Nível de maturidade em Gestão do Conhecimento do MPF

O diagnóstico de maturidade de GC ocorreu com base na avaliação das dimensões da estrutura de GC em uma escala de 1-5, levando em consideração as capacidades da organização em comparação com melhores práticas identificadas. O resultado trouxe um perfil de maturidade da organização e a identificação de níveis de prioridade para implantação de melhorias. Na régua de maturidade da GC da PwC, o MPF ficou no nível 2, de conceituação.

No macrotema governança e processos, que obteve pontuação 2 de acordo com a metodologia PwC, observou-se a necessidade de compreensão de práticas de GC, pois é partilhada por uma parte apenas da organização; há falta de estratégias específicas definidas para integrar os princípios de GC em todas as áreas da instituição; e existe a intenção de iniciar a integração de princípios em planos já existentes. Mais especificamente em relação aos processos, percebe-se que há análise limitada de fluxos de conhecimento e integração com os princípios de GC; há documentação de procedimentos básicos, mas que não são conhecidos nem utilizados por todos; inexiste a análise de risco de perda do conhecimento; e alguns princípios de GC são adotados isoladamente por algumas áreas. Com base nesse diagnóstico, sugeriu-se criar uma estratégia de GC para organização integrada com a estratégia institucional, a adoção de uma estrutura de GC integrada com os processos organizacionais e a tecnologia; e a análise dos processos de GC adequando-os à estratégia de GC organizacional. Observa-se que a estratégica sugerida corrobora com a construção de sentido necessária para que os usuários tenham uma visão mais abrangente e sistêmica da organização.

Com pontuação 2,2, o macrotema cultura destacou-se o reconhecimento das lideranças na necessidade de requisitos de GC mais efetivos, o interesse de algumas áreas no tema e a aptidão para atuação por meio da GC, a necessidade de clarear o papel da GC no MPF e de capturar formalmente o conhecimento em geral. Esses fatores estão ligados ao conhecimento compartilhado entre equipes e colegas próximos, conhecimento não codificado e compartilhado em escala, perda de conhecimento com movimentação dos indivíduos na organização, falta de treinamento formal quanto aos princípios fundamentais da GC e responsabilidade de

capacitação difusa entre a Escola Superior do Ministério Público da União (ESMPU) e o Centro de Educação e Desenvolvimento Profissional2. Entre as oportunidades observadas, estão: o encorajamento de uma cultura de compartilhamento e captura de conhecimento, a promoção de práticas de gestão do conhecimento a partir da liderança, a criação de mecanismos formais para documentar e validar documentos, a identificação, o mapeamento e a disponibilização das fontes de conhecimento da organização para os usuários e a criação de mecanismos formais de disseminação do conhecimento a partir de fontes únicas. Nesse macrotema, o papel das lideranças aparece como diferencial para que haja o compartilhamento de conhecimento, isso se reflete também no uso do Sistema Único de Informações, no qual os membros do MPF devem ter uma atuação mais ativa e orientativa em relação aos dados e informações que devem ser inseridos no sistema.

Quanto ao macrotema conteúdo, foram destacadas as vertentes da qualidade e da gestão. Identificou-se a existência de alguns padrões de qualidade internos como a revisão e consistência, bem como variabilidade de padrões e qualidade dentro de equipes. Observou-se ainda padrões e processos institucionais não reforçados e cobrados. Na análise da gestão, os seguintes fatores foram caracterizados como limitados: a organização de fontes de informação e o conteúdo ofertado nos sistemas de informação, que ocorre de acordo com a avaliação dos provedores com pouca interação com o usuário. Faltam mecanismos eficientes para a captura da percepção dos usuários e não existência de indicadores de mensuração de sucesso de práticas de GC. Como oportunidades de melhorias, o documento (BRASIL, 2015f) lista a criação de padrões e modelos para documentação do conhecimento e disponibilização aos usuários, revisão de documentos e de processos de atualização de conteúdo nas ferramentas e fóruns, aprimoramento de métodos de feedback e requisição de informação, bem como a avaliação da facilidade de acesso e frequência que são encontradas as informações necessárias com o uso das ferramentas de informação.

No diagnóstico, o macrotema tecnologia e infraestrutura recebeu nota 2,4. No ambiente organizacional do MPF, há uma navegação de dados com indexação limitada de fontes de informação, com esforços e iniciativas para consolidar as fontes fragmentadas de informação, ferramentas específicas em algumas áreas que suportam a GC e com pesquisa de busca simples, e interfaces de sistemas difíceis de uso. Em relação às ferramentas, foram apontados, ainda, que os mecanismos de captura de dados refletem o que se encontra facilmente acessível, sendo que

2 _{Criado em 8 de outubro de 2014 por meio da Portaria SG/MPF nº 1218 e transformado em Secretaria de Educação}

os requerimentos não são facilmente compreendidos; há a existência de relatórios disponíveis, mas que não possuem base em GC, e não existem acordos de níveis de serviço para todas as áreas de suporte. Nas oportunidades de melhoria, destacam-se a criação de procedimentos para a captura, mensuração e revisão da qualidade do conteúdo; o aperfeiçoamento de relatório de maneira que contenham estratificações e as informações requisitadas pelos usuários; alinhamento com a estratégia de tecnologia da informação com a de GC, a implantação de acordos de níveis de serviços para a área de TI com o intuito de aumentar a eficiência da resolução de problemas, a indexação de fontes de informação (tácitas e codificadas) e o aperfeiçoamento de mecanismos de busca das ferramentas de informação.