A Secretaria Municipal de Educação de Caraí

Por não possuir sistema próprio de ensino, as escolas municipais de Caraí estão vinculadas ao sistema estadual de ensino de Minas Gerais. A Secretaria Municipal de Educação possui poucos funcionários concursados e o seu quadro pode ser alterado a cada quatro anos, caso haja mudança do executivo municipal. A

rotatividade dos responsáveis pela escrituração escolar da rede municipal tem sido um grande entrave à padronização dos serviços. Os responsáveis pela execução dos serviços de secretaria são os secretários escolares, que estão sob o comando direto do Dirigente Municipal de Educação.

Os dados sobre a frequência e desempenho do aluno são lançados em arquivos dos computadores. A ausência de um sistema de armazenamento e processamento das informações em rede sobre a vida acadêmica coloca todos os dados em risco de perda, na hipótese de alguma máquina estragar. Quando eventualmente ocorre alguma perda, o Auxiliar de Secretaria precisa recorrer ao material impresso nos arquivos e reconstituir toda a vida escolar do aluno.

As atividades de escrituração das escolas da rede municipal são realizadas na sede do município. Para tanto, foi montado um setor para esse fim dentro da própria Secretaria Municipal de Educação e não nas escolas como é comum. Não só as pequenas escolas, com 20 alunos e uma turma, geralmente instaladas na zona rural e em pequenos povoados, como também escolas maiores, com 400, 600 e 800 alunos situadas nos distritos, possuem seus arquivos escolares na sede do município.

Importante ressaltar que as escolas da rede municipal de ensino de Caraí, à exceção da educação infantil e da creche, estão localizadas nos distritos e povoados da zona rural e, mesmo assim, há mais de 30 anos, as atividades de escrituração escolar estão centralizadas na sede do município de Caraí e não nas unidades escolares propriamente, como acontece na rede estadual, o que tem inviabilizado o acesso dos pais e dos alunos a este setor em função da grande distância. Esse distanciamento dificulta também o fluxo de informações sobre o desempenho e frequência bimestral dos alunos das escolas municipais para o Órgão Municipal de Educação (Setor de Escrituração) para fins de atualização da vida escolar.

O que se tem nos prédios das escolas municipais é uma Secretaria, com funções outras, não relacionadas às atividades de escrituração, que é o fio condutor da secretaria e está, no caso de Caraí, instalada na sede do município.32 _Essa

situação tem inviabilizado a imediata expedição do histórico escolar ou no período dos 30 dias. O deslocamento até a sede do município para requerer ou pegar o histórico escolar é um grande entrave. Os responsáveis e os alunos deixam a cargo

32 _{As Secretarias instaladas nas escolas municipais dedicam-se ao provimento de material} escolar ao professor entre outras funções de suporte.

da própria escola municipal o envio do histórico de conclusão dos anos finais para a escola estadual, o que tem contribuído para os atrasos.

Constatamos uma série de pendências no setor de escrituração da Secretaria Municipal de Educação de Caraí, como livros de atas de resultado final dos anos de 2015-2016 incompletos, ausência de fichas individuais nas pastas dos alunos desse período, bem como a não expedição de histórico escolar para os alunos concluintes do 9º ano do Ensino Fundamental que estavam em transição para o Ensino Médio das escolas estaduais. Outra situação constatada no Setor de Escrituração da Rede Municipal e que contribui para os problemas no fluxo de informações entre as redes é a falta de organização cronológica do arquivo, como podemos observar nas fotos da Figura 2.

Observando as fotos da Figura 2, podemos perceber a disposição aleatória dos arquivos escolares. Não há um senso de organização temporal com o objetivo de padronizar as práticas de escrituração, o que poderia aumentar a sua eficácia. Acreditamos que as sucessivas mudanças de imóvel seja um dos motivos que tenha gerado o problema de desorganização dos arquivos.

A Secretaria Municipal de Educação não possui prédio próprio e algumas mudanças ocorreram por força do término do contrato de locação. A disposição desordenada e sem critério temporal das caixas que comportam as pastas dos alunos e os diários escolares, evidencia que não há intervenção por parte da gestão no sentido de orientar a organização. Não encontramos orientações em Termos de Visita do inspetor que fizessem referência ao problema. A exceção dos arquivos da Escola Municipal 15 de Novembro e das escolas rurais circunscritas a ela, que estão sob responsabilidade de uma servidora antiga no quadro da Secretaria Municipal de Educação de Caraí, todos os outros arquivos estão desordenados.

Figura 2 - Arquivo escolar da Secretaria Municipal de Educação de Caraí

Fonte: Arquivo pessoal do pesquisador.

Chama a atenção também o espaço usado para guardar os arquivos de vida escolar. A Secretaria Municipal de Educação está instalada em um casarão grande e mal dividido. Os arquivos ficam no que seria a copa da casa, em local de trânsito das pessoas que estão na sala, que é a recepção dessa repartição pública, para a cozinha ou banheiros. Essa situação é um tanto grave se considerarmos a possibilidade de extravio de uma das muitas caixas de arquivo. O acervo

documental comporta a memória da instituição de ensino, dos seus alunos e ex- alunos.

Dentro da Secretaria, o Setor de Escrituração não possui um espaço próprio, que permita a configuração de setor, como concebemos nas repartições públicas. Alguns secretários escolares responsáveis pela escrituração dividem uma sala com a nutricionista e a Coordenadora Pedagógica, outras Auxiliares ficam junto à recepção, em condição não favorável à concentração, o que pode ser um dos motivos que explique os muitos erros que tem sido verificado no momento da confecção dos históricos.

A ausência de um Supervisor no setor de escrituração, que determine as atividades a serem realizadas e que monitore o cumprimento dos prazos e a qualidade dos serviços prestados, contribui sobremaneira para os problemas expostos. O Dirigente Municipal de Educação ocupa-se com questões administrativas da pasta, o que não permite que acompanhe de perto as vicissitudes operacionais da escrituração escolar.

Diante dos entraves à melhoria dos serviços educacionais na área da escrituração escolar, consideramos que a gestão das atividades e a comunicação entre as redes de ensino sejam pontos importantes na superação dos problemas de expedição do histórico escolar, como veremos na próxima subseção.

1.5 GESTÃO E COMUNICAÇÃO DA SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO E