4. METODOLOGIA
5.3. Análise dos Documentos
5.3.1. Não conformidades identificadas na Gestão de Contratos
Os pareceres jurídicos que constavam nos processos de contratação foram separados pelo período do estudo: Antes da implantação do Sistema de Informação (ANTES) e depois da implantação do Sistema de Informação (DEPOIS).
Os Pareceres Jurídicos foram emitidos por diferentes Procuradores Federais cedidos a Instituição pesquisada ou pelos Procuradores Federais que estão lotados na Procuradoria Federal. Quando existe sobrecarga de processos administrativos para análise e parecer dos Procuradores Federais lotados na Instituição pesquisada, estes processos administrativos remetendo a uma diversidade de termos para uma mesma situação.
Como forma de padronizar os principais apontamentos e solicitações de ajustes processuais identificados, a padronização ocorreu em dois momentos: (1) na padronização dos termos e expressões mais frequentes encontrados nos pareceres; e (2) na padronização do texto final das expressões na pesquisa.
Construído o quadro, partiu-se para somatório das expressões, separadas pela temporalidade da ocorrência. Essas discrepâncias permitiram identificar se houve aumento, diminuição total ou parcial, ou se não ocorreram mudanças nas ocorrências de não conformidades registradas nos pareceres jurídicos no período pesquisado.
Os resultados que estão dispostos no Quadro 9, individualmente, as não-conformidades identificadas nas Unidades Gestora e Administrativa não representaram mudanças significativas nos indicadores da gestão. Essa realidade foi identificada tanto no aspecto individual, quanto na análise geral, de forma categorizada. As não-conformidades que ocorreram com maiores frequências - Ausência de manifestação e justificativa da contratação pela Autoridade competente; e Ausência de SICAF ou SICAF vencido – continuaram a ocorrer sem maiores mudanças após a implantação do Módulo SUAP de Gestão de Contratos.
Quadro 9. Não-conformidades
CATEGORIA NÃO-CONFORMIDADES
UNIDADE
GESTORA ADMINISTRATIVA UNIDADE
ANTES DEPOIS ANTES DEPOIS
Ausências
Ausência de análise técnica de valores 0 0 1 0
Ausência de caracterização da natureza continuada da Contratação; 1 2 0 1
Ausência de assinatura em documentos 0 1 1 0
Ausência de manifestação da contratada; 1 1 1 1
Ausência de manifestação do Fiscal do Contrato para a prorrogação; 1 2 1 2 Ausência de manifestação e justificativa da contratação pela
Autoridade competente; 4 3 4 4
Ausência de Pesquisa de Preços (Vantajosidade) 1 0 1 1
Ausência de SICAF ou SICAF vencido; 4 3 4 3
Ausência da demanda para a contratação 1 1 1 0
Total Ausências 13 13 14 12
Erros
Erro na classificação do elemento de despesa; 0 0 1 0
Erro na clausula do prazo de vigência; 2 1 2 1
Erro no mapa de pesquisa de preços; 0 1 0 1
Erro no objeto (Objeto divergente ao da Contratação) 1 0 1 1
Erro no objeto da Declaração da Existência de Recursos
Orçamentários; 0 0 0 1
Total Erros 3 2 4 4
Outros
Complementar/renovar garantias contratuais; 1 1 1 1
Divergência entre a redação de cláusulas do contrato/aditivo 1 0 1 1 Divergência entre as informações financeiras (SIAFI) e
orçamentárias (DERO) 1 0 0 0
Total Outros 3 1 2 2
TOTAL GERAL 19 16 20 18
Fonte: O autor, em função das pesquisas realizadas.
A ausência de SICAF ou SICAF vencido são atividades operacionais quem depende do acompanhamento de uma simples lista de verificação para a correta instrução processual. Já a manifestação e justificativa da contratação é algo mais complexo, requer conhecimentos e informações técnicas do gestor. A recorrência da ausência dessa manifestação e justificativa da contratação poderá ser explicada pela falha operacional pelo não acompanhamento de uma lista de verificação de documentos, motivando a falta daquele documento no processo de contratação, ou a falta de conhecimento técnico ou falta de subsídios de informações para uma justificativa da contratação.
Segundo O'Brien e Marakas, (2010), a qualquer momento, os sistemas de informação planejados para apoiar processos e operações (atividades operacionais) também podem fornecer dados para sistemas com foco na tomada de decisão de negócios ou receber dados desses processos - informações técnicas que possibilitem o gestor a fundamentar a justificativa da sua decisão em contratar ou renovar um contrato.
Quando a análise ocorre com as informações dispostas no quadro resumo, que agrupa as informações por categoria, pode-se observar uma redução pouco significativa das não- conformidades, conforme Quadro 10.
Quadro 10. Resumo - Não-conformidades
CATEGORIAS UNIDADE GESTORA UNIDADE ADMINISTRATIVA
GERAL
ANTES DEPOIS ANTES DEPOIS ANTES DEPOIS
Ausência de atos e documentos 13 13 14 12 27 25
Erros diversos 03 02 04 04 07 06
Outras não-conformidades 03 01 02 02 05 03
Total 19 16 20 18 39 34
Fonte: O autor, em função das pesquisas realizadas.
A consequência direta da não redução ou da não eliminação de não conformidades é o aumento dos custos e diminuição da produtividade na instituição. Conforme Carvalho (2011), toda não conformidade gera um retrabalho, seja para ser refeito alguma atividade, ou para corrigir problemas causados por ela e, com isso, está se gastando mais recursos do que seria necessário. Baschab e Piot (2003 apud Albertin e Albertin, 2009) identificaram alguns benefícios diretos pela utilização da TI, entre eles a alocação de recursos com mais eficiência e aumentar a produtividade do pessoal. Na situação da instituição pesquisada, isso representaria alocar os recursos humanos em outras atividades, aumentando a produtividade da gestão de contratos. Essa não redução de recursos humanos envolvido na gestão de contratos representa um gasto excessivo de recursos da instituição.
Conforme entrevista realizada, parte dos pesquisados tinha como expectativa de que a adoção de novas tecnologias promovesse a redução de erros e de retrabalhos na gestão de contratos. Já quando foram analisadas as mudanças percebidas, os pesquisados não identificaram que houve mudança na redução de erros e/ou de retrabalhos. Os resultados da análise dos documentos vão de encontro às percepções dos entrevistados que de fato não ocorreram essas mudanças na redução perceptiva de não conformidades na gestão de contratos.
5.3.2. Controle dos prazos referente às atividades da Gestão de Contratos
Os resultados do levantamento foram agrupados em três categorias: Geral, Unidade Gestora (UG) e Unidade Administrativa (UA). O Geral de representa a média geral encontrada no somatório dos resultados da Unidade Gestora (UG) e Unidade Administrativa (UA).
No Quadro 11 estão dispostos os resultados referentes aos prazos médios das atividades da gestão de contratos. Os resultados destacados nas colunas ANTES e DEPOIS representaram os melhores desempenhos no comparativo entre as duas Unidades: Gestora e Administrativa. As discrepâncias destacam os resultados que foram analisados como positivos nas comparações individuais realizadas entre o antes e depois de cada Unidade e do Geral.
Quadro 11. Prazos médios referentes às atividades da Gestão de Contratos -
ATIVIDADES ANTES DEPOIS Indicador % DISCREPÂNCIAS
GERAL UG UA GERAL UG UA GERAL UG UA GERAL UG UA
Requisição de compras 95,50 91,50 99,50 77,88 79,50 76,25 0,82 0,87 0,77 -17,62 -12,00 -23,25
Emissão da Ordem Bancária 25,63 32,00 19,25 18,15 19,25 17,04 0,71 0,60 0,89 -7,49 -12,75 -2,21
Atesto do fiscal 16,88 21,50 12,25 12,63 12,25 13,00 0,75 0,57 1,06 -4,26 -9,25 0,75
Publicação de Extrato do Contrato 26,38 36,25 16,50 18,13 24,00 12,25 0,69 0,66 0,74 -8,26 -12,25 -4,25
Publicação de Extrato do Aditivo 13,13 15,00 11,25 8,88 11,25 6,50 0,68 0,75 0,58 -4,26 -3,75 -4,75
Análise Jurídica (Aditivo) 17,88 18,00 17,75 19,25 17,75 20,75 1,08 0,99 1,17 1,37 -0,25 3,00
Fonte: O autor, em função das pesquisas realizadas.
O cálculo do valor percentual da discrepância ocorreu da divisão do resultado referente ao período depois e do período anterior da implantação do TI.
As análises dos resultados das solicitações de aditivo e as emissões de empenho (Quadro 12) ocorreram de maneira distinta das demais, pois neste caso o aumento do período é um fato positivo para o desempenho da gestão. Já nas demais atividades devem reduzir o tempo de ciclo, ou seja, quanto menor o período, melhor.
Quadro 12. Prazos médios gerais referente às atividades da Gestão de Contratos realizadas com antecedência
ATIVIDADES ANTES DEPOIS Indicador % DISCREPÂNCIAS
GERAL UG UA GERAL UG UA GERAL UG UA GERAL UG UA
Solicitação de Aditivo -32,88 -31,50 -34,25 -27,43 -17,35 -37,50 0,83 1,82 0,91 -5,46 -14,15 3,25 Emissão do Empenho do
Contrato -19,63 -18,50 -20,75 -22,38 -19,00 -25,75 1,14 0,97 0,81 2,75 0,50 5,00 Emissão do Empenho do
Aditivo -17,68 -19,85 -15,50 -16,88 -17,00 -16,75 0,95 1,17 0,93 -0,81 -2,85 1,25
Fonte: O autor, em função das pesquisas realizadas.
Na Unidade Gestora, foram identificadas as maiores mudanças positivas nos processos analisados em comparativo com a Unidade Administrativa. Das nove atividades, oito atividades apresentaram resultados positivos superiores ao período anterior. Apenas a Solicitação de Aditivo obteve desempenho negativo. A discrepância existente entre o período
anterior e posterior da implantação do módulo SUAP de Gestão de Contratos foi uma redução de prazo em 14,15 dias.
Na Unidade Administrativa, foi identificado o maior número de mudanças negativas. Das nove atividades, três apresentaram desempenhos deficitários: Data de Emissão do Empenho do Aditivo; Dias entre o recebimento da Nota Fiscal e o atesto do fiscal; e Data do Envio a Análise Jurídica (Aditivo). As discrepâncias encontradas nas duas primeiras, não representam grandes mudanças negativas. Apenas o tempo médio que é utilizado para a análise jurídica dos processos que apresentou resultados mais consideráveis: três dias a mais em comparação com o período anterior.
As maiores mudanças (de prazo) ocorreram nas atividades referentes à publicidade e à transparência dos atos da Gestão. As publicações de extratos de Contratos e de Termos Aditivos sofrem impactos positivos em todas as discrepâncias analisadas. A segunda categoria que apresentou maiores impactos positivos foi a referente ao ciclo de pagamento, composta pelo período entre o recebimento da nota fiscal, atesto do fiscal e a emissão da ordem bancária. Apesar de a Unidade Administrativa apresentar desempenho negativo em 0,75 dias entre o recebimento da Nota Fiscal e o atesto do fiscal, a Unidade Gestora reduziu, de maneira positiva, 9,25 dias neste processo, atingindo patamar semelhante (12,25 dias) ao da Unidade Administrativa (13 dias), minimizando o resultado não positivo da Unidade Administrativa. O resultado menos esperado foi obtido quanto à solicitação de Aditivo, em especial ao resultado obtido pela Unidade Gestora no período posterior a implantação do Módulo SUAP de Gestão de Contratos, com uma redução de 14,15 dias neste processo, passando de 31,50 para 17,35 dias. Esta redução é considerada uma avaliação negativa, considerando que a solicitação antecipada de aditivo é uma boa prática da gestão, mas os resultados indicam a falta de planejamento que gera o aumento do risco da perda de prazos e da probabilidade de retrabalhos. Essa discrepância representa quase metade do prazo utilizado no período anterior à implantação do Módulo SUAP de Gestão de Contratos, enquanto a Unidade Administrativa manteve a execução da atividade no patamar de pouco maior do que 30 dias.
A análise é positiva quanto aos resultados obtidos após a implantação do Módulo SUAP de Gestão de Contratos. Das 27 (vinte e sete) atividades que foram analisadas com base na discrepância entre os períodos posterior e anterior à implantação do Módulo SUAP de Gestão de Contratos - considerando a Unidade Gestora, Unidade Administrativa e a média geral das
duas Unidades -, 21 (vinte e uma) atividades apresentaram resultados positivos. Apenas 06 (seis) atividades apresentaram resultados não satisfatórios, inferiores na comparação com o período anterior.