Recursos Materiais e Tecnológicos

Para que fossem avaliados os recursos materiais e tecnológicos que dão suporte ao desempenho das atividades de gestão patrimonial foram criadas subcategorias a partir do discurso dos respondentes em resposta à questão:

“Em sua opinião, os recursos materiais, tecnológicos e de infraestrutura (software,

hardware, estrutura física para trabalho e armazenagem dos bens em rotatividade)

alocados às áreas de gestão e controle dos bens móveis são suficientes para atender ao que determinam a legislação e doutrina referentes a esse tema em sua Unidade Gestora? Se houver deficiências, cite-as.”

Essas subcategorias podem ser visualizadas na Figura 14. Todos os respondentes consideraram insuficientes pelo menos um tipo de recurso material, tecnológico ou de infraestrutura. Entre as deficiências citadas, 71% dos respondentes trouxeram à pauta o problema da falta de local adequado para a armazenagem dos bens em rotatividade, ou seja, os bens que após serem recolhidos, esperam decisão administrativa sobre seu reaproveitamento ou desfazimento. Os seguintes trechos dos discursos mostram mais claramente a percepção dos respondentes a esse respeito:

“Não, na parte da estrutura física do trabalho deveria ter um local limpo e com bastante segurança, já por conta de evitar furtos dos bens dessa unidade, [...]”;

“Não existe uma rotatividade esperada e também não existe espaço físico para guarda dos bens inservíveis e servíveis.”.

Como consequência, tem-se um problema de falta de segurança para com os bens em rotatividade, ou mesmo para com bens recém-adquiridos, pois com o grande volume de aquisição de bens novos e a deficiência de locais para armazenagem, os setores de patrimônio e almoxarifado por vezes acabam dividindo o mesmo local de armazenamento, o que algumas vezes chega também a ser insuficiente; a solução temporária é a entrega dos bens novos sem o devido tombamento nos setores que solicitaram a compra. Ou seja, os bens são entregues sem que o devido processo de registro e aquisição de responsabilidade, através da assinatura do Termo de Responsabilidade, seja realizado com sucesso, isso, por sua vez, faz com que o controle sobre esses bens fique fragilizado e a apuração sobre qualquer dano ao bem ou mesmo seu desaparecimento se torne um processo difícil de ser percebido e, por consequência, averiguado.

Uma das causas dessa problemática é a insuficiência de reuniões do Conselho Curador, o que dificulta o desfazimento dos bens conforme o que orienta o Art. 32 do Estatuto da UFPB. Isso pode ser mais bem percebido pelo discurso de um dos respondentes:

Espaço para alocação de bens - insuficiente para alocação dos bens, tanto para os novos tanto para os que são recolhidos. Consequências - a rotina para entrega dos bens desrespeita a legislação, onde os bens só deveriam ser entregues após o tombamento. O depósito galpão ocupa espaço com sucatas dificultando a alocação dos bens que são recolhidos. Dificuldade e burocracia para realização de leilão ou doação do material inservível para a instituição.

Também, o trecho a seguir, retirado de uma das entrevistas corrobora como esclarecimento dessa temática:

Hoje a nossa dificuldade maior é: eu recolho o material do HU, que já não é mais nosso, da PRPG, que já não é mais nossa, do CCEN, que já também não é mais nosso e da Biblioteca Central, que também não faz parte mais da nossa unidade, porém, todos os bens que nós recolhemos vai(sic!) para um só depósito, aí para você distinguir ou especificar de qual setor veio está mais complicado [...] no depósito é tudo jogado a bolo (sic!), então fica difícil se entender de onde foi, para onde veio. Um outro sentido é que o patrimônio deveria ser o órgão responsável por toda a entrega do material permanente, toda a entrega do material permanente, mesmo que o material venha para o almoxarifado, mas só deveria ser entregue aos devidos departamentos ou pessoas (professores no caso), se fossem tombados imediato (sic!), coisa que não acontece aqui. Primeiro: Não temos espaço físico pra tudo que é comprado guardar, começa essa grande dificuldade. O outro lado: Nós não temos pessoas prontamente qualificadas pra trabalhar nesta área em todos os Centros.

A partir desse discurso percebe-se que apesar da descentralização dos serviços de patrimônio desde o exercício de 2010, o serviço de recolhimento de bens inservíveis continua sendo realizado de forma centralizada pela UG Reitoria, de forma que o controle dos bens recolhidos fica prejudicado e a questão da falta de espaço físico para a guarda desses bens fica agravada. A falta de pessoal, mais uma vez, contribui para o agravamento dessa problemática.

Figura 14 - Categorias relacionadas ao tema “Recursos Materiais e Tecnológicos”.

Fonte: Dados da pesquisa, 2013.

Também nesse sentido, 52% dos respondentes citaram problemas com relação ao software que atualmente dá suporte às atividades dos setores de patrimônio, isto é, o SAP. Alguns trechos dos questionários esclarecem a esse respeito:

“Não, cito abaixo alguns pontos:[...] Um software que se comunique com os setores de patrimônio das demais unidades;”.

“O software é bastante antigo, pois não se permitem atualizações e é necessário que ele se adeque ao nosso tipo de instituição.”;

“Software – inadequado e obsoleto para atender a legislação vigente.”.

Pode-se inferir que o software não está adequado ao atendimento da legislação vigente, também há problemas em decorrência do não funcionamento desse software em rede, o que dificulta a comunicação e o prosseguimento de certos processos de trabalho entre esses setores. Para melhor compreensão dessa temática específica, alguns trechos de duas entrevistas trazem mais informações:

[...] até o próprio sistema nosso, ele é muito arcaico, aonde (sic!) uma coisa que não deveria existir, existe, que é exatamente a exclusão de bens. Imagina só, [...] eu compro agora um material e a Universidade recebe, e de repente eu lanço no meu sistema patrimonial e excluo, aí eu te pergunto para onde é que vai essa exclusão? Ninguém sabe.

[...] com relação a UG’s distintas a gente tem um probleminha porque pra poder fazer essa transferência, com a separação do sistema, aí a gente tem que dar baixa no nosso sistema, encaminhar pra outra UG, solicitar que ela dê entrada no sistema dela, tanto no sistema quanto na parte contábil, e isso, a partir disso, ela tem que mandar a informação pra gente, pra gente também poder dar baixa no da gente, no sistema de contabilidade, pra poder fazer o balancete certo, tanto no SAP quanto na questão contábil. E isso a gente não tem esse certo controle, a gente encaminha, mas eu acho que até hoje não sei se voltou algum pra...é... dando esse retorno para a gente poder contabilizar certo.

Ou seja, no SAP não existe uma maneira de se saber, com certeza, quem executou determinado comando, não há esse registro, de modo que qualquer alteração em informações presentes no banco de dados (informações que, por sua natureza, necessitam de todo um processo específico para que sejam alteradas) não fornece meios para uma averiguação posterior de sua responsabilidade. Outro ponto importante relatado são as dificuldades na comunicação de informações entre setores de patrimônio de UG’s distintas, de forma que essas dificuldades podem influenciar a eficácia de certos processos de trabalho, como a transferência de bens entre Unidades Gestoras diferentes.

Outro ponto levantado foi a questão da infraestrutura dos ambientes de trabalho, citada por 33% dos respondentes. Além disso, 33% citaram deficiências em relação a hardware. Foi mencionada, ainda, a falta de veículos para locomoção pessoal e dos bens em movimentação. Em uma das entrevistas, a ausência de veículos é citada como fator agravante da falta de eficácia na prestação dos serviços de tombamento e recolhimento: “Hoje o patrimônio vive numa dificuldade terrível, primeiro, não tem um transporte próprio pra fazer esse tipo de trabalho de recolhimento e de tombamento em toda a Universidade.”.

Percebe-se, claramente, que a deficiência de alguns Recursos Materiais e Tecnológicos, em especial no que se refere a local para armazenamento de bens, ao sistema de informações que apresenta algumas falhas e a falta de veículos para facilitar o transporte de pessoas e bens tem prejudicado o andamento e a execução de certas atividades de prerrogativa dos setores de patrimônio, trazendo consequências graves no que se refere ao cumprimento da legislação e normatização em vigor. Nas seções subsequentes, outras informações vêm corroborar com esse pensamento.