Verificou-se que o ambiente organizacional é composto por diversas variáveis como o usuário da informação, a estratégia organizacional, a comunicação organizacional, os fluxos de comunicação e de informação, os sistemas de informação, a gestão do conhecimento, os indicadores institucionais que registram a produção de valor da organização (Figura 43).
Figura 43 - Variáveis atuantes na produção de valor institucional.
Fonte: Elaboração própria.
Todas essas variáveis se relacionam entre si. No caso do MPF, o ambiente externo impacta a organização a partir da automatização de rotinas de trabalho e a interoperabilidade entre sistemas, bem como atos normativos e leis que devem ser seguidos. A estratégia organizacional define os rumos que a instituição deve seguir para alcançar seus objetivos estratégicos e visão de futuro, permeando as atividades e rotinas de membros e servidores. A comunicação organizacional e os fluxos de comunicação entre setores e integrantes da organização proporcionam a construção de sentido acerca das dinâmicas organizacionais e dos papeis que usuários e sistemas exercem na gestão da informação, na gestão do conhecimento e
na produção de valor institucional. Os fluxos de informação são impactados a partir do uso correto dos sistemas de informação que propiciam a estruturação das informações e a extração de dados estatísticos sobre a atuação do órgão, por meio de indicadores que mensuram os serviços e resultados da instituição entregues à sociedade.
A partir do Projeto de Modernização dos Gabinetes (Mogab), com o mapeamento de processos dos gabinetes e análise do nível de maturidade da gestão do conhecimento na instituição, houve alterações na forma de comunicação das ações que envolvem o Sistema Único no âmbito do MPF. Iniciativas se estruturaram com maior atenção às necessidades de informação dos usuários.
O entendimento da construção da nova identidade do sistema, com suas constantes atualizações tecnológicas, e da ligação do SUI com a estratégia organizacional é o grande desafio da comunicação organizacional, pois 48% dos usuários discordam da necessidade de preenchimento de todos os campos do sistema, de acordo com Brasil (2015e). Além disso, mais da metade dos usuários, 53%, não sabem onde encontrar informações referentes à utilização do sistema e 52%, não se sentem comunicados adequadamente quanto as novidades do sistema (Brasil, 2015e).
A partir dessa construção de sentido por parte dos usuários, as ações podem ser mais facilmente internalizadas refletindo-se no uso adequado do sistema pelos usuários e auxiliando na mudança de percepção dos usuários de que o sistema onera o processo de trabalho. Dos participantes da pesquisa de gestão do conhecimento (Brasil, 2015e), 20% apontaram que não preenchem todos os campos do sistema adequadamente, e apenas 16% afirmaram realizar corretamente as atividades dentro do sistema.
Essa percepção é impactada também por fatores que são extraídos pelos usuários no ambiente de trabalho. No caso dos usuários operacionais, o desempenho das lideranças é um desses fatores que impactam no trabalho. As lideranças são imprescindíveis para que todo o conhecimento seja comunicado e disseminado adequadamente aos usuários operacionais. No entanto, esse processo de comunicação fica prejudicado pela falta de uso do sistema justamente por parte dos procuradores. Apenas 19% afirmaram usar o Sistema Único com muita frequência e 41% registraram que o SUI mais atrapalha do que ajuda a realização do trabalho.
De acordo com o mapeamento de processos de trabalho, a maioria das atividades referentes ao uso do sistema fica sob a responsabilidade dos secretários de gabinetes que, em muitos casos, não são formados em Direito, utilizando o sistema sem a percepção do valor que
a sua atividade tem para a estratégia da organização. Desse modo, pode-se concluir que os usuários – membros e servidores – não compreendem como sua relação com o sistema está ligada à geração de conhecimento para a instituição.
Infere-se que um maior envolvimento dos membros no uso do sistema promoverá um fluxo de comunicação descendente – da chefia para os subordinados – mais qualificado. Tal afirmação decorre do registro que apontou como a interação mais proveitosa para a execução dos trabalhos aquela que ocorre com a equipe interna do gabinete. A comunicação interpessoal foi identificada como a mais proveitosa no ambiente de trabalho, seja por meio de conversas com colegas de trabalho ou de orientações da chefia.
Verifica-se também a necessidade de investimento para a ampliação da quantidade de cursos oferecidos, pois 83% dos membros e 84% dos servidores afirmaram não terem sido treinados para operar o sistema. Após o Projeto de Modernização dos Gabinetes, a instituição ampliou os investimentos em capacitação de membros e servidores com a oferta de cursos referentes ao sistema, na plataforma de educação a distância (EAD). Ao serem capacitados os procuradores podem impulsionar o uso correto, ao utilizarem e agirem como disseminadores acerca da importância do uso correto do sistema, colaborando para o amadurecimento da gestão do conhecimento e a geração de valor para a instituição.
Além disso, a reformulação dos conteúdos das capacitações com base nos fatores de construção de sentido pode contribuir na assimilação do conhecimento necessário para o uso correto do sistema, pois 17% acreditam que os cursos são focados no sistema e não no usuário e outros 17% afirmam que o treinamento abordou apenas parte do sistema. A adaptação do conteúdo aos fatores de construção de sentido pode auxiliar na compreensão do sistema na gestão da informação e do conhecimento, bem como do seu impacto na estratégia da organização. O enfoque do conteúdo deve ser orientado ao usuário.
Devido à abrangência do sistema e a sua missão ter nascido da necessidade de tramitação de processos e procedimentos no âmbito do MPF, a visão estratégica ainda está em fase de construção entre os integrantes do comitê de governança e da própria área negocial. Isso se reflete na dificuldade de identificação, a partir da análise das atas disponibilizadas na Wiki MPF, de quais são os critérios utilizados para o aperfeiçoamento do SUI. As atas trazem predominantemente discussões técnicas que se refletem nas estratégias de comunicação.
Além de serem observados os fatores de sensemaking, as estratégicas de comunicação organizacional podem se basear na resposta da seguinte pergunta: de que forma essa nova funcionalidade se relaciona com a gestão estratégica do MPF e qual o papel do usuário?
5.2 Fatores retrospectivo, social e contínuo: periodicidade e segmentação dos conteúdos