Acesso a informações

Essa categoria buscou entender, a partir da perspectiva dos entrevistados, se o SIPAC disponibilizaria informações suficientes para a realização dos processos de trabalho ligados à gestão patrimonial, especialmente no que se refere ao registro dos bens e à solicitação de serviços como a transferência de bens e a transferência de carga patrimonial.

De um modo geral, um dos entrevistados acredita que o SIPAC disponibilizaria informações que seriam suficientes ou quase suficientes para fomentar esses processos de trabalho, entretanto algumas ressalvas são encontradas em seu discurso, por exemplo, no processo de registro de bens móveis, em um processo de compra ordinário, é possível ser encontrada no SIPAC as informações referentes à Nota de Empenho, ao número do pregão, e as informações contidas no que eles denominam “Requisição de Material”, nela é possível saber quem solicitou a compra. O trecho seguinte da entrevista mostra as ideias do entrevistado:

Quando você compra, que chega a Nota Fiscal, ela vem dizendo qual é o número do empenho. Você puxa esse empenho no sistema, ele já traz automaticamente toda a descrição ali de todo o processo que já foi feito no pregão, inclusive com marca, com prazo de validade, tudo.

[...]O nome de quem solicitou está no que a gente chama de requisição de material, está lá, solicitação de material.

Entretanto, nem sempre as informações referentes ao setor que solicitou o bem e/ou ao servidor que deveria ficar responsável pelo mesmo condizem com a realidade. Isso ocorreria porque no momento que algumas solicitações de materiais são confeccionadas não é informado o real setor de destino do bem, de modo que uma requisição como essa traria apenas a informação do Centro ou Departamento para o qual o bem estaria sendo adquirido e não a localização específica do bem dentro desse Centro ou Departamento. O trecho a seguir permite perceber essa problemática e entrever que, apesar de esforços serem feitos no sentido de mudar o comportamento dos solicitantes, não tem sido uma realidade facilmente modificada:

Na verdade eu tô (sic!) querendo implementar lá que na hora que você faça a solicitação, já caia automaticamente. O cara informa, vamos supor: Centro de Educação – Departamento de Psicologia, porque às vezes vai só Centro de Educação e fica lá. Solicita para o Centro de Educação, mas às vezes é para o Departamento de

Sociologia, Psicologia, sei lá... Para o cara já colocar pra onde que vai esse material e já sair lá Departamento de Psicologia. Quando tombado já sair.

[...]Ainda não, a gente está em processo de fazer isso (quando perguntado se já tem funcionado da maneira descrita no primeiro trecho).

Apesar de nem sempre as informações disponíveis no SIPAC da UFRN serem totalmente fidedignas com a realidade, o que traria uma não confiabilidade nas informações registradas, esse seria um problema relacionado à rotina administrativa da Instituição no que se refere ao modo de confecção da Requisição de Material. Essa confecção deveria levar em consideração a integração das informações de modo a pensar no processo de compra como um todo, bem como nas rotinas de trabalho que seriam afetadas pela presença ou ausência de informações relevantes. Entretanto, esse seria um problema administrativo e não do sistema de informações. Como forma de tentar compensar essa ausência de informações necessárias ao registro dos bens móveis, o entrevistado afirma que o problema pode ser amenizado com a participação dos usuários dos bens, no sentido de solicitar a transferência da carga patrimonial e a atualização do registro da localização desses bens:

Agora assim, isso a gente consegue resolver em alguns casos e aí depende da consciência do servidor que está lá na ponta. Se ele é da Direção e sabe que aquele material é da secretaria, ele pode fazer um chamado, que a gente chama de chamado patrimonial, pedindo a transferência desse bem da direção pra secretaria, no caso, nesse exemplo.

Todos os bens adquiridos pela UFRN, independente da Unidade Gestora que dispôs do recurso, são registrados no Setor de Controle e Registro Contábil. No que se refere à entrada de bens no patrimônio da Instituição por outras formas de aquisição que não a compra, por exemplo, cessão e doação, o SIPAC não disponibiliza as informações referentes ao contrato. Essas informações são conseguidas fisicamente e devem ser suficientes para caracterizar o bem que está sendo incorporado ao patrimônio. Esse registro também é feito no módulo de patrimônio do SIPAC:

“Não, a gente tem todo um critério pra receber lá, a gente precisa das Notas Fiscais de quem está doando, o destino para onde é que vai, se vai para algum Centro, a gente precisa saber também”.

O setor que está recebendo o bem é que tem a responsabilidade de enviar ao Departamento de Materiais e Patrimônio as informações necessárias ao seu registro, inclusive o Termo de Doação ou Cessão, ou seja, o contato com a pessoa física ou jurídica que adquiriu

o bem é feito pelo setor beneficiado e o DMP se ocupa apenas em fazer seu registro e tombamento:

“[...] o setor que vai receber o bem é quem (sic!) vai entrar em contato com o doador e pedir esses documentos. Aí depois esses documentos são encaminhados para o DMP”.

Ou seja, as informações sobre os processos de aquisição de bens recebidos pela Instituição através de doação ou cessão somente estariam disponibilizadas no SIPAC a partir do registro desses bens.

As solicitações de transferência são realizadas em rede pelos usuários, independentemente se o bem será transferido para um setor da mesma Unidade Gestora, ou para um setor de uma Unidade Gestora distinta. No entanto, o entrevistado acredita que nem todos os usuários abrem um chamado patrimonial informando da transferência de bens, como é possível perceber no seguinte trecho:

“Olha é o seguinte: é para se fazer toda e qualquer movimentação de bens no SIPAC, ele tem lá um campo lá que você pede: solicito a transferência de tal, tal e tal. Mas a gente sabe que nem todos os usuários fazem isso, fazem esse chamado e informam essa transferência.”.

Essa seria uma questão de cultura organizacional, que poderia ser amenizada através da conscientização da importância do patrimônio público, da responsabilidade que cada um, enquanto detentor de carga patrimonial, deve ter por esses bens e pela atualização de sua carga patrimonial junto ao setor de controle patrimonial.

Quando um bem sai de uma UG para outra, um relatório é gerado contendo todas as informações necessárias para a atualização do patrimônio da Instituição no SIAFI:

Na hora que é feita a transferência, esse documento já gera lá pra gente (sic!), a gente já consegue visualizar isso aí. No fechamento do mês eu já vi que saiu R$ 1.000,00 de uma unidade para a outra, então isso aqui eu já vou e faço. A gente tira tipo um balancete lá, um razão.

Na análise dessa categoria é possível perceber que o SIPAC, na condição de ferramenta de trabalho, tem sido de grande importância para que as atividades de gestão patrimonial que alteram os registros administrativos dos bens móveis possam ser realizadas com alguma eficácia, uma vez que disponibiliza ferramentas capazes de permitir o acesso a informações relevantes. Entretanto, o desenvolvimento dessas atividades ainda enfrenta dificuldades e isso está relacionado à cultura organizacional da Instituição, à maneira de pensar seu patrimônio e à precisão no registro desses bens.