CAPÍTULO 4 CONSTRUÇÃO DO MAPA DE INFORMAÇÕES
4.2 P ROCESSO PARA O MAPEAMENTO DAS INFORMAÇÕES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
4.2.1 Descrição do processo para mapeamento de informações dos sistemas de informação
Nome - Mapeamento de informações dos sistemas de informação
Objetivo - Descrever e padronizar as atividades necessárias para o mapeamento das informações existentes nos sistemas de informação de uma organização.
Entradas - Sistemas de informação da organização
Código de Classificação de Documentos de Arquivo Fornecedores – Profissional da informação
Arquivista
Gestor de Tecnologia da Informação (TI)
Conteúdo - O processo para mapeamento de informações dos sistemas de informação foi subdividido em 3 subprocessos que são: planejamento, elaboração e manutenção. Essa estrutura está representada na Figura 10 que mostra o diagrama de atividades do processo. Suas atividades são, em grande maioria, realizadas pelo arquiteto da informação, que é o principal ator desse processo.
Tarefas possui resulta em executa Atividades Produto de Saída Responsável Tarefa 1 Tarefa 2 Tarefa n
Figura 10 – Diagrama de atividades do Processo para mapeamento de informações Término do processo Atividade 1 – Definir o espaço informacional Início do processo Atividade 2 – Elaborar descrição básica Atividade 1 – Identificar processos de negócio Atividade 2 – Relacionar áreas que utilizam o sistema
Atividade 3 – Familiarizar- se com o sistema a ser mapeado
Atividade 4 – Definir o conteúdo a ser investigado
Atividade 5 – Analisar o conteúdo informacional
Atividade 6 – Classificar as informações identificadas
Atividade 7 – Alimentar a estrutura física do mapa
Atividade 8 – Validar a classificação realizada Atividade 9 – Validar o mapa de informações construído Atividade 10 – Disponi- bilizar o mapa de informações Atividade 2 – Atualizar a estrutura do mapa de informações Atividade 1 – Receber e analisar as atualizações Subprocesso de Planejamento Subprocesso de Elaboração Subprocesso de Manutenção
Subprocesso: Planejamento do mapa de informações Objetivo
Esse subprocesso tem como objetivo fazer um planejamento do que se deseja mapear na organização, ou seja, decidir quais sistemas de informação farão parte do mapa de informações a ser construído, e também definir a estrutura do mapa de informações da organização.
Entradas
Relação dos sistemas de informação da empresa Espaço informacional definido
Conteúdo
Este subprocesso é composto de duas atividades. Para cada uma é descrito: o objetivo, os responsáveis pela atividade, os pré-requisitos necessários para sua execução, a descrição das tarefas que a compõem e os produtos de entrada e saída.
Subprocesso de Planejamento
Atividade 1 - Definir o espaço informacional a ser mapeado Objetivo
Definir o espaço informacional4 que se deseja mapear, ou seja, identificar quais serão os
sistemas alvo do mapeamento das informações. Essa identificação consiste em verificar quais os sistemas de informação são estratégicos para a organização fazer o mapeamento.
Responsável
Profissional da informação juntamente com gestor de TI da organização. Pré-requisito
Ter sistemas de informação em utilização na empresa Tarefas
1. Identificar quais os sistemas de informação deverão ser mapeados.
2. Dos sistemas identificados selecionar aqueles prioritários para o mapeamento.
3. Após identificado o espaço informacional defini-lo como escopo do mapeamento de informações.
Produtos de entrada
Relação dos sistemas de informação da Embrapa. Produtos de saída
Relação do espaço informacional a ser mapeado.
4Para espaço informacional entende-se os sistemas de informação automatizados, os documentos escritos, diretrizes e
normas da empresa, informações em vídeo ou áudio, ou necessidades de informações futuras (planejamento estratégico de informações).
Subprocesso Planejamento
Atividade 2 - Elaborar uma descrição básica dos sistemas de informação do espaço informacional
Objetivo
Criar uma breve documentação dos sistemas de informação do espaço informacional definido para subsidiar o profissional da informação na construção do mapa de informações.
Responsável
Profissional da informação
Pré-requisito
Espaço informacional definido Tarefas
1. Identificar os seguintes itens para cada um dos sistemas: a. Gestor de negócio responsável
b. Analista de sistemas responsável c. Objetivo do sistema
d. Principais funcionalidades e. Plataforma tecnológica
f. Abrangência do sistema de informação (se o sistema é corporativo, departamental, de apoio a alguma área específica, ou outra categorização utilizada pela instituição)
i. Essa informação auxilia na identificação da confiabilidade da informação, o usuário ao acessar uma determinada informação poderá discernir se é uma informação confiável ou não, dependendo de sua fonte.
ii. Para a Embrapa são consideradas as seguintes categorias de sistemas: 1. Corporativos - São sistemas de uso na organização como um todo,
que se integram em bases de dados corporativas e podem prover suporte para as atividades em todos os níveis gerenciais: estratégico, tático (ou gerencial), do conhecimento e operacional.
2. De apoio à pesquisa - São sistemas específicos para atender as atividades de pesquisas. São utilizados por uma ou mais unidades sem a necessidade de estarem integrados a outros sistemas. Exemplos: sistemas para reconhecimento de padrões, sistemas para processamento de imagem, sistemas estatísticos e outros.
3. Para clientes externos - São sistemas de informação que visam, principalmente, atender demandas específicas do agronegócio brasileiro.
4. Para atendimento de demanda específica (uso em desktop) - São utilizados no nível operacional. Em geral, são softwares dirigidos para edição de textos, fichários automatizados, planilhas, banco de dados específicos para apoio a funções e tarefas específicas de um empregado ou setor organizacional.
2. Consolidar as informações em um único documento que servirá como fonte de consulta para o Profissional da informação.
3. Agregar as informações identificadas nessa atividade com as informações identificadas na atividade anterior.
Produtos de entrada
Relação do espaço informacional a ser mapeado. Produtos de saída
Documentação básica dos sistemas para o mapeamento.
Subprocesso: Elaboração do mapa de informações Objetivo
Alimentar a estrutura do mapa de informações definida no subprocesso de Planejamento. Suas atividades devem ser executadas para cada sistema a ser mapeado.
Entradas
Sistema de informação do espaço informacional Processos de negócio da organização
Organograma da Embrapa
Documentação básica para o mapeamento Manual do usuário do sistema de informação Conteúdo do sistema de informação
Código de classificação de informações arquivisticas da Embrapa Informações identificadas nos conteúdos analisados
Informações categorizadas
Conteúdo
Este subprocesso é composto de dez atividades. Para cada uma é descrito: o objetivo, os responsáveis pela atividade, os pré-requisitos necessários para sua execução, a descrição das tarefas que a compõe, os produtos de entrada e saída.
Subprocesso de Elaboração do mapa
Atividade 1 - Identificar o(s) processo(s) de negócio do sistema de informação
Objetivo
Associar o sistema de informação ao(s) processo(s) de negócio da organização que foram automatizados pelo sistema.
Responsável
Profissional da informação Pré-requisito
Tarefas
1. Identificar, juntamente com o analista de sistemas responsável, os processos de negócio da organização que foram automatizados pelo sistema de informação em análise.
2. Relacionar os processos de negócio identificados ao respectivo sistema
Produtos de entrada
Sistema de informação do espaço informacional Processos de negócio da organização
Produtos de saída
Processos de negócio relacionados aos sistemas de informação, descritos na documentação básica dos sistemas para o mapeamento
Subprocesso de Elaboração do mapa
Atividade 2 - Relacionar as áreas da organização que utilizam o sistema de informação
Objetivo
Verificar a abrangência da utilização dos sistemas de informação na Embrapa para a futura disponibilização do mapa.
Responsáveis
1. Profissional da informação 2. Gestor de TI da organização
3. Gestores dos sistemas de Informação Pré-requisito
Sistema de informação em utilização na empresa Tarefas
1. Solicitar o organograma da Embrapa à unidade competente
2. Identificar no organograma quais unidades ou áreas da organização utilizam o sistema de informação em questão
3. Relacionar as unidades que utilizam o sistema de informação
a. Se o sistema for corporativo, não há necessidade de informar quais as unidades que o utilizam, pois estes sistemas são disponibilizados para toda a empresa.
Produtos de entrada
Organograma da Organização
Sistema de informação do espaço informacional Produtos de saída
Relação das unidades da Embrapa que utilizam o sistema, descrita na Documentação básica dos sistemas para o mapeamento.
Subprocesso Elaboração do mapa
Atividade 3 - Familiarizar-se com o sistema de informação a ser mapeado
Objetivo
Tomar conhecimento de todas as funcionalidades do sistema de informação, identificando o que é o sistema, como funciona (operacionalmente), suas entradas e saídas de informação. Esta atividade serve como insumo para a definição do conteúdo informacional para o mapeamento.
Responsável
Profissional da informação Pré-requisito
Acesso ao sistema de informação Tarefas
1. Identificar todos os perfis de acesso5 ao sistema de informação juntamente com o gestor
do sistema de informação.
2. Acessar todas as telas do sistema de informação, identificar todas as consultas e relatórios existentes. Esse acesso deve ser feito com cada um dos perfis disponíveis no sistema. 3. Verificar se o sistema gera algum arquivo ou tem interface com outros sistemas da
empresa.
Produtos de entrada
Sistema de informação do espaço informacional.
Documentação básica dos sistemas para o mapeamento. Manual do usuário do sistema de informação (caso tenha). Produtos de saída
Consultas e relatórios do sistema identificados
Relação dos perfis de acesso do sistema de informação identificados, descritos na documentação básica para o mapeamento.
Subprocesso Elaboração do mapa
Atividade 4 - Definir o conteúdo a ser investigado para o mapeamento
Objetivo
Definir quais os objetos serão levados em consideração para o mapeamento das informações, podendo ser relatórios, telas de consultas, arquivos de áudio e vídeo, manuais, documentos, entre outros.
5 Perfis de acesso são conjuntos de privilégios que permitem ao usuário de um sistema acessar ou não um conjunto de
Responsável
Profissional da informação Pré-requisito
Acesso ao sistema de informação Tarefas
1. Identificar quais os instrumentos divulgadores de informação são mais adequados para auxiliar no mapeamento das informações.
Sugere-se os relatórios, telas de consulta, ajuda do sistema, pois esses elementos refletem as reais informações do sistema. Já os manuais e outras documentações escritas podem estar desatualizados.
2. Relacionar os elementos do sistema que serão analisados. Tais elementos compõem o conteúdo informacional do sistema para o mapeamento.
Produtos de entrada
Sistema de informação do espaço informacional
Documentação básica dos sistemas para o mapeamento. Produtos de saída
Conteúdo informacional definido, descrito na documentação básica dos sistemas para o mapeamento.
Subprocesso Elaboração do mapa
Atividade 5 - Analisar o conteúdo informacional para identificação das informações disponíveis6
Objetivo
Identificar as informações existentes em cada um dos conteúdos identificados. Responsável
Profissional da informação Pré-requisito
Tarefas
1. Acessar todos os relatórios, consultas e telas do sistema, com todos os perfis de acesso disponíveis no sistema.
2. Analisar cada um dos relatórios e consultas detalhadamente e identificar quais são as informações que estão disponíveis.
3. Verificar os critérios de seleção dos relatórios e consultas disponíveis para servirem como insumo para a análise.
4. Descrever, para cada consulta e relatório analisado, as informações encontradas. Pode ser feito por meio de perguntas ou itens.
5. Navegar nas consultas do sistema e verificar quais informações estão disponíveis em cada consulta. Deve-se fazer uma análise criteriosa navegando em todas as opções possíveis no sistema para acessar uma consulta. Essa navegação deve ser documentada para ser utilizada na descrição do caminho para acessar a informação (metadado do mapa de informação). Essa documentação também é importante, pois quando o Profissional da informação não puder acessar o sistema pode utilizá-la.
Produtos de entrada
Conteúdo do sistema de informação Produtos de saída
Relação de informações existentes em cada conteúdo analisado
Subprocesso Elaboração do mapa
Atividade 6 - Classificar as informações identificadas
Objetivo
Classificar as informações identificadas nos conteúdos analisados de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo (CCDA) da Embrapa (Embrapa, 2003), para que elas possam ser acessadas a partir da sua categoria.
Responsável
Profissional da informação Pré-requisito
Identificação das informações existentes Tarefas
1. Relacionar todas as informações identificadas na atividade anterior e especificar o assunto principal da informação. Localizar no CCDA o assunto sob o qual cada uma estará classificada (classe, subclasse e subgrupo). É aconselhável utilizar o índice do referido código que é um instrumento auxiliar à classificação das informações
2. Caso encontre alguma dificuldade para essa classificação pedir auxílio ao arquivista da organização para ajudar na categorização da informação.
3. Caso alguma informação não seja inserida em nenhuma das subclasses ou subgrupos existentes no CCDA, verificar junto aos arquivistas a possibilidade de criação de uma nova subclasse ou subgrupo de informações.
Produtos de entrada
Código de Classificação de Documentos de Arquivo da Embrapa (CCDA) Relação de informações existentes em cada conteúdo analisado
Informações classificadas conforme o CCDA
Relação de informações existentes em cada conteúdo analisado (complementado com a classificação das informações)
Subprocesso Elaboração do mapa
Atividade 7 - Alimentar a estrutura física do mapa de informações
Objetivo
Construir o mapa de informações do sistema em questão a partir da consolidação dos produtos de saída de cada uma das atividades realizadas no Subprocesso de Elaboração do mapa. Responsável
Profissional da informação Pré-requisito
Realização das atividades de 1 a 6 do Subprocesso de Elaboração do Mapa.
Tarefas
1. Preencher a estrutura física do mapa de informações, constante no Apêndice I, com o auxílio de uma planilha eletrônica.
a. Para cada metadado do mapa, preencher com as informações coletadas em cada uma das atividades anteriores, utilizando para isso: a documentação básica dos sistemas para o mapeamento, a relação de informações existentes e as informações classificadas.
2. Gerar um arquivo com a estrutura física do mapa para utilização futura.
Produtos de entrada
Documentação básica dos sistemas para o mapeamento.
Relação de informações existentes em cada conteúdo analisado. Informações classificadas.
Produtos de saída
Estrutura física do mapa de informações preenchida (arquivo gerado)
Subprocesso Elaboração do mapa
Atividade 8 - Validar a classificação de informações realizada
Objetivo
Verificar, juntamente com o arquivista, se as informações foram classificadas adequadamente. Essa atividade garantirá a correta utilização do Código de Classificação para o mapeamento das informações dos sistemas de informação.
Responsáveis
Profissional da informação Arquivista
Pré-requisito
Classificação das informações existentes Tarefas
1. Verificar com os arquivistas se as informações identificadas foram categorizadas corretamente para garantir o mapeamento correto das informações. Deverá ser encaminhada formalmente a solicitação da certificação das classificações de informações realizadas pelo arquiteto da informação, constante no Apêndice I.
2. Caso alguma categoria não esteja adequadamente relacionada com as informações fazer os devidos ajustes.
Produtos de entrada
Informações classificadas. Produtos de saída
Categorização da informação validada
Subprocesso Elaboração do mapa
Atividade 9 - Validar o mapa de informação construído
Objetivo
Verificar se os caminhos definidos para o acesso a uma informação são válidos. Responsável
Profissional da informação Pré-requisito
Mapa de informações construído Tarefas
1. Acessar as informações descritas no mapa de informações e verificar se o mapeamento está correto.
2. Caso o mapeamento esteja errado ou incompleto fazer os ajustes necessários para a correção.
Produtos de entrada Mapa de informações
Produtos de saída
Localização da informação a partir do mapa Subprocesso Elaboração do mapa
Atividade 10 - Disponibilizar o mapa de informações para ser utilizado na organização
Objetivo
Tornar o mapa disponível para ser utilizado na organização. Pode ser utilizada uma ferramenta para essa disponibilização, dependendo da tecnologia usada na empresa. Caso não se tenha uma ferramenta própria para tal, basta disponibilizar para consulta, o arquivo gerado na planilha eletrônica. Essa atividade encerra o processo de mapeamento de informações. Responsável
Profissional da informação Pré-requisito
Mapa de informações construído Tarefas
1. Colocar o mapa de informações disponível em uma área que possa ser acessado por todos da organização.
Produtos de entrada
Arquivo com o mapa de informação, ou aplicação com o mapa disponibilizado. Produtos de saída
Mapa de informações disponível
Subprocesso: Manutenção do mapa de informações
Objetivo
Manter o mapa de informações atualizado para garantir que as mudanças efetuadas nos sistemas de informação estejam refletidas no mapa. Toda modificação de informação dos sistemas mapeados deve ser encaminhada para o Arquiteto da Informação poder atualizar o mapa de informações. O processo continuará a partir da atividade 5, do subprocesso de Elaboração, como mostra a Figura 10.
Entradas
Relação de mudanças dos sistemas de informação mapeados
Este subprocesso é composto de duas atividades. Para cada uma é descrito: o objetivo, os responsáveis pela atividade, os pré-requisitos necessários para sua execução, a descrição das tarefas que a compõe e os produtos de entrada e saída.
Subprocesso: Manutenção do mapa de informações
Atividade 1 - Receber e analisar as atualizações de informações Objetivo
Analisar as atualizações de informações feitas nos sistemas de informação para atualização do mapa de informações existente, para garantir a compatibilidade do mapa com as reais informações da organização.
Responsável
Profissional da informação Pré-requisito
Mapa de informações construído Tarefas
1) Receber as atualizações feitas nos sistemas de informação que já foram mapeados. As atualizações podem ser provenientes de manutenções corretivas ou evolutivas dos sistemas.
2) Localizar no mapa de informações a informação que corresponde à modificação, e comparar o que foi alterado.
a) Se a informação já existir no mapa verificar se houve mudança em algum metadado da mesma e fazer os devidos ajustes. Como exemplo podem ser mudanças de perfil de acesso ou a forma de acessar a informação.
b) Caso seja uma informação nova, que não tenha sido mapeada anteriormente, essa deverá ser analisada de acordo com as atividades do subprocesso de Elaboração do mapa de informações. Está inserido nesse caso, a criação de novas telas de consulta ou de novos relatórios no sistema.
3) Continuar o subprocesso executando as atividades 5 e 6 do subprocesso de elaboração do mapa.
Produtos de entrada
Alterações realizadas nos sistemas de informação. Produtos de saída
Novas informações categorizadas
Subprocesso: Manutenção do mapa de informações
Atividade 2 - Atualizar a estrutura do mapa de informações Objetivo
Responsável
Profissional da informação Pré-requisito
Mapa de informações construído Tarefas
1. Atualizar o mapa de informações conforme a alteração realizada no sistema de informação e após a análise do conteúdo informacional (atividade 5 do subprocesso de elaboração) e a classificação das informações identificada (atividade 6 do subprocesso de elaboração). 2. Dar continuidade ao subprocesso executando a atividade 9 do subprocesso de elaboração,
como mostra a Figura 10. Produtos de entrada
Informações analisadas para atualização do mapa. Produtos de saída
Mapa de informações atualizado
Término do processo