Agência no contexto da comunicação organizacional interna

Uma agência funciona tal e qual como uma empresa, como tal é igualmente importante implementar um bom plano de comunicação interna numa agência. Considera-se como ponto de partida que a comunicação organizacional é crucial para o sucesso empresarial, como Rego afirma “A comunicação é o ingrediente essencial da interação humana e o aparelho circulatório da vida organizacional” (Rego, 2013:68). Abordo esta questão uma vez que a comunicação não é assim tão simples, havendo muitas veias da comunicação complexas e não existindo regras exatas das melhores formas da comunicação. “As pessoas têm perceções diferentes do contexto, do meio ambiente, e têm racionalidades e estratégias diferenciadas (…)” (Almeida, 2003:44). No entanto, pode apurar-se maneiras mais eficazes de comunicar e combater os desafios da comunicação nas organizações. A comunicação organizacional baseia-se nas características do profissionalismo, responsabilidade, fiabilidade, rigor, sinceridade, concisão, pertinência e clareza. Quem usufruir destas qualidades organizacionais, irá facilmente gerar sentimentos de confiança

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junto dos seus superiores pela sua eficiência. “Finalmente, a comunicação deve ser pensada e organizada no tempo” (Béon, 1992:16).

A facilitar a comunicação interna é possível utilizar-se os novos meios digitais, considerados também meios envolventes para auxiliar e reforçar a comunicação, organização e desempenho entre os colaboradores, embora isto tenha o lado negativo de estabelecer mais relações impessoais. Ora, os meios digitais são: e-Newsletters (revistas eletrónicas informativas); Correio Eletrónico; Intranet (Internet interna da empresa em que só os colaboradores têm acesso, de forma a partilhar ficheiros, informação, etc.); Instant Messanging (o chamado Chat, conversas imediatas entre os colaboradores e, possivelmente, não só); por fim, o e-Learning (formações no seio da organização através do meio digital, consideradas com um apoio importante para a execução de determinados trabalhos).

Sobretudo nas grandes empresas, como as multinacionais, que têm uma estrutura divisória do trabalho e funções, normalmente dividida por departamentos, isto serão boas ferramentas. Por exemplo, a Intranet é uma plataforma comunicativa cada vez mais crucial para fomentar um nível de comunicação interna bastante elevado e reconhecido, pois segundo Carrera “Atualmente, as intranets são cada vez mais o “sistema operativo” das organizações, pois nelas se podem assentar todos os sistemas de gestão de recursos das organizações, tornando-se o Portal da organização” (Carrera, 2009:47).

De acordo com Carrera, relativamente à intranet, esta usufrui de funcionalidades bastante apelativas a uma boa comunicação interna, como: Fóruns de discussão (permite a partilha de experiências e soluções dentro da organização); Blogs (para os colaboradores descreverem os projetos em mãos); Arquivo digital (partilha imediata de ficheiros); RSS (Really Simple Syndication – tecnologia que permite aos colaboradores receberem notícias relacionadas com os temas do seu interesse de forma a estarem constantemente informados); Agenda/Cronograma (uma melhor organização e coordenação dos trabalhos das equipas); Salas virtuais de trabalho (onde se pode reunir toda a informação de um determinado tema, podendo restringir apenas aos membros da equipa); Chat (conversação em tempo real); Diversos Níveis de permissões (permite o acesso de informação a todos os

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colaboradores, no entanto, de forma a proteger ao mesmo tempo a informação confidencial); por fim, relatórios que explicitam a atividade do utilizador.

Para o bom funcionamento da intranet de uma organização tem de se ter em conta a estrutura da empresa e integrá-la no desenho da intranet; -dar uma formação e motivar os utilizadores a interagir na intranet; ser assertivo no caso de uma informação poder ser enviada pela intranet, não enviar por mail; a terminar, o ideal seria integrar a internet, intranet e extranet, ou seja, quando se colocasse a informação comum a estes três canais, a atualização seria automática, não sendo necessário fazer três operações diferentes.

A forte comunicação interna numa empresa facilita os colaboradores a terem e a adquirirem o máximo de conhecimento da própria empresa onde trabalham e, quanto maior a empresa for, mais necessário é a existência de ferramentas relacionais entre as dezenas de colaboradores, isto contribui para o próprio desempenho.

Como Vítor Almeida afirma “É essencial que cada um se saiba situar na empresa, que conheça as suas estruturas, e tal facto passa por ir além de uma mera referência à linha hierárquica e aos seus pares.” (Almeida, 2003:56).

Acontece que muitas empresas não dedicam o que seria ideal e essencial a uma boa comunicação interna. Para concluir, como Rego e Hofstede afirmam: “(…) frequentemente, os membros de um departamento não conhecem os colaboradores das outras unidades organizacionais nem as atividades aí executadas” (Rego, 2013:267).

“Como todos os problemas organizacionais tem aspetos estruturais e humanos” (Hofstede, 1991:166).

A eficácia da comunicação interna organizacional promove a sua credibilidade, interação com os clientes e poder sobre a concorrência, criando assim uma identidade e favorecendo a sua imagem no mercado. “Imediatamente surge uma série de problemas e de dificuldades que a comunicação deve superar para poder chegar a produzir-se” (Luhmann, 2001:42). Como tal, é importante utilizar estratégias de comunicação interna organizacionais. “(…) a comunicação interna enquanto função é reconhecê-la numa dupla vertente, como modo de relação entre as pessoas, bem como instrumento estratégico na empresa” (Almeida, 2003:42).

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Ao estudar a comunicação interna de uma empresa, deve-se, em primeiro lugar, ter em conta a sua cultura, que engloba a história da organização, os valores e as atividades. Em seguida, deve proceder-se a uma análise interdepartamental, ou seja, um estudo sobre a interatividade, a troca de opiniões e informação (com o intuito de servir como objeto de troca de opiniões), a segurança, a coordenação, o espírito de equipa, dinâmica coletiva. “Porque é preciso estar à escuta, saber dialogar e informar, favorecer a interatividade.” (Béon, 1992:51) Por fim, uma análise à estrutura arquitetónica da empresa, portanto à disposição dos diferentes departamentos, pois “A arquitetura de conjunto, a disposição das instalações, a sinalética, os quadros de afixação constituem mensagens organizadas de maneira mais ou menos harmoniosa e coerente.” (Béon, 1992:55) e à maneira como os colaboradores se relacionam, como relações informais ao tratar por “tu”, hábitos de porta aberta ou fechada, atividades extraprofissionais e internas.