A Gestão de documentos e o ciclo de vida dos documentos

4 _{Norma ISO 15489:2001 Information and Documentation – Records Management. Publicada pela} International Organization for Standardization (ISO). Regula a gestão de documentos produzidos nas organizações públicas ou privadas. A primeira versão foi publicada em 2001. Em 2016 foi publicada uma atualização.

A abordagem da três idades, ou ciclo de vida dos documentos, assim nomeada por alguns, surge em 1961, na França, a partir da visão de Yves Pérotin (“L´administration et les trois âges des archives”). Trata-se de um relatório para o diretor do arquivo nacional da França, após uma visita aos arquivos americanos a fim de conhecer a processo de gestão de documentos (KERN, HOLGADO, COTTIN, 2015).

A abordagem das três idades é uma modelo operacional que não é admitido universalmente como um princípio arquivístico. Parece ter uma melhor aceitação na arquivística norte-americana e nos países da América Latina. Segundo Kern, Holgado e Cottin (2015), que fazem uma revisão sobre a história do ciclo de vida dos documentos e seu alcance mundial, o termo “ciclo de vida” surge na América do Norte nos anos 1980. A abordagem é baseada na ideia de que um documento tem vida similar à de um organismo biológico: ele nasce (fase de produção), vive (fase de conservação e utilização) e morre (destino final), considerando ou não a fase de arquivamento definitivo.

Nos anos 1970, a representação do ciclo de vida do documento, que ainda não era conhecido com essa nomenclatura, era uma forma de os gestores controlarem os documentos provenientes do mundo digital e, assim, garantir sua integridade e autenticidade. Com esse contexto de nascimento dos documentos digitais, carregado de muitas dúvidas em relação à preservação, guarda, originalidade, autenticidade e outras questões, pareceu adequado adotar um modelo em que fosse possível ou necessário acompanhar todo o ciclo de vida do documento, para se tenha um visão do seu percurso.

A adoção do modelo de ciclo de vida parece ser uma solução no emaranhado de dúvidas que os gestores de documentos tinham até então. Embora seja controvertida a sua adoção em muitos arquivos, é um modelo referendado nas normas de gestão de documentos. Não obstante seja possível considerar um maior número de fases do documento, além das três, a aplicação do ciclo de vida tem mais impacto de aplicação prática do que conceitual, como atesta o trabalho de Kern, Holgado e Cottin (2015). O maior impacto assinalado pelos autores diz respeito ao papel e responsabilidade dos atores intervenientes na gestão do ciclo (produtores, profissionais da gestão documental, arquivistas, usuários, etc.).

Neste trabalho de revisão conceitual, com mais de 50 definições de ciclo de vida dos documentos, em diferentes autores e culturas, considerou-se pertinente à

abordagem feita pelos autores desse conceito atrelado à origem da gestão de documentos, o que levou à compreensão da relação entre os dois conceitos, que a seguir tentou-se explicar.

Os autores apresentam algumas conclusões já sedimentadas sobre o ciclo de vida dos documentos. Kern, Holgado e Cottin (2015) constatam que a origem do ciclo de vida ou abordagem das três idades não tem necessariamente origem no relatório norte-americano da Comisão Hoover (1948-1949), nem no manual de Schellenberg (1956). Essa abordagem tem origem na tradição do Registrature, ou Registratum, que se baseia na tradição arquivística clássica até a Revolução Francesa. Nessa época, o arquivo era o lugar de registro de atos notariais que serviam primeiramente às instituições e às pessoas, para provar seus direitos. Ocorria, então, a eliminação de documentos considerados desnecessários e eram conservados aqueles ainda úteis, sem que tivessem necessariamente uma função histórica.

Com a concepção histórica da arquivística do século XIX, a gestão de documentos nas entidades produtoras é proposta por administradores ou secretários, uma vez que somente a gestão dos arquivos ditos históricos fora proposta pela arquivística nas administrações. O fosso entre produtores de documentos e arquivistas se amplia: estes ignoram o que fazem aqueles e vice- versa. (KERN, HOLGADO E COTTIN, 2015).

A partir da segunda metade do século XIX, com o desenvolvimento das técnicas administrativas e de reprodução, aumentou consideravelmente a massa documental. Os arquivos se veem repletos e sem espaço suficiente para abrigá-los. A gestão de documentos nasce para administrar o espaço de conservação e proceder às eliminações de maneira racional, para desafogar os depósitos dos arquivos, ainda que a realidade dos arquivos intermediários funcione, em alguns casos, como debeladores do processo de eliminação racional ditada pela gestão dos documentos.

Kern, Holgado e Cottin (2015) afirmam que o primeiro a abordar o conceito de percurso do documento é Jósef Paczkowski, arquivista polonês, em 1928, que apresenta um artigo sobre o assunto na administração moderna e sua importância para a ciência histórica. Porém, Paczkowski cita Eugenio Casanova, arquivista italiano que, em seu manual de 1928, afirma que o os arquivos são uma realidade que nasce de uma fonte comum e que vive a sua própria vida e depois morre.

Alguns anos mais tarde, o arquivista norte-americano Philip Coolidge Brooks, em 1940, faz referência às diferentes etapas da história de vida de um conjunto de documentos. Ainda, nesse documento de 1940, Brooks conclui que quanto mais cedo for realizado o processo de seleção na história de vida de um documento, melhor é para todas as pessoas envolvidas; assim, a cooperação entre o produtor e o arquivista pode ser estabelecida mais cedo e o trabalho de cada um será facilitado.

Outro autor citado por Kern, Holgado e Cottin (2015) sobre o percurso do documento é Adolf Brenneke que, em 1953, descreve que “O percurso de vida dos dossiês” é conduzido da chancelaria para o registratum.

Em 1956, Schellenberg, diretor do Arquivo Nacional dos Estados Unidos, menciona na obra “Arquivos modernos: princípios e técnicas” a duração de vida dos documentos. Ele afirma que a gestão de documentos compreende toda a duração de vida de grande parte dos documentos. Schellenberg teoriza a visão diferenciada, porém englobante, de gestão de documentos (records management) e arquivos (archives management).

Schellenberg também se atém aos vários critérios que permitem distinguir os documentos de arquivos, a saber, o valor primário e o valor secundário de informação para avaliá-los. Ele evidencia dois períodos do documento: o da administração (valor primário) e o da história (valor secundário).

Outro autor importante a discutir o percurso do documento é Yves Pérotin, que publica “L’adminstration et les trois âges des archives”, em 1961, destinado aos administradores da França. Pérotin estabelece distinção entre documento corrente da administração e documento permanente, do arquivo histórico. A importância dessa distinção é o fato de chamar a atenção para a fase corrente do documento a fim de garantir a criação dos arquivos permanentes de qualidade. O autor sistematiza as bases da abordagem das três idades instituída no modelo de administração de arquivos da França. Porém, os franceses demoram a aceitar a ideia de ciclo de vida do documento e a gestão de documentos.

Contudo, a necessidade prática demanda a criação do Centre des archives contemporaines, em 1969, para receber os arquivos da administração, antes de

serem recolhidos definitivamente ao Arquivo Nacional da França.

Em síntese, o que se pode destacar da revisão de Kern, Holgado e Cottin (2015) quanto ao ciclo de vida e a gestão de documentos é:

 Há unanimidade na compreensão de que o ciclo de vida é constituído de etapas da existência de um documento desde sua criação até a sua função/destinação final. O conceito de ciclo de vida não aborda, porém, o arquivamento definitivo, que vem após a definição da sua destinação final (destruição ou conservação final).

 Os norte-americanos se referem ao ciclo de vida da informação ou ciclo de vida do registro, mas não do documento.

 Os australianos adotam records continum e registrum continum e documento continuum em lugar do termo ciclo de vida, mas consideram de maneira particular a existência de etapas na vida do documento.

 Para os franceses, a noção de ciclo de vida confunde-se com a “teoria” das três idades. Ao se buscar o termo ciclo de vida no dicionário terminológico do Arquivo Nacional da França, o leitor é redirecionado para o termo “Teoria das três idades”, definido como a noção fundamental sobre a qual repousa a arquivística contemporânea. Desse modo, todos os documentos passam por três períodos: corrente, intermediário e definitivo ou permanente.

 As normas ISO 15489 (2001) e ISO 30300 (2011) não definem o termo ciclo de vida, embora incorpore os seus preceitos.

 As bases do ciclo de vida dos documentos e a teoria das três idades são a principal sustentação teórica da arquivística contemporânea, por considerarem, de maneira completa, a trajetória do documento do nascimento até a extinção definitiva.

 As concepções básicas do ciclo de vida e da gestão de documentos sustentam as atividades necessárias à gestão dos documentos digitais, complexos e em constante evolução.