O CIDOC Comité Internacional para a Documentação do ICOM

Documentação do ICOM

A primeira e mais importante instituição que se dedica às problemáticas levantadas por esta tarefa foi fundada, em 1950, como um dos comités internacionais do International Council of Museums (ICOM), com a designação de CIDOC ou The International Committee for Documentation. A sua criação, segundo nos diz Teresa Marín Torres (2002: 305), foi solicitada pelo “personal del proprio centro de documentación del ICOM en Paris...”. Desde então esta entidade tem sido o motor para o desenvolvimento da documentação em museus dentro do ICOM, sendo o seu trabalho no domínio da normalização documental e na posterior informatização dos museus um dos mais importantes que encontramos ao longo dos anos e com maior impacto no conhecimento das coleções museológicas.

Desde o seu aparecimento e até à década de 70 do século passado, o CIDOC, então liderado por Yvonne Oddon, transformou a forma como se olhava para o museu. O museu passou a ser encarado como um centro de documentação que produz e comunica informação sobre o património cultural e natural que recolhemos e guardamos. Durante aquele período o CIDOC teve um papel

preponderante, vertido na obra Elements of Museum Documentation (ODDON, 1968), na disseminação da importância da tarefa de documentação das coleções para a equiparação do museu a um centro de investigação que estude as coleções na procura de mais conhecimento, filosofia ainda hoje seguida pela maior parte dos museus. A documentação é tida como o principal suporte à investigação (estudo) que se encontra inscrita na própria definição do museu (MATOS, 2009: 140). É o tempo em que se define o propósito do museu enquanto centro de documentação, segundo a visão, já explorada, de Otlet e que marcará a atuação dos profissionais do setor até aos nossos dias.

Após a década de 70, o CIDOC centra a sua atenção no estudo de necessidades específicas dos museus e na produção de normas que possam facilitar a tarefa da gestão das coleções. Não é estranho a esta alteração do CIDOC, agora mais prático, o aparecimento dos computadores e a sua utilização por cada vez mais museus. Aliás, as tecnologias têm sido verdadeiras impulsionadoras de um constante desenvolvimento na prática comum dos museus. A utilização de um computador neste tipo de processos acarreta uma necessidade de adaptação sentida no âmbito do CIDOC e que teve como fruto a criação de documentos normativos como as CIDOC Information Categories (CIDOC, 2005) e, também de um conjunto de grupos de trabalho que se dedicaram aos problemas específicos levantados por coleções, como a etnologia e a arte contemporânea, ou pela terminologia, bases de dados e internet, apenas para citar alguns exemplos.

Em primeiro lugar importa destacar a criação dos grupos de trabalho como resposta às diferentes necessidades que se têm sentido, dentro do CIDOC e pelos especialistas em documentação em museus que se reúnem nesta organização, ao longo das últimas décadas. A sua criação ou extinção é proposta à direção do CIDOC por qualquer membro ativo da organização, e votada nas conferências anuais. Ao longo do tempo os grupos têm sido alterados e hoje em dia encontram-se em atividade, segundo o sítio do CIDOC (http://network.icom.museum/cidoc/) os seguintes:

Archaeological Sites - Preocupa-se com a informação proveniente de sítios arqueológicos, com especial relevância para as questões levantadas por países que começam a documentar este tipo de património, e em criar as condições para que essa informação possa ser utilizada à escala internacional tendo em vista a proteção e divulgação deste tipo específico de património (CIDOC, 2008).

Transdisciplinary Approaches in Documentation - Discute a natureza da documentação na forma digital como metodologia para a pesquisa e investigação nas diferentes disciplinas e ciências (arte, história natural, arqueologia, etc.) que interferem com o estudo das coleções. O grupo de História Natural, por exemplo, integra agora este grupo. A sua intenção é procurar

entender as diferenças/semelhanças na documentação de coleções científicas, artísticas, históricas, etc. (CIDOC, s.d.).

Conceptual Reference Model Special Interest Group - É um dos grupos mais interessantes e importantes do CIDOC e tem como principal responsabilidade a manutenção e atualização do CIDOC CRM (ISO 21127:2006), bem como a criação de guias de boas práticas ou ferramentas que apoiem os museus, e outras instituições produtoras de informação, na implementação desta norma (CIDOC, 2008ª).

Co-reference - Este grupo criado em 2007, em Viena, tem como objetivo encontrar uma solução para as questões de referenciação de informação entre distintos sistemas de catalogação, através da partilha do conhecimento em rede. Um exemplo deste tipo de trabalho são os sistemas que guardam informação sobre nomes de locais que depois são partilhados e usados por outros sistemas para identificar determinado local na sua base de dados. A longo prazo este grupo pretende criar uma rede de referências para o património cultural e natural. (EIDE, 2008)

Data Harvesting and Interchange Working Group - Este grupo, criado em 2009, tem como objetivo informar e suportar o desenvolvimento e aplicação de formatos e técnicas que permitam a recolha e intercâmbio de informação entre portais que pretendam obter dados de distintos sistemas de gestão de coleções. O seu principal foco de atenção prende-se com o formato LIDO (Lightweight Information Describing Objects) que tem sido desenvolvido a partir dos esquemas CDWAlite36 e museumdat37, apoiando-se também no SPECTRUM e CIDOC-CRM, com o objetivo de proporcionar um esquema de metadados que possam ser utilizados por uma enorme variedade de serviços na internet (CIDOC, s.d).

Digital preservation - Este grupo foca a sua atenção nos problemas levantados pela preservação a longo prazo da informação digital sobre o património à guarda dos museus, seja ela criada pelos processos de documentação das coleções ou parte integrante dos próprios objetos (o caso de vídeos na arte contemporânea). É um dos grupos que terá grande importância no futuro, à medida que nos vamos tornando cada vez mais dependentes das ferramentas tecnológicas, e discute um problema que a maior parte dos museus ainda não percecionou (CIDOC, 2008b).

Documentation Standards - O grupo de normas de documentação resulta da junção de dois grupos preexistentes, o Data and Terminology Working Group e o Data Model Working Group, e tem como objetivo ser um ponto de ligação entre projetos, entidades ou investigadores que atuem na área da documentação museológica. Na próxima assembleia geral do ICOM, em 2013, no Rio

36 _{Para mais informações sobre este importante trabalho do Getty Institute ver em linha:}

http://getty.art.museum/research/publications/electronic_publications/cdwa/cdwalite.html (consultado em 12-01-2012).

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Um outro trabalho relevante nesta área é o desenvolvido pela Associação de Museus Alemã. Especificamente pelo grupo de trabalho sobre documentação. http://www.museumdat.org/index.php?ln=en&t=home (consultado em 12-01- 2012).

de Janeiro submeterá à votação a Declaração de Princípios de Documentação em Museus38, criando assim um código deontológico com que os museus e profissionais se possam comprometer. Faz também um importante trabalho de publicação de normas de estrutura de dados, sendo sua a responsabilidade das CIDOC Information Categories (CIDOC, 1995), e de terminologia a ser usada na documentação das coleções (CIDOC, 2008c).

Information Centres - É um grupo de trabalho que pretende intensificar a criação de redes entre instituições de suporte à documentação de museus em diferentes países, como a Canadian Heritage Information Network e a Collections Trust, com o objetivo de conhecer os recursos, ferramentas e processos utilizados por essas instituições de referência para disseminar o valor do conhecimento adquirido, bem como evitar os erros experimentados, usando a experiência de uns em benefício de outros. Este grupo que preocupa-se também com a informação estatística para os museus (CIDOC, s.d. b).

MPI - Museum Process implementation - É o mais recente grupo de trabalho do CIDOC e reflete as preocupações que se sentem no setor sobre os procedimentos na gestão de coleções e as implicações que daí advém para a comunidade internacional. Falaremos à frente com maior detalhe deste recente grupo de trabalho.

Multimedia39 - O último grupo tem como objetivo dar a conhecer à comunidade museológica a tecnologias e aplicações da multimédia em museus, assim como definir um conjunto de linhas de orientação para a sua utilização e, a par, representar os interesses da comunidade museológica no domínio do desenvolvimento das tecnologias multimédia (suporte, formatos, aplicações, etc.). Um dos seus trabalhos mais relevantes é a publicação do texto Introduction to Multimedia in Museums (DAVIS; TRANT, 1996) que é uma ferramenta essencial para os museus que utilizem, ou estejam interessados em vir a utilizar, tecnologias multimédia nas suas atividades.

A atividade destes grupos representa um pouco da história do CIDOC e permite também compreender a evolução das preocupações dos seus membros e as mudanças que o trabalho de alguns grupos trouxeram para este comité internacional e para a sua organização interna. Um dos exemplos que ilustra estas adaptações é a reunião dos dois grupos que começaram por trabalhar autonomamente (Data and Terminology Working Group e Data Model Working Group) e que agora compõem o grupo de Normas de Documentação (CIDOC, 2008c), bem como a menor importância de grupos dentro do comité que se relacionam direta e especificamente com determinadas coleções (arte contemporânea, história natural ou etnologia, por exemplo), em face do aparecimento de um

38 _{Uma versão de trabalho deste documento pode ser consultada em linha em http://cidoc.mediahost.org/principles6.pdf}

(Consultado em 14-01-2012).

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Este grupo de trabalho, segundo podemos concluir de uma consulta recente à página do CIDOC, já não existe, embora estivesse mencionado na página institucional do CIDOC quando retirámos estes dados e por isso resolvemos manter aqui a referência.

grupo como o Transdisciplinary Approaches in Documentation que tem como objetivo conciliar as diferenças de documentação entre distintas tipologias de objetos (CIDOC, 2005).

Na história do CIDOC o trabalho destes grupos tem contribuído para convencer a comunidade museológica internacional da importância da documentação para os museus e para as suas coleções, providenciando, aos profissionais desta área específica, um conjunto de recursos que lhes permitem cumprir esta importante tarefa com maior sucesso.

Não nos será possível elencar, no âmbito do presente estudo, todos os contributos do CIDOC nesta matéria. Teríamos de referir todo o trabalho realizado pelo antigo Centro de Documentação do ICOM e pelos seus responsáveis, bem como por Ivonne Oddon à frente do, entretanto criado, CIDOC, e referenciar os primeiros debates suscitados pelo aparecimento e utilização pelos museus dos novos meios tecnológicos. Uma análise histórica desta natureza, embora importante, apenas possibilitaria um enquadramento mais aprofundado sobre o trabalho deste comité. No entanto, e porque influenciam diretamente o atual panorama da documentação museológica a nível internacional, não podemos deixar de referenciar os contributos mais importantes. Tomam a forma de três documentos de caráter normativo e uma carta de princípios, já referida.

O CIDOC dedicou-se, após a década de 70 e em sequência da introdução do computador nas tarefas de documentação, à discussão e criação de regras que possibilitassem uma utilização tão eficiente quanto possível daqueles meios. O primeiro fruto desse trabalho ocorre apenas em Junho de 1995 com a publicação das International Guidelines for Museum Object Information: The CIDOC Information Categories pelo referido comité, no seguimento do trabalho de Robert G. Chenhall e Peter Homulos, apresentado como proposta à conferência anual de 1978 (CHENHALL; HOMULOS, 1978), que incluía um conjunto de 16 categorias de informação sobre a identificação dos objetos, o registo da sua história e proveniências, e outro tipo de informações úteis no âmbito do inventário das coleções. Essa proposta haveria de se tornar uma recomendação do CIDOC aos comités nacionais do ICOM, como base normativa do trabalho de documentação (CIDOC, 1995), e seria desenvolvida, entre 1980 e 1992, de forma paralela pelos dois grupos de trabalho do CIDOC que deram origem ao atual grupo de Normas de Documentação (Documentation Standards). Na conferência de 1992 o CIDOC decidiu consolidar o trabalho entretanto desenvolvido separadamente pelos dois grupos e criar a atual versão, publicada em 1995, que substitui formalmente as recomendações da proposta de Chenhall e Homulos.

Este documento é um importante marco na história da documentação em museus, porque pela primeira vez os museus e os profissionais de documentação contam com um documento simples, que pode ser usado por qualquer museu, independentemente da sua escala, na criação ou desenvolvimento de um projeto de documentação, bem como por qualquer empresa que pretenda criar um sistema de gestão de coleções museológicas, e serve também de guia para os profissionais de museus que de alguma forma contactam com a documentação do património cultural e natural.

Em termos genéricos é um documento que pretende esclarecer as categorias de informação mínimas que um sistema de documentação deve conter para registar a informação sobre os objetos, independentemente da sua natureza, e possibilitar aos museus o cumprimento de alguns princípios básicos da documentação como: a responsabilidade40, criação de conhecimento, segurança e acesso às coleções. Está organizado em três partes fundamentais: a definição das categorias de informação que devem ser utilizadas no registo dos objetos; a explicação das regras e convenções para a introdução da informação em cada categoria; e indicações sumárias acerca da terminologia que poderá ser usada em cada uma das categorias (CIDOC, 1995: 19).

Em termos práticos o documento está organizado em grupos de informação, subdivididos em categorias de informação que comportam a informação específica sobre essa categoria. Utilizando como exemplo a localização dos objetos, o documento agrega a informação relacionada no Grupo de Informação Localização que depois comporta as seguintes Categorias de Informação:

Localização atual

Tipo de localização atual Data de localização atual Localização habitual

O Grupo de informação contém, para além das categorias, a indicação do propósito que lhe dá origem, alguns exemplos de informação e notas adicionais com esclarecimentos importantes sobre a aplicação prática do documento. Da mesma forma, as Categorias de Informação contêm uma breve definição, alguns exemplos práticos, nomes alternativos dados à mesma categoria e notas que poderão incluir a referência à utilização de terminologia controlada ou outras condicionantes a que esteja sujeita (CIDOC, 1995: 45).

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O termo utilizado em inglês, accountability, é de difícil tradução. Escolhemos utilizar o termos responsabilidade porque nos parece ser o mais apropriado para explicar a ideia de responsabilização que o processo de documentação acarreta.

Este documento foi e continua a ser uma referência importante para os documentalistas. Contém aquilo que podemos classificar como básico em qualquer sistema de gestão de coleções, sendo a sua verificação um excelente instrumento para a análise destes sistemas.

Um outro documento normativo é o que resulta do trabalho de profissionais de alguns museus africanos em parceria com o CIDOC, intitulado Handbook of Standards. Documenting African Collections (ANNABI et al., 1996) e publicado pelo ICOM em 1996. Na sua origem estiveram principalmente as preocupações com a defesa e segurança do património cultural dos países africanos, mas também com o desenvolvimento das atividades científicas e de divulgação dos seus museus, que só podem ser levados a cabo com bons inventários e intercâmbio de informações sobre as coleções.

A importância deste documento não é, reconhecemos, a mesma que o anterior. Mas a sua existência, ainda que assumindo uma forma pouco técnica - o que não é habitual neste tipo de documentos - possibilitou em alguns países a criação de projetos de documentação e salvaguarda do património que de outra forma ficaria esquecido e negligenciado.

Dada a natureza das coleções originárias daquele continente, este trabalho tem o grande mérito de estabelecer grupos de informação específicos para coleções de história natural e etnologia que posteriormente são utilizadas também em sistemas de inventário e gestão de coleções fora de África. É disto exemplo a alteração que, com base no referido documento, fizemos ao sistema de inventário do Museu de Antropologia da Universidade de Coimbra concretamente sobre a informação de recolha de campo das importantes coleções africanas e brasileiras detidas por este museu.

Em termos de estrutura, o documento está subdividido em duas partes constituídas pelas normas a seguir pelos museus para as coleções de humanidades e para as coleções de ciências naturais. Cada uma destas partes inclui categorias de informação que ajudam a documentar as coleções, que se encontram organizadas em descrição, gestão e história dos objetos, e que são procedias por um item específico de documentação, organizado por cada museu, que deve incluir os documentos de apoio ao inventário e gestão das coleções, como as referências bibliográficas, fotografias, processos de conservação, etc.

É um documento que se reveste de capital importância no contexto em que se insere e que responde, nas palavras do presidente do ICOM retiradas do prefácio da publicação, a uma das

maiores preocupações da organização: “the fight against the illicit traffic of cultural property” (ANNABI et al., 1996).

O terceiro e último documento que pretendemos destacar é, na nossa opinião, o trabalho mais significativo em termos normativos produzido pelo CIDOC até ao momento. Representa o culminar do trabalho de mais de 10 anos de dois grupos de trabalho do CIDOC, o Documentation Standards Working Group que iniciou o processo com a criação e desenvolvimento do CIDOC Relational Data Model, apresentado pela primeira vez em 1996 (CROFTS e REED, 1996), e mais tarde transformado, fruto da decisão dos membros daquele grupo de trabalho de trabalhar o documento através de uma metodologia “object-oriented”, no CIDOC Conceptual Reference Model (CRM). Esta abordagem tinha como objetivo utilizar as mais-valias desta norma para lidar com a variedade e complexidade das estruturas de dados existentes e utilizadas por diferentes museus e sistemas de gestão de coleções, e possibilitar o intercâmbio de informação entre sistemas de informação de museus e de instituições relevantes na área como as bibliotecas e arquivos (CIDOC CRM, 2006). No mesmo sentido, na conferência anual de 1999, realizada em Londres, o CIDOC tomou a decisão de candidatar o CRM à International Standards Organization, instituição que detém a autoridade para a criação de verdadeiras recomendações internacionais, e que aceitou, em Setembro de 2000, o CIDOC CRM como candidato. Seis anos mais tarde, a 9 de Dezembro de 2006, o CIDOC CRM passa a ser uma norma internacional oficial designada por ISO 21127:2006 - Information and documentation -- A reference ontology for the interchange of cultural heritage information (CIDOC CRM, 2006).

O CRM, como é vulgarmente designado, é um documento técnico que pretende providenciar as definições e uma estrutura formal para descrever os conceitos, implícitos e explícitos, e as relações utilizados na documentação do património cultural e natural (CIDOC CRM, 2011). Tem como principal objetivo a criação de uma rede semântica abrangente, que possa ser utilizada em qualquer sistema de informação sobre património, e que possibilite o seu entendimento de forma global. Desta forma, poderá ser utilizada como uma linguagem comum na qual os museus ou os responsáveis pela documentação se baseiam para definir os requisitos a exigir na implementação ou construção de um sistema de documentação e gestão de coleções normalizado. A par, é também seu propósito, constituir-se como norma de intercâmbio de informação que possibilite o cruzamento de dados e recuperação de informação proveniente de diferentes repositórios através da linguagem semântica que pretende disseminar entre museus e outras instituições como as bibliotecas e os arquivos.

A sua criação é baseada num conjunto de princípios, que já enumeramos no contexto da dissertação de mestrado (MATOS, 2007: 20), que esclarecem o âmbito de aplicação da norma nos museus, indicando a exclusão de informação gerada nas tarefas administrativas ou a que respeita ao controlo de visitantes, por exemplo, e afirmam a intenção de respeitar as tecnologias emergentes, sem descurar os sistemas mais antigos, ainda utilizados pelas instituições. O seu foco de atenção é a informação relativa ao património cultural e natural e a documentação do seu mais ínfimo detalhe.

É uma norma cada vez mais utilizada e referenciada pelos especialistas da área e, neste momento, existem já normas, como o SPECTRUM por exemplo, a desenvolver projetos de integração ou a mapear as suas estruturas de informação de acordo com a semântica criada pelo CRM. Um projeto de referência e que permitirá uma maior integração com as bibliotecas - uma relação que consideramos imprescindível - é o que o CIDOC e a IFLA criaram e implementaram, através do International Working Group on FRBR/CIDOC CRM Harmonisation, com o objetivo de tornar compatíveis os dois modelos (CRM e FRBR) de maneira a que possamos recuperar informação equivalente entre as duas plataformas (DOERR; LEBOUEF, 2009).

Sendo um modelo bastante complexo e técnico, é de compreensão difícil para a maior parte dos profissionais que trabalham na documentação de museus. No entanto, esta norma é indispensável para qualquer museu que, independentemente da tutela ou dimensão, queira documentar e gerir as