5.3 ADEQUAÇÃO DA ESTRUTURA DA UCI DO DETRAN/RN COM OS PRINCÍPIOS
5.3.7 ADERÊNCIA ÀS DIRETRIZES E NORMAS LEGAIS
Para Castro (2009), o controle interno administrativo deve assegurar o atendimento a diretrizes, planos, normas, leis, regulamentos e procedimentos administrativos, observando que eles estão de acordo com a finalidade do órgão, enquanto para Peter e Machado (2014) é necessária a existência de “sistemas”.
Quadro 20 – Referência textual para aderência às diretrizes e normas
Entrevistada Conteúdo Transcrição
1 UCI “Basicamente o sistema que analisa isso
tem sido a gente, né,”
2 UCI “Não, fora o controle interno, não tem
nada.”
3 ERGON “[...]eu tenho conhecimento pelo que eu
passei no recursos humanos a nível de Estado que determinadas informações você só pode incluir ali se tiver de acordo com a legislação [...]”
Fonte: Dados da pesquisa.
Nas entrevistas, observou-se o entendimento que a UCI seria o setor responsável por fazer essa verificação; tal característica ficou nítida quando questionadas da existência de sistemas que assegurem a aderência a norma.
Esse sentimento é reforçado pela imposição normativa da análise da UCI sobre todos os procedimentos.
Desta forma, entende-se que a Unidade de Controle Interno do DETRAN tem o entendimento que compõe os meios de assegurar o cumprimento das normas no âmbito da instituição. Apesar disso, é necessário o aprimoramento dos controles internos do DETRAN para o atingimento deste objetivo.
Quadro 21 – Propostas de melhoria e aceleração de aderência ao novo marco legal: Princípio abordado/LC
Nº 638
Observação Sugestão de melhoria
Relação custo /benefício do controle interno
Todos os procedimentos de despesas públicas tramitam no âmbito da UCI.
Definir processos prioritários, que teriam sua análise obrigatória pela UCI, amostra definida com base em uma análise de riscos.
Acompanhamento de fiscais de contrato
A UCI desenvolver a atividade de
acompanhar fiscais de
determinados contratos e como são seus procedimentos de fiscalização, para sugerir melhorias e identificar possíveis gargalos e desperdícios.
Efetivo insuficiente para atender a demanda. Aumento no número de componentes da UCI/DETRAN. Qualificação / treinamento / rodízios Treinamento não sistematizado
Definir uma seleção
sistematizada buscando melhor rendimento
Atividades não definidas na própria UCI
Definição de funções e atribuições na UCI, viabilizando identificar melhor os possíveis pontos críticos dos fluxos processuais dentro do próprio Controle Interno
Ausência de rodízio nas funções
O envio de técnicos de controle interno da UCCI para um período de trabalho conjunto com as UCIs, promovendo maior troca de experiências e ampliando o conhecimento da máquina estatal. Delegação de poderes e definição de responsabilidades Ausência de definição de responsabilidades e competências
Constituir comissão específica para elaboração da atualização do Regimento Interno do DETRAN. Regimento Interno Desatualizado Regimento Interno desconhecido dos servidores
Disponibilizar via digital, no site do órgão contendo o Regimento atual.
Pouco alcance ou
conhecimento das
delegações de poderes
Comunicar internamente ao órgão a ocorrência da delegação de competência e suas características. Organograma desatualizado Atualização do organograma do DETRAN Instruções devidamente formalizadas Inexistência de manual de procedimentos
Criação de comissão para elaboração dos manuais de procedimentos do Departamento
Inexistência de
fluxograma dos processos
Criação de comissão para elaboração dos fluxogramas dos principais processos do Órgão
Princípio abordado/LC Nº 638
Observação Sugestão de melhoria
Controles sobre as transações
Ausente acesso ao SIGEF
Autorizar os acessos aos membros da UCI ao Sistema de Gestão Financeira. Ausência de domínio/conhecimento do Sistema de Gestão - SIGEF Capacitar os membros do controle interno o manuseio da ferramenta.
Aderência a diretrizes e normas legais
Composto essencialmente pela UCI
Integrar os diversos agentes públicos envolvidos para exercer atividades de controle.
Exercer os controles no que tange a atividades institucionais ou administrativas, objetivando a observância a legislação, a salvaguarda do patrimônio e a busca da eficiência operacional;
Para exercer controles sobre as atividades institucionais ou administrativas do órgão é necessária a atualização dos documentos de constituição e atribuições do Departamento, assim como conhecer o órgão e suas atividades
Elaboração dos manuais de procedimentos e incentivar as visitas técnicas as unidades administrativas e operacionais do DETRAN.
Exercer o controle interno sobre o uso e
guarda de bens
públicos;
Para esse tipo de
verificação é
recomendável as visitas técnicas na própria instituição, permitindo que a UCI conheça as diversas operações do DETRAN.
Visitas técnicas da Unidade de Controle Interno para avaliar os controles administrativos do uso e guarda dos bens públicos, bem como auxiliar na elaboração de medidas para aperfeiçoá-los
Exercer o controle sobre a execução dos contratos, convênios e instrumentos
congêneres, bem como realizar Tomada de
Contas Especial,
quando determinado pela Controladoria-Geral do Estado;
Esta atividade já encontra-
se em operação,
entretanto a mesma pode ser refinada, permitindo, mesmo sem alterações no marco legal, mas o aperfeiçoamento da redação da Instrução Normativa 002/2018.
A conclusão do manual de procedimentos da Controladoria Geral do Estado, conforme previsto na IN 02/2018 pode elucidar a interpretação em relação a análise em todos os processos, qual seria o momento adequado para isso, para os casos genéricos, levando-se em conta o risco. Comunicar à Controladoria-Geral do Estado sobre irregularidades ou ilegalidades de que tenha conhecimento;
Não foi possível identificar com as amostras e testes conclusão sobre este tópico.
Contribuir com as funções de auditoria, corregedoria, ouvidoria
e prevenção da
corrupção, sempre que
solicitado pela
Controladoria-Geral do Estado;
A UCI não está afinada com estas atribuições, sendo necessário maior
envolvimento das
atividades da UCCI e UCI
Assim como no rodízio de servidores com perfil para realizar acompanhamentos nas UCIs, pode os membros componentes das UCIs fazer o caminho inverso, permitindo que quando necessário, haverá profissionais já devidamente
Princípio abordado/LC Nº 638
Observação Sugestão de melhoria
familiarizados com as atividades de Controle exercidas pela UCCI.
Acompanhar a
implementação das recomendações
emitidas pelos órgãos de controle interno e externo;
A UCI não possui
conhecimento da
operação do órgão em que atua.
Para o exercício do Controle é necessário conhecer e se familiarizar com o Ente controlado, dessa forma é necessário que os componentes do Controle Interno visitem, conheçam e observe melhores formas de implementar as recomendações do Controle Interno e Externo, não gerando sobrecarga em setores já demasiadamente demandados. Requerer as informações, processos e documentos necessários às ações de controle
A atividade existe, porém, podendo ser refinada, a partir do momento que a UCI tenha conhecimento do Órgão, já que estão vinculados o retrabalho para as ações de pedidos
de informações
identificados.
Adequar a carga de atividade burocrática para permitir ações de prospecção e focar os questionamentos do Controle, reduzindo sua redundância e tornando-se mais objetivos.
Exercer as demais ações demandadas pela Controladoria-Geral do Estado, no âmbito de suas competências.
Para exercer melhor suas atividades de Controle e de auxílio ao Controle Interno/Externo, a UCI precisa conhecer e avaliar sob diversas perspectivas suas atividades, e àquelas que poderão serem demandadas.
Atividade mais complexa, demanda reflexão da toda a estrutura do Controle Interno, pois envolve a UCCI e as UCIs, tal atividade deve ser elaborada e desenvolvida objetivando os princípios do Controle Interno apresentados pela Resolução 05/2014, e sendo necessário, avaliar próximas atualizações do Marco Legal do Controle Interno, atualmente a Lei Complementar Nº 638/2018.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
É visto que o Controle Interno do Executivo Estadual evoluiu no contexto de acompanhar as abordagens mais atuais de controle. Porém, o avanço se restringiu ao âmbito do Órgão Central de Controle, mantendo nas UCIs as mesmas atividades de antes da alteração do marco legal, executando auditoria de conformidade de todos os processos de seus órgãos.
A auditoria de conformidade é apenas um dos meios para se averiguar a aplicação de recursos; é importante introduzir outras atividades de controle na UCI, com enfoque em medidas prévias/preventivas para amadurecer tecnicamente as Unidades e permitir que contribuam de maneira mais significativa e alinhada com a CONTROL.
Verificamos que a UCI detém uma tramitação de processos muito elevada, o que não permite sua apreciação com os devidos cuidados, além de ser incompatível com o efetivo disponível para a atividade.
Compreende-se que, atualmente, o Sistema Integrado de Controle Interno do Executivo Estadual está em transição no seu modo de operação, em que todos os processos de despesas públicas tramitavam pelas UCIs e pela UCCI. Porém, os impactos de manter essa estrutura de funcionamento pode acarretar em prejuízos a própria Administração Pública, causando gargalos de processos e podendo inclusive ocasionar danos ao Erário.
Quanto a equipamentos de trabalho, verifica-se que estão em boas condições, e há material necessário para o desempenho das atividades.
As análises da UCI tratam exaustivamente de informações com pouco conteúdo; quando não, sendo necessário agir de maneira complementar aos fiscais de contrato.
Tal prática da UCI não garante a integridade de todos os processos, uma vez que a Unidade não teria o recurso “tempo” disponível em volume necessário para atender a demanda.
É necessária a atualização do Estatuto do DETRAN, bem como elaboração de manuais específicos de procedimentos e processos, definição de poderes e competências.
Curioso observar que a UCI não conhece o órgão o qual fiscaliza, pois conforme as declarações dos próprios membros do Controle Interno, desconhecem
as atividades da instituição, mesmo os procedimentos administrativos, e não possuem conhecimento aprofundado sobre suas rotinas e sistemas.
Como função necessária à Governança, o Controle Interno Setorial estudado não consegue ainda identificar qual seria sua real função na estrutura, não agregando informações úteis à gestão, que resta prejudicada quanto à possibilidade de um processo de accountability subsidiado em dados relevantes, identificados pela UCI.
A prática do Controle Interno recluso a um gabinete, verificando documentos, deve ser deixada para trás o quanto antes, para que a UCI possa contribuir com seu verdadeiro papel: garantir o atendimento das demandas da sociedade com qualidade, custo compatível e otimização dos recursos.
Diante do contexto de mudanças do SICOI, observamos que para melhor implementação das ações de mudança é necessária uma avaliação da atual aderência das Unidades de cada Órgão aos modelos teóricos aceitos, resultando em um esforço focado nas principais deficiências das Unidades Setoriais. Ocorre que, ao nos defrontarmos com a realidade do atual contexto do Executivo Estadual do RN – de difícil situação econômica, fiscal e financeira – e que existem no mínimo 58 UCIs, avaliar todas em seus aspectos operacionais e técnicos seria inviável, seja pelo tempo que seria necessário ou mesmo a estrutura a ser mobilizada para realizar tal estudo.
No desenvolvimento da pesquisa foi observada a existência de poucos modelos teóricos devidamente experimentados para a avaliação ou diagnóstico do Controle Interno, e muitas das avaliações já realizadas abordam as Unidades Centrais de Controle.
Dessa forma, a presente pesquisa se propõe a contribuir com métodos para sistematizar futuros estudos de avaliação do Controle Interno sob a perspectiva das Unidades Setoriais, contribuindo para intervenções das UCCIs mais eficientes e eficazes.
Propõe-se para pesquisas futuras a elaboração de um modelo testado para diagnóstico do Controle Interno em que seja possível avaliar os aspectos das funções, competências, princípios, estrutura e capacidade operacional das Unidades Setoriais, objetivando avaliar as atividades e o output dos serviços desenvolvidos.
Do ponto de vista acadêmico, nos propomos a observar o Controle Interno pela perspectiva da Ciência Administrativa, abordando os conceitos
norteadores para o desempenho desta atividade, demonstrando sua relevância para a Gestão e Governança como auxílio e fonte de informações para a tomada de decisões operacionais, táticas e estratégicas.
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APÊNDICES
Apêndice A – Termo de Consentimento Livre e Esclarecido Institucional
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS
CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO
TERMO DE CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO INSTITUCIONAL
Natal, 19 de novembro de 2018. Ao Sr. Erivaldo Medeiros de Oliveira
Departamento Estadual de Trânsito Prezado Sr. Chefe de Gabinete,
Esta pesquisa está sendo realizada por Carlos José Cerveira de Andrade e Silva, aluno do Curso de Graduação em Administração do Departamento de Ciências Administrativas (DEPAD), da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), como Trabalho de Conclusão do Curso, sob orientação da professora Anne Emília Costa Carvalho.
Como objetivo geral, a pesquisa busca “analisar a atuação e a estrutura da UCI do DETRAN/RN quanto ao seu alinhamento com os princípios gerais do controle interno previstos na Resolução ATRICON Nº 05/2014 e em comparação às novas atribuições previstas na LC 638/2018”.
Esclarecemos que todos os dados levantados serão utilizados somente para fins acadêmicos, resultando na elaboração de uma monografia a ser submetida a avaliação de uma banca e que, adicionalmente, poderá subsidiar futuras publicações científicas.
Sobre a utilização dos dados levantados, deverá ser informada a opção que indicar o nível de sigilo desejado, conforme Quadro 1.
Quando 1 – Opções de nível de sigilo para publicações acadêmicas.
Opção Descrição
A Nome da organização e dados utilizados na pesquisa podem ser divulgados em publicação acadêmica.
B O sigilo quanto ao nome da organização deve ser mantido. Os dados utilizados na pesquisa podem ser
divulgados em publicação acadêmica.
C
O sigilo quanto ao nome da organização e dados fornecidos devem ser mantidos. Dessa forma, será atribuído nome fictício à organização e os dados quantitativos coletados serão alterados por um multiplicador.
______________________________________ Anne Emília Costa Carvalho
Professora do Magistério Superior - DEPAD/UFRN Matrícula 2413052
______________________________________
Carlos José Cerveira de Andrade e Silva Pesquisador responsável
Matrícula 201133335
Tendo ciência das informações contidas neste Termo de Consentimento, eu Erivaldo Medeiros de Oliveira, responsável pelo Departamento Estadual de Trânsito – DETRAN/RN, autorizo a realização desta pesquisa na mesma, aplicando opção de sigilo da letra ________, conforme Quadro 1.
______________________________________ Erivaldo Medeiros de Oliveira
Apêndice B – Roteiro de entrevista com base na Resolução 05/2014 – ATRICON
(princípios do Controle Interno)
a. Relação custo/benefício;
a. Existem controles internos adequados para as diversas atividades inerentes ao DETRAN;
b. Quais as atividades a Unidade de Controle Interno desenvolve regularmente?
c. Como ocorre a distribuição das obrigações e atividades?
d. Sob a ótica do princípio do controle: relação custo/benefício - foram definidos possíveis falhas ou desvios para os procedimentos do