A integração entre pessoas, setores e processos

Como já vimos, o projeto de implementação do programa de gerenciamento da cadeia de suprimentos foi denominado projeto CONEXÃO. Como o próprio nome diz, o projeto visava a integração dos diversos elos que compõe a cadeia de suprimentos da V&M do Brasil. A empresa até então não possuía seus processos integrados, o que gerou um impacto muito forte nas práticas organizacionais com a implantação da nova ferramenta.

Com relação à integração das pessoas, percebe-se que a relação entre os usuários envolvidos se tornou mais estreita. As narrativas que se seguem demonstram as mudanças ocorridas nas relações de trabalho:

Eles não estavam tão acostumados a ter tanto trabalho assim em conjunto. Você passa a trabalhar muito mais em conjunto com as áreas de vendas, produção, etc. Você tem que trabalhar mais em equipe, e nem sempre todas as pessoas estavam preparadas pra isso, cada um ficava muito no seu mundinho ali planejando, ou recebendo o plano, ou consolidando, e tinha pouco envolvimento com as áreas, então você um pouco que aceitava do jeito que vinha (Gerente).

[...] eu quero é a melhor produtividade, pra mim não interessa se ele vai faturar esse mês ou vai faturar mês que vem, pra mim não aparece faturamento, aparece produção, então esse individualismo tende a acabar (Gerente).

Um atributo marcante no trabalho das pessoas antes da implementação do programa de GCS era o isolamento. Cada um trabalhava de forma independente, sem se preocupar com as tarefas executadas pelos demais usuários. Com a implantação do sistema, a comunicação entre as áreas fez com que as práticas passassem a ser compartilhadas com outras áreas integrantes da cadeia de suprimentos. Uma das características desses sistemas integrados é romper supostos “castelos” existentes na organização, funções que pelo elevado nível de especialização faz com que os indivíduos se limitem às suas tarefas (o seu “mundinho”) não participando de outras atividades, muitas vezes, complementares ao seu trabalho. Está implícito no segundo texto acima, a ilustração de uma situação em que a disponibilidade de informações de outros setores quebra um pouco a fixação do trabalhador em uma única tarefa.

A integração de setores se traduz em uma outra mudança nas práticas. Com o compartilhamento das informações, as áreas passam a atuar de forma integrada, com uma tarefa de um setor afetando a tarefa de outro. Alguns depoimentos expressam a nova dinâmica na execução das práticas organizacionais:

A gente sabe perfeitamente onde mexeu, o quê que mexeu. Temos condição de questionar, ver o que mudou pra pessoa mexer daquela forma, então assim, pra área de vendas, muito que estava só no domínio deles passou a ser do domínio do planejamento também (Gerente).

[...] esse número é meu, não, é o número de planejamento agora, todo mundo tem acesso, no detalhe (Gerente).

É muito importante porque deixa de ter estratégias locais, pra ter uma estratégia consolidada (Gerente).

O planejamento agora ele foi separado em tático e operacional. O tático que é o planejamento de vendas, na verdade ele virou o planejamento de vendas e o plano de produção. O planejamento de produção ficou de fato o seqüênciamento, é como se ficasse o PP/DS no planejamento da produção e o planejamento de vendas mudasse o nome pra planejamento tático e ficasse em DP com SNP (Gerente).

No primeiro texto, o Gerente detalha a junção ocorrida entre a área de vendas e a área de planejamento com a implementação do SAP APO. Com isso, é possível saber quais foram as modificações em determinada tarefa procedidas por uma área, pois essas mudanças têm reflexo imediato no outro setor envolvido diretamente na tarefa. Pela segunda narrativa está subentendido que as informações de um setor compõem, a partir de então, a única base de dados existente e de acesso geral. Com isso, os resultados passam a ser globais, não existindo separação entre os números do planejamento e os números de vendas.

No último trecho, o gestor expõe a mudança ocorrida com a integração do planejamento de vendas (DP) ao plano de produção (SNP), gerando assim o planejamento tático da empresa. Antes da implementação do programa os planos eram isolados, sendo agora integrados pelo SAP APO. Do mesmo modo, o planejamento da produção propriamente dito passou a ser feito no módulo PP/DS (planejamento e programação detalhada da produção) passando a se chamar planejamento operacional. Toda essa movimentação gerou novas qualificações para os usuários que antes trabalhavam isolados em suas áreas.

Apesar disso, fica silenciado pelos gestores que a partir da integração das tarefas, os usuários passaram a se sentir mais “vigiados”, já que toda ação executada em uma etapa da cadeia de suprimentos é refletida em outras etapas e em outros setores da organização.

Mais um discurso ilustra a integração promovida com a implementação da nova ferramenta de planejamento na empresa:

[...] quando o DP recebe a demanda ele fica esperando pela resposta do SNP. Antes de qualquer coisa, em qualquer ciclo de planejamento, é a rodada do DP. Então o SNP devolve um plano pro DP, válido, e toda essa conversa é feita primeiro com as áreas de vendas, pra depois de fato gerar um plano de produção inicial (Gerente).

O texto retrata a interligação dos módulos de planejamento da demanda (DP) e planejamento de médio e longo prazo (SNP) e a integração dos setores que o utilizam, o que tornou o planejamento mais colaborativo e transparente à todos os envolvidos na gestão da cadeia de suprimentos. Ao elaborar um plano no DP, esse é então enviado ao SNP, gerando simulações de cenários de produção. Quando o melhor cenário é escolhido, esse é então devolvido ao DP, que aguarda a resposta para que os usuários possam dar continuidade aos trabalhos dentro da cadeia. Caso alguma das etapas seja interrompida por qualquer motivo, os usuários que trabalham no módulo seguinte ficam parados, aguardando a resposta do anterior.

Além da integração de pessoas e setores, a implementação do programa de supply

chain também possibilitou a integração dos processos da companhia, antes isolados. Nos

discursos abaixo, os entrevistados demonstram algumas mudanças que ocorreram nos procedimentos com a implantação do SAP APO:

Acho que o principal ganho do APO, olhando ele como um todo vai ser a integração de toda a cadeia de processos. Qualquer alteração que tiver no final do processo vai ter reação imediata no início da cadeia (Técnico).

Você tinha ao longo da cadeia o planejamento em partes isoladas, e com o supply

chain você viu que cada etapazinha do processo tem um recurso gargalo lá, que a

área tem que assimilar uma melhoria pra aquele recurso (Técnico).

[...] a unificação da plataforma de trabalho, todo mundo trabalhando numa mesma plataforma, com os mesmos tipos de dados, isso foi muito benéfico pra gente, porque nós começamos a acompanhar um dado e vê-lo na seqüência de uma forma muito mais integrada até o final do processo dele (Analista).

No primeiro texto, verifica-se que a “integração da cadeia de processos” promoveu o domínio acerca das demandas de cada etapa da cadeia de suprimentos por parte dos usuários. Como já visto, toda alteração realizada nos processos finais da cadeia tem reflexo imediato nos procedimentos iniciais.

Além disso, percebe-se no segundo trecho que as “partes isoladas” – ou setores que antes trabalhavam sem qualquer interação com os demais – foram extintas, pois o sistema consegue controlar e evidenciar como os elos da cadeia se interligam e quais são os “gargalos” (recursos cuja capacidade já está esgotada em determinado período) de cada área. No último texto, o Analista elucida o benefício trazido para a prática com a utilização de uma

base de dados única, sendo possível acompanhar cada etapa da cadeia de suprimentos do início ao fim.

O resultado conseguido com a integração dos processos que compõe a cadeia de suprimentos da organização foi conseqüência da possibilidade de existência de um comportamento cooperativo entre todos os elos da cadeia, minimizando a probabilidade de quebra da seqüência das tarefas que fazem parte do processo logístico. Para a organização estudada, a afirmação de Bowersox e Closs (2001) é considerada válida: a colaboração entre os indivíduos participantes da cadeia somente é alcançada quando eles são capazes de compartilhar informações durante todo o processo. Procurando integrar-se de maneira efetiva, a organização estudada optou pela substituição dos sistemas de planejamento existentes, fator que alterou significativamente a prática dos funcionários. A análise desse impacto será feita no próximo tópico.