Análise e Mapeamento

Como os processos de negócio são numerosos e complexos, fica inviável para este trabalho o mapeamento e modelagem de todos eles.

Inicialmente, foram identificados 9 (nove) principais processos de negócio inerentes ao objeto de estudo deste trabalho, o Processo de Identificação Estudantil. Em seguida, classificou-se os processos segundo Pradella, Furtado e Kipper (2012).

Quadro 4: Classificação dos Processo de Negócio

Processo de Negócio Classificação Descrição

Efetuar Cadastramento do

Aluno Primário Criar o número do Cadastro Individual do Aluno - CIA Efetuar Solicitação De Suporte Efetuar o pedido da Identidade Estudantil

Cadastrar Biometria Facial Primário Cadastrar o Aluno para a Tecnologia do _{Bilhete Único}

Gerar Dados para Confecção De Suporte Enviar dados do aluno para confecção da _{Identidade Estudantil}

Receber Identidades Estudantis De Gestão Gravar no Sistema o recebimento da _{Identidade Estudantil}

Triar Identidades Estudantis De Gestão Triar as Identidades Estudantis de acordo com _{a confirmação de matrícula} Programar Identidades

Estudantis para Uso Primário Gravar fisicamente na Identidade Estudantil as informações de uso Conferir internamente as

Listagens de Entrega De Suporte

Última conferência dos processos anteriores antes da entrega das Identidades Estudantis Gravar Entregas no Sistema De Gestão Gravar no sistema a entrega das identidades _{estudantis para as entidades estudantis}

Fonte: Elaborado pelo Autor

Selecionou-se os processos de negócio “Efetuar Cadastramento do Aluno” e “Gerar Dados para Confecção”, pois foram considerados de maior importância, justificando-se isso pela frequência com que ocorrem e pelos efeitos que proporcionam na qualidade percebida dos serviços prestados.

Logo após, efetuou-se o mapeamento do Processo de Identificação Estudantil, detalhando os processos selecionados.

Após identificados os processos de negócio relevantes no Processo de Identificação Estudantil, _{dentre eles foram selecionados: o “Efetuar cadastramento do} Aluno” e o “Gerar dados para confecção”, por conta da importância que possuem.

A figura 5 mostra a visão geral do processo de identificação estudantil e destaca os processos escolhidos para análise e detalhamento.

Figura 5: Visão Geral do Processo de Identificação Estudantil

Fonte: Elaborado pelo Autor

O processo de identificação estudantil inicia com o aluno ou responsável interessado em solicitar sua identidade estudantil. O atendimento começa com a busca dos dados no sistema para averiguar se o aluno é veterano ou novato. Se veterano, atualiza-se os dados, do contrário cadastra-se os dados do aluno e cria-se um número CIA (Cadastro Individual do Aluno).

Em seguida é verificado se o aluno possui o cadastro da biometria facial, que consiste na captura de uma imagem da face do aluno que é transformada num código único de identificação.

Logo após, efetua-se o pedido da identidade estudantil e o aluno é instruído para acompanhar o andamento do pedido na web, bem como recebe um comprovante de cadastro/atualização. Neste comprovante é explicitada a instrução: “DEVOLVER NA SECRETARIA DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO PARA QUE SEJA EFETUADA A CONFIRMAÇÃO DE MATRÍCULA”.

O aluno leva o comprovante de cadastro/atualização para a instituição de ensino e esta, por sua vez, confirmará a matrícula do aluno no sistema da ETUFOR. Paralelamente, um funcionário periodicamente faz pelo sistema o “download” dos arquivos de dados e fotos dos alunos que serão enviados para a gráfica confeccionar a Identidade Estudantil. A Entidade Estudantil retira as Identidades Estudantis na gráfica e leva-as a ETUFOR. Esta, por sua vez, alimenta o sistema para constar que foram confeccionadas.

Em seguida, verifica-se quais identidades estudantis foram confirmadas pelas suas respectivas instituições de ensino. As confirmadas seguem para a programação dos cartões para uso, do contrário ficam aguardando nova verificação.

Por fim, há a última conferência antes da entrega das Identidades Estudantis para a Entidade Estudantil. Esta, por sua vez, fará a entrega das Identidades Estudantis nas Instituições de Ensino, finalizando com o aluno recebendo sua Identidade Estudantil programada para uso a partir da data de validade estipulada pelo órgão gestor.

Os processos “Efetuar cadastramento do aluno” e “Gerar dados para confecção” foram selecionados para análise e detalhamento. Para facilitar o detalhamento, Fukamati, Kakokas e Jesus (2014) recomendam a confecção do escopo do processo, pois há mensuração de uma cadeia de valor, delineando cada atividade inerente a este processo.

Nos quadros 5 e 6 temos os escopos dos processos selecionados. Nestes escopos, inicialmente temos: quem é o “dono do processo”, ou seja, quem está responsável por este processo, o embasamento jurídico deste processo, sua finalidade, indicadores (se houver), a finalidade da existência do processo e, por fim, os elementos que compõem o detalhamento: origem, entradas (input), ordenamento das atividades, saídas (output) e qual o próximo processo de destino.

Quadro 5_{: Escopo do Processo “Efetuar Cadastramento do Aluno”}

Fonte: Elaborado pelo Autor

No quadro 5 há o detalhamento do processo “Efetuar cadastramento do aluno”, onde o responsável direto por ele são os supervisores de atendimento. O processo está regido pela L.O.M. de Fortaleza, pelas leis municipais 8.130 de 15/01/1998, 8.472 10/07/2000, 9.114 de 06/07/2006 e pela portaria 50 de 15/06/2009, publicada pela ETUFOR.

A finalidade do processo é garantir que somente alunos matriculados em instituições de ensino situadas em Fortaleza, credenciadas ou autorizadas pelo Conselho de Educação do Ceará (CEC) ou pelo Ministério da Educação (MEC), com cursos válidos conforme a legislação vigente, possam solicitar identidades estudantis. Nota-se que o processo não possui indicador, contudo há a sugestão para criar um indicador que traga a razão total de cadastros realizados e o número de alunos novatos nas instituições de ensino cadastradas pela ETUFOR em cada ano.

Este indicador proposto mostrará o percentual de alunos novatos na cidade estão fazendo o usufruto do direito a meia passagem no sistema de transporte de Fortaleza.

A origem do processo é o próprio aluno e a entrada do processo consistem na documentação necessária para o cadastro do aluno: declaração de matrícula,

cópia do Registro Geral (RG), cópia do Cadastro de Pessoa Física (CPF) e a cópia do comprovante de endereço.

O processo consiste no ordenamento das atividades que a ele compõe. A saída é o fim do processo, o que foi gerado ao término do processo, que no caso é o comprovante de cadastro / atualização de dados. O destino é o próximo processo a que se destina. Os atores envolvidos são todos os entes do processo e os sistemas / instrumentos são as ferramentas que são utilizadas para executar o processo.

Quadro 6: Escopo do Processo “Gerar Dados para Confecção”

Fonte: Elaborado pelo Autor

No quadro 6 é análogo ao quadro 5, contendo os mesmos elementos, porém a origem são os processos anteriores, as entradas são os dados dos alunos atualizados com o cadastro da biometria facial, os atores neste processo são a organização pública ETUFOR e as gráficas.

Os sistemas e instrumentos utilizados são o Sistema Único de Gerenciamento Estudantil (SUGEST), o MS-DOS (script de programação da Microsoft), o Onedrive (software de armazenagem na nuvem) e o Zimbra Desktop

(editor de e-mail institucional). As saídas são os dados dos alunos padronizados, compactados e destinados às gráficas.

Após a confecção do escopo, ficou mais fácil o detalhamento das atividades dos processos supracitados. Os modelos com os processos “Efetuar Cadastramento do Aluno” e “Gerar dados para Confecção” estão explicitados nas figuras 5 e 6, respectivamente.

Figura 6: Detalhamento do Processo “Efetuar Cadastramento do Aluno”

Fonte: Elaborado pelo Autor

A figura 5 mostra o detalhamento do processo “Efetuar Cadastramento do Aluno”. Para começar, o atendente solicita ao aluno os documentos necessários para iniciar o processo de cadastramento, confere os documentos e se estiver de acordo, busca os dados do aluno no sistema, do contrário, informa o aluno a pendência. Se o aluno for novato, o atendente cadastra todos os dados do aluno, se o aluno for veterano, atualiza os dados cadastrais. Por fim, imprime o comprovante de cadastro / alteração.

Figura 7: Detalhamento do Processo “Gerar dados para Confecção”

Fonte: Elaborado pelo Autor

A figura 6 mostra o detalhamento do processo “Gerar dados para Confecção”. O assistente de coordenação gera no sistema os dados dos alunos com solicitação e biometria. A atividade de gerar dados consiste no “download” de um arquivo contendo todas as fotos e os dados pessoais e escolares dos alunos.

Estes dados são compactados e copiados por um “script” de envio de dados para uma pasta na nuvem e ao final comunica-se as gráficas que os dados foram disponibilizados.

De posse dos modelos, o questionário foi aplicado em busca informações sobre os processos selecionados em relação a sua importância, ao alinhamento de informações na execução dos processos, as limitações existentes e sobre as soluções propostas.