Ambiente de Trabalho do Sistema OCP – Online Control Panel

Para iniciar a sessão de trabalho com o OCP, o utilizador tem quer ter acesso, obrigatório, à Internet, independentemente, do sistema operativo utilizado. Como atrás ficou referido, a opção por uma solução em ambiente online dispensa a instalação de software específico, sendo o acesso feito através de um browser de Internet, no seguinte

endereço: www.berardocollection.com/ocp/dev101. Por motivos axiomáticos, a primeira página do OCP é relativa ao login, assim, mediante o registo do utilizador e da sua palavra-chave, dá-se entrada no sistema (Fig. 1).

Apresentaremos agora o ambiente de trabalho do OCP, onde estão disponíveis, todas as opções desta aplicação informática, que serão ilustradas, e brevemente descritas, dado que os seus conteúdos foram já abordados anteriormente.

Ao entrar no sistema, deparámo-nos com uma tabela, que ocupa cerca de 75% do ecrã (Fig. 2). Distribuída por sete páginas, esta tabela contém os 609 objectos que compõem, actualmente, a Colecção de Azulejos, sendo que por cada página são apresentados 100 exemplares, os quais podemos visualizar recorrendo ao scroll. Nesta primeira tabela surgem alguns elementos identificativos dos objectos de forma a tornar mais fácil a sua pesquisa, embora, seja também possível, fazê-la na área superior do ecrã, estando designada em inglês, por search. Os elementos identificativos, organizados horizontalmente, são: a Imagem do Objecto; Número de Inventário (designado por work ID); Título Descritivo; Título de Autor; Período e Século de fabrico. No seguimento da mesma linha, apresentam-se quatro ícones, informaticamente normalizados, que possibilitam, visualizar, editar, copiar e eliminar a ficha de inventário. Ainda, no prolongamento horizontal da tabela, é possível aceder a tabelas auxiliares de gestão da Colecção, nomeadamente: Localização; Restauro; Conservação e Documentos Associados.

Fig. 1

Na primeira página, do lado superior esquerdo, surge uma listagem constante, ao longo de toda a aplicação, com outras tabelas auxiliares à gestão e inventário da Colecção, estando, também, incluído o elenco de índices.

Ao clicar no ícone “editar”, no ecrã principal, surgirá a ficha de inventário, onde poderão ser inseridos os dados de um novo objecto, ou actualizadas as informações de um outro, já inventariado. O ecrã de ficha de inventário é constituído por sete separadores, que agrupam os dados em grandes áreas temáticas: Identificação da Peça (Fig. 3); Autoria e Fabrico (Fig. 4); Historial (Fig. 5); Dimensões (Fig. 6); Incorporação (Fig. 7); Notas (Fig. 8) e Registo (Fig. 9). Ao activar qualquer um dos separadores surgirá uma lista de campos, sendo que, os de preenchimento obrigatório estão assinalados com um asterisco encarnado.

Os restantes campos são facultativos e visam o registo de informação destinada a uma melhor caracterização do objecto e posterior consulta. Como ficou referido, alguns dos campos patenteados na ficha de inventário encontram-se indexados, assim, ao clicar na seta de sentido descendente, abrir-se-á uma janela, com uma listagem terminológica predefinida, da qual o inventariante deverá seleccionar, mediante as características do objecto em presença, a opção ajustada. Depois de preenchidos os campos que integram os sete separadores, o utilizador deverá clicar no “edit”, para guardar a informação processada. No caso, dos campos assinalados como obrigatórios, não se encontrarem preenchidos, surgirá uma mensagem de erro, indicando qual o campo cujo preenchimento está em falta, sendo o inventariante remetido para esse mesmo campo.

Fig. 2 – Tabela de entrada no Sistema

Fig. 3 – Separador: Identificação da Peça

Fig. 4 – Separador: Autoria e Fabrico

Fig. 6 – Separador: Dimensões Fig. 5 – Separador: Historial

Fig. 7 – Separador: Incorporação

Fig. 8 – Separador: Notas

Terminada a inserção dos dados nos primeiros separadores, voltamos ao ecrã inicial, onde serão preenchidos outros campos de inventário, que se dividem em sub-campos, possibilitando, igualmente, a gestão do próprio espólio. Seguindo, pela ordem de apresentação, temos: a Localização, área que nos permite construir uma lista com as diferentes localizações do objecto ao longo do tempo, correspondendo a entrada mais recente da lista, à sua localização actual (Fig. 10 e 11); o Restauro, área que faculta, também, a formação de um histórico com as intervenções de conservação e restauro, que o objecto vai sofrendo (Fig. 12 e 13); a Conservação, que analogamente, aos campos anteriores possibilita a criação de históricos, contemplando sub-campos como a

“condição”, estado de conservação em que o objecto se encontra, devendo ser preenchido a partir de uma lista predefinida e que auxilia o utilizador a atribuir o estado actual, embora tenha sido considerado um campo para notas mais específicas (Fig. 14 e 15); e finalmente, os Documentos Associados, área onde pode ser registado qualquer tipo de documentação relacionada com a peça, desde relatórios de conservação e restauro, a facturas de incorporação, pedidos de empréstimos, entre outros, listando uma série de documentos de diferentes tipologias, nomeadamente, administrativos, históricos e/ou financeiros (Fig. 16 e 17). Importa, salientar, que esta documentação fica associada ao objecto através do preenchimento dos sub-campos identificativos do documento

Fig. 9 – Separador: Registo

(controle intelectual), bem como, pela cópia que constará na aplicação (controle físico), sendo este último, um requisito obrigatório deste campo.

Fig. 10 – Localização (página inicial)

Fig. 11 – Localização (campo por preencher)

Fig. 13 – Restauro (campo por preencher) Fig. 12 – Restauro (página inicial)

Fig. 14 – Conservação (página inicial)

Fig. 15 – Conservação (campo por preencher)

Fig. 16 – Documentos Associados (página inicial)

Fig. 17 – Documentos Associados (campo por preencher)

Fazem, ainda, parte do inventário quatro categorias de informação, patenteadas no lado superior esquerdo do ecrã, designadamente: Exposições (Fig. 18 a 22) Bibliografia (Fig. 23 a 26); Seguros (Fig. 27 e 28) e Conjuntos (Fig. 29 a 33). Na primeira categoria deverão ser mencionadas todas as exposições em que a peça esteve presente, onde o inventariante poderá identificar, mediante uma lista, a exposição, ou exposições, relacionadas com a peça referenciada. No caso de determinada exposição não se encontrar listada, o utilizador, terá de criar uma ficha de exposição, preenchendo o conjunto de campos correspondentes. As categorias de informação intituladas de Bibliografia e Seguros têm um funcionamento idêntico à categoria anterior. A primeira deve conter referências bibliográficas de obras relacionadas com o objecto a inventariar, e a segunda as diferentes apólices estabelecidas para a Colecção. Relativamente aos Conjuntos, o procedimento é semelhante; são criados vários conjuntos, aos quais são atribuídas designações e descrições, constituindo deste modo uma listagem, à qual o utilizador deverá recorrer, quando necessitar de associar um novo Elemento do Conjunto.

Fig. 18 – Exposições (página inicial)

Fig. 19 – Exposições (campo por preencher)

Fig. 20 – Exposições (campo preenchido)

Fig. 21 – Exposições (listagem de objectos associados a uma exposição)

Fig. 22 – Exposições (associação de um objecto a uma exposição)

Fig. 23 – Bibliografia (página inicial)

Fig. 24 – Bibliografia (campo por preencher)

Fig. 26 – Bibliografia (associação de um objecto a uma referência bibliográfica) Fig. 25 – Bibliografia (listagem de objectos associados a uma referência bibliográfica)

Fig. 28 – Seguros (campo por preencher) Fig. 27 – Seguros (página inicial)

Fig. 30 – Conjuntos (campo por preencher) Fig. 29 – Conjuntos (página inicial)

Fig. 32 – Conjuntos (listagem de objectos pertencentes a um conjunto) Fig. 31 – Conjuntos (campo preenchido)

Ao clicar na opção “Indexes” (Fig. 34), patenteada na lista do lado esquerdo do ecrã, o utilizador tem acesso a todos os campos indexados, ou seja, aos ecrãs de gestão de tabelas auxiliares da aplicação (tabelas de: Tipos de Imagem; Tipos de Suporte;

Tipos de Documentos; Tipos de Módulo; Cor; Técnicas; Estilo (Fig. 35 e 36);

Denominações; Outras Denominações; Condições de Conservação; Modalidades de Incorporação; Propriedade; Períodos; Século; Super-Categorias; Categorias; Sub-Categorias; Países e Nacionalidades). A única categoria de informação, também, indexada, mas que não está nesta listagem, é os Autores (Fig. 37 a 39), tendo-se considerado que a localização mais apropriada era no ecrã principal, dada a sua pertinência na consulta interna. Esta última categoria é constituída pelos seguintes campos: Apelido; Nome; Nacionalidade; Biografia (texto livre); Ano de Nascimento e Ano de Morte, sendo o Apelido e a Nacionalidade de preenchimento obrigatório. No caso dos autores desconhecidos, no primeiro campo obrigatório deverá constar

“Desconhecido”, e no segundo “n/a” (não atribuído).

Importa, ainda, salientar que todos os campos do OCP são bilingues, razão pela qual, à designação dos mesmos, sucede entre parêntesis curvo, a indicação do idioma, português (pt) e inglês (en).

Fig. 33 – Conjuntos (associação de um objecto a um conjunto)

Por razões de segurança, ao sair da aplicação, o inventariante deverá utilizar, sempre, a opção de logout, localizada no ecrã principal.

Fig. 34 – Tabela de entrada no Sistema com listagem de Indexes

Fig. 35 – Listagem com a indexação de Estilos

Fig. 36 – Estilos (campo por preencher)

Fig. 37 – Listagem com a indexação de Autores

Fig. 38 – Autores (campo por preencher)

Fig. 39 – Autores (campo preenchido)

PARTE III – Museus Virtuais. Uma proposta para a Colecção de Azulejos