5.1 Considerações iniciais
O processo descrito no Capítulo 4 foi aplicado na Embrapa através do mapeamento de três sistemas de informação corporativos. Esses sistemas foram selecionados por atenderem os níveis operacional, tático e estratégico da Embrapa, assim como também, por serem sistemas de grande importância para a empresa.
Cada uma das atividades do processo foi executada conforme o descrito. O mapeamento do primeiro sistema (SAAD – Sistema de Planejamento, Acompanhamento e Avaliação de resultados do trabalho individual) serviu para a elaboração das atividades do processo. Os outros dois sistemas mapeados (SISPAT – Sistema de Planejamento de Atividades da Embrapa e SIEVE – Sistema de Eventos da Embrapa) serviram para a validação do processo proposto.
Quando da execução da atividade de validar a classificação de informações realizada encontrou-se uma certa dificuldade em executá-la pois os arquivistas não vêem a informação pontual (granular) e sim, por tratarem basicamente a informação documental (aquela que está expressa em documentos), preocupam-se, entre outros, com a finalidade do documento, qual a área que o produziu e para que ele deve ser guardado. A partir da realização desta atividade verificou-se que o Código de Classificação de Documentos de Arquivo pode ser utilizado para classificar as demais informações da organização porém necessita ser mais específico na descrição das subclasses de informação. Essa necessidade foi repassada para os responsáveis do arquivo da Embrapa os quais se sensibilizaram e estão interessados em adequar o CCDA para ser utilizado na classificação das informações da Embrapa.
Não foi possível executar o subprocesso de Manutenção do Mapa de Informações porque o mesmo deverá ser implantado efetivamente na Embrapa e ser utilizado, para posteriormente ser feita sua manutenção. Vale ressaltar que a inclusão de um subprocesso de
manutenção do mapa serve para mostrar que o mapa de informações não é estático, ele deverá ser atualizado de acordo com as mudanças de informações ocorridas nos sistemas mapeados.
5.2 Descrição resumida dos sistemas de informação mapeados
Os sistemas de informação definidos no espaço informacional mapeado na Embrapa, foram os seguintes:
- SAAD – Sistema de Planejamento, Acompanhamento e Avaliação de Resultados do Trabalho Individual
- SISPAT - Sistema de Planejamento de Atividades da Embrapa - SIEVE – Sistema de Eventos da Embrapa.
Nos Quadros 5, 6 e 7 estão descritos, resumidamente, cada um dos sistemas mapeados. As demais informações sobre os sistemas não puderam ser divulgadas nesta dissertação por se tratarem de informações específicas da Embrapa e somente os empregados da instituição podem ter acesso às mesmas.
Quadro 5 – Descrição do Sistema de Planejamento, Acompanhamento e Avaliação de Resultados do Trabalho Individual – SAAD - RH
Objetivo do sistema O SAAD-RH é um sistema que serve para apoiar nas
funções de planejamento, organização, coordenação, controle e avaliação das atividades dos empregados da Embrapa. Atende toda a empresa sendo utilizado em todas as unidades da Embrapa.
Abrangência do sistema Sistema de Informação corporativo
Unidade de negócio responsável DGP – Departamento de Gestão de Pessoas
Processo de negócio associado Planejamento, acompanhamento e avaliação dos
resultados do trabalho individual
Integração com outros sistemas SISPEM – Sistema de Premiação da Embrapa
Unidade e/ou Empresa terceirizada responsável pelo desenvolvimento
Departamento de Tecnologia da Informação – DTI Conteúdo informacional mapeado Telas de consulta do sistema, manual do usuário on-line,
Quadro 6 – Descrição do Sistema de Planejamento de Atividades da Embrapa – SISPAT
Objetivo do sistema O SISPAT foi desenvolvido para atender as necessidades
do Sistema Embrapa de Planejamento (SEP). Nele são registradas todas as metas das unidades e feito seu
respectivo acompanhamento. É um sistema utilizado por todas as unidades da
Embrapa.
Abrangência do sistema Sistema de Informação corporativo
Unidade de negócio responsável SGE – Secretaria de Gestão Estratégica
Processo de negócio associado Sistema Embrapa de Planejamento – SEP
Integração com outros sistemas Não tem
Unidade e/ou Empresa terceirizada responsável pelo desenvolvimento
Departamento de Tecnologia da Informação – DTI
Conteúdo informacional mapeado Telas de consulta do sistema, relatórios disponíveis
Quadro 7 – Descrição do Sistema de Eventos da Embrapa – SIEVE
Descrição do Sistema O SIEVE foi desenvolvido para automatizar o processo
de promoção e participação de eventos da Embrapa. A promoção diz respeito aos eventos que a Embrapa promove sejam eles internos ou externos (para a comunidade). A participação diz respeito aos empregados da Embrapa que participaram de eventos como palestrantes, congressistas e alunos. Um dos produtos do sistema é o Calendário de Eventos da Embrapa que tem uma divulgação nacional através da Internet.
Abrangência do sistema Sistema de Informação corporativo
Unidades de negócio responsáveis ACS – Assessoria de Comunicação Social
DGP – Departamento de Gestão de Pessoas
Processos de negócio associados Promoção de Eventos da Embrapa
Participação de Empregados em Eventos
Integração com outros sistemas SIPJ – Sistema de pessoa Jurídica da Embrapa
SIPF – Sistema de Pessoa Física da Embrapa
SIRH – Sistema de Recursos Humanos da Embrapa Unidade e/ou Empresa terceirizada
responsável pelo desenvolvimento
Departamento de Tecnologia da Informação – DTI
Conteúdo informacional mapeado Telas de consulta do sistema, manual do usuário on-line, relatórios disponíveis
Para alguns produtos de saída do processo foi elaborado um modelo padrão que poderá ser seguido pelo arquiteto da informação quando da execução das atividades do processo. Os modelos elaborados encontram-se no Apêndice I, e são os seguintes:
- Relação do espaço informacional a ser mapeado
- Documentação básica dos sistemas para o mapeamento
- Relação das informações identificadas no conteúdo informacional de cada sistema - Estrutura física do mapa de informações
- Certificação da categorização das informações.
5.3 Mapa de informações elaborado
O mapa de informações dos sistemas de informações mapeados foi construído utilizando a planilha eletrônica Microsoft Excel 2000®, o que facilitou na análise dos dados coletados. Tal mapa está representado no Apêndice II.
Ao fazer a análise do mapa de informações identificou-se as seguintes situações: - A mesma informação em relatórios e consultas diferentes - locais diferentes no
mesmo sistema – sete casos
- O mesmo relatório atendendo a várias informações no mesmo sistema – treze casos
- A mesma informação em dois subgrupos de informação diferentes – doze casos - A mesma informação em sistemas diferentes – dois casos
- O mesmo sistema atendendo a processos de negócio diferentes – dois casos
- Informações não categorizadas em um subgrupo específico pois o CCDA não contemplava uma classificação específica para a informação – quatorze casos. Nos três sistemas mapeados foram identificadas 92 informações resultantes dos relatórios e consultas disponíveis em cada um dos sistemas. Essas informações foram classificadas como mostra o Quadro 8. Foram analisados um total de 63 relatórios.
Quadro 8 - Demonstrativo consolidado das informações mapeadas na Embrapa, por classificação de informação.
Classe Subclasse Subgrupo
Qtd Inform.7 Qtd Relat.8 Qtd Cons.9 Lotação de pessoal 2 2 1 Classificação de função 1 1 1 Pessoal Reestruturação salarial 27 26 3 Organização e Funcionamento Regimentos e Estruturas 1 0 1
Finanças Receita 1 2 0
Promovidos pela Instituição 12 3 0 Aperfeiçoamento e Treinamento
Promovidos por outra instituição 12 3 0 Administração Geral
Planos e programas e Projetos de Trabalho Avaliação de Desempenho de Unidades 1 1 0
Projetos 3 2 1
Pesquisa e Desenvolvimento
Sistema Embrapa de Planejamento - SEP
Institucional 12 9 0
Parcerias 1 1 0
Mecanismos para Transferência de Tecnologia 3 1 0
Capacitação 1 2 0
Comunicação e
Negócios Transferência de Tecnologia
Dia-de-campo 1 2 0
Solenidades, Comemorações e
Homenagens NÃO TEM SUBGRUPO 7 4 0
Assuntos Gerais
Congressos, Conferências, Simpósios,
Encontros NÃO TEM SUBGRUPO 7 4 0
TOTAL DE INFORMAÇÕES IDENTIFICADAS 92
TOTAL DE RELATÓRIOS ANALISADOS 63
TOTAL DE CONSULTAS ANALISADAS 7
7 Quantidade de informações identificadas 8 Quantidade de relatórios analisados 9 Quantidade de consultas analisadas