2.7.6 Análise SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta utilizada como base para a gestão e planeamento estratégico de uma organização, constitui assim a identificação dos aspetos principais que qualificam a posição estratégica de uma instituição. Neste sentido, esta técnica ava- lia a disposição de uma instituição recorrendo a quatro variáveis: forças e fraquezas (análise interna), oportunidades e ameaças (análise externa).

Seguidamente, será apresentada uma análise swot realizada por mim com ajuda da mi- nha supervisora e coordenadora da Instituição, sobre do Centro Distrital da Guarda, se- guida de uma justificação dos pontos abordados em tabela.

Tabela 5: Análise Swot

Strengths

(pontos fortes)

Weaknesses (pontos fracos)

 Intranet;

 Meios de transportes;

 Videoconferências;

 Requisição de material;

 Ajuda entre equipas;

 Instalações apropriadas;

 Formação e-learning;

 VPN (virtual private network).

 Défice de qualificação nos recursos humanos;

 Ruido/boato;

 Falhas informáticas;

 Falta de impressoras;

 Condições de alguns materiais;

 Registo biométrico;

 Videoconferências.

Opportunities (oportunidades)

Threats (ameaças)

 Contact Center;

 Segurança Social Direta;

 Atendimento por marcação:

 Atendimento prioritário;

 Modelos protocolados para o cida- dão.

 Descontentamento dos cidadãos;

 Constrangimentos que surgem a ní- veis de administração pública;

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2.7.6.1- Strengths (pontos fortes)

 Intranet- permite uma rápida pesquisa por áreas que são trabalhadas por outros colaboradores e possui modelos de documentos já protocolados e prontos a se- rem usados a nível nacional;

 Meios de transportes para aos colaboradores, quando é necessário realizar traba- lho fora da cidade;

 Videoconferências- permite que os trabalhadores tenham acesso às reuniões e formações sem saírem do Centro Distrital onde trabalham;

 Requisição de material- os colaboradores podem requisitar o material necessário para o seu trabalho de três em três meses (dossiês, canetas, clips, etc.);

 Ajuda entre equipas;

 Instalações apropriadas- bom acesso às instalações para pessoas com necessida- des especiais;

 Formação e-learning- formações dadas aos colaboradores através da intranet so- bre vários temas importantes para o trabalho;

 VPN (virtual private network) - sistema fornecido aos dirigentes no qual se pode em casa ter acesso às aplicações do trabalho, facilitando assim que os utilizado- res possam realizar trabalho fora das instalações.

2.7.6.2- Weaknesses (pontos fracos)

 Défice de qualificação nos recursos humanos- no atendimento ao público é visí- vel que em épocas onde se prevê muita afluência ao serviço não existem colabo- radoras suficientes, neste caso é preciso que seja gerido o sistema de férias das colaboradoras em função das épocas em que se prevê mais gente a dirigir-se ao serviço;

 Ruido/boato- é normal em qualquer instituição existir boato e no Centro Distrital não é diferente, o mesmo pode ser um ponto fraco uma vez que pode ser passado para o exterior. Isto pode ser originado por existir algum défice de comunicação entre chefias e colaboradores que deve ser tratado informando de forma adequa- da e atempadamente os colaboradores;

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 Falhas informáticas- todos os postos de trabalho funcionam através de computa- dores e se existir uma falha num computador não será só aquele posto que fica prejudicado mas sim vários, o que poderá causar atrasos por não existir conti- nuidade no processo dos documentos;

 Falta de impressoras- nomeadamente a nível do atendimento onde apenas existe uma para sete postos de trabalho, até ao fim do estágio ainda não tinham sido colocadas novas impressoras embora tenha sido esclarecido que as mesmas já ti- nham sido requisitadas;

 Condições de alguns materiais- nem sempre o material fornecido está em boas condições nomeadamente os dossiês, neste caso é necessário que o material em mau estado não volte a ser reutilizado existindo substituição por material em bo- as condições;

 Registo biométrico- este tipo de registo funciona com a impressão digital, duran- te o estágio reparei que o mesmo se encontra com algum défice devido ao facto de nem sempre reconhecer as impressões digitais o que pode trazer atrasos dos colaboradores. O sistema deve ser verificado de forma a não existirem atrasos por causa de novos métodos de controlo dos colaboradores;

 Videoconferências- as videoconferências são um ponto fraco pelo facto de a co- municação interpessoal ser escassa ou nenhuma entre colaboradores de centros distritais diferentes.

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2.7.6.3- Opportunities (oportunidades)

 Contact Center- permite que o cidadão tire as suas dúvidas por telefone sem ter de sair de casa;

 Segurança Social direta- o cidadão pede um palavra-chave á segurança social que lhe será enviada por correio podendo assim enviar os seus pedidos ou ques- tões pelo portal da Segurança Social Direta podendo ter acesso a esse portal através do site da Segurança Social;

 Atendimento por marcação- este serviço é uma mais-valia para o cidadão uma vez que o mesmo tem a certeza que será atendido, uma vez que fez marcação;

 Atendimento prioritário- este tipo de atendimento é importante para pessoas que têm dificuldades e não podem estar demasiado á espera como no caso de pessoas idosas ou de mulheres grávidas;

 Modelos protocolados- o cidadão pode utilizar estes modelos disponíveis no portal da Segurança Social, para transmitir o seu pedido à Segurança Social. Todos os pontos descritos são a meu ver oportunidades uma vez que são serviços que a Segurança social tem vindo a desenvolver de forma a facilitar o atendimento ao cidadão.

2.7.6.4- Threats (ameaças)

 Descontentamento dos cidadãos- muita gente recorre à instituição e nem sempre é possível resolver a situação no momento o que pode provocar descontentamen- to e a formação de boatos, sobre o desempenho da organização;

 Todo o tipo de constrangimentos que surgem a nível de outros serviços da Ad- ministração Pública podem traduzir-se em algum tipo de "conflito";

 Desertificação do concelho- cada vez mais o concelho da Guarda tem menos jo- vens devido à falta de empregabilidade o que diminui o desenvolvimento da ci- dade e dos seus serviços.

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