4. A TEORIA DO CONTINUUM E O RECORDS CONTINUUM MODEL
4.2. Jay Atherton e a Teoria do Continuum
O efetivo nascimento da abordagem do continuum, ao menos do ponto de vista teórico, se dá com a publicação do artigo “From life cycle to continuum: some thoughts on the records management-archives relationship” do arquivista canadense Jay Atherton no periódico Archivaria em 1985 e reeditado com alterações em 1987. Em seu texto, Atherton critica temas como a separação das categorias de profissionais de arquivo – a saber, o record-manager e o archivist – em formações acadêmicas e espaços de atuação profissional distintos, além de propor uma abordagem de gestão contínua de documentos arquivísticos como uma alternativa à apropriação dos procedimentos arquivísticos em etapas demarcadas.
21
No original: A theory of appraisal that assesses the value of records based on the role of the record creators, placing priority on why the records were created (function), where they were created (structure), and how they were created, rather than content (informational value).
Cumming (2010) trata o artigo de Atherton como o renascimento das ideias já discutidas desde a década de 1950 por Scott e Maclean nos estudos e aplicações do CAO sobre os métodos de Recordkeeping e o Series System. Influenciado pelos trabalhos do CAO da década de 1950, o artigo de Atherton por sua vez influenciou a própria escola australiana na década de 1990 como Upward observa que “somente quando o arquivista canadense Jay Atherton apresentou seu argumento em meados da década de 1980 que a palavra continuum começou a ser amplamente usada como forma de descrever a abordagem de Maclean na Austrália” (UPWARD, 2000, p. 119, tradução nossa)22.
Sobre a essencial contribuição de Atherton para o desenvolvimento do modelo, Upward (2000) menciona que o autor canadense foi importante ao mostrar como os estágios do ciclo de vida no qual um documento arquivístico transcorre na verdade e são compostos por uma série de repetições e reverberações de atividades dentro gestão de documentos e da gestão dos arquivos permanentes. A crítica ao Modelo do Ciclo Vital que, segundo Atherton, se tratava de um modelo estagnado e antiquado às mudanças tecnológicas e sociais na criação, tramitação e guarda de documentos, é a tônica do artigo publicado pelo autor em 1987 que viria a influenciar o desenvolvimento do Records Continuum Model na década de 1990.
Em oposição à complicada estrutura do Modelo do Ciclo Vital, Atherton (1987) propõe sua substituição por um modelo mais enxuto e “mais unificado consistindo de quatro estágios, em vez de oito, refletindo o padrão de um processo contínuo, em vez de um ciclo” (ATHERTON, 1987 p. 48). Os oito estágios do Modelo do Ciclo Vital descritos por Atherton são divididos em dois grupos de quatro estágios cada, que representam, respectivamente, as atividades de gestão de documentos e as atividades próprias da manutenção de um arquivo permanente.
Quadro 1 - Estágios do modelo do ciclo vital segundo Atherton
Estágios da Gestão de Documentos / Records Management 1 - Criação ou recebimento de informações sob a forma de registros;
2 - Classificação dos registros ou suas informações em algum sistema lógico; 3 - Manutenção e uso dos registros;
22
No original: “It was not until the Canadian archivist Jay Atherton presented his move in the mid 1980s that the word continuum began to be widely used as a way of describing the Maclean approach in Australia”
4 – Sua destruição ou recolhimento para um arquivo permanente; Estágios de Arquivo Permanente / Archival Phase
5 - Seleção/aquisição dos registros pelo arquivo permanente;
6 - Descrição dos registros em inventários, auxiliares de busca e similares; 7 - Preservação dos registros e suas informações;
8 - Referência e uso da informação por pesquisadores e estudiosos.
Fonte: Adaptação de ATHERTON (1987, p. 3)
Atherton não ignora o caráter pertinente do tradicional Modelo do Ciclo Vital. Segundo o autor:
O conceito de ciclo de vida tem sido útil na promoção de um sentido de ordem, uma abordagem sistemática para a gestão global da informação registrada. No entanto, a estrita observância dos seus princípios compromete qualquer tendência para uma maior cooperação e coordenação entre arquivistas e gestores de documentos. O conceito ignora as muitas maneiras em que as operações de gestão de documentos e arquivos são inter- relacionadas, inclusive entrelaçadas. [...]. Será que o arquivista realmente não tem um papel na produção de documentos, na determinação dos períodos de eliminação, ou no desenvolvimento de sistemas de classificação? Será que o gestor de documentos realmente não tem responsabilidade na identificação de documentos permanentemente valiosos ou no atendimento a pesquisadores? (Atherton, 1985-1986, p. 47. Tradução de Jardim, 2015).
É importante observar que os oito estágios do Ciclo Vital de Atherton se aproximam, mas não representam completamente as sete funções arquivísticas de Couture e Rosseau, publicadas na década posterior. Ainda que o propósito teórico dos estágios do ciclo vital e das funções arquivísticas seja diverso, é curioso notar que o autor canadense não identifica a função de avaliação que, como visto anteriormente, é de importância central na Gestão de Documentos devido a sua relação direta com todas as outras funções e atividades na Arquivística. O item 5 “Seleção/aquisição dos registros pelo arquivo permanente “ é aquele que mais se aproxima da função avaliação, mas, ainda assim, não está explícita esta aproximação. Nota-se também que, neste caso, a avaliação estaria necessariamente ligada ao recolhimento de documentos ao arquivo permanente, como se a função não fosse parte também da gestão de documentos.
Logo, Atherton propõe uma substituição destes oito estágios do Ciclo Vital por outros quatro de acordo com o Quadro 2. Segundo o autor, “todas as quatro fases estão interligadas, formando um continuum em que ambos, os gestores de documentos e arquivistas, estão envolvidos, em diferentes graus, na gestão contínua das informações registradas” (ATHERTON, 1987, p. 48, tradução nossa).23
Quadro 2 - Estágios da Gestão de Documentos no Continuum de Atherton
1. Criação ou recebimento; 2. Classificação;
3. Avaliação e estabelecimento de cronogramas de transferência e recolhimento / descarte e sua subsequente aplicação;
4. Manutenção e uso (no escritório de criação, armazenamento ou arquivo inativo).
Fonte: Adaptação de ATHERTON (1987, p. 48)
Atherton (1987) propõe, então, uma releitura destes quatro estágios do processo de Gestão de Documentos no records continuum:
Os dois primeiros estágios seriam os mesmos que os do modelo tradicional: criação ou recebimento do documento e sua classificação dentro de algum sistema predeterminado. Eu então sugiro uma mudança significativa na ordem. Avaliação das informações, junto com presumivelmente posterior aplicação de temporalidade, torna-se um terceiro estágio separado. O elemento final, então, é o uso e manutenção da informação - seja ela mantida no local de criação, uma área de armazenamento inativa ou um arquivo. Todos os quatro estágios estão inter-relacionados, formando um continuum no qual ambos os gestores de documentos e os arquivistas estão envolvidos, em diferentes graus, no gerenciamento contínuo das informações registradas." (ATHERTON, 1985, p. 48, tradução nossa)24
Os quatro estágios do continuum de Atherton se assemelham aos oito estágios do Ciclo Vital especialmente nos três primeiros estágios onde é identificável uma conexão lógica entre eles. O quarto estágio – manutenção e uso – por sua vez,
23No original “All four stages are interrelated, forming a continuum in which both records managers
and archivists are involved, to varying degrees, in the ongoing management of recorded information.”
24No original “The first two stages would be the same as those in the traditional model: creation or
receipt of the record and its classification within some predetermined system. I then suggest a significant change in the order. Scheduling of the information, joined with presumed later application of the schedules, becomes a separate third stage. The final element, then, is maintenance and use of the information - whether it be maintained in the creating office, an inactive storage area, or an archives. All four stages are interrelated, forming a continuum in which both records managers and archivists are involved, to varying degrees, in the ongoing management of recorded information.”
pode ocorrer a qualquer momento da vida do registro. Logo, os três primeiros estágios relacionam-se com maior frequência em uma ligação que, em momentos, indica uma relação de causa e consequência. O estágio 2 – classificação – só pode acontecer após o estágio 1 – criação e recebimento – porém, não necessariamente imediatamente depois do estágio antecessor, podendo acontecer a qualquer momento após a ocorrência do estágio 1. Flynn (2001) identifica que o mesmo ocorre com o estágio 3, podendo este ocorrer imediatamente após o estágio 1 ou mais adiante na vida do registro. Os estágios de Atherton permitem inclusive que as ocorrências dos estágios sejam simultâneas. Lynn (2001) exemplifica da seguinte forma:
Documentos recentemente redigidos ou recebidos podem ser adicionados a uma série de registros que existem em ou como um sistema de arquivamento predeterminado e que foi agendado para o arquivamento permanente; a série pode ser consultada diariamente por usuários internos da organização criadora, ou possivelmente até por pesquisadores externos (LYNN, 2001, p. 81. Tradução nossa).
Segundo Atherton, a demarcação de limites entre estes oito estágios do Ciclo Vital não se aplica à prática arquivística, principalmente nos meios de produção eletrônicos. A produção e recebimento, classificação, avaliação, manutenção e utilização da informação no contexto organizacional na qual foi produzida ou num arquivo permanente não obedece a separações evidentes e, como visto anteriormente, compromete a prática dos profissionais do ramo.
O caráter inovador da visão de Atherton (1985) sobre o tema é identificado por Jardim (2015), que argumenta que, além de propor o Modelo Continuum como alternativa ao Modelo do Ciclo Vital, o autor canadense também previu as bases da Arquivologia Integrada. Jardim (2015) tece os seguintes comentários:
Não são poucos os autores que reconhecem nas discussões de Atherton as bases para as propostas posteriormente sistematizadas em torno da chamada Arquivologia Integrada (por Couture e Rousseau) e do conceito de “continuum” australiano. A ampliação do ambiente digital e todas as suas consequências na produção, conservação e uso dos documentos daí decorrentes colocaram efetivamente em cheque a noção de ciclo vital, especialmente a partir dos anos de 1990. (JARDIM, 2015, p. 31).