A Dimensão Pluralizar

A quarta dimensão, “Pluralizar”, é aquela em que as informações são levadas a pontos além dos contextos organizacionais dentro dos quais os processos de criação e captura ocorrem. É a dimensão que trata da difusão da memória institucional à sociedade. Nesta dimensão, os eixos podem muitas vezes representar agentes e transações externas a instituição. Segundo Upward (2000), a quarta dimensão “trata-se de uma região nebulosa nas regiões mais amplas do espaço- tempo, envolvendo a memória à medida que se forma em totalidades da sociedade. Envolve o uso de informações de maneiras menos previsíveis ou controláveis” (UPWARD, 2000, p. 122). O IFMG tem controle, então, sobre o que é difundido ao público externo, porém, não é de seu controle o uso e interpretação que os membros da sociedade farão destas informações. No SEI-IFMG, a dimensão quatro é identificada pela capacidade do sistema de difundir os seus processos e preservá- los para a construção de um patrimônio arquivístico e memorial do Instituto. A identificação dos eixos passa pela identificação dos contextos sociais que os processos e documentos do sistema são inseridos após sua preservação.

As funcionalidades que envolvem a difusão de processos do SEI estão ligadas ao uso de módulos que promovam o acesso e a preservação dos processos e documentos dentro do sistema. Porém, como discutido anteriormente neste trabalho, tanto a difusão quanto a preservação dos documentos e processos são comprometidos pela ausência de um sistema de preservação da custódia dos documentos permanentes. O Módulo de Gestão Documental do PEN, ainda não lançado, propõe supostamente a solução para estes problemas, porém, até a

presente data o PEN não liberou aos órgãos que aderiram ao SEI uma versão demonstrativa do módulo, tampouco ofereceram maiores detalhes sobre o seu funcionamento além daqueles disponíveis no site do PEN e citados neste trabalho.

Entre as ferramentas que promovem a difusão de informações e facilitam o acesso do usuário externo aos processos do sistema, estão o módulo de publicação de documentos no Diário Oficial da União, o módulo de pesquisa pública e o módulo de estatísticas. O SEI-IFMG faz a difusão de documentos de interesse social via a funcionalidade “Publicações Eletrônicas”. Nesta funcionalidade o usuário externo pode consultar determinados Tipos de Documentos publicados por unidades autorizadas em um sistema de recuperação da informação disponível no site da ferramenta no portal do IFMG.99 Os Tipos de Documentos que podem ser consultados são: Edital, Homologação de Edital, Portaria, Resolução, Resultado Preliminar de Edital, Resultado Final de Edital, Retificação de Edital e Termo de Homologação. As unidades autorizadas na publicação de documentos são o gabinete da Reitoria, os gabinetes das direções-gerais dos campi e os conselhos acadêmicos. A consulta se restringe aos documentos sem contextualizá-los em seus respectivos processos. Esta é uma exceção dentro do funcionamento do sistema. Como visto até aqui, o SEI trabalha essencialmente em um nível processual em que os documentos são trabalhados como mera parte integrante de um processo. Ao difundir os documentos sem contextualizá-los em seu processo, o SEI vai contra sua proposta de dossielização dos documentos.

O sistema não promove em médio e longo prazo a preservação e acesso dos processos e documentos de maneira ativa. O acesso aos processos do sistema depende da ação do usuário, que precisa contornar algumas barreiras. Os meios de acesso se limitam aos módulos citados, ao cadastro do usuário externo no sistema ou à solicitação de acesso através de demanda registrada pessoalmente no setor de protocolo do IFMG ou por meio de acesso eletrônico ao Sistema de Informação do Cidadão. Estes modos de acesso, ainda que atendidos no âmbito dos processos, também não promovem a contextualização da informação solicitada pelo usuário se os processos relacionados ao motivo da demanda não forem considerados na resposta.

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O endereço para acessar a ferramenta é https://www2.ifmg.edu.br/portal/pro-reitoria-de- administracao/arquivos-anteriores-a-28-11-2019/sei

A situação do SEI-IFMG nas funções de preservação e difusão é então comprometida pelo sistema, por não oferecer ainda uma solução a estes problemas e pela realidade arquivística do IFMG, em não trabalhar com uma alternativa baseada nos requisitos do Conarq para implementação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq. Como visto anteriormente, as práticas arquivísticas de gestão no IFMG foram iniciadas recentemente, em 2017. Neste período de pouco mais de dois anos, pouco foi feito em relação a estas situações. No caso do SEI-IFMG, a Equipe SEI-IFMG se encontra em um dilema no qual duas tomadas de decisões são consideradas para solucionar a questão: aguardar o lançamento do Módulo de Gestão Documental do PEN, que segue sem previsão de lançamento ou desenvolver internamente um repositório digital arquivístico garantido por políticas e normas arquivísticas de nível institucional.

A identificação dos eixos do Records Continuum Model da dimensão Pluralizar no SEI-IFMG é comprometida pelos problemas citados. Porém, é possível considerar cenários hipotéticos que subsidiem a análise aqui proposta. Seguindo o quadro 3 de Costa Filho (2017) e modelo de Upward (1996), o eixo Recordkeeping seria representado na dimensão “Pluralizar” pela identificação de parte do fundo IFMG que se encontra no SEI-IFMG em um contexto arquivístico maior. O fundo arquivístico IFMG compõe o contexto arquivístico do Arquivo Nacional, com documentos e processos geridos pelas normativas do Ministério da Educação em sua atividade-fim e o Ministério da Economia em parte de sua atividade-meio. Estas divisões partem da abstração de situações diversas e não representam fronteiras, servindo tão somente para uma análise superficial. Documentos e processos que envolvem as atividades-meio podem fazer parte de um contexto arquivístico mais próximo das funções exercidas pelo Ministério da Economia, assim como em uma situação inversa, as funções Ministério da Educação possam se relacionar com o contexto de processos e documentos das atividades-fim do IFMG. Logo, os tipos de processos e documentos analisados dentro desse eixo guiam a análise contextual arquivística, na qual cada caso apontará para uma ou mais identificações particulares. Este tipo de abordagem, que prioriza o contexto ao invés da proveniência, é mais uma influência do Series System exercida no Records Continuum Model.

No eixo “Evidência” da quarta dimensão do modelo, os processos e documentos fornecem, por meio do SEI-IFMG, informações que compõem a memória coletiva da educação técnica, profissional e superior na sociedade brasileira. Assim como no eixo Recordkeeping, esta análise depende do tipo de processo e documentos analisados. Um conjunto de processos e documentos do SEI-IFMG pode compor a memória coletiva dos Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia do país, representar determinada faceta da memória coletiva da educação superior no Estado de Minas Gerais ou representar um fator importante no desenvolvimento social e econômico de determinada cidade em que se situa um campus da instituição. Karabinos (2015) discute se o uso do termo “memória coletiva” por Upward e McKemmish em seus trabalhos pode “aumentar a confusão, mas significa que o documento arquivístico está sendo usado por pessoas de fora da organização de gestão de documentos” (KARABINOS, 2015, p. 12 tradução nossa)100. O uso das informações e seu sentido são dados pelo pesquisador e não necessariamente representará o propósito no qual o processo ou documento foi criado no SEI-IFMG.

Assim como acontece na dimensão “Organizar”, os eixos da quarta dimensão se relacionam em um sentido de interdepêndencia no qual a identificação de um eixo é influenciada pela identificação dos outros eixos. O eixo “Transação” representa as funções do IFMG a partir de uma perspectiva social mais ampla que pode subsidiar o que é exposto no eixo “Evidência” e se basear no que é identificado nos eixos “Identidade” e “Recordkeeping”. O eixo é representado no SEI-IFMG na identificação do papel que determinados processos e documentos criados e capturados no sistema exercem em um contexto arquivístico social. As transações destes processos podem se conectar com transações de processos de outros órgãos ou serem regidas por normas e legislações da administração pública. Sendo assim, os processos e documentos do SEI-IFMG estão ligados direta ou indiretamente a processos e documentos de transações similares em um universo arquivístico nacional. Assim como no eixo “Evidência”, as conexões possíveis são estabelecidas de acordo com o público interessado.

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No original “Using a phrase without an agreed upon definition like ‘collective memory’ may add to confusion, but it is meant to imply that the record is being used by those outside the Recordkeeping organization.”

O eixo “Identidade” na dimensão “Pluralizar” é passível de um número vasto de identificação de autoridades, porém, a capacidade de resignificação por parte do pesquisador neste eixo é diminuta em comparação aos outros três eixos. Ao contrário da maleabilidade dos outros eixos, que permite ao pesquisador apropriar- se do conteúdo dos processos e documentos de pontos de vista diferentes de acordo com sua abordagem, o eixo “Identidade” é naturalmente limitado nesta questão. O NUP e as assinaturas nos documentos dos processos identificam o IFMG e seus campi e unidades organizacionais na difusão destas informações. Ao pluralizar estas informações, a identificação das autoridades pode ser reinterpretada pelo pesquisador. A autoridade que registra a “propriedade” e responsabilidade sobre um documento arquivístico é essencialmente mantida após a difusão, mas o pesquisador pode, por exemplo, reinterpretar um processo que trate de alguma atividade-fim como de responsabilidade do Ministério da Educação ao relacioná-lo com processos semelhantes de outras instituições de ensino. Ainda que esta relação seja feita, os atores envolvidos são mantidos essencialmente nos registros do processo.

Quadro 15 - Dimensão Pluralizar no SEI-IFMG

Eixo Itens

Recordkeeping fundo do IFMG como parte do contexto arquivístico do MEC, ME ou Arquivo Nacional

Evidência memória coletiva e sua relação com o público externo,

acessibilidade de processos, Publicação Eletrônica, demandas e-SIC

Transação classificação dos processos e documentos, NUP, assinaturas, processos relacionados, processos anexados, preservação Identidade IFMG como instituição com participação social

Funções arquivísticas relacionadas: descrição, conservação e difusão

Fonte: Elaboração própria.