Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005), Arquivologia ou Arquivística é “a área do conhecimento que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos”. O objeto de estudo da Arquivística é o documento arquivístico, ou seja, o arquivo. Define-se documento como a informação registrada em um suporte material, físico (como o papel, fitas magnéticas, CDs, DVDs, microfilme, pergaminho etc.). A já mencionada “Lei Geral dos Arquivos” – Lei nº 8.159/ 1991 – define os arquivos como “os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”. O arquivo tem uma relação orgânica e natural com a sua instituição produtora ou acumuladora, em função das atividades que representa.
Relativo à conceituação e caracterização do que é informação arquivística, Lopes (1997) afirma que “a natureza das informações arquivísticas é específica; trata-se de informações registradas em suporte definido, acumuladas por um indivíduo ou por um organismo que é, ao mesmo tempo, produtor e receptor”. A informação arquivística apresenta como características a sua natureza orgânica (sua relação intrínseca com o produtor); originalidade; a sua capacidade de ser avaliada em termos de idade e de utilização; e é fonte primária para a tomada de decisão nas organizações.
A principal finalidade dos arquivos é servir à administração – servir de fonte para a tomada de decisões – e, com o decorrer do tempo, passa também
a ser fonte de conhecimento da história; já a sua função básica (enquanto órgão) é a conservação da documentação e a disponibilização das informações contidas no acervo documental que o constitui.
A Arquivística é norteada por princípios fundamentais que a distingue das outras ciências documentárias ou da área da informação, e que formam a base de sua teoria. São os seguintes:
Ø Princípio da proveniência (princípio de respeito aos fundos): os arquivos devem ser organizados obedecendo à competência e às atividades da instituição ou pessoa responsável por sua produção, acumulação ou guarda de documentos. Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados a outros de origem diversa. Ø Princípio da organicidade: os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades da instituição produtora/ acumuladora em suas relações internas e externas. A organicidade é a principal característica do arquivo, e designa uma relação de interdependência entre os documentos, a informação registrada, a atividade que representa e a estrutura organizacional da instituição.
Ø Princípio da unicidade: cada documento de arquivo (não obstante sua forma, gênero, tipo ou suporte) conserva seu caráter único, em função do seu contexto de produção.
Ø Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: deriva do princípio da proveniência e versa que os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo indevido.
Ø Princípio da cumulatividade: o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica (difere da biblioteca, por exemplo, na qual a acumulação é gradativa, conforme as aquisições).
Ø Princípio de respeito à ordem original: remete ao princípio da proveniência e ao princípio da indivisibilidade, e versa que deve ser respeitada a ordem original de organização dos documentos do arquivo.
Ø Princípio da territorialidade: originário da Arquivística canadense, se refere à jurisdição a que pertence cada documento, de acordo com a área territorial, a esfera do poder e o âmbito administrativo onde foi produzido e recebido. Aplica-se a três níveis: nacional, regional e institucional.
- Classificação dos arquivos:
De acordo com as entidades mantenedoras, os arquivos podem ser: públicos (arquivos de entidades de caráter público - na esfera federal, estadual, distrital ou municipal); ou privados (de caráter particular - como os institucionais, comerciais e familiares ou pessoais).
De acordo com os estágios de sua evolução, os arquivos são divididos de acordo com a chamada “Teoria das três idades”8 (ou “ciclo vital dos documentos”); conforme a seguir: arquivo de primeira idade ou corrente (formado por documentos frequentemente consultados ou ainda em uso); arquivo de segunda idade ou intermediário (formado por documentos menos consultados, mas que necessitam ficar armazenados na instituição para que se cumpra seu prazo de guarda ou servir de fonte para a resolução de um problema novamente focalizado); arquivo de terceira idade ou permanente (constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, e que são conservados em razão de seu valor histórico, informativo). De acordo com essa classificação, cada idade corresponde a uma maneira diferente de se tratar e organizar a documentação; e, observa-se que na etapa da avaliação (dentro da gestão documental), os documentos têm a sua valoração identificada como valor primário (valor administrativo ou funcional - o valor que o documento possui para cumprir os objetivos de sua criação); ou valor secundário (valor probatório, jurídico, informativo, histórico – o valor que o documento assume diferente do objetivo original para o qual foi produzido; o documento passa a ser considerado como fonte de pesquisa e informação para a própria administração e para terceiros).
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Alguns autores, como os canadenses Rousseau e Coutore (1998) propõem a chamada “Arquivística integrada” no lugar da “Teoria das três idades”. A Arquivística integrada propõe a união das três idades dos arquivos em um processo único de gestão da informação, sem tantas diferenças entre as fases.
- Classificação dos documentos:
Sobre a classificação dos documentos, a teoria arquivística a determina conforme as características, forma e conteúdo dos mesmos; originando classificações quanto ao gênero e quanto à natureza dos documentos.
Quanto ao gênero, os documentos podem ser: escritos ou textuais; cartográficos; iconográficos (fotografias e diapositivos); filmográficos; sonoros; micrográficos; e informáticos (documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador).
No caso da documentação escrita ou textual, a Arquivística – embasada na proveniência do documento e nas funções e atividades da entidade produtora/ acumuladora – utiliza para os tipos documentais a mesma classificação dada pela Diplomática às espécies documentais, só que acrescida da sua atividade particular; como por exemplo: contratos (de trabalho; nupcial etc.), relatórios (para compras de equipamentos; sobre gastos orçamentários etc.), certidões (de registro civil; de nada consta etc.), dentre outros.
Quanto à natureza do assunto, a Arquivística classifica os documentos em ostensivos e sigilosos. Ostensivos são os documentos cuja divulgação não prejudica a administração, podendo ser de conhecimento geral; já os documentos sigilosos são os que, devido à sua natureza e conteúdo, devem ser de conhecimento restrito, requerendo assim, medidas especiais de salvaguarda para a sua custódia e divulgação, assim como uma legislação própria. Os documentos sigilosos são classificados em quatro graus de sigilo: ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados. Ultra-secretos são os assuntos que requerem excepcional grau de segurança, como os relacionados à política governamental de alto nível. Secretos são os assuntos que requerem alto grau de segurança, podendo ser acessados por pessoas autorizadas (como programas governamentais, por exemplo). Confidenciais são os assuntos que não requerem alto grau de segurança, mas que não devem ser conhecidos por pessoa não-autorizada (assuntos pessoais, por exemplo).
Reservados são os assuntos com o menor grau de sigilo, e que não devem ser do conhecimento do público em geral (como parte de planos, por exemplo).
De acordo com o Decreto nº 5301, de 2004 (que alterou o Decreto nº 4553, de 2002), os prazos máximos de duração da classificação de sigilo para os documentos sigilosos ficaram da seguinte forma; podendo ser prorrogados uma única vez, por igual período: ultra-secretos: trinta anos; secretos: vinte anos; confidenciais: dez anos; reservados: cinco anos.
- Gestão de documentos:
A gestão documental é definida pela Arquivística como “um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 100). A gestão de documentos é operacionalizada mediante o planejamento, a organização, o controle, dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos; com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, fazendo com que os documentos de arquivo sirvam de maneira eficiente às administrações das instituições.
Como descrito acima, as três fases básicas da gestão de documentos são a produção, a tramitação ou utilização e a destinação. A fase da produção envolve os procedimentos de elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. A fase da tramitação se refere ao fluxo burocrático percorrido pelos documentos, que é necessário ao cumprimento de sua função administrativa, como por exemplo, as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro e distribuição). A fase da destinação é a mais complexa dentro da gestão documental e envolve a análise e a avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda e a sua destinação final para eliminação ou guarda permanente.
Dentre as funções ou tarefas arquivísticas realizadas sequencialmente, que devem constar em um projeto de gestão documental, pode-se, de forma resumida, relacionar:
Ø Estudo da instituição: estudo do organograma, do estatuto e regimento, das atividades-meio e atividades-fim, com o objetivo de se conhecer a instituição. Ø Levantamento documental: é a análise orgânico-funcional dos documentos da instituição, isto é, que documentos são produzidos em cada setor; serve de base para a classificação.
Ø Classificação: é a identificação das classes, isto é, o agrupamento dos documentos com características comuns, dos tipos documentais; partindo sempre do geral para o particular e respeitando-se a estrutura orgânica da instituição. Tem como produto o Plano de Classificação de Documentos da Instituição.
Ø Avaliação: é a identificação ou percepção do valor que o documento possui, com o objetivo de proporcionar a sua destinação, racionalizando o ciclo vital dos documentos. É a etapa mais importante dentro da gestão documental, pois define quais documentos serão preservados e quais serão descartados. A avaliação deve ser realizada por uma Comissão Interdisciplinar de Avaliação de Documentos (composta por profissionais de diversas áreas, como o Arquivista, o Jurista, o Administrador, um especialista/ técnico, dentre outros) e tem como produto a Tabela de Temporalidade dos Documentos – um registro esquemático que contém os prazos de guarda dos documentos e as suas destinações finais.
Ø Seleção: é a separação física dos documentos a partir da sua destinação, isto é, o que será eliminado, transferido ou recolhido para a guarda permanente.
Ø Arranjo: é a classificação, a ordenação física e intelectual dos fundos de arquivo. O fundo arquivístico é a unidade básica do arquivo permanente, e corresponde ao conjunto de documentos de mesma origem e que foram avaliados como possuidores de valor secundário, probatório; e que deverão, nesta etapa, ser organizados de forma orgânica e natural com a estrutura da
instituição. Tem como produto o Quadro de Arranjo, uma representação gráfica em forma de organograma, que representa o complexo de documentos e as relações entre eles.
Ø Descrição: é a última função a ser realizada pelo Arquivista na gestão documental, e revela, descreve o conteúdo e as características dos documentos que estão no arquivo permanente. É a “ponte” entre o interior do arquivo e a possibilidade do acesso, da pesquisa. Tem como produto os Instrumentos de Pesquisa (guias, inventários, catálogos etc.) – uma obra de referência que identifica o que está sendo descrito (fundo, série, subsérie e unidade documental), resumindo e localizando em diferentes graus e amplitudes os documentos de um fundo. A metodologia a ser usada na descrição também deve partir do geral (do organograma) para o particular (para a unidade documental, o menor nível).
Ø Acesso e/ ou possibilidade de pesquisa, consulta: corresponde ao ato de se disponibilizar a documentação e a informação ao público.
Vale ressaltar que para uma gestão de documentos e da informação eficientes, todas as funções arquivísticas mencionadas devem ser realizadas de forma integrada e por profissionais capacitados, seguindo as normas jurídicas e os procedimentos operacionais da instituição, assim como a legislação arquivística em vigor.