A função da gestão de compras é a de suprir as necessidades da produção dos bens ou na prestação de serviços na quantidade esperada para que o mesmo ocorra de forma satisfatória, e ainda de acordo com as políticas específicas de cada organização, levando em consideração os cálculos de despesa com estocagem e depreciação, e avaliação das instalações.
Neste sentido, o administrador tem a importante função de gerir as aquisições de forma a realizá-las no tempo certo, quantidade certa, evitando gastos desnecessários com aquisição, depreciação e estocagem.
Para Martins e Alt (2001, p.63), a gestão de compras “assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não um centro de lucros”.
Na perspectiva das organizações públicas, a gestão de compras exerce grande impacto financeiro e orçamentário. Sobre esse assunto, Baily (2000, p. 29, apud TCHAMO 2007), expressa que “considerando que os órgãos públicos estão cada vez mais trabalhando com menos dinheiro, o que significa esforços extenuantes para reduzir custos por meio de compras mais eficazes [...] a tarefa do executivo responsável por esses serviços é atender às demandas exigidas dentro das restrições orçamentárias”.
Viana (2010, p. 173), defende que para o correto controle sobre as compras, independente do porte ou função da organização, existe alguns princípios fundamentais que devem ser considerados como o estabelecimento de uma autoridade para compras, o registro das compras, o registro de preços e o registro dos fornecedores.
O registro dos fornecedores tem grande importância para o planejamento das organizações. É preciso um relacionamento técnico com fornecedores para garantir que os materiais sejam entregues de acordo com o que foi contratado. Trata-se de acompanhar cada fornecedor, respeitando suas particularidades, porém não tolerando má fé no descumprimento do que foi contratado.
Por fim, antes de adentrar na matéria sobre compras no setor público, é oportuno conceituar as competências da estrutura que forma o setor de compras, segundo Viana (2010, p. 175 – 177):
Quadro 3 – Competências do Setor de Compras
Cadastro de fornecedores: Responsável pelos fornecedores de materiais e de serviços nos quesitos, avaliação, desempenho e qualificação.
Processamento: Responsável por receber todos os
documentos referentes aos pedidos de compra e montagem dos processos. Compras locais: Responsáveis pelas compras dentro do
país.
Compras por importação: Aquisição de materiais provenientes do exterior necessitará da participação de um administrador com especialidade em comércio exterior.
Diligenciamento: Atividade que objetiva garantir o cumprimento das cláusulas contratuais. Fonte: Adaptado de Viana (2010, p. 175-177).
5.1 Compras no Setor Público
Todas as compras feitas no setor público devem ser feitas através de Licitações. A própria Constituição Federal determina através do Art. 37, inciso XXI, que a Administração Pública deverá contratar obras, serviços, compras e alienações mediante processo de licitação, ressalvados os casos especificados na lei. A Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993 (BRASIL, 1993), estabelece normas gerais sobre licitação e contratos administrativos.
Licitação, segundo Viana (2010, p.250) é o procedimento administrativo pelo qual a Administração Pública convoca, mediante condições previamente estabelecidas, empresas interessadas para apresentação de propostas para fornecimento de bens ou serviços, a fim de selecionar a que mais esteja dentro dos parâmetros preestabelecidos e divulgados.
Dessa forma podemos concluir basicamente a diferença na atividade de compras é a formalidade no serviço público e a informalidade na iniciativa privada. Segundo Viana
(2010, p.251), podemos observar os seguintes princípios básicos que se aplicam ao serviço público:
a) Princípio da Isonomia (Igualdade): descarta a discriminação entre os participantes;
b) Princípio da Publicidade: não pode existir licitação sigilosa. Compreende todo o processo licitatório em suas fases e seus atos, exceto quanto ao conteúdo das propostas;
c) Princípio da Moralidade e da Probidade Administrativa: proceder com honestidade, de maneira a cumprir todos os deveres que são atribuídos e cometidos por força da lei;
d) Princípio da Legalidade (formal): o procedimento licitatório deve está estritamente vinculado ao que é previsto na lei, no regulamento e nas instruções complementares;
e) Princípio da Vinculação ao Instrumento Convocatório (edital): a administração e os licitantes estão adstritos aos termos, procedimentos, documentação propostas, julgamento e contrato, a partir do momento que se estabelece as regras do certame;
f) Princípio do Julgamento Objetivo: a margem de valoração subjetiva e discricionária no julgamento é reduzida, devendo, pois, estar vinculada diretamente ao delimitado no edital;
g) Adjudicação Compulsória: o vencedor da licitação tem o direito à adjudicação, ou seja, a atribuição de seu objeto a que foi classificado em primeiro lugar. Essa adjudicação é obrigatória. Não podendo a Administração atribuir a outrem que não seja o vencedor, salvo se este desistir ou não firmar contrato no prazo estabelecido.
O processo licitatório se concretiza através das modalidades de licitação, que é a forma específica de conduzir o procedimento licitatório, a partir de critérios definidos em lei. São elas: Leilão, Concurso, Concorrência, Tomada de Preços, Convite e Pregão. Dentre as modalidades, podemos destacar duas que são mais utilizadas na Administração de Materiais, e serão utilizadas na continuidade deste trabalho.
A modalidade Pregão Eletrônico, segundo Chiavenato (2012, p. 459), uma das mais utilizadas atualmente, visto que não obedece a limite de valores, pois sua característica principal é a agilidade no processo licitatório, invertendo a ordem de abertura de envelopes,
primeiro se conhece o valor ofertado e depois se verifica se a empresa está habilitada, ou seja, se oferecem condições econômico-financeira, jurídica, regularidade fiscal dentre outras. O fornecedor que apresentar a proposta de melhor preço, e após, apresentar a documentação é o vencedor da licitação.
A Lei 10.520/2002 rege os procedimentos para uma licitação de modalidade Pregão. Atualmente as aquisições e/ou contratação de bens e serviços comuns são feitas por meio desta modalidade, e executada em sessão pública via internet. De acordo com Lei citada acima, Art. 1, Parágrafo Único, considera-se bens e serviços comuns aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais no mercado. São bens e serviços encontrados facilmente no mercado, não necessitando de uma avaliação minuciosa. São exemplos de bens comuns: canetas, papéis, mesas, veículos. E exemplos de execução de serviço comum: confecção de chaves, manutenção de chaves.
A Modalidade de Leilão, no qual “os interessados para a venda de bens móveis inservíveis para a administração ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados, ou para a alienação de bens imóveis prevista no art. 19 da Lei 8.666/1993 (BRASIL, 1993), a quem oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliação” (CHIAVENATO, 2012, p. 459).