A Museum Documentation Association

A par do CIDOC e dos exemplos que escolhemos para ilustrar o papel dos EUA e do Canadá no desenvolvimento da documentação em museus, é obrigatório reconhecer e explorar o importante contributo dado pelo Reino Unido nesta matéria. Não iremos alargar a nossa abordagem a outras instituições que também influenciaram o trabalho da gestão das coleções, como a Museums Association (MA), por exemplo, mas centraremos a atenção no contributo trazido pela Museum Documentation Association (MDA).

A MDA nasce em Fevereiro de 1977 como uma empresa, nascida no seio do Information Retrieval Group da MA (IRGMA), em consequência do trabalho aí desenvolvido numa altura em que os museus e os seus profissionais procuravam encontrar melhores e mais eficientes respostas em termos de documentação e gestão das coleções, motivados, como atrás referimos, pela maior procura de informação e pelas novas exigências colocadas pelo desenvolvimento científico nas mais diversas áreas. As novas tecnologias e os desafios colocados pelo processamento eletrónico de dados através de computadores são, também neste caso, o fator que despoleta o seu aparecimento.

Inicialmente, a MDA foi dirigida por Martin Porter, autor do Porter Stemming Algorithm56, um algoritmo que auxilia sistemas de recuperação de informação removendo as terminações morfológicas e inflexões de palavras escritas em inglês, e por uma equipa de especialistas entre os quais se destacam Andrew Roberts, que mais tarde também será responsável pela MDA, e Richard Light57, importantes investigadores sobre documentação de museus e autores de alguns dos textos mais relevantes sobre esta matéria. Na primeira década de existência a MDA centra a sua atenção na disponibilização de serviços de processamento de dados para museus, criando inclusivamente o MDA Computer Bureau em 1979 com esse fim. Recordamos que este é o tempo dos grandes mainframes aos quais poucos museus tinham acesso e que exigiam conhecimentos muito especializados para a sua operação e utilização.

Durante os anos oitenta, a MDA para além da participação em alguns projetos como o da criação da Social History and Industrial Classification (SHIC), um sistema de classificação que permite estabelecer relações entre objetos, documentos, fotografias, etc. guardados pelos museus tendo

56 _{Poderão consultar mais informação sobre este projeto em http://tartarus.org/~martin/PorterStemmer/index.html}

(Consultado em 14-12-2012).

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Tivemos a oportunidade de conhecer Richard Light e conversar um pouco sobre o tema do presente trabalho no âmbito do CIDOC. Essa aprendizagem foi importante também no esclarecimento de alguns pontos sobre o trabalho da MDA que não estão devidamente documentados e publicados.

como base uma qualquer atividade humana e o seu contexto, cria e lança em 1987 o MODES (Museum Object Data Entry System). O MODES é um software que permite o registo e gestão da informação sobre as coleções de museus acolhido com enorme sucesso na comunidade museológica britânica. Este conjunto de aplicações veio a ser adquirido, dez anos depois, pela MODES User Association (MUA) que é hoje a organização responsável pelo seu desenvolvimento e atualizações. Devemos referir que esta é uma situação completamente inédita, ao que conhecemos, mas muito interessante, dado que são os membros da associação que contribuem para o desenvolvimento das aplicações quer monetariamente, quer a nível conceptual e de conhecimentos científicos necessários para o efeito (MUA, 2012). Não é portanto surpresa que o MODES, dada a sua origem, seja uma aplicação baseada no MDA Data Standard e nas normas ISAD(G)58 e MAD II59, respeitando também o SPECTRUM e a norma EAD (Encoded Archival Description)60, específica para arquivos.

A última década do século passado é determinante na história e relevância que a MDA assume a nível nacional e, principalmente, internacional. Em primeiro lugar porque é nesta década, mais precisamente em 1993, que o SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard é pela primeira vez publicado, mas também pelos importantes projetos desenvolvidos pela MDA como a publicação do MDA Data Standard ou do livro Cataloguing Made Easy (HOLM, 1993) e ainda pelos lançamentos da SPECTRUM Adviser Network e do 24 Hour Museum, projetos com enorme repercussão na documentação das coleções e sua divulgação, respetivamente. Ainda nessa década foi lançada uma segunda versão do SPECTRUM. Esta norma veio colmatar uma falha numa área para a qual não existia, pelo que sabemos, regras definidas e globais: os procedimentos a utilizar na gestão e documentação de coleções. A sua criação é, sem qualquer dúvida, a realização mais importante que a MDA conseguiu pela importância que, alguns anos mais tarde, o SPECTRUM assumiu no contexto internacional.

Na viragem do século o contínuo sucesso nacional e internacional do SPECTRUM possibilitou a publicação dos Standards in Action (LONGWORTH; WOOD, 2000) e a continuação de um trabalho de acompanhamento e auxílio a todos os museus e instituições que, no Reino Unido,

58 _{ISAD(G): General International Standard Archival Description é a norma adotada pelo International Council of}

Archives (ICA) para identificar e explicar o contexto e conteúdo do material de arquivo de maneira a promover a sua

acessibilidade.

59 _{MAD II: Manual of Archive Description (2ª edição) é uma norma de descrição de material de arquivo inglesa que se}

concentra na ajuda que o sistema pode dar dentro de um repositório específico para a recuperação de informação (COOK, 1990).

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O EAD é uma norma XML que permite a descrição de material de arquivo de uma forma que permita uma leitura automática pelos sistemas informáticos, permitindo assim as pesquisas e a manutenção e intercâmbio da informação (SAA, 2010).

pretendessem adotar a norma. No entanto, em 2004, com a nomeação de Nick Poole como diretor da MDA inicia-se um processo de mudança da instituição que vai levar à sua refundação como Collections Trust, três anos mais tarde. Entretanto o trabalho de desenvolvimento do SPECTRUM não parou. Em 2005 é publicada a sua 3ª versão, editada por Gordon McKenna e Efthymia Patsatzi (MCKENNA; PATSATZI, 2005), como resultado de um processo de revisão da anterior versão, participado, em larga escala, pela comunidade museológica britânica. Este facto contribuiu de forma marcada para o sucesso do SPECTRUM, verificado na adoção massiva da norma pelos museus ingleses e no interesse demonstrado por esta norma nos fóruns internacionais sobre estes temas, como o CIDOC.

A partir de 2008 a antiga MDA, agora Collections Trust (CT), tem como missão auxiliar os museus, galerias, bibliotecas e arquivos a explorar o potencial das suas coleções, através da partilha do seu conhecimento e experiência, com uma visão que procura promover a excelência e questionar as práticas estabelecidas através da procura incessante de novas ideias e da promoção do debate e discussão pelos maiores especialistas sobre a matéria a nível internacional. Esta “internacionalização” está patente na promoção do SPECTRUM como uma norma verdadeiramente internacional, através do estabelecimento de parcerias com instituições de diferentes países, tendo em vista a sua tradução e utilização pelas comunidades museológicas locais, bem como na participação da CT em diferentes projetos internacionais, de entre os quais se destaca a Europeana.

No mesmo sentido, a CT lançou, em 2011, uma nova versão do SPECTRUM, a 4.0, que simplifica toda a norma, através da deslocação da informação sobre os aspetos legais específicos de cada procedimento para um capítulo específico sobre a legislação e políticas a considerar num processo de documentação, e da inclusão em cada um dos procedimentos de fluxos de trabalho em forma de gráfico que permitem uma compreensão mais fácil da norma e facilitam a sua implementação nos museus. Esta nova versão, mais simples de traduzir, é acompanhada por um apêndice que contem todos os requisitos de informação necessários para a correta utilização do SPECTRUM num sistema de gestão de coleções. Além disso, a CT, através do projeto Collections Link61, providencia um conjunto de recursos para quem pretenda utilizar aquela norma, nos quais se encontra o SPECTRUM Advice62 que são um conjunto de documentos com respostas às questões mais frequentes colocadas na prática de cada procedimento.

61 _{O Collections Link é um portal e ao mesmo tempo uma rede social onde podemos encontrar vários recursos e}

informação sobre formação, fornecedores, estudos de caso, etc. para utilizar em benefício da documentação e divulgação das coleções. Está disponível em http://www.collectionslink.org.uk (Consultado em 20-01-2012).

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O conjunto de documentos que faz parte do SPECTRUM Advice pode ser descarregado em

http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-

Por último, é importante ressalvar que a CT tem desenvolvido um conjunto de outros projetos que marcam a sua atuação e a colocam na linha da frente no que diz respeito ao desenvolvimento e disponibilização de recursos e ferramentas para o setor. O Culture Grid63, o papel de liderança que assume no projeto UNUMERATE64, financiado pela União Europeia, a criação da conferência OpenCulture e, não menos importante, a criação da norma PAS 197:2009 Code of practice for cultural collections management65, em parceria com a British Standard Institution (BSI), são disso exemplo.