Universidade
Católica de
Brasília
PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO DO
CONHECIMENTO E DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Mestrado
Mapeamento de informações em sistemas
Corporativos – Uma arquitetura da informação
aplicada à Embrapa
Autora: Rosana Guedes Cordeiro Ramos Orientador: Prof. Dr. Hércules Antonio do prado Co-orientador: prof. Dr. Eduardo Amadeu Dutra moresi
Brasília
2005
ROSANA GUEDES CORDEIRO RAMOS
Mapeamento de informações em sistemas corporativos – Uma arquitetura da informação aplicada à Embrapa
Dissertação submetida ao Programa de Pós-Graduação StrictoSensu em Gestão do Conhecimento e da Tecnologia da Informação da Universidade Católica de Brasília para obtenção do Grau de Mestre.
Orientador: Prof. Dr. Hércules Antonio do Prado Co-orientador: Prof. Dr. Eduardo Amadeu Dutra Moresi
Ficha elaborada pela Divisão de Processamento do Acervo SIBI – UCB.
R175 m Ramos, Rosana Guedes Cordeiro
Mapeamento de informações em Sistemas Corporativos: uma arquitetura da informação aplicada à Embrapa/ Rosana Guedes Cordeiro Ramos. – 2005.
144 f. : il. ; 30 cm.
Dissertação (mestrado) – Universidade Católica de Brasília, 2005. Orientação: Hércules Antônio do Prado.
1. Gestão da informação. 2. Tecnologia da Informação. 3. Mapeamento da informação. I. Prado, Hércules Antonio do, orient. II. Título.
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TERMO DE APROVAÇÃO
ROSANA GUEDES CORDEIRO RAMOS
Mapeamento de informações em sistemas corporativos – Uma arquitetura da informação aplicada à Embrapa
Dissertação defendida e aprovada como requisito parcial para obtenção do grau de Mestre do Programa de Pós-graduação em Gestão do Conhecimento e da Tecnologia da Informação, defendida e aprovada, em 04 de março de 2005, pela banca examinadora constituída por:
Prof. Dr. Hércules Antonio do Prado
Orientador - UCB
Prof. Dr. Eduardo Amadeu Dutra Moresi Co-orientador - UCB
Profa. Dra. Rejane Maria da Costa Figueiredo UCB
Prof. Dr. Emir Jose Suaiden Universidade de Brasilia - UnB
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AGRADECIMENTOS
A Deus por ter me dado forças para alcançar este sonho, dado paz e tranqüilidade nos momentos difíceis.
Aos meus pais David e Rosa por sempre terem incentivado meus estudos e minha carreira e sempre me confortarem quando preciso.
Ao meu marido Maurício pela paciência, carinho, compreensão, amizade e pelo grande apoio na realização deste trabalho.
Aos meus filhos queridos Victor e Gabriela que souberam entender minha ausência em alguns momentos e por me darem sempre carinho me mostrando como a vida é bela.
À Embrapa por financiar esta pesquisa e proporcionar meu crescimento profissional e acadêmico.
Aos meus orientadores Eduardo Moresi e Hércules Prado pelo grande aprendizado, amizade e sinceridade para eu poder realizar esta pesquisa. A tranqüilidade de vocês muito me ajudou!
Aos demais professores do mestrado por terem me ensinado muito nesses últimos anos e por terem compartilhado seu conhecimento.
Aos meus amigos que sempre me apoiaram e me incentivaram, especialmente à Regina Moura que colaborou diretamente neste trabalho.
Aos meus colegas do mestrado, especialmente à Paula Karini, ao Jorge, ao Marcelo Ricardo e ao Alexandre Alcantara, pela troca de conhecimento e pelo ombro amigo. Ao chefe do DTI, ao Coordenador de Sistemas de Informação da Embrapa e ao meu conselheiro acadêmico, respectivamente, Moacir Pedroso, Aliomar Rego e Marcus Bomfim pelo apoio na pesquisa realizada.
Aos membros da banca examinadora que dedicaram seu tempo em apreciar este trabalho e por suas sugestões de melhoria.
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RESUMO
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ABSTRACT
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SUMÁRIO
CAPÍTULO 1 - INTRODUÇÃO ... 1
1.1REVISÃO DE LITERATURA... 3
1.2 RELEVÂNCIA DO ESTUDO... 8
1.3FORMULAÇÃO DO PROBLEMA... 11
1.4OBJETIVOS: GERAL E ESPECÍFICOS... 12
1.5ESTRUTURA DA DISSERTAÇÃO... 12
CAPÍTULO 2 - REFERENCIAL TEÓRICO... 14
2.1GESTÃO DA INFORMAÇÃO... 15
2.2SISTEMAS DE INFORMAÇÃO... 20
2.2.2 Sistemas de trabalhadores do conhecimento (STC) e sistemas de automação de ... 23
2.2.3 Sistemas de informações gerenciais - SIG ... 23
2.2.4 Sistemas de apoio à decisão – SAD ... 24
2.2.5 Sistemas de apoio ao executivo – SAE... 24
2.3 ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO... 26
2.4CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO... 35
2.5MAPA DE INFORMAÇÕES... 36
CAPÍTULO 3 - METODOLOGIA ... 39
3.1CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA... 39
3.2PRESSUPOSTOS... 41
3.3DELIMITAÇÃO DO ESTUDO... 41
3.4COLETA E ANÁLISE DOS DADOS... 43
CAPÍTULO 4 - CONSTRUÇÃO DO MAPA DE INFORMAÇÕES... 45
4.1 ESTRUTURA DO MAPA DE INFORMAÇÕES... 45
4.2PROCESSO PARA O MAPEAMENTO DAS INFORMAÇÕES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO... 48
4.2.1 Descrição do processo para mapeamento de informações dos sistemas de informação... 49
4.2.2 Descrição dos atores responsáveis pelas atividades do processo ... 62
CAPÍTULO 5 - APLICAÇÃO DO PROCESSO DE MAPEAMENTO DA INFORMAÇÃO ... 63
5.1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS... 63
5.2 DESCRIÇÃO RESUMIDA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO MAPEADOS... 64
5.3MAPA DE INFORMAÇÕES ELABORADO... 66
CAPÍTULO 6 - CONCLUSÕES E TRABALHOS FUTUROS... 68
6.1CONCLUSÕES... 68
6.2 TRABALHOS FUTUROS... 71
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ... 73
GLOSSÁRIO ... 76
APÊNDICE I - MODELO DOS PRODUTOS DE SAÍDA DO PROCESSO DE MAPEAMENTO DAS INFORMAÇÕES... 78
APÊNDICE II - MAPA DE INFORMAÇÕES DOS SISTEMAS CORPORATIVOS DA EMBRAPA... 98
APÊNDICE III - DESCRIÇÃO DO PROTÓTIPO DA FERRAMENTA PARA GERAÇÃO E PUBLICAÇÃO DO MAPA DE INFORMAÇÃO EM AMBIENTE WEB ... 114
viii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Marcos teóricos da pesquisa ...14
Figura 2 - Processo para gerenciamento das informações (adaptado de DAVENPORT (1994); PRUSAK, McGEE (1994)). ...15
Figura 3 – Níveis hierárquicos da informação, adaptado de MORESI (2000)...17
Figura 4 – Um modelo ecológico para o gerenciamento da informação – DAVENPORT (1998) ...19
Figura 5 – Atividades básicas de um sistema de informação (LAUDON, LAUDON, 2004)...20
Figura 6 – Seis tipos mais importantes de sistemas de informação (adaptado de LAUDON , LAUDON (2004)).. ...23
Figura 7 – Inter-relacionamento entre sistemas de informação (adaptado de LAUDON , LAUDON (2004)). ...25
Figura 8 – Organograma da Embrapa (EMBRAPA, 2004) ...42
Figura 9 - Funcionamento dos subprocessos do processo de mapeamento das informações dos sistemas de informação ...49
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LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Comparativo entre Ecologia da informação e Engenharia de máquina – Adaptado de DAVENPORT (1998). ...18 Quadro 2 – Classificação da pesquisa ...39 Quadro 3 – Exemplo da estrutura física do mapa de informações com um conteúdo informacional
mapeado...47 Quadro 4 – Elementos do Processo para o mapeamento de informações ...48 Quadro 5 – Descrição do Sistema de Planejamento, Acompanhamento e Avaliação de resultados do
Trabalho Individual – SAAD - RH...64 Quadro 6 – Descrição do Sistema de Planejamento de Atividades da Embrapa – SISPAT ...65 Quadro 7 – Descrição do Sistema de Eventos da Embrapa – SIEVE ...65 Quadro 8 - Demonstrativo consolidado das informações mapeadas na Embrapa, por classificação de
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LISTA DE SIGLAS
ACM - AssociationforComputingMachinery
ACS – Assessoria de Comunicação Social da Embrapa AI – Arquitetura da Informação
BSP – Business Systems planning
CSF - Critical Success factors
DGP – Departamento de Gestão de Pessoas da Embrapa E/M – Ends/Means analysis
Embrapa – Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária DTI – Departamento de Tecnologia da Informação
IBICT - Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia IEEE - Electrical and Electronics Engineers, Inc
IMCS – Information management and control systems
IPTS – Information processing, transmission, and storage systems
SAAD – Sistemade Planejamento, Acompanhamento e Avaliação de resultados do Trabalho Individual
SAD - Sistemas de apoio à decisão SAE - Sistemas de apoio ao executivo
SGE – Secretaria de Gestão Estratégica da Embrapa SIEVE – Sistema de Eventos da Embrapa
SIG - Sistemas de informações gerenciais
SISPAT - Sistema de Planejamento de Atividades da Embrapa SISPEM – Sistema de Premiação da Embrapa
xi STC - Sistemas de trabalhadores do conhecimento TI – Tecnologia da Informação
UnB - Universidade de Brasilia
UCB - Universidade Católica de Brasília
UFSC - Universidade Federal de Santa Catarina UFRGS - Universidade Federal do Rio Grande do Sul UID – user interfaces devices
CAPÍTULO 1 - INTRODUÇÃO
A maioria das organizações utiliza sistemas de informação para automatizar seus processos de trabalho, para armazenar e recuperar dados e para compartilhar informações. Na chamada era da informação, a qual estamos vivendo, gerenciar adequadamente as informações é fator essencial para o sucesso da organização (ROSINI , PALMISANO, 2003; DAVENPORT, 1998; MOODY, WALSH, 1999; WETHERBE, BRANCHEAU, 1986).
A informação passou a ser tratada como um bem da organização, sua gestão passou a ser um dos fatores mais importantes para a maioria das empresas: a informação certa, no formato adequado e na hora ideal pode proporcionar oportunidades de negócios que exijam tomadas de decisão importantes para o sucesso da organização.
A necessidade de gerenciar informações e disponibilizá-las adequadamente levou a grandes investimentos em tecnologia, acreditando-se que computadores e ferramentas poderiam ser a solução para esse problema. Na verdade, tem-se dado maior importância à tecnologia da informação (TI) do que a informação propriamente dita. Chegou o momento de se dirigir a atenção para o “I” (de informação), mais que para o “T” (de tecnologia). Somente a tecnologia não basta para o sucesso de uma organização na era da informação, isto é, todos os computadores do mundo de nada servirão se seus usuários não estiverem interessados na informação que estes computadores podem mostrar (DAVENPORT, 1998; DAVENPORT, MARCHAND, DICKSON, 2004).
de informação estão disponíveis apropriadamente. Baseia-se na maneira como as pessoas criam, distribuem, compreendem e usam a informação. O cenário desse modelo ecológico abrange os ambientes internos e externos de uma organização, ou seja, o que ocorre dentro e fora dela.
Este trabalho está focado no ambiente informacional interno da organização, mais precisamente nos sistemas de informação existentes. Para tal baseou-se na Arquitetura da Informação – AI, um dos componentes do modelo ecológico proposto por DAVENPORT (1998), a fim de criar um mecanismo para estruturar as informações e facilitar a sua localização.
Uma das ferramentas mais simples para aplicação da AI é o mapa de informações (DAVENPORT, MARCHAND, DICKSON, 2004), que indica aos membros de uma empresa onde se encontram tipos específicos de informação existente na organização. Porém esses mapas são raros, o que evidencia o quanto à gestão da informação é pouco praticada.
Esta pesquisa tem como tema o mapeamento das informações contidas nos sistemas de informações de uma organização. Para criação do mapa foi necessária a definição de um processo para realizar o mapeamento, tendo em vista que não se encontrou na literatura estudada a formalização dos procedimentos para tal. O processo proposto baseou-se na AI, na representação por meio de metadados e na classificação das informações a partir de um código de classificação existente.
1.1 Revisão de Literatura
A revisão de literatura para esta dissertação visa mostrar o levantamento e análise do que já foi publicado sobre o tema de pesquisa escolhido, adotando assim a metodologia da pesquisa bibliográfica.
Para identificar trabalhos correlatos com o tema apresentado foi feita uma busca pelas seguintes palavras-chave: arquitetura da informação, gerenciamento da informação, mapeamento da informação, mapas de informação, ecologia da informação, gestão da informação, sistemas de informação e modelagem da informação. As mesmas palavras foram buscadas em inglês para obtenção de bibliografia estrangeira. As principais fontes de pesquisa foram: CiteSeer (Scientific Literature Digital Library), IEEE (Electrical and Electronics Engineers, Inc.), UnB (Universidade de Brasilia), UCB (Universidade Católica de Brasília), IBICT (Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia), Revista Ciência da Informação, ACM (Associationfor ComputingMachinery) , ScienceDirect (Digital Library),
UFSC (Universidade Federal de Santa Catarina), Unicamp (Universidade Estadual de Campinas) e UFRGS (Universidade Federal do Rio Grande do Sul).
Nos trabalhos encontrados e relacionados não existem muitos casos de sucesso relatados sobre a implementação e utilização da arquitetura da informação em organizações. Alguns trabalhos apresentam projetos piloto buscando constatar a importância da utilização da Arquitetura da Informação para a gestão das informações nas organizações, sendo necessário, ainda, a implementação de alguns dos modelos propostos para avaliação dos resultados. No entanto, nas referências citadas, é explicitado o interesse em colocar em prática a utilização da arquitetura da informação nas organizações como uma estratégia para a gestão da informação.
preocupação em descobrir formas de disponibilizar as informações adequadamente, e a arquitetura da informação vem com grande suporte para isto.
WETHERBE, BRANCHEAU (1986) desenvolveram uma abordagem específica para a construção de uma arquitetura da informação que é a combinação de três métodos utilizados no planejamento da informação, que são: planejamento de sistemas de negócio (BSP –
Business Systems Planning), fatores críticos de sucesso (CSF – Critical Success Factors), e análise de fins e meios (E/M – Ends/Means analysis). Esses três métodos podem ser utilizados para o desenvolvimento de uma arquitetura da informação dependendo da organização que irá definí-la. A abordagem proposta por esses autores resultou em um modelo para levantamento de requisitos de informações. Esse modelo evoluiu para uma metodologia de desenvolvimento de uma arquitetura da informação de longo alcance (WETHERBE, VOGEL, 1991). Não é destacada qual deve ser a melhor abordagem para a definição e implantação de uma arquitetura de informação nas organizações, deixando esta decisão para quem for utilizar esta forma de gerenciar as informações. WETHERBE, BRANCHEAU (1986) afirmam que mais pesquisas necessitam ser feitas e mais práticas reportadas para identificar as falhas encontradas no desenvolvimento de uma AI.
transmission, and storage systems); e gerenciamento da informação e sistemas de controle (IMCS – information management and control systems)1.
A arquitetura da informação é vista por PRUSAK, McGEE (1994) como uma forma de estabelecer uma linguagem comum nas organizações na utilização de informações. Esses autores afirmam que a prática atual da arquitetura da informação é pouco eficiente no oferecimento de produtos centrados no cliente. Com a arquitetura da informação será possível preencher a lacuna existente entre clientes e especialistas técnicos para estabelecer uma comunicação comum no atendimento as suas necessidades de informação. Segundo esses autores, não existem modelos especiais para representar os requisitos de informação de uma organização de uma forma compreensível e utilizável por clientes e técnicos. Os modelos existentes e as metodologias nas quais eles se baseiam tentaram sistematicamente documentar todas as fontes de dados numa organização. Isto levou a criação de modelos de dados tão extensos e complexos que não são entendidos pelos gerentes ou administradores que necessitam de informação para tomada de decisão.
Identificou-se aqui uma contraposição entre os estudos de WETHERBE, BRANCHEAU (1986) com os de PRUSAK, McGEE (1994). Os primeiros autores identificaram uma forma de modelar os requisitos informacionais de uma organização para ser utilizado por todos (clientes e especialistas) enquanto que PRUSAK, McGEE (1994) afirmam que não existem modelos especiais que possam ser compreendidos de uma maneira uniforme. O curioso é por que esses autores não buscaram em Wetherbe o suporte para concluírem a inexistência destes modelos? Concluiu-se isto devido ao fato de não ser encontrado em PRUSAK, McGEE (1994) qualquer referência sobre os trabalhos de WETHERBE, BRANCHEAU (1986) ou de WETHERBE, VOGEL (1991).
WANG (1997) utilizou o mesmo conceito de arquitetura da informação definido por WETHERBE (1991) e criou uma modelagem da arquitetura dos sistemas de informação utilizando a orientação a objetos. Uma contribuição importante de sua pesquisa foi utilizar, em sua proposta de modelagem, os seis elementos básicos de uma AI proposto por ZACHMAN (1992), porém não foram relatados resultados da aplicabilidade dessa proposta.
DAVENPORT (1998) discute a valorização da informação nas organizações, colocando-a em primeiro lugar para o sucesso da gestão da informação. Trata a AI como o principal elemento para a gestão do ambiente informacional da organização. Segundo esse autor devemos nos preocupar com o uso da informação hoje, como é reunida, compartilhada e utilizada. A AI auxilia no desenvolvimento de mapas das informações atuais. Afirma, também, que o mapeamento das informações é relativamente simples, porém os casos das empresas relacionados em seu livro (DAVENPORT, 1998) mostram que a criação de uma AI não é fácil, ou seja, não é uma tarefa simples de ser executada. Apesar da grande ênfase dada à informação, o autor não descreve como uma arquitetura da informação pode ser implantada nas organizações, deixando em aberto a solução para este problema.
WATSON (2000) aborda a arquitetura da informação como uma ferramenta estratégica para a organização. Aperfeiçoou o conceito para uma arquitetura da informação empresarial (Enterprise Information Architecture), que é um modelo para aquisição, organização e priorização de conhecimento tecnológico. Sua proposta é a criação de um modelo para planejar e implementar uma rica infra-estrutura de informação digital com atividades e serviços integrados, de forma a proporcionar um compartilhamento mais fácil da informação, tendo segurança e privacidade.
tipologia: informação de nível institucional, informação de nível intermediário e informação de nível operacional. Esse autor adota uma visão ecológica da informação pois a associa a AI às necessidades da organização como um todo.
Para RODRIGUES (2002), a arquitetura da informação é entendida como um conjunto de informações, modelos de dados e toda infra-estrutura de tecnologia necessária para suportar os fluxos de informações de uma organização. Prega que a informação deve ser democratizada, ou seja, deve ser acessível a todos em uma organização. Esse autor afirma que os componentes de uma arquitetura da informação incluem a rede de computadores, o sistema de comunicação de dados, os equipamentos, o software básico, o sistema gerenciador de banco de dados, as interfaces dos usuários e as aplicações. Considera os sistemas de informação como sendo os principais meios de obtenção de informações nas organizações.
ROSENFELD, MORVILLE (2002) concentraram seus estudos na utilização da arquitetura da informação para a organização das informações na web. Sua preocupação está justamente em como as informações devem ser disponibilizadas para os usuários finais de maneira que todos encontrem o que estão procurando ao acessarem uma determinada página
web. A visão desses autores está de comum acordo com a visão de DAVENPORT (1998) na qual a arquitetura da informação deve ser voltada para o cliente, disponibilizando as informações de que ele necessita.
Em suma, existe uma divergência entre os autores relacionados, alguns colocam a arquitetura da informação direcionada para a identificação das informações necessárias para a organização, uma visão estratégica que não se preocupa com os meios tecnológicos para sua disponibilização. Outros defendem a idéia de que uma arquitetura de informação é toda a infra-estrutura de tecnologia necessária para que as informações estejam disponíveis.
1.2 Relevância do estudo
A importância da informação nas organizações e sua utilização é um tema abordado por alguns autores como sendo o principal diferencial competitivo para as organizações (DAVENPORT, 1998; MOODY, WALSH, 1999; ROSINI , PALMISANO, 2003; PRUSAK, McGEE, 1994; WURMAN, 1991). Dispor de tecnologias de ultima geração, sistemas de informação cada vez mais complexos, e da utilização de vários meios de comunicação para a troca de informações, não está sendo o suficiente para uma gestão efetiva da informação. Na verdade, muitas empresas não sabem em detalhe quais são suas informações e encontram dificuldades na hora de encontrá-las.
Mas por que essa deficiência, se quase todos os dados estão armazenados em bancos de dados e computadores cada vez mais potentes? Altos investimentos em tecnologia são feitos para que informações corretas estejam disponíveis no momento adequado. A tecnologia sempre é vista como ponto de partida para o compartilhamento de informações, desconsiderando-se inúmeras vezes o fator humano, as pessoas que detém as informações e as que necessitam delas.
sistemas de informação são disponibilizados possibilitando o armazenamento de dados em bancos de dados, sites na web são construídos, e mesmo assim, existe uma grande dificuldade em encontrar a informação que se necessita.
Muitas vezes os gerentes recorrem a outras pessoas para saberem como encontrar uma determinada informação, e não aos sistemas de informação existentes. É utilizada freqüentemente uma rede informal de informações, perguntando a pessoas do mesmo grupo sobre o que precisam, para obter uma resposta em tempo hábil (PRUSAK, McGEE, 1994). Por que isto? Em geral não é de seu conhecimento que informações são tratadas por um determinado sistema. Como não saber, se o sistema está disponível para todos os usuários da empresa. Mas será que o fato de acessar um sistema será suficiente para encontrar uma informação?
De acordo com CHOO (2003), os usuários obtêm informações de muitas fontes, formais e informais. As fontes informais, inclusive colegas e contatos pessoais, são quase sempre tão ou mais importantes que as fontes formais, como bibliotecas ou bancos de dados. Em média os gerentes gastam 50% do seu tempo procurando as informações que eles precisam para seu trabalho (WETHERBE, VOGEL, 1991).
Por não saberem quais são as informações tratadas nos sistemas organizacionais, os usuários podem não as utilizar adequadamente, ou não fazerem com que sejam instrumentos de apoio para os processos de tomada de decisão da empresa, ou seja, os sistemas podem ser subutilizados e, na maioria das vezes, deixados de lado quando da tomada de decisão.
Pensando na melhor utilização dos sistemas de informação organizacionais como um meio ideal para a disponibilização de informações, foi que surgiu a idéia de pesquisar algum instrumento que pudesse mostrar as informações tratadas nestes sistemas, possibilitando também o compartilhamento destas informações em toda a empresa de uma maneira fácil e clara, potencializando seu uso. A solução identificada, resultante da revisão de literatura realizada para esta pesquisa, foi definir o mapeamento de informações dos sistemas de informações a partir dos conceitos, métodos e práticas da Arquitetura da Informação. Desta maneira será possível identificar quais são as informações de cada um dos sistemas selecionados. Este mapeamento permitirá estruturar e localizar as informações dos sistemas investigados representando um mapa do ambiente informacional no presente, ou seja, as reais informações da empresa armazenadas nos sistemas, bem como auxiliar na obtenção das informações em tempo hábil. O mapa de informações, construído a partir dos sistemas de informação existentes, servirá como um canal de comunicação entre a organização e seus clientes (internos ou externos) para a localização das informações desejadas. De acordo com WURMAN (1991), os mapas são necessários para achar um caminho através da informação, e estes mapas devem dizer onde se está em relação à informação. Segundo ele, os mapas são os meios metafóricos através dos quais podemos entender a informação que vem de fontes exteriores.
diferentes sobre a definição e aplicação da AI em uma organização, porém todos concordam que ela é necessária para o monitoramento e gestão das informações de uma organização.
A lacuna existente na literatura sobre a aplicação da arquitetura da informação nas organizações é um fator estimulante para uma pesquisa neste assunto, tendo em vista que identificar informações e compartilhá-las é uma necessidade real relatada pelos autores referenciados na revisão de literatura desta pesquisa. Nenhum dos autores citados propõe um mapeamento de informações a partir dos sistemas de informação organizacionais existentes, alguns partem de uma análise de informações a nível estratégico, ou seja, quais as necessidades de informações futuras necessárias para gerir o seu negócio e para o desenvolvimento de sistemas de informação.
1.3 Formulação do problema
A informação vem sendo reconhecida como um dos mais valiosos recursos de uma empresa (MOODY, WALSH, 1999). O valor e custo incremental da informação combinados com o rápido avanço tecnológico levam a necessidade de se ter um maior planejamento dos requisitos de informação da organização (WETHERBE, BRANCHEAU, 1986). A maneira de encontrar uma determinada informação em uma empresa é variável, isso é, depende dos recursos tecnológicos disponíveis, dos especialistas em informação que proporcionam sua recuperação e armazenamento, da maneira como a organização é administrada. Enfim, uma série de fatores está envolvida na gestão da informação, cada empresa define a maneira de organizar suas informações conforme sua necessidade.
1.4 Objetivos: geral e específicos
O objetivo geral desta pesquisa é:
- definir um mapa das informações armazenadas em sistemas de informações corporativos, que facilite a localização das informações existentes.
Os objetivos específicos são:
- estudar e aplicar os conceitos e métodos da arquitetura da informação em uma organização, para a elaboração de um mapa de informações;
- definir um processo para mapeamento das informações dos sistemas de informações organizacionais, para auxiliar na construção de mapas de informação ;
- descrever as atividades básicas necessárias para a elaboração do mapa de informações; - mapear as informações de alguns sistemas para validar o processo de mapeamento de
informações definido;
- identificar uma estrutura de classificação de informações existente que oriente o mapeamento das informações.
1.5 Estrutura da Dissertação
Esse trabalho foi dividido em seis capítulos. Neste capítulo de Introdução situam-se: revisão bibliográfica, a relevância do estudo, a formulação do problema e os objetivos gerais e específicos.
No terceiro capítulo é apresentada a metodologia da pesquisa, onde são detalhados os seguintes itens: classificação da pesquisa, pressupostos, coleta e análise dos dados e delimitação do estudo.
No quarto capítulo são apresentados o processo de mapeamento das informações e a estrutura física do mapa de informações proposto.
No quinto capítulo é apresentada a aplicação do processo de mapeamento da informação na Embrapa, assim como também uma análise descritiva dos resultados alcançados.
No sexto capítulo são apresentadas as conclusões e as perspectivas para trabalhos futuros.
CAPÍTULO 2 - REFERENCIAL TEÓRICO
O referencial teórico nesta dissertação tem como objetivo apresentar os assuntos que embasaram o trabalho e os conceitos que foram definidos. Está subdividido da seguinte maneira:
- gestão da informação – como processo referente para disponibilização de informações, no contexto da ecologia da informação;
- sistemas de informação – foco da pesquisa - arquitetura da informação – tema da pesquisa
- classificação da informação – para a definição do mapa de informações - mapa de informações – composto por metadados.
A Figura 1 ilustra os marcos teóricos da pesquisa.
Figura 1 – Marcos teóricos da pesquisa
Gestão da Informação
Arquitetura da Informação
Metadados
Classificação da Informação
Sistemas de Informação
2.1 Gestão da Informação
Para um controle adequado das informações de uma organização torna-se necessário buscar uma gestão de informação efetiva. As informações entram e saem das organizações sem que se tenha plena consciência do seu impacto, valor ou custo (DAVENPORT, 1994). Ainda, segundo o autor, um processo de gestão da informação deve começar com a definição das necessidades de informação, passar pela coleta, categorização e armazenagem, distribuição, recebimento e uso das informações, como mostra a Figura 2.
Figura 2 - Processo para gerenciamento das informações (adaptado de DAVENPORT (1994); PRUSAK, McGEE (1994)).
O modelo de gestão da informação representado na figura 2, também é tratado por PRUSAK, McGEE (1994). Segundo esses autores, a tarefa de identificação das necessidades de informação é a mais importante tarefa dentro do processo de gerenciamento da informação. Ao executar essa tarefa deve-se considerar: a variedade de necessidades de informações devido à complexidade e à inconstância do mundo dos negócios; as pessoas não sabem quais são suas necessidades de informações; e como identificar as informações relevantes para a organização. A coleta e aquisição da informação consistem em planejar como adquirir a informação em sua fonte de origem e como deve ser feito o seu armazenamento se em meios eletrônicos ou em papel. A categorização e armazenamento de informações é a determinação de como os usuários poderão ter acesso às informações necessárias e selecionar o melhor lugar para agrupá-las e armazená-las. A formatação e a estruturação da informação é feita através do desenvolvimento de produtos e serviços de informação, ou seja, a consolidação da
Identificação das necessidades e
exigências de informação
Coleta e aquisição da
informação
Categorização e armazenamento de informações
Formatação e estruturação
das informações
Disseminação e distribuição
das informações
informação para uso. A disseminação e distribuição da informação possibilitam mostrar quem está interessado em qual informação. E por fim, a atividade de análise e uso da informação tem como objetivo principal monitorar o uso da informação na organização, identificar o quanto a informação está sendo útil e quem a está utilizando.
Mas o que é informação? Este conceito é diversificado entre alguns autores . De acordo com DAVENPORT (1998), informação “são dados dotados de relevância e propósito, que requerem unidade de análise, exige consenso em relação ao significado e exige
necessariamente a medição humana”. Para PRUSAK, McGEE (1994), a informação não se limita a dados coletados; são dados coletados, organizados, ordenados aos quais são atribuídos significados e contexto. Nota-se, a partir dessas duas definições, que as informações são criadas a partir das percepções das pessoas que recebem determinados dados e fazem suas leituras de acordo com suas necessidades.
Para esta pesquisa adotou-se o seguinte conceito para informação:
A informação é um conjunto de dados dotados de relevância, que são coletados e organizados, e que exigem uma análise de acordo com o contexto ao qual serão aplicados.
MORESI (2000) definiu um modelo que retrata os níveis hierárquicos da informação. A partir desse modelo pode-se identificar que existem quatro classes diferentes de informação: dados, informação, conhecimento e inteligência. A Figura 3 apresenta esse modelo hierárquico.
Figura 3 – Níveis hierárquicos da informação, adaptado de MORESI (2000).
A ecologia da informação, segundo DAVENPORT (1998), é uma abordagem que enfatiza o ambiente da informação como um todo, levando em conta a cultura da organização; como as pessoas utilizam a informação e o que fazem com ela; as políticas para a troca de informações; e quais sistemas de informação estão disponíveis apropriadamente. Baseia-se na maneira como as pessoas criam, distribuem, compreendem e usam a informação. Está diretamente associada ao processo de gestão da informação.
Uma abordagem ecológica coloca a informação em primeiro plano, diferentemente de uma abordagem de tecnologia da informação na qual as soluções para os problemas
Aprendizado
Inteligência
Conhecimento
Informação
Dados
Síntese
Análise
Processamento
Experiência
Elaboração
É a informação como oportunidade, ou seja, o conhecimento contextualmente relevante que permite atuar com vantagem no ambiente considerado.
São as informações que foram analisadas e avaliadas sobre a sua confiabilidade, sua relevância e sua importância. O conhecimento é obtido pela interpretação e integração de vários dados e informações.
Nessa classe os dados passam por algum tipo de processamento para serem exibidos em forma inteligível para as pessoas que irão utiliza´-los.
informacionais são muito baseadas nos aspectos computacionais. O Quadro 1 mostra um comparativo entre essas duas abordagens.
Quadro 1 – Comparativo entre Ecologia da informação e Engenharia de máquina – Adaptado de DAVENPORT (1998).
Ecologia da Informação Tecnologia da Informação
A informação não é facilmente arquivada em computadores e não é constituída apenas de dados
A informação é facilmente armazenada nos computadores na forma de dados.
Quanto mais complexo o modelo de informação, menor será sua utilidade.
Criar bancos de dados em computadores é o único modo de administrar a complexidade da informação.
A informação pode ter muitos significados em uma organização
A informação deve ser comum a toda a organização
A tecnologia é apenas um dos componentes do ambiente de informação e freqüentemente não se apresenta como meio adequado para operar mudanças.
As mudanças tecnológicas irão aperfeiçoar o ambiente informacional.
O termo ecologia foi utilizado por DAVENPORT (1998) como uma metáfora para descrever uma abordagem voltada a compreender e administrar todos os ambientes informacionais de uma organização. A ecologia da informação é como uma administração holística da informação, devolve o homem ao centro do mundo da informação, colocando a tecnologia como um meio para o compartilhamento de informações.
De acordo com DAVENPORT (1998), a ecologia da informação tem quatro características principais, que são:
- integração dos diversos tipos de informação – as informações devem estar integradas; - reconhecimento de mudanças evolutivas – os sistemas de informação devem ser
flexíveis;
- ênfase no comportamento pessoal e informacional – pensar em como as pessoas utilizam a informação facilitando o uso efetivo dessa.
A ecologia informacional proposta por esse autor é composta por três ambientes básicos: ambiente informacional, ambiente organizacional e ambiente externo. Esses ambientes estão subdivididos em outros componentes que se interconectam nessa abordagem, como apresentado na Figura 4.
Figura 4 – Um modelo ecológico para o gerenciamento da informação – DAVENPORT (1998)
O ambiente informacional do modelo representado na Figura 4, é o núcleo da abordagem ecológica, compreendendo seis componentes: estratégia, política, comportamento e cultura organizacionais, equipe, processos e arquitetura da informação. O ambiente organizacional contém a posição global dos negócios, os investimentos em tecnologia e a distribuição física da informação. Finalizando, tem-se o ambiente externo que deve estar sendo constantemente monitorado para adequar a empresa ao que está acontecendo fora dela. Esse ambiente consiste de três itens fundamentais: mercados de negócio em geral, mercados
Estratégia
Equipe
Cultura/Com-portamento
Processo
Arquitetura da informação
Política
Ambiente organizacional
Negócios – Espaço físico - Tecnologia
Ambiente externo
Negócios – Informação - Tecnologia
tecnológicos e mercados da informação. A monitoração desses ambientes informacionais, possibilitará uma gestão efetiva da informação em uma organização (DAVENPORT, 1998).
2.2 Sistemas de informação
Os sistemas de informação tornaram-se essenciais para auxiliar as organizações a enfrentarem as mudanças que ocorrem ao seu redor (LAUDON, LAUDON, 2004) . Através do uso de sistemas de informação as organizações podem automatizar seus processos de negócio e propagar mais facilmente suas informações.
De acordo com LAUDON, LAUDON (2004), sistema de informação é um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar na tomada de decisão, na coordenação e no controle de uma organização. Também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisarem problemas, a visualizarem assuntos complexos e a criarem novos produtos.
Três atividades básicas desempenhadas por um sistema de informação produzem informações para as organizações tomarem decisões, controlarem operações, analisar problemas e criar novos produtos ou serviços. Estas atividades são: a entrada, o processamento e a saída, conforme mostra a Figura 5.
Figura 5 – Atividades básicas de um sistema de informação (LAUDON, LAUDON, 2004).
A entrada é a captura ou coleta dos dados brutos de uma organização ou de seu ambiente externo. O processamento transforma esses dados brutos em uma forma mais
ENTRADA PROCESSAMENTO SAÍDA
significativa: em informações. A saída transfere as informações processadas às pessoas que as utilizarão ou às atividades em que serão empregadas.
Neste estudo estarão sendo tratados os sistemas de informação informatizados, ou seja, aqueles que dependem da tecnologia de computadores e softwares para processar e compartilhar informações.
É necessário que haja uma interdependência entre os sistemas de informação e a organização, mas nem sempre isto é possível, pois os sistemas existentes podem funcionar como uma limitação para a organização, aquilo que a empresa gostaria de fazer muitas vezes depende do que seus sistemas permitirão que faça. Nenhum sistema sozinho pode fornecer todas as informações de que uma empresa necessita (LAUDON, LAUDON, 2004).
Ainda de acordo com LAUDON, LAUDON (2004), uma organização está dividida em níveis estratégico, gerencial, de conhecimento e operacional, e também, em áreas funcionais como vendas e marketing, fabricação, finanças, contabilidade e recursos humanos. Os sistemas são estruturados de forma a atender esses nichos organizacionais, sendo subdivididos em sistemas do nível operacional, do nível de conhecimento, do nível gerencial e do nível estratégico.
Os sistemas do nível operacional são aqueles que dão suporte aos gerentes operacionais, acompanhando atividades e transações elementares da organização, como vendas, contas a receber, depósitos a vista, folha de pagamento, entre outros.
informações. Consistem em secretárias, contadores, arquivistas, ou gerentes, cujo principal trabalho é usar, manipular ou disseminar a informação (LAUDON, LAUDON, 2004). O objetivo dos sistemas do nível do conhecimento é auxiliar a organização a integrar novas tecnologias ao negócio e ajudá-la a controlar o fluxo de documentos. Destacam-se nesse grupo os sistemas para automação de escritório.
Os sistemas do nível gerencial atendem às atividades de monitoração, controle, tomada de decisões e procedimentos administrativos dos gerentes médios. A principal preocupação destes sistemas é saber se as coisas estão indo bem. Produzem relatórios periódicos sobre as operações, em vez de informações instantâneas.
Os sistemas do nível estratégico ajudam a gerencia sênior a atacar e enfrentar questões estratégicas e tendências de longo prazo tanto na empresa quanto no ambiente externo. Sua principal preocupação é compatibilizar as mudanças no ambiente externo com a capacidade da organização.
Dentro dessa subdivisão dos níveis dos sistemas de informação, LAUDON, LAUDON (2004) ainda destacam outros tipos de sistemas que podem ser vistos na Figura 6.
2.2.1 Sistemas de processamento de transações - SPT
Figura 6 – Seis tipos mais importantes de sistemas de informação, (adaptado de LAUDON , LAUDON (2004)).
2.2.2 Sistemas de trabalhadores do conhecimento (STC) e sistemas de automação de
escritório
Os sistemas de trabalhadores do conhecimento auxiliam os trabalhadores do conhecimento, promovendo a criação de novos conhecimentos e asseguram que esses novos conhecimentos e capacidades técnicas sejam adequadamente integrados à empresa. Estes sistemas também são denominados de sistemas de informação especialistas (ROSINI, PALMISANO, 2003).
Os sistemas de automação de escritório auxiliam os trabalhadores de dados, projetados para aumentar a produtividade desses trabalhadores, dando suporte às atividades de coordenação e comunicação inerentes a um escritório.
2.2.3 Sistemas de informações gerenciais - SIG
Os sistemas de informações gerenciais atendem ao nível gerencial da organização, munindo os gerentes de relatórios ou de acesso on-line aos registros do desempenho corrente
Sistema de processamento de transações - SPT
Sistema de apoio aos trabalhadores do conhecimento – STC
Sistema de automação de escritórios Sistema de informações
gerenciais – SIG
Sistema de apoio a Decisão - SAD
Grupos atendidos
Gerentes sênior
Nível operacional
Nível de conhecimento
Nível gerencial
Nível estratégico
Gerentes médios
Tipos de Sistemas de
informação
Sistema de apoio Executivo
Trabalhadores do conhecimento e de
dados
e histórico da organização. Geralmente dependem dos sistemas de processamento de transações subjacentes para a aquisição de dados. Os SIG relatam as operações básicas da empresa e usualmente atendem aos gerentes interessados em resultados semanais, mensais e anuais, e não em atividades diárias.
2.2.4 Sistemas de apoio à decisão – SAD
Os sistemas de apoio à decisão também atendem ao nível gerencial da organização. Ajudam os gerentes a tomarem decisões não-usuais, que se alteram com rapidez e que não são facilmente especificadas com antecedência. Usualmente tratam informações internas obtidas a partir dos SPT ou dos SIG, mas também recorrem a informações de fontes externas, tais como o valor corrente das ações ou os preços dos produtos de concorrentes. Estes sistemas têm maior poder analítico que os demais sistemas.
Os SAD são projetados de forma que os usuários possam trabalhar com eles diretamente, de forma interativa: o usuário pode alterar as suposições, fazer novas perguntas e incluir novos dados.
2.2.5 Sistemas de apoio ao executivo – SAE
Os sistemas de apoio ao executivo atendem ao nível estratégico da organização. Abordam decisões não rotineiras que exigem bom senso, avaliação e percepção, uma vez que não existe um procedimento previamente estabelecido para se chegar a uma solução. São projetados para incorporar dados sobre eventos externos, tais como, novas leis tributárias ou novos concorrentes, mas também adquirem informações resumidas dos SIG e dos SAD internos.
É desejável que os sistemas de informação relacionem-se uns com os outros para atenderem às diferentes necessidades da organização. Porém esta integração custa dinheiro, e integrar muitos sistemas diferentes é extremamente complexo e demorado. Cada organização deve ponderar suas necessidades de integração de sistemas contra as dificuldades de montar um esforço de integração em grande escala. (LAUDON, LAUDON, 2004). Na Figura 7 é apresentado o inter-relacionamento entre os sistemas de informação citados anteriormente.
Figura 7 – Inter-relacionamento entre sistemas de informação (adaptado de
LAUDON , LAUDON (2004)).
Os SPT são os maiores produtores de informações que são requisitadas por outros sistemas, que por sua vez produzem informações para outros sistemas. Ao passo que os SAE são principalmente recebedores de dados vindos de sistemas de níveis inferiores.
Esta pesquisa dá maior ênfase aos sistemas de informação transacionais pois estes estão inseridos no espaço informacional definido e no limite da pesquisa. O mapeamento de informações será feito a partir desses sistemas. Segundo RODRIGUES (2002), uma AI deve sempre considerar os sistemas existentes na organização, uma de suas maiores preocupações é
Sistemas de apoio ao executivo
(SAE)
Sistemas de gerenciamento
(SIG)
Sistemas de apoio â decisão (SAD)
Sistemas de trabalhadores do
conhecimento (STC)
Sistemas de processamento de
descobrir como tirar vantagem dos sistemas já implantados e em uso corrente em uma organização.
2.3 Arquitetura da Informação
O termo arquitetura da informação foi cunhado, em meados dos anos 60, por Richard Saul Wurman, um arquiteto, que via a arquitetura como a ciência e a arte da criação de instruções para espaços organizados (WYLLYS, 2003). Wurman identificou que os problemas de coletar, organizar e apresentar informações eram os mesmos enfrentados pelos arquitetos ao projetar edifícios ou casas para seus ocupantes, pois os arquitetos necessitavam:
- determinar as necessidades dos habitantes (isto é, precisavam coletar informações sobre suas necessidades);
- organizar as necessidades em um padrão coerente que deixassem claras sua natureza e interações; e
- projetar um edifício, ou construção, que estariam de acordo com as necessidades dos ocupantes.
Em resumo, WURMAN (1991) percebeu que coletar, organizar e disponibilizar informações para servir a um objetivo ou a vários, é uma tarefa arquitetural. Em 1976, numa conferência do American Institute of Architects - AIA , Wurman apresentou a seguinte definição para arquitetos de informação (WYLLYS, 2003):
1) pessoas que organizam padrões em dados e tornam clara a complexidade desses; 2) pessoa que cria a estrutura ou mapa de informação que permite a outros encontrarem seus próprios caminhos para o conhecimento; e
3) ocupação emergente do século 21, endereçada às necessidades da era focada na clareza, no entendimento humano, e na ciência da organização da informação.
definição dada por Wurman tem tudo a ver com a utilização desta palavra para o novo conceito destinado ao mapeamento de informações.
De acordo com DAVENPORT (1998) arquitetura da informação é: “um guia para estruturar e localizar a informação dentro de uma organização. Pode ser descritiva
envolvendo um mapa do ambiente informacional no presente, ou determinista, oferecendo um
modelo do ambiente em alguma época futura”.
Já para WETHERBE, BRANCHEAU (1986), a arquitetura da informação é um modelo que mostra como as categorias de informação estão relacionadas aos processos de negócio da organização, e como essas categorias precisam estar conectadas para facilitar o suporte aos tomadores de decisão. É uma planta arquitetural para modelar os requisitos de informação global de uma organização e proporciona uma forma para mapear as necessidades de informação de uma empresa.
Para definição de uma AI é necessário que se limite seu espaço informacional. De acordo com PRUSAK, McGEE (1994), os modelos de dados, dicionários de dados e projetos de banco de dados também compõem o espaço informacional de uma organização e são utilizados para fazer o mapeamento de informações.
Para esta pesquisa adotou-se o seguinte conceito para espaço informacional:
Espaço informacional são os sistemas de informação automatizados, documentos escritos, diretrizes e normas da empresa, vídeo ou áudio, que contenham
informações importantes para a organização.
Limitar o espaço informacional da organização é um grande desafio. Este limite é necessário pois proporciona a utilização com mais eficiência das informações existentes.
ROSENFELD, MORVILLE (2002), direcionaram a aplicação da AI para o ambiente
- a combinação de organização, nomeação e esquemas de navegação juntamente com um sistema de informação;
- o projeto estrutural de um espaço informacional para facilitar tarefas completas e acesso intuitivo ao conteúdo de uma página web;
- a arte e a ciência de estruturar e classificar sites web e intranets para auxiliar as pessoas a encontrar e gerenciar a informação;
- uma disciplina emergente de práticas comuns, focada nos princípios de projeto e arquitetura para o espaço digital.
É difícil ter uma definição única para AI, pois ela está diretamente ligada às mudanças pertencentes na linguagem e na sua representação. Nenhum documento representa completamente e exatamente o significado pretendido pelo seu autor. Nenhum rótulo ou definição captura totalmente o significado de um documento (ROSENFELD, MORVILLE, 2002).
Para esta pesquisa adotou-se o seguinte conceito para Arquitetura da Informação (AI):
Arquitetura da Informação é o conjunto de princípios, diretrizes, padrões e procedimentos que visam estruturar, organizar, qualificar, localizar e gerenciar as informações existentes na organização.
Estruturar significa determinar os níveis de granularidade para as informações, ou seja, definir o espaço informacional a ser tratado. Organizar envolve o agrupamento de componentes, identificados no espaço informacional, em categorias principais e distintas. E qualificarsignifica designar como denominar cada categoria de informação organizada.
(WETHERBE, BRANCHEAU, 1986). As organizações necessitam fazer um grande investimento em estudar de maneira abrangente seus requisitos de informação e desenvolver um modelo ou uma arquitetura que proporcione um mapa para o desenvolvimento de vários sistemas de informação (WETHERBE, VOGEL, 1991).
De acordo com ROSENFELD, MORVILLE (2002), organizamos o mundo para entender, explicar e controlar. Nossa capacidade de compreensão é determinada pela nossa habilidade de organizar as informações. Esses autores encontraram na web um ótimo ambiente para organizar e disponibilizar as informações, sejam elas de uma organização ou pessoais.
Alguns objetivos de uma arquitetura da informação, de acordo com PRUSAK, McGEE (1994) são:
- definir o espaço de informação da organização;
- definir os limites críticos do espaço de informação da organização (o que está dentro e o que está fora dele);
- aperfeiçoar a adaptabilidade, estabelecendo claramente premissas e políticas de informação; e
- aperfeiçoar as comunicações gerenciais, definindo claramente modelos de informação compartilhada.
Alguns problemas relacionados ao desenvolvimento de uma arquitetura de informação (WETHERBE, BRANCHEAU (1986)), são:
- é um processo longo e com poucos benefícios imediatos;
- o processo produz um modelo em papel que é bastante conceitual e de difícil entendimento pelos gerentes;
- por ser um conceito novo existem poucos especialistas para gerenciar e direcionar a abordagem de uma arquitetura da informação para uma organização, o fator humano influencia na sua construção;
- poucas ferramentas estão disponíveis para viabilizar uma AI;
- os resultados são difíceis de serem medidos. E mesmo que se tente medir, não existe uma métrica específica para este propósito; e
- não delimitar o escopo de uma AI, quanto maior o projeto, quanto mais pessoas estiverem envolvidas e mais complexo for, a AI tenderá ao insucesso.
Apesar de alguns obstáculos relacionados à construção de uma AI, WETHERBE, BRANCHEAU (1986) relataram alguns benefícios, que são:
- alinhar o planejamento dos sistemas de informação com o planejamento estratégico da organização;
- garantir o envolvimento e o entendimento dos gerentes seniores;
- garantir que os sistemas operacionais serão construídos de maneira a suportar as necessidades mais abrangentes da organização;
- guiar o desenvolvimento das aplicações dando ênfase àquelas áreas que têm o potencial de lucro maior;
- permitir a identificação de redundâncias de necessidades de informação e maior compartilhamento de dados, reduzindo o risco de erros e a necessidade de um grande espaço de armazenamento.
De acordo com PRUSAK, McGEE (1994), a criação de uma arquitetura da informação bem definida, estabelecida de comum acordo e gerenciada de forma coerente, permite que todas as áreas de uma empresa falem uma mesma língua e utilizem a informação para a tomada de decisões significativas.
Qualquer abordagem à arquitetura da informação deve acomodar os diversos tipos de informação que os gerentes e funcionários especializados necessitam regularmente. Atualmente esta informação pode ser encontrada em bancos de dados, documentos e materiais publicados. Uma arquitetura da informação eficaz representará todos esses tipos de informação e será flexível o bastante para abranger as que ainda estão por serem descobertas.
Um dos maiores objetivos da arquitetura da informação é proporcionar uma estrutura lógica para ajudar a encontrar a informação que se necessita. Preocupa-se com a informação em todas as formas e tamanho – sites web, documentos em papel e eletrônicos, softwares aplicativos, imagens, etc. Preocupa-se também com os metadados – termos utilizados para descrever e representar o conteúdo dos objetos como documentos, pessoas, processos e organizações (ROSENFELD, MORVILLE, 2002).
Não se deve preocupar somente em como disponibilizar as informações que os usuários necessitam, as organizações e as pessoas que gerenciam a informação também são importantes. A arquitetura da informação precisa balancear as necessidades dos usuários com as metas do negócio da organização. Umas das principais preocupações da arquitetura da informação é tornar acessível o que já existe na organização (DAVENPORT, 1994).
para as constantes atualizações em sua arquitetura da informação, que está diretamente ligada à tecnologia da informação, pois ela mostra as aplicações de sistemas empresariais para cada uma das principais áreas funcionais da organização. Mostra também aplicações de sistemas apoiando processos de negócios que abrangem múltiplos níveis e funções organizacionais dentro da empresa e estendem-se para seu exterior alcançando sistemas de fornecedores, distribuidores, parceiros de negócios e clientes. A infra-estrutura de TI provê a plataforma tecnológica para essa arquitetura. A preocupação desses autores está em como as organizações devem desenvolver uma arquitetura da informação e uma infra-estrutura tecnológica de informação que possam dar apoio a seus objetivos quando as condições e tecnologias empresariais estão mudando tão rapidamente.
Uma visão mais abrangente de AI é definida por ZACHMAN (1992) que criou um modelo de arquitetura empresarial. Entende-se por arquitetura empresarial o conjunto de elementos estruturados para suportar todos os processos de informação de uma organização (WATSON, 2000). Esses elementos compreendem os modelos de estratégia do negócio, modelos de dados, modelos de processos, fluxogramas de trabalho, programas e módulos de sistemas, regras de negócio, estruturas físicas de sistemas de informação, modelos de rede, entre outros (HOKEL, 2003).
O modelo de ZACHMAN (1992) está representado em uma matriz bidimensional. As colunas representam as respostas para as seguintes questões: o que, como, onde, quem, quando e porque. Esses elementos são respectivamente: dados, processos, localização, pessoas, tempo e motivação. As linhas classificam as visões das pessoas da organização (o público da organização) no que diz respeito ao escopo, modelo de negócio, modelo do sistema, modelo tecnológico, componentes (representações detalhadas) e funcionamento da empresa.
ferramenta para classificação, organização e manutenção dos artefatos e elementos da empresa (padrões, métodos, técnicas, treinamento, modelos) mantendo-os sob controle, de maneira a proporcionar um melhor entendimento para o relacionamento entre as diferentes arquiteturas existentes na organização (HOKEL, 2003).
O modelo de ZACHMAN (1992) é um modelo que retrata como as organizações conectam sua infra-estrutura de informação empresarial. Aproxima-se da arquitetura clássica para estabelecer um vocabulário comum e um conjunto de perspectivas, para definição e descrição dos sistemas empresariais complexos. A arquitetura empresarial proporciona um projeto arquitetural para a infra-estrutura de informação de uma organização2.
Funcionamento da Empresa
Dados Função Rede Pessoas Tempo Motivação
Escopo (Contexto)
Planejador
Lista de itens importantes para o negócio
Entidade = Classes de negócio
Lista de processos do negócio
Processo = Classes de processos de negócio
Lista das localidades onde a organização opera
Nó = principal localização do negócio
Lista de organizações importantes para o negócio
Pessoas = principal unidade da organização
Lista de eventos/ciclos importantes para o negócio
Tempo = principal evento do negócio
Lista de metas/ estratégias do negócio
Fins/meios = principal meta/estratégia de negócio Modelo do negócio
(conceitual)
Proprietário
Ex.: Modelo semântico
Entidade = Entidade de negócio
Relacionamento = Relacionamento do negócio
Ex.: Modelo de processos de negócio
Processo = Processo de negócio
I/O = Produtos do negócio
Ex.:Logística do negócio
Nó = Localização do negócio
Ligação = Conexão do negócio
Ex.: Modelo de workflow
Pessoas = unidade organizacional Trabalho = Produto de trabalho
Ex.: Cronograma Mestre
Tempo=Evento de Negócio
Ciclo= Ciclo de negócio
Ex.: Plano de Negócio
Fins = Objetivos do negócio
Meios = Estratégias de negócio
Modelo do Sistema (Lógico)
Projetista
Ex.:Modelo lógico de Dados
Entidade= entidade de dados
Relacionamento = relacionamento de dados
Ex.: Arquitetura da Aplicação
Processos = Funções da aplicação
I/O = Visões de usuários
Ex.: Arquitetura de sistemas distribuídos
Nó = I/S Funções (processos, armazenamento, etc.) Ligação = Características de conexão (linha)
Ex.: Arquitetura de interface Humana
Pessoas = regras Trabalho = o que pode ser entregue
Ex.: Estrutura de Processamento
Tempo = Evento do sistema
Ciclo = Ciclo de processamento
Ex.: Modelo de regras de negócio
Fins = Declaração estrutural
Meios = Declaração de ação
Modelo Tecnológico (Físico)
Construtor
Ex.: Modelo Físico de Dados
Entidade = Tabelas, segmentos, etc. Relacionamentos = ponteiros, chaves, etc.
Ex.: Projeto de Sistema
Processos = funções computacionais I/O = Elementos de dados, sets
Ex.: Arquitetura Tecnológica
Nó = sistemas de hardware e software Ligação = Especificações de linha (conexão física)
Ex.: Arquitetura de Apresentação
Pessoas = usuários Trabalho = Formatos de telas
Ex.: Estrutura de Controle
Tempo = Execução Ciclo = ciclo de componente
Ex.: Projeto de Regras
Fins = Condições Meios = Ações
Representações detalhadas
(O que está fora de contexto)
Prestador de serviços
Ex.: Definições de dados
Entidade = campos Relacionamentos = endereços
Ex.: Programa
Processo = Linguagem fonte
I/O = Bloco de controle
Ex.: Arquitetura de Rede
Nó = Endereço Ligação = Protocolo
Ex.: Arquitetura de segurança
Pessoas = identidade Trabalho = tarefa (job)
Ex.: Definição do tempo de processamento
Tempo = Interrupções Ciclo = Ciclo da máquina (processamento)
Ex.: Especificação das regras
Fins = Sub-condições Meios = Passos
2.4 Classificação da Informação
A classificação da informação é o processo pelo qual a informação, seja em documento físico ou armazenada em meios computacionais, é agrupada para que os usuários
possam encontrá-la mais facilmente. O resultado de uma classificação são estruturas comumente conhecidas como ontologias, taxonomias, hierarquias, vocabulários controlados
ou tesaurus3, dependendo do contexto ao qual é aplicada (HAGEDORN, 2001).
Segundo ROSENFELD, MORVILLE (2002), cada vez mais está sendo utilizada a linguagem dos bibliotecários e suas ferramentas de trabalho para organizar e classificar as informações, pois estes profissionais dominam técnicas que até então eram somente utilizadas para controlar um acervo bibliográfico ou para a organização dos arquivos de uma empresa.
Para garantir que os usuários encontrem sempre o que precisam, deve-se adotar uma classificação de informações. Portanto, para esta pesquisa, a partir de uma investigação documental realizada, identificou-se que o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio (Arquivo Nacional, 2001), seria o instrumento ideal para ser utilizado na classificação das informações existentes nos sistemas de informação da organização de estudo, principalmente para os sistemas administrativos. Esse código é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades (Arquivo Nacional, 2001).
De acordo com o Arquivo Nacional (2001), a classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivisticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.
Para esta pesquisa adotou-se a seguinte definição para classificação da informação:
Classificação da informação é a maneira de se organizar a informação sob um
mesmo tema ou assunto, com a finalidade de agilizar a sua localização e recuperação.
A utilidade de um esquema de classificação é possibilitar uma concentração focada nos aspectos selecionados de um objeto sem perder o contexto (ZACHMAN, 1992).
2.5 Mapa de Informações
Com o crescente avanço tecnológico, muitas organizações têm automatizado seus processos de negócio e criado sistemas de informação para armazenar e compartilhar suas informações, a fim de se tornarem cada vez mais eficientes e eficazes na execução de suas atividades (LAUDON, LAUDON, 2004). Um grande esforço por parte da área de Tecnologia da Informação das organizações é dispendido para atender às necessidades de informação dos usuários. Vários sistemas são disponibilizados, uma grande quantidade de dados está armazenada nos bancos de dados, web sites são construídos e mesmo assim, existe uma grande dificuldade em encontrar a informação de que se necessita.
De acordo com WURMAN (1991) para achar um caminho através da informação, é preciso contar com mapas que digam onde se está em relação à informação, que dêem um sentido de perspectiva e seja possível fazer comparações entre as informações existentes. Os mapas são os meios metafóricos através dos quais pode-se entender a informação que vem de fontes exteriores e agir sobre ela.
Geralmente pensa-se somente em mapas cartográficos, mapas de cidades, quando há uma referencia a mapa. Porém, os mapas são instrumentos que permitem às pessoas compartilharem suas percepções do mundo real, uma materialização do que era desconhecido, diz o que é preciso saber para explorar um novo território. Enfim, é um direcionador para se chegar onde se quer.
Para esta pesquisa define-se o mapa de informações da seguinte maneira:
Mapa de informação é um instrumento capaz de indicar onde as informações se
encontram e como localizá-las. É uma representação visual do ambiente de informação existente nos sistemas de informação.
Para identificar quais são os itens de um mapa de informações adotou-se para esta pesquisa o conceito de metadados. MARCO (2000), define metadado como um componente extremamente importante para estabelecer o conceito e o contexto da informação, qualquer que seja a finalidade do sistema de informação, ligado a sistemas de suporte à tomada de decisão ou não.
Metadado é todo dado utilizado para descrever, indexar, recuperar ou qualificar dados ou fontes de dados, sejam esses (dados ou fontes) estruturados em bases de dados ou não, obtidos por meio de tecnologia ou não, para utilização em quaisquer sistemas de informação com propósitos de atender a necessidades de negócios, tecnologia e usuários, devendo fornecer contexto e podendo indicar o grau de qualidade relativo aos mesmos (ALCANTARA, MORESI, PRADO, 2004).
Para esta pesquisa adotou-se a seguinte definição para metadado:
CAPÍTULO 3 - METODOLOGIA
3.1 Classificação da pesquisa
A presente pesquisa classifica-se quanto aos fins como sendo qualitativa, metodológica e aplicada. Quanto aos meios é classificada como documental e bibliográfica. O Quadro 2 representa um esboço da classificação desta pesquisa.
Quadro 2 – Classificação da pesquisa
Classificação quanto aos fins Classificação quanto aos meios
• Qualitativa
• Metodológica
• Aplicada
• Documental
• Bibliográfica
De acordo com MORESI (2003) uma pesquisa qualitativa considera que há uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito, isto é, um vínculo indissociável entre o mundo objetivo e a subjetividade do sujeito que não pode ser traduzido em números. O processo e seu significado são os focos principais de abordagem. A palavra qualitativa sugere a ênfase nos processos e nos significados que não são rigorosamente examinados ou medidos em termos de quantidade, intensidade ou freqüência (DENZIN, LINCOLN, 1994). Uma pesquisa qualitativa é uma abordagem direcionada a observação, análise de documentos e estudo de caso detalhado (GOLDEN, 1976).
