A administração é um processo complexo que exige dos empresários uma série de habilidades e desafios, buscando alcançar os objetivos propostos com os recursos disponíveis. Para Caravantes, Panno e Kloeckner (2005, p. 385) “Administração é um processo de consecução de objetivos organizacionais de uma maneira eficiente, eficaz e efetiva, por meio do planejamento, da organização, da liderança, e do controle dos recursos organizacionais”.
Dentro dessa concepção é fundamental o envolvimento das pessoas no desenvolvimento desse processo. Para Silva (2008) A administração está relacionada com o alcance dos objetivos pelo esforço de outras pessoas.
Dessa maneira, Artefatos de Couro Paufer busca se organizar como empresa, almejando alcançar os objetivos pretendidos. Com a gestão centrada nas mãos dos proprietários Paulo e Fernanda e contendo poucos funcionários, fica mais fácil dimensionar para os mesmos as metas organizacionais e os meios para alcançar essas metas. Na sequência desse capítulo apresenta-se como funciona a administração geral da empresa, sua organização, seu planejamento estratégico e seu sistema de informação.
4.1.1 Organização
A organização de uma empresa atualmente é uma atividade extremamente desafiadora para os envolvidos. Para isso, é preciso construir uma estrutura com a definição de setores e departamentos e disponibilizar recursos e orientações para que os mesmos exerçam suas atividades, além de fornecer meios que possibilite a interação entre os setores. Para
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Chiavenato (2014) A organização consiste no ato de organizar, integrar e estruturar os recursos e órgãos, estabelecendo relações entre eles e as atribuições de cada um deles. A Figura 6 define as etapas da organização.
Figura 6 Etapas da Organização
Fonte: Certo (2003).
Além de definir os planos, montar a estrutura e dividir as atribuições e os recursos, é preciso avaliar os resultados do processo organizacional está de acordo com aquilo que é esperado pela empresa. Nesse sentido Certo (2003) afirma que nesse processo são recolhidas informações se a organização está melhorando, buscando aprimorar a estrutura já estabelecida.
A Artefatos de Couro Paufer é uma empresa de pequeno porte, com um número reduzido de funcionários, onde as atividades são realizadas de acordo com as demandas necessária. A estrutura organizacional é tradicional e linear conforme Figura 7.
Figura 7 Organograma da Empresa
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Pelo organograma acima se percebe que a empresa possui o comando das atividades divididas em dois setores principais. Na produção a gestão do setor fica sobre responsabilidade do sócio Paulo. Ele possui dois auxiliares que trabalham na empresa durante meio turno de forma intercalada e lhe auxiliam no processo produtivo. Fica a seu cargo também a programação da produção.
A empresa também possui parte do processo produtivo destinado à terceirização. São duas costureiras que prestam serviços para a empresa, uma na cidade de Barão e outra na cidade de Carlos Barbosa. Ambas as empresas de terceirização estão sob a responsabilidade do sócio Paulo. Cabem também ao mesmo algumas funções da área comercial tais como o transporte e a montagem das lojas nas feiras e algumas participações nas mesmas como vendedor.
A sócia Fernanda é responsável pelos processos comerciais, financeiros e administrativos. Ela é responsável pelas compras das matérias-primas e materiais de produção, pelo controle das contas a pagar e das contas a receber, pela emissão das notas fiscais de vendas, pela contratação das feiras que a empresa participa, pela escala dos vendedores de acordo com cada feira entre outras atribuições de menor relevância.
As decisões de maior relevância que podem causar maior impacto na organização como a participação em uma nova feira ou a contratação de um novo funcionário são sempre tomadas em conjunto. O estilo de liderança da empresa é democrático, estando os sócios a ouvir os funcionários dicas e sugestões para o melhor desempenho das atividades. A empresa sempre preza pelo bom ambiente de trabalho e pelo respeito entre todos, independentemente do nível hierárquico, tanto na fábrica quanto nas feiras, para que isso possa se refletir em desempenho eficaz e bons resultados.
4.1.2 Planejamento Estratégico
O crescimento e o desenvolvimento de uma organização passam pela sua capacidade de planejar seus objetivos tanto no curto como no longo prazo e ações necessárias para alcança-los. Para Serra, Torres e Torres (2003) O planejamento estratégico pode ser considerado como o processo para a determinação dos objetivos de uma organização e para adoção de ações e alocação de recursos para alcança-los. Já Nogueira (2015) complementa salientando que é preciso manter a atenção ao ambiente externo a organização, focando no cenário econômico, social e político, assim como os comportamentos e as preferências dos clientes e ações e posicionamento da concorrência.
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A Artefatos de Couro Paufer não possui um planejamento estratégico definido, ela procura se adequar as mudanças conforme as mesmas surgem. O que a empresa estabelece são metas de crescimento de uma feira para outra, mais sem nenhum tipo de embasamento técnico, feito apenas de forma empírica. Isso é pode ser muito prejudicial à empresa tanto no curto quanto no longo prazo, pois a falta de um norte para orientar as atividades da empresa pode causar sérios danos à organização.
Seria interessante se a empresa em estudo implantasse uma planificação nesse sentido, delineando de forma clara os objetivos propostos e as ações para executa-los, realizando um mapeamento do ambiente externo. Dessa forma, a empresa estaria mais preparada e poderia tomar decisões com mais consistência e menor margem de erro.
4.1.3 Sistemas de Informação
Diante de um cenário marcado por mercados altamente acirrados e competitivos, é fundamental que as empresas possam adquirir e gerenciar o maior número de dados possíveis. Para a transformação desses dados em informações e utilização dessas em prol da empresa é crucial os sistema de informação. Para Laudon e Laudon (2007, p. 9) “Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter- relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização.” Já O’ Shaughnessy (1976 apud ELEUTERIO, 2015) descreve o sistema como um conjunto de partes interdependentes que em seu todo constitui uma unidade e apresenta três funções básicas de interação: entrada, processamento e saída. A Figura 8 representa esse processo.
Figura 8 Componentes de um Sistema
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Os sistemas de informações trazem grandes vantagens às organizações, dentre elas a melhor condição para a tomada de decisão. Para João (2015) um dos principais benefícios dos sistemas de informações é a possibilidade de tomar as melhores decisões. Já Kroneke (2008) salienta o uso sistemas de informação para o alcance das suas metas e seus objetivos.
A empresa analisada nesse trabalho possui apenas um sistema para os trabalhos administrativos como o faturamento e alguns controles financeiros. Os controles ficais fica sob responsabilidade do escritório de contabilidade que presta o serviço para a empresa. Os controles de produção são simples através de anotações em folhas e posterior descarte. Não há nenhum tipo de controle quanto a custos de produção, clientes, desempenho em feiras, etc., o que dificulta muito uma análise de desempenho mais ampla, dificultando mudanças de gestão mais dinâmicas. A comunicação interna das decisões da empresa é rápida e pratica, sendo realizada de forma verbal e direcionada diretamente aos interessados.
4.1.4 Pontos Fortes e Pontos Fracos
Conforme análise realizada anteriormente, podem-se elencar os pontos fortes e fracos da administração geral da empresa. Através do Quadro 3, verifica-se as forças e fragilidades da Artefatos de Couro Paufer.
Quadro 3 Pontos Fortes e Fracos da Administração Geral.
Pontos Fortes Pontos Fracos
a) Divisão de tarefas bem definida; b) liderança democrática;
c) bom ambiente de trabalho; d) comunicação eficiente.
a) Não há objetivos claros; b) não há estruturas para
mapeamento do ambiente externo e interno;
c) sistema de informações limitado; d) falta de informações confiáveis a
tomada de decisão. Fonte: Autor (2019).