records Continuum Model estabelecida do processo 23210.002135/2019-58 “Pessoal: Concurso Público”, é identificado que a criação do documento “Edital - Gabinete 106/2019 (0480813)” ocorre em algum momento entre a dimensão Capturar e Organizar do eixo Transação.

Sendo assim, em uma abordagem documental do Record Continuum Model, a dimensão 1 “Criar” do documento “Edital - Gabinete 106/2019 (0480813)” ocorre entre as dimensões “Capturar” e “Organizar” do processo 23210.002135/2019-58 “Pessoal: Concurso Público”. Este, por sua vez, é iniciado após os resultados que se encontram entre as dimensões “Organizar” e “Pluralizar” do processo relacionado nº 23208.XXXXXX/2019-71 “Pessoal: Redistribuição”. Este caráter orgânico é identificado por todo o SEI-IFMG sob o ponto de vista do Records Continuum Model em uma cadeia de relações aparentemente infinita.