Documentação retrospectiva (Retrospective documentation)

O procedimento de documentação retrospetiva pretende ajudar os museus a obter melhores índices na documentação e a cumprir as normas mínimas de cada procedimento do SPECTRUM, através da pesquisa e registo de novas informações sobre os objetos e coleções à sua guarda.

O trabalho de documentação das coleções é extenso, diversificado e exigente para os museus e para as suas equipas. É por todos conhecida, a situação do inventário do património museológico em Portugal e as dificuldades que os museus têm sentido na sua realização, conforme a análise dos últimos dados publicados (SANTOS, 2005). Assim sendo é muito frequente encontrar inventários onde consta apenas um registo sumário dos objetos, com informação mínima que possibilite a sua identificação e descrição, acrescido de informações quase obrigatórias como o estado de conservação, a localização dos objetos ou o seu registo fotográfico. Este tipo de registo de informação sobre os objetos resulta de uma opção conforme aos parcos recursos disponíveis na maior parte dos museus, e tem como consequência a existência de inúmera informação que não é devidamente tratada e registada no sistema de informação do museu. No entanto, por via da investigação sobre as coleções, por exemplo, o museu vai acrescentando conhecimento e informação sobre as coleções que, não raras vezes, permitirão corrigir ou fundamentar dados já guardados.

Este procedimento propõe-se tratar da documentação preexistente no museu, frequentemente incompleta, de modo a adequá-la ao definido nas normas mínimas do SPECTRUM para cada procedimento. Em paralelo, prevê que o museu defina um plano de documentação, que enquadre o nível de qualidade e quantidade de informação pretendido para o trabalho interno de gestão das coleções e para a sua utilização externa (consulta pública, exposições, educação, etc.).

Posto isto, o museu deverá definir os objetivos para a documentação da sua coleção e objetos que tem à sua guarda, no âmbito da sua política de coleções. Para o efeito, deverá ter em conta o definido na norma mínima exigida para este procedimento do SPECTRUM, concretamente, deverá:

- definir os objetivos do sistema de documentação e gestão de coleções do museu, sendo que os principais objetivos deverão ser sempre a responsabilidade pelas coleções e o acesso à informação nele contida;

- definir o entendimento que o museu tem do trabalho de documentação por realizar207 sobre as suas coleções;

207 _{No original, em inglês, o SPECTRUM utiliza o termo backlogs para se referir ao trabalho de documentação em}

- trabalhar de forma a reduzir o trabalho de documentação das coleções acumulado; - rever o progresso da redução do trabalho de documentação acumulado de forma regular;

- trabalhar para conseguir melhorar significativamente a qualidade da informação sobre os objetos e coleção;

- rever o progresso da melhoria da qualidade da informação dos objetos e coleção do museu;

A documentação das coleções é um trabalho da competência da equipa do museu. Contudo, o trabalho de investigação e pesquisa que conduzem à obtenção de novas informações ou correções da previamente existente não é tarefa exclusiva do museu. Assim, o museu deve cuidar para que todos os intervenientes neste processo, internos ou externos208, sejam devidamente identificados no sistema de gestão de coleções e que a informação registada por estes seja referenciada com a data de registo, de maneira a identificar claramente a responsabilidade associada.

O procedimento Documentação retrospetiva não tem, como se verifica no esquema apresentado na norma, qualquer outro procedimento SPECTRUM diretamente relacionado. Todavia constatamos que a sua existência favorecerá a implementação e utilização dos restantes procedimentos. Desde logo, permitirá verificar a existência e conformidade da informação relativa a outros procedimentos, da informação constante no inventário e catálogo, da documentação que justifica as incorporações, etc., sem esquecer a relevância que poderá assumir num sistema de creditação de museus que considere a quantidade e qualidade de informação existente sobre a coleção.

Este procedimento tem como objetivo definir a estratégia e o plano de ação para reduzir o trabalho de documentação incompleto e, dessa forma, contribuir para a melhoria da qualidade da informação sobre as coleções. A sua implementação traduz-se na criação, ou utilização, de uma política de documentação que permitirá a avaliação da documentação existente e suportará a prática do museu.

Este procedimento é classificado no SPECTRUM como primário, sendo parte integrante do esquema de certificação de qualidade dos museus no Reino Unido. A CT produziu e disponibiliza, no portal Collections Link, a publicação Retrospective documentation and making an inventory: SPECTRUM 4.0209 que contem mais informação útil para a implementação do procedimento nos museus.

208 _{O museu tem a obrigação de investigar internamente a história das suas coleções e todos os aspetos relevantes sobre}

a mesma, no entanto, deverá também ter em conta os trabalhos de investigação realizados por entidades externas (trabalhos académicos, por exemplo), retirando daí toda a informação relevante para a história e gestão dos objetos que guarda.

209 _{Disponível em http://www.collectionslink.org.uk/spectrum-resources/1222-spectrum-advice-factsheets. (Consultado}

Concluímos deste modo a descrição de todos os procedimentos de gestão e documentação das coleções museológicas que compõem a norma SPECTRUM. Consideramos bastante satisfatório o modo como abrange os atos mais comuns da documentação e gestão das coleções. Reconhecemos que, dado o atual contexto nacional (SANTOS, 2005) e internacional (STROEKER; VOGELS, 2012) da documentação das coleções, e o esforço financeiro e humano requerido, serão poucos os museus portugueses com condições para implementar todos estes procedimentos. Sublinhamos, por isso, a vantagem de o SPECTRUM poder ser implementado em fases distintas, adequando-se às necessidades e recursos existentes nos museus e considerando as exigências impostas nesta matéria pela comunidade museológica na qual se inserem210.

Acresce que o SPECTRUM é também, embora de forma secundária, uma referência internacional na definição normativa da estrutura de informação necessária para o registo e documentação eficiente das coleções. Através dos requisitos de informação, publicados em forma de apêndice na versão 4.0 da norma, o museu tem acesso a uma estrutura de informação que lhe permitirá implementar devidamente os procedimentos e, por sua vez, as empresas que desenvolvem sistemas de informação têm um instrumento bastante útil para a construção e posterior avaliação dos mesmos. Descreveremos de seguida de que forma estão organizados e apresentados na norma.