Capítulo 5. A Finalização da Extensão
5.2 A Implementação Efectiva do Plano de Acções
Após a identificação do plano de acções para a finalização da implementação, e tendo o mes- mo sido discutido com a equipa responsável pela extensão do SGI, procedeu-se à sua aplica- ção prática. Tal como se pode verificar, foram identificadas, sobretudo acções de revisão e verificação dos mecanismos que já estavam em execução. Contudo, também se identificaram algumas implementações que deveriam ser elaboradas de raiz, sobretudo no que toca à res- ponsabilidade social, que, como se viu no diagnóstico de integração, era a vertente do sistema mais atrasada (por exemplo a gestão de partes interessadas, aspectos significativos de respon- sabilidade social, identificação de situações de emergência, etc.) (Ver Anexo I).
Em termos gerais, as acções identificadas foram implementadas, salvo algumas excepções que, por determinadas razões, não foram efectuadas de forma completa. O resumo da imple- mentação que foi efectuada é apresentado na Tabela 16, onde, para cada tarefa identificada no planeamento, se apresenta o estado de execução e razões para possíveis falhas.
Para a omissão na implementação de algumas das acções contribuiu, em muito, a necessidade de proceder rapidamente às implementações, tendo em conta a realização da auditoria externa, assim como, a falta de exemplos práticos associados às implementações dos sistemas de ges- tão da IDI e RS. Também, considerando a discussão sobre a aplicabilidade das normas, e so- bretudo no que toca à questão de IDI, geraram-se algumas dúvidas sobre a interpretação das mesmas, dificultando a implementação no terreno das acções identificadas (por exemplo a execução da previsão tecnológica e a avaliação de resultados de IDI).
Tabela 16 – Resumo da implementação do plano de acções
ID Plano Tarefa Observações à execução Falhas na implementação e razões
2 5 Revisão da política do SGI (IDI). -Elaborada a revisão da política e do manual. ----
3 22 Implementação de melhorias relativas aos procedi-mentos de gestão de interfaces e da produção do
conhecimento. ◌
-Foi revisto o procedimento e registos existentes, verificando-se responsabilidades, potenciais parceri- as, rectificação de conceitos.
-Não foi formalmente evidenciada a previsão tecnológica de forma independente. Foi decidido pela equipa SGI realizar a previsão tecnológica apenas na revisão pela gestão.
4 23
Implementação de melhorias relativas aos procedi- mentos de gestão de ideias e avaliação de oportuni-
dades.
-Foram definidos critérios para aprovação de ideias, criado um mecanismo de retenção de ideias rejeitadas (bolsa de ideias) e revistos os documentos e registos respectivos.
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5 24
Inclusão da gestão da propriedade intelectual.
● -Foi revisto o código deontológico de forma a incluir uma cláusula de confidencialidade (ver Anexo I).
-A questão da gestão da propriedade intelectual foi reduzida, por interpretação da equipa SGI como suficiente, à confiden- cialidade e introduzida apenas no código deontológico não sendo devidamente tratada.
6 18
Estabelecimento de procedimento para documentar e avaliar de modo regular os resultados de IDI (inclu-
indo dados de Indicadores). ○ -Revisão dos indicadores associados aos resultados de IDI e sua actualização (integração de informação).
-Foi reduzida à questão da avaliação de resultados à identifi- cação de indicadores associados ao processo de gestão e estra- tégia, devido à dificuldade em auferir o que representa resul- tados de IDI (estado muito precoce do sistema).
7 15 Criação de registos de projectos de inovação em cursos ou executados no passado -Foi realizada a organização de documentação asso-ciada a projectos de IDI verificados no passado. ----
9 4;17
Estabelecimento de procedimento para requisitos legais e outros subscritos e avaliação da conformida- de com os mesmos.
-Foram verificados os requisitos legais aplicáveis, mantendo-se algumas das subscrições advindas das implementações segundo a SA8000. Decisão da equipa de SGI em não elaborar o procedimento do- cumentado por se ter considerado que os requisitos aplicáveis estavam praticamente reduzidos ao código de trabalho.
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10 4
Estabelecimento de procedimento para PI e Aspectos de RS.
●
Foi elaborado o procedimento conjunto de PI e As- pectos de RS, os respectivos impressos e o registo da identificação e avaliação da significância das PI (ver Anexo I).
-Faltou o planeamento formal do envolvimento das partes interessadas e a identificação de métodos de avaliação da eficácia do plano de envolvimento de PIS;
-Também foi elaborada de forma muito simples, por opção da equipa, a verificação de acções relativas aos aspectos de RS (ver tarefa 12).
11 5
Revisão da política de SGI (RS).
●
-Verificação do envolvimento das PIS na política do SGI, através da sua subscrição e nova subscrição do código deontológico (colaboradores, fornecedores e accionistas).
-Faltou a comunicação com os clientes da política do SGI, o que limitou o seu envolvimento.
12 6 Actualização do planeamento do SGI. ● -Foi revisto e actualizado o registo do planeamento do SGI. -Falha ao nível do registo de objectivos e programas de res-ponsabilidade social, associados aos aspectos de RS e a for- mas de envolvimento das partes interessadas.
13 16 Envolvimento de fornecedores. -Foi obtida através do código deontológico a garantia
Capítulo 5: A Finalização da Extensão
ID Plano Tarefa Observações à execução Falhas na implementação e razões
disposições da política do SGI.
14 18 Distribuição de questionários a partes interessadas. ---- ----
16 19 Elaboração de procedimentos de identificação de situações de emergência, o seu impacto e acções de
minimização.
-Foi identificado um procedimento, não documentado para verificação de situações de emergência, tendo sido feita uma avaliação das mesmas de acordo com o seu impacto nos aspectos de RS considerados signifi- cativos (ver Anexo I).
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17 18 Revisão e actualização do quadro de indicadores (Q+IDI+ RS). ---- ----
18 20 Análise dos dados associados às várias normas (qua-dro de indicadores, resultados de IDI, questionários partes interessadas, preocupações). ●
-Foi elaborada a actualização do quadro de indicado- res, e elaborada a análise de questionários das partes interessadas, etc.)
- Falha ao nível da avaliação dos resultados de IDI, resultante da má definição associada ao procedimento de avaliação de resultados de IDI (ver tarefa 6).
19 3 a 21 Revisão de todos os aspectos de ligação com o SGQ original e da sua pertinência e aplicabilidade. ●
-Foram revistas as respostas que o SGQ dava, nome- adamente: sistemas de gestão, comprometimento da gestão, atribuição de responsabilidades, comunicação, definição do representante da gestão, gestão de recur- sos (incluindo recursos humanos e formação, ambien- te de trabalho), concepção e desenvolvimento, rela- ções com fornecedores, fornecimento do produto, medição, análise e melhoria.
-Falharam aspectos associados à clarificação da comunicação, no que toca à definição de formas de comunicação com a parte interessada cliente.
20 2 Revisão documental. -Foi realizada a revisão e aprovação da documentação
e a sua divulgação através do servidor IBG. ----
21 todos (1) Revisão final (processos, manuais, procedimentos, registos e impressos). ---- ----
22 3, 8, 18,
22, 23 Revisão pela gestão.
-Foi elaborada, mesmo que com atraso, a revisão pela gestão, onde se abordaram: auditorias anteriores; satisfação do cliente; desempenho dos processos; outros pontos (satisfação de colaboradores e famílias, previsão tecnológica, potenciais parcerias, ideias e inovações, avaliação de resultados de IDI e RS e partes interessadas).
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Legenda: - Execução completa ● – Execução quase completa ◌ - Execução deficiente - Tarefa não executada
Contudo, e apesar das limitações verificadas na implementação, considerando o estado de execução descrito na Tabela 16, procedeu-se à auditoria de acompanhamento do SGQ, assim como as auditorias de RS e IDI. Relativamente à gestão da inovação apenas foi realizada a auditoria de fase I, deven- do avançar-se para a auditoria de fase II posteriormente. Já no caso da RS foram realizadas ambas as auditorias de fase I e II, após as quais se pôde obter o certificado oficial, à semelhança do que aconteceu com o sistema de gestão da qualidade.