A classificação como função essencial para a descrição arquivística

A classificação consiste em uma operação que tem grande repercussão nos arquivos. Segundo Lopes (1997), a classificação produz uma primeira representação das informações arquivísticas. Além disso, de acordo com Schellenberg (2002, p. 83), “A classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da classificação”. Antes, para atingir os objetivos de conservar os

documentos ordenados e acessíveis, era necessário que os documentos fossem bem classificados e arquivados (SCHELLENBERG, 2002).

Concordando com essa opinião, Lopes (1997) chama atenção para os procedimentos da classificação. De acordo com ele, “O arquivista deverá ter em mente que qualquer procedimento classificatório tem imensas repercussões sobre as demais atividades” (LOPES,1997, p. 98).

O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística conceitua a classificação como: “1 Organização dos documentos de um arquivo (1) ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 49). Por outro lado, Sousa (2009, p. 85) afirma que a classificação serve “para identificar a ação intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir de princípios estabelecidos”.

Os fundamentos teóricos da classificação, de acordo com Sousa (2009), advêm da Filosofia e da Teoria da Classificação e indicam que a divisão de um conjunto de ideias ou objetos corresponde a um princípio da classificação. Essa divisão pode ocorrer quantas vezes sejam necessárias, mas deve-se usar um princípio de cada vez. Com base nessas áreas de estudo da classificação, Sousa (2009) elenca alguns princípios que podem ser aplicados ao processo da classificação arquivística:

 a classificação é uma representação da realidade e, como tal, uma aproximação [...];

 a classificação persegue um fim, um objetivo, uma finalidade. No caso dos arquivos, é a organização dos documentos;

 a classificação em arquivos presume um agente classificador, que é o arquivista;

 [...]

 a classificação em arquivos exerce-se sobre um conjunto finito de elementos: o arquivo de uma pessoa física ou jurídica. Ela provém de um único ponto de partida (conjunto inicial);

 [...]

 a Classificação em arquivos tem como resultado um produto: o instrumento de classificação (plano de classificação). E é nele que deverão estar representadas as equivalências e hierarquias. (SOUSA, 2009, p. 115).

Nos primórdios, a classificação era desenvolvida de forma diversa e intuitiva. A partir do século XIX, na classificação foram adotados os princípios de respeito aos fundos e à ordem original. Entretanto, Sousa (2009) comenta que a classificação foi instituída sem agregar as contribuições advindas da Filosofia e da Teoria da Classificação em suas concepções e fundamentos, ficando limitada ao princípio de

respeito aos fundos e à ordem original. Na visão do mesmo autor, isso parece pouco para a complexidade da classificação.

Na classificação são considerados três elementos principais, como: “a) a ação a que os documentos se referem; b) a estrutura do órgão que os produz; e c) o assunto dos documentos” (SCHELLENBERG, 2002, p. 84). A ação é compreendida como funções, atividades e atos. A função é usada assim como as responsabilidades dos órgãos são para atingir os objetivos para os quais foram criados. As responsabilidades são encontradas nas leis e nos regulamentos dos órgãos. Cada função pode ser divida em diversas atividades ou série de ações desempenhadas para o desenvolvimento da ação final. As atividades podem ser divididas em operações ou atos específicos (SCHELLENBERG, 2002). Sendo assim, o método da classificação pode ser dividido em: funcional, organizacional e por assuntos.

Para Sousa (2009), a classificação divide-se em duas partes. A primeira é a intelectual, que abrange o processo mental de estabelecer classes, ordenação, como a disposição dos documentos nessas classes, e a codificação, compreendida como a estrutura hierárquica e lógica de operacionalização; a segunda é a parte física, que se refere ao arquivamento dos documentos, de acordo com a classificação estabelecida.

Na opinião de Sousa (2009), a codificação deve ser simples para facilitar a compreensão e operacionalização, ter flexibilidade e permitir a supressão ou adição de níveis de classificação. A codificação não deve ser um fator limitador do esquema de classificação. No plano de classificação (arquivo corrente) ou quadro de arranjo (arquivo permanente) ficam dispostos os níveis de classificação de forma hierarquizada e lógica das classes e subclasses.

Para elaborar o plano de classificação deve-se desenvolver um estudo do órgão produtor dos documentos. Ele deve espelhar, claramente, o conjunto de atividades do órgão produtor de arquivo. As classes do plano devem possibilitar a identificação do perfil do produtor e devem ser bem definidas, sem se sobrepor umas as outras (GONÇALVES, 1998). As classes também devem possuir nomes dos conteúdos informacionais, relativos às estruturas, às funções e às atividades das organizações produtoras dos documentos.

Belloto (2006) enumera as etapas preliminares para o desenvolvimento do arranjo, as quais podem ser as mesmas bases para o plano de classificação. São elas:

1. Levantamento da evolução institucional da entidade produtora dos documentos. Isto supõe toda a legislação que a cria e regulamentos; os procedimentos administrativos; as funções que exerce para que se cumpra o objetivo para o qual foi criada; os documentos produzidos, cuja tipologia é adequada às operações, atividades e funções que eles testemunham.

2. “Prospecção arqueológica” da documentação a arranjar. Essa identificação preliminar, ainda que superficial, é obrigatória. Isto porque, além de permitir a alienação de papéis que realmente não pertençam ao fundo, possibilita a percepção dos “vazios” em relação às funções institucionais apontadas pela caracterização geral da entidade feita anteriormente. [...]

3. Estudo institucional das entidades produtoras do material detectado. Para estas deve ser elaborado um quadro mais detalhado, contendo dados sobre as entidades ausentes, já que as lacunas porventura existentes podem vir a ser preenchidas pelo achado de documentos desaparecidos, como é comum acontecer (BELLOTO, 2006, p. 141).

Os documentos devem ser analisados em relação à proveniência, à história da entidade ou pessoa produtora dos documentos e à origem das funções. Além disso, na etapa de análise também são examinados o conteúdo dos documentos e os tipos documentais (BELLOTO, 2006).

Para Sousa (2009), o levantamento das informações para estabelecer a classificação consiste em trabalho de pesquisa desenvolvido por arquivista, ancorado na História, na Sociologia, na Administração e na Diplomática contemporânea. O autor esclarece quais são os elementos objetos da pesquisa:

1. a organização em toda a sua dimensão histórica: criação, extinção, relacionamento com outras organizações e vinculações hierárquicas;

2. a organização na sua individualidade: a missão, a estrutura, as funções, atividades e os procedimentos formais e informais; 3. os documentos acumulados (produzidos e/ou recebidos):

contextualização quanto às condições de sua produção e acumulação. As tipologias documentais como decorrência natural das funções atribuídas a uma organização ou entidade. (SOUSA, 2009, p. 135).

A classificação é compreendida como a primeira intervenção que garante qualidade e fundamentos para a avaliação e a descrição (SOUSA, 2009). Nesse sentido, Lopes (1997) aponta que cabe aos arquivistas proporem a estrutura classificatória, ou seja, os princípios orientadores da avaliação e do programa

descritivo. A classificação consiste em função arquivística que norteia a avaliação e a descrição dos documentos de arquivo.