Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC).

O desenvolvimento dos Sistemas Integrados de Gestão pela UFRN se deu em resposta a uma meta da administração da universidade chamada “A informática como Atividade Meio”. Ou seja, o objetivo era utilizar a informatização no dia a dia da instituição para melhoria da eficiência dos processos.

Quando os SIG foram implantados na UFRN, os sistemas legados foram desativados. Atualmente existem seis sistemas distintos que se relacionam entre si e com alguns dos sistemas de apoio à administração disponibilizados pelo Governo Federal, como pode ser observado na Figura 4.

 Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) - oferece operações fundamentais para a gestão das unidades responsáveis pelas finanças, patrimônio e contratos, sendo atuante nas atividades-meio da Instituição.  Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH) - informatiza os

procedimentos de recursos humanos, tais como: marcação/alteração de férias, cálculos de aposentadoria, avaliação funcional, dimensionamento de força de trabalho, controle de frequência, concursos, capacitações, atendimentos on-line, serviços e requerimentos, registros funcionais, relatórios de RH, dentre outros.

 Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA) - informatiza os procedimentos da área acadêmica através dos módulos de: graduação, pós-graduação, ensino técnico, ensino médio e infantil, submissão e controle de projetos e bolsistas de pesquisa, submissão e controle de ações de extensão, submissão e controle dos projetos de ensino (monitoria e inovações), registro e relatórios da produção acadêmica dos docentes, atividades de ensino a distância etc. Disponibiliza portais específicos para: reitoria, professores, alunos, tutores de ensino à distância, coordenações lato-sensu, stricto-sensu e de graduação e comissões de avaliação (institucional e docente).

 Sistema Integrado de Gestão da Administração e Comunicação (SIGAdmin) - é a área de administração e gestão dos 3 sistemas integrados (SIPAC, SIGAA, SIGRH). Este sistema gerencia entidades comuns entre os sistemas informatizados, tais como: usuários, permissões, unidades, mensagens, notícias, gerência de sites e portais, dentre

outras funcionalidades. Apenas gestores e administradores do sistema tem acesso ao SIGAdmin.

 Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos (SIGED) - permite a centralização do controle de documentos, upload da versão digital de documentos físicos, possibilidade de realizar buscas nos conteúdos dos documentos, organização dos documentos por tipos e pastas, cadastro de descritores de documentos, além do versionamento dos documentos cadastrados.

 Sistema Integrado de Gestão de Planejamento e Projetos (SIGPP) - permite o gerenciamento das metas pretendidas, anualmente, pelas unidades estratégicas da instituição: superintendências, secretarias, pró-reitorias, centros, unidades do complexo hospitalar, entre outras. Essas metas servirão para realização do planejamento anual realizado pela unidade de administração central de toda a instituição (UFRN, 2013).

Figura 4: Relação entre os SIG e os Sistemas Governamentais.

Fonte: UFRN (2013).

O sistema SIPAC integra totalmente a área administrativa desde a requisição (material, prestação de serviço, suprimento de fundos, diárias, passagens, hospedagem, material

informacional, manutenção de infra-estrutura) até o controle do orçamento distribuído internamente. No SIPAC, cada unidade administrativa possui seu próprio orçamento, cujas autorizações de despesas precisam ocorrer previamente no sistema para depois serem executadas no SIAFI. Além das requisições e do controle orçamentário, o SIPAC controla e gerencia: compras, licitações, boletins de serviços, liquidação de despesa, manutenção das atas de registros de preços, patrimônio, contratos, convênios, obras, manutenção, faturas, bolsas e pagamento de bolsas, abastecimento e gastos com veículos, memorandos eletrônicos, tramitação de processos, entre outras funcionalidades (UFRN, 2013).

Como os demais sistemas, o SIPAC também é composto por módulos, portais e pontos de acesso aos outros sistemas. Atualmente, são vinte e oito módulos, sendo quatro deles pontos de acesso aos demais sistemas, e quatro portais, concatenando operações que representam um grande avanço para a administração das atividades-meio, uma vez que permite um controle refinado dos procedimentos administrativos. Além disso, o sistema está em constante aperfeiçoamento, cada vez que são detectadas novas demandas, novas soluções são desenvolvidas, promovendo sua expansão (Figura 5).

Vale salientar que o sistema deve ser adaptado à realidade da UFPB, que deverá determinar a sequência de implantação dos módulos, bem como as funcionalidades disponíveis que deseja fazer uso, ou solicitar novas soluções a serem utilizadas no caso específico da Instituição.

O módulo Patrimônio tem como funções principais registrar os bens móveis permanentes da instituição, proporcionando controle sobre a localização, movimentação, desfazimento e ajustes contábeis sofridos pelos bens.

Sua utilização envolve três perfis de acesso (UFRN, 2013):

 Gestor de Patrimônio Global: Responsável pelos registros, tombamentos, alterações, movimentações, alienações sobre todo o patrimônio da instituição.

 Gestor de Patrimônio Local: Possuem acesso restrito às operações sobre o patrimônio de sua unidade, sendo somente habilitados a realizar consultas de bens, solicitar movimentações de ou para sua unidade, realizar chamados patrimoniais, gerar inventário e realizar levantamentos patrimoniais para a sua unidade.

 Gestor de Patrimônio da Unidade Gestora: Habilita o usuário a realizar operações sobre o patrimônio tanto da sua unidade gestora como das subordinadas.

Figura 5 – Módulos do SIPAC.

Fonte: UFRN (2013).

O módulo Patrimônio está relacionado com os módulos Biblioteca, Catálogo de Materiais, Compras, Compras de Materiais informacionais, Orçamento, Portal Administrativo, Portal da Direção e Portal da Fundação.

O módulo Patrimônio necessita da implantação do módulo Catálogo de Materiais, uma vez que durante o cadastro de notas fiscais e tombamento é necessário inserir itens que estejam previamente cadastrados nesse módulo. Quanto aos demais módulos a que está relacionado, o SIPAC pode ser implantado independente deles, porém, com algumas ressalvas que restringem a totalidade de suas operações (UFRN, 2013).

O Portal Administrativo fornece funcionalidades básicas e gerais que ficam disponíveis para os usuários que interagem com os módulos administrativos: requisições, bolsas (consulta de alunos, bolsistas…), contratos (consultas, fiscalizações, saldo de contratos e outros), memorandos e boletins de serviços, compras, transportes, convênios, orçamento (empenhos emitidos e a pagar), patrimônio, gestão de documentos e outros, e envolve os perfis: Gestor de Patrimônio Local (que possuem acesso restrito às operações sobre o patrimônio de sua unidade, sendo somente habilitados a realizar consultas de bens, solicitar movimentações desses de ou para sua unidade, realizar chamados patrimoniais, gerar inventário e realizar levantamento patrimoniais para a sua unidade); e Usuário do Sistema

(qualquer usuário do sistema devidamente identificado, que pode basicamente realizar consultas e emitir relatórios).

O Portal da Direção é o canal utilizado pelos gestores para ter acesso a relatórios gerenciais das unidades vinculadas. Algumas funcionalidades de consulta e relatórios referentes ao patrimônio da Instituição são disponibilizadas nesse módulo. Já o Portal da Fundação fornece funcionalidades relacionadas às ações desenvolvidas pelas fundações associadas à Instituição. Algumas funcionalidades do módulo Patrimônio são disponibilizadas no Portal da Fundação as quais envolvem o perfil Gestor de Patrimônio da Fundação, que habilita o usuário a realizar o cadastro e manutenção de bens patrimoniais inseridos no patrimônio da Instituição que tenham sido adquiridos por uma fundação (UFRN, 2013).

O módulo Patrimônio permite que sejam executadas ações de cadastro de bens, incorporação de bens de terceiros, depreciações por subitem de despesa, desmembramento de bens, emissão de termos de acautelamento, emissão de certidões de nada consta comprovando a situação de servidores, emissão de etiquetas de patrimônio para o tombamento dos bens, registrar baixa/alienação, validar transferências e recolhimento de bens, cadastrar movimentações temporárias, consulta e atendimento de chamadas patrimoniais (um mecanismo utilizado para enviar ao Setor de Patrimônio solicitações que apenas este setor tem permissão para atender), consulta e emissão de diversos relatórios, etc.

Além de todas essas funcionalidades descritas anteriormente, vale destacar que a UFRN, juntamente com as demais entidades que aderiram à proposta desses SIG, vem firmando parcerias no sentido de desenvolver soluções que possam atender a todos os órgãos parceiros, em especial no que se refere à integração desses SIG com os chamados “Sistemas Estruturantes” do Governo Federal (SIAFI, SIASG, SIAPE, SCDP, etc). Lima e Galhardo (2010), em seu trabalho apresentado no XV Congresso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, sumarizam essas ações e informam que os objetivos dessas parcerias incluem: alcançar a padronização de certos processos e procedimentos, evitando-se o retrabalho e contribuindo para a sustentabilidade da solução criada, bem como para a consolidação de um Governo digital. Tudo de acordo com as diretrizes do Governo Eletrônico e baseado em software livre.

Se essas parcerias obtiverem sucesso, as informações cadastradas nos SIG alimentarão automaticamente os Sistemas Estruturantes do Governo Federal, o que traria um ganho enorme de economia de recursos, além de fomentar a adesão desses sistemas por outras instituições, culminando em certa padronização nos processos administrativos. Como esses sistemas são pensados para trazer maior transparência e estão constantemente se adaptando

para atender a legislação e normatização vigente, existe a possibilidade de formação de um ciclo virtuoso no qual uma solução desenvolvida por um dos parceiros seria aplicada e melhorada pelos demais, de modo que o sucesso da solução incentivaria a adesão de outras entidades que passariam a contribuir na melhoria e desenvolvimento de novas soluções.

No que se refere especificamente à gestão do patrimônio público, a padronização de procedimentos e a integração de informações relevantes poderiam trazer benefícios consideráveis, especialmente para aquelas instituições que ainda não conseguiram ser eficazes no cumprimento da legislação e normatização em vigor. O capítulo seguinte sumariza as principais exigências legais e normativas que devem orientar a gestão de bens móveis de caráter permanente em organizações públicas e, mais especificamente, em organizações públicas da Administração Indireta e nas entidades estudadas.