Abordagem das três idades ou ciclo de vida dos documentos

A abordagem das três idades divide o tempo de vida do documento em três fases e se baseia em dois valores que os arquivos têm ou podem ter: o valor administrativo e o valor de testemunho histórico, e considera ainda a frequência de uso deles na instituição que os criou (COUTURE e ROUSSEAU, 1998).

Os canadenses denominam as fases de “ativos”, “semiativos” e “inativos” e, os norte-americanos, de “correntes”, “intermediários” e “permanentes”. Os documentos que cumprem valor administrativo, por terem um tempo de vida definido

por sua validade legal, são chamados “correntes”. Os documentos que, cessado o valor administrativo, são selecionados por seu valor de testemunho histórico são recolhidos aos arquivos permanentes.

Os norte-americanos criaram a expressão Records Management para as práticas de organização e uso dos documentos na fase corrente. Também são utilizados os termos gestão de documentos, gestão de arquivos e gestão de arquivos vivos. Os franceses demoraram a aceitar a divisão dos documentos em ciclos de vida. Assim que o documento é criado, usam o termo arquivo contemporâneo para as atividades de seleção, triagem e recolhimento em arquivos permanentes.

Os documentos intermediários são aqueles que ainda podem ter valor administrativo ou que ainda precisam de avaliação antes de ser considerado seu valor de testemunho. Na prática, o documento intermediário é uma criação para a fase intermediária; é uma solução econômica e de contingência para evitar o excesso de documentos em arquivos permanentes. O conceito nasceu nos Estados Unidos, a partir dos anos de 1940, como alternativa para gerenciar e controlar a grande quantidade de documentos produzidos pelos setores administrativos, fenômeno conhecido como “explosão documental”.

As tecnologias informatizadas influenciam o processo de produção e reprodução da informação e possibilitam, também, a democratização do acesso à informação; têm sua fundamentação na criação dos trabalhos do inglês Hilary Jenkison e do norte-americano T.R. Schellenberg, que propõem a separação entre arquivo administrativo e arquivo histórico como solução moderna para o problema do acúmulo de documentos.

Schellenberg (2002) define arquivos correntes e destaca sua importância para a formação dos arquivos permanentes. Ressalta a importância dos processos de seleção e avaliação na transposição de um ciclo para outro. Com isso, nascem alguns dos importantes instrumentos da administração dos arquivos, como os instrumentos de Quadros temporalidade e destinação dos documentos e as políticas de seleção e avaliação.

Ao longo do desenvolvimento da arquivística, muitos autores passaram a estudar a funcionalidade desses princípios aplicados às práticas de organização da informação. Elas sofreram críticas, mas o que se pode perceber é que nenhuma foi

capaz de refutar completamente esses princípios norteadores das atividades dos arquivos.

Alguns autores, como Luciana Duranti (2001), Bruno Delmas (2001), Fernanda Ribeiro (2001), Terry Cook (2001), Paulo Conway (2015) e Jennifer Meehan (2009), partem do princípio de que na contemporaneidade, as tecnologias da informação e comunicação trazem desafios que precisam ser considerados nas práticas da Arquivística. Desse modo, muitos elementos definidos pelos princípios de fundamentação da arquivística precisam ser revistos. Eles são unânimes em afirmar que a contemporaneidade provocou mudanças na natureza dos arquivos, na criação dos documentos, na utilização e nas formas de acesso.

Luciana Duranti (2001) ressalta a importância crucial que a ciência arquivística deve ter com a produção do conhecimento atual, por seu papel de preservar e possibilitar o uso dos documentos hoje criados e acessados em meio digital. A autora sustenta que os arquivos devem ser vistos como sistemas integrados ao processo de produção do conhecimento, e não instituições passivas à espera de receber o que restar do processo de criação do conhecimento. Ela defende a intervenção neste processo, principalmente a partir dos princípios da diplomática, que podem assegurar o registro do conhecimento e, também, seu papel enquanto registro das ações humanas.

Os estudos de Duranti (2001) consideram que os processos hoje acontecem na sociedade digital, principalmente na web, que é dinâmica e opera em termos de processo. Destaca que a arquivística deve considerar os aspectos relacionados ao modo de vida sistêmico, que requer a identificação das partes, das estruturas e dos processos, devendo ser capaz de descrever os relacionamentos existentes. Essa nova visão deve afetar todo o modo de fazer arquivístico.

Posição parecida tem o arquivista francês Bruno Delmas (2001), que destaca que a arquivística vive o contexto da sociedade da informação, deve conhecer os processos de comunicação existentes e entender que eles são determinantes para a prática atual. A produção, a troca e a conservação de informações, conhecimentos e dados tornaram-se elementos essenciais desse sistema nervoso mundial. Ele defende a aplicação dos tradicionais princípios da diplomática como forma de garantir o resgate da existência dos registros do conhecimento produzidos hoje. Destaca que os arquivos devem assumir novas funções neste contexto de criação

de registros e assumir uma posição mais ativa para assegurar que tenhamos uma sociedade com memória.

Fernanda Ribeiro (2001) defende o avanço da arquivística enquanto Ciência da Informação e, como tal, a área deve lidar com a informação social ou informação como produto social, dinâmico, às vezes imaterial. Para ela, a arquivística deve utilizar os recursos da teoria sistêmica como ferramenta de interpretação do fenômeno social.

Angelica Menne-Haritiz (2001), ao discutir as questões da contemporaneidade relacionadas aos aspectos de armazenamento e acesso, destaca que as possibilidades de acesso aos arquivos demandam mudanças nas práticas de organização e descrição dos documentos, antes centradas no objetivo da preservação; atualmente, porém, devem voltar-se para atender às diferentes possibilidades de acesso, tanto fisicamente quanto por meio das tecnologias de informação.

Esses autores apontam que as mudanças que vêm ocorrendo na área dos arquivos são importantes e merecem estudos sobre seus reflexos, tanto do ponto de vista teórico quanto metodológico, para fortalecer a arquivística como uma área de conhecimento científico consolidada. A história da concepção do percurso do documento foi abordada novamente no item sobre a Gestão de Documentos.