Análise do instrumento técnico “Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativo às Atividades-

Meio da Administração Pública”

Dentro do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos da Administração Pública Federal (SIGA), a publicação “Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativo às Atividades-Meio da Administração Pública” é considerada o principal instrumento técnico para a gestão dos documentos do Poder Executivo Federal. É um referencial metodológico para as funções arquivísticas da classificação e da avaliação documental. Objetiva a padronização dos códigos de classificação de documentos, dos seus prazos de guarda ou retenção, assim como da destinação final dos documentos produzidos e tramitados nas entidades governamentais integrantes do SIGA.

Para que uma instituição governamental possa utilizar esse instrumento técnico e obtenha apoio técnico do Arquivo Nacional na sua implantação e manutenção, é necessário que ela se registre como integrante do SIGA. Para isso, a instituição deve requerer o seu cadastro através de formulários disponibilizados na sede e no site do Arquivo Nacional, recebendo em seguida um código de cadastro como integrante do SIGA e como detentora de arquivos públicos.

O instrumento de classificação e temporalidade nasceu na antiga Secretaria de Planejamento da Presidência da República (SEPLAN), nos anos de 1980, após a identificação de que até aquele momento não havia nenhuma

iniciativa de sistematização das metodologias de tratamento dos arquivos. A elaboração baseou-se no Código Decimal de Dewey (elaborado pelo bibliotecário norte-americano Melvil Dewey, em 1876, para a organização dos livros em bibliotecas). O código de classificação do CONARQ possui a estrutura baseada em dez grandes classes, cada uma por sua vez podendo ser subdividida em outras tantas classes e assim sucessivamente. Possui um nível de detalhamento satisfatório, flexibilidade, facilidade de inserção, alteração e retirada de assuntos, atendendo às necessidades da SEPLAN na época.

A base legal de criação do código de classificação, temporalidade e destinação é a Resolução nº 4, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), de 28 de março de 1996. Ocorreram-lhe três modificações: uma por meio da Resolução do CONARQ nº 8, de 20 de maio de 1997; outra pela Resolução do CONARQ nº 14, de 24 de novembro de 2001; e, por último, a modificação feita pela Resolução nº 21, de agosto de 2004, que incluiu a subclasse 080 - Pessoal Militar.

O código de classificação de documentos de arquivo é utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. Utiliza a classificação por assuntos, com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.

As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, conforme a seguir: classe 000; 100; 200; 300;

400; 500; 600; 700; 800 e 900. As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta forma, utilizando-se como exemplo a classe 000, tem-se:

Ø CLASSE --- 000 - ADMINISTRAÇÃO GERAL;

Ø SUBCLASSE - 010 - ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO; Ø GRUPO --- 012 - COMUNICAÇÃO SOCIAL;

Ø SUBGRUPOS 012.1 - RELAÇÕES COM A IMPRENSA;

Ø --- 012.11 - CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS.

O código de classificação de documentos de arquivo para as atividades- meio da administração pública possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades-fim do órgão, isto é, à área de especialização das instituições, correspondente à sua principal atividade e à sua razão de existir. As atividades-fim das instituições governamentais que integram o SIGA são diferentes, o que faz com que as classes de 100 a 800 não sejam comuns, e, portanto, não possam ser padronizadas (como acontece com as classes 000 e 900, referentes às atividades-meio). Nesse caso, cabe às respectivas instituições governamentais do Poder Executivo Federal a elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade de documentos relativos às atividades-fim, seguindo orientações e pedindo a sua aprovação ao Arquivo Nacional.

Por sua importância para a administração das instituições, a seguir é descrita a organização da classe 000 - ADMINISTRAÇÃO GERAL. Nesta classe são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas à administração interna dos órgãos públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. A classe 000 é dividida nas seguintes subclasses:

Ø 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO: classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna do órgão.

Ø 020 – PESSOAL: nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios.

Ø 030 – MATERIAL: são classificados os documentos referentes à administração dos materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição, assim como a conservação e o reparo.

Ø 040 – PATRIMÔNIO: classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao órgão. Incluem- se, neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação.

Ø 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS: classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de contas.

Ø 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO: incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à publicação, produção editorial, preparo, impressão e distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle, distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção, controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivísticos, como também os documentos relacionados com as atividades de reprodução, conservação e informática.

Ø 070 – COMUNICAÇÕES: classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da informação.

Ø 080 – (vaga): esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e inserção de documentos referentes à ADMINISTRAÇÃO GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo órgão.

Ø 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL: incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico relativos à ADMINISTRAÇÃO GERAL. Utiliza-se, também, esta subclasse, como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no código de classificação de documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas para possíveis expansões. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação da inexistência de outras subclasses nas quais possam ser inseridos. O mesmo se aplica aos últimos grupos:

Ø 019 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO;

Ø 029 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL; Ø 039 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL; Ø 049 – OUTROS ASSUNTOS A PATRIMÔNIO;

Ø 059 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS; Ø 069 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO;

Ø 079 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES.

De acordo com as necessidades, as instituições poderão desenvolver os grupos e subgrupos referentes a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua temporalidade e destinação, deverão ser encaminhados ao Arquivo Nacional para aprovação.

A classe 900 – ASSUNTOS DIVERSOS – refere-se aos documentos de caráter genérico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo órgão. Tem como subclasses:

Ø 910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS;

Ø 920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS; ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS; REDONDAS;

Ø 930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS; Ø 940 – VISITAS E VISITANTES; Ø 950 – (vaga); Ø 960 – (vaga); Ø 970 – (vaga); Ø 980 – (vaga); Ø 990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS.

Além do código de classificação, o instrumento técnico aqui exposto também contém a tabela de temporalidade e destinação dos documentos. A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. Devido à grandiosidade do instrumento técnico aqui analisado, são demonstradas a seguir a classificação, a temporalidade e a destinação dos documentos pertencentes aos subgrupos do grupo 023 – QUADROS, TABELAS E POLÍTICAS DE PESSOAL, subdivisão da classe 020 – PESSOAL, que, por sua vez, integra a classe 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL:

Tabela 01 – Classificação, temporalidade e destinação do grupo 023 - QUADROS, TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL.

Fonte: ARQUIVO NACIONAL, 2001.

A utilização das técnicas da Diplomática e da Tipologia Documental de forma interdisciplinar com a Arquivística na elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade de documentos das instituições permite analisar as tipologias documentais (partindo do geral para o específico,

CÓDIGO DE