O arquivo IV da empresa Beta Ltda

Como informando anteriormente, a empresa Beta Ltda dispõe de diversas estruturas para atuar de forma notável na área jurídica, sendo o arquivo uma delas. No que diz respeito ao Rio de Janeiro, existem quatro arquivos. O arquivo I está localizado no prédio Sede e detém todos os documentos referentes aos processos sob sua responsabilidade (explicitada anteriormente), e os outros três (arquivo II, arquivo III e arquivo IV) estão situados no prédio Anexo, cada um deles localizado em um dos andares do escritório.

O arquivo está subordinado à gerência local8 – o setor que se encontra no topo do organograma da empresa –, ou seja, os responsáveis pelos arquivos dependem somente da aprovação desta gerência para a tomada de decisão. Além disso, a composição do quadro de funcionários do arquivo atenta para a capacitação requerida para a execução das atividades que devem ser desenvolvidas por profissionais da área, sendo composta, pois, por arquivistas, técnicos de arquivo, auxiliares de arquivo e estagiários.

Figura 1 - Organograma da empresa Beta Ltda

8 _{Ver imagem 1.}

Gerência Local

Ao tratar-se de uma empresa direcionada para a atuação da área jurídica, tem-se como atividade fim9 a defesa dos direitos dos seus clientes. Para lograr êxito nesta ação, são necessários documentos que são reunidos no decorrer do trâmite processual, os quais são chamados de processos.

Como foi exposto, arquivo IV trata da documentação dos setores Juizados Especial Cível e Cível. Ele custodia aproximadamente quarenta e cinco mil processos e tem como competência o planejamento, a organização, a execução das atividades de tratamento técnico, a conservação do acervo produzido e acumulado pelo escritório, e o controle do trâmite e recuperação dos processos, segundo as normas e diretrizes estabelecidas pela gerência. Além disso, os serviços arquivísticos disponibilizados são cadastros de clientes para todas as unidades da SCA, abertura e empréstimos de pastas, arquivamentos de documentos, e controle de processos encerrados – transferência para o arquivo inativo, devolução aos clientes ou descarte. Para prestar estes serviços, o arquivo usa bancos de dados e o software Tedesco10. No Tedesco os processos que chegam são cadastrados e por meio das informações preenchidas o processo recebe uma codificação que o representa.

No que diz respeito às atividades arquivísticas desenvolvidas pela empresa, merecem destaque as que produzem o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

3.1.1.1 A Classificação do Arquivo VI da empresa Beta Ltda.

A classificação utilizada no arquivo permite a organização do acervo e é baseada no assunto dos processos. Para entendê-la é preciso expor a codificação produzida pelo Tedesco, a qual representa esta classificação, conforme o exemplo a seguir:

A.J.027. 01.00002.00001

9 _{Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade}

finalística. Ver dicionário de terminologia arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.39)

10

Este software possui diversos recursos, que permitem ao usuário “o acompanhamento processual, como ficha de processos; andamentos; compromissos (controle de prazos e audiências); informações financeiras do processo (com recursos de índices de atualização de valores); controle de bens e garantias; e recursos de gerenciamento eletrônico de documentos, além de inúmeros recursos de relatórios em todos os formatos”. Disponível em:

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Esta codificação visa, principalmente, a organização do acervo, mas traz consigo códigos que remetem a assuntos de cada processo. A partir do exemplo anterior, pode-se dizer que a pasta pertence ao escritório do Rio de Janeiro (A), se trata de um processo jurídico (J), cuja ação é indenizatória (027), do setor juizado especial cível (01), do cliente X (00002), e é a primeira pasta referente ao cliente (00001).

Todos os processos que chegam ao arquivo recebem uma codificação, que será usada até a sua eliminação ou devolução ao cliente. Este código é o produto da classificação do arquivo, sendo por meio dele que a organização e a recuperação dos processos ocorrem. A tabela a seguir representa plano de classificação usado pela empresa Beta Ltda no seu acervo

Tabela 1 – Plano de classificação utilizado pela Beta Ltda.

A Rio de Janeiro B São Paulo C Brasília Código do escritório D Minas Gerais A Administrativo Departamento J Jurídico 027 Indenizatória Código da ação 218 Reclamação 1 Juizado Especial 2 Cível 3 Contencioso 4 Trabalhista 5 Recuperação de créditos 6 Societário 7 Regulatório / Ambiental 8 Tributário 9 Penal / Empresarial 10 Eleitoral Código do Setor 11 Propriedade Intelectual Código do Cliente Composto por até 5 dígitos

Número da pasta Composto por até 5 dígitos

Tal constituição atende a necessidade da instituição no que toca ao agrupamento por classes da documentação, isto é, reúne por meio de um agrupamento maior – o estado do escritório que detém a custódia do documento – até a unidade de arquivamento, estreitando a

relação entre os documentos através das outras características usadas na composição do código (departamento, tipo de ação, código do setor e código do cliente).

3.1.1.2 A Avaliação do Arquivo VI da empresa Beta Ltda

No que tange a avaliação do acervo, nota-se uma dificuldade de padronização dos procedimentos. O procedimento que toca esta atividade difere de cliente para cliente. Não existe, pois, uma data específica para a avaliação dos processos, mas em períodos que costumam ser de dois meses, o arquivo acessa o site do Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro para verificar se o processo foi encerrado. Este é o parâmetro para a eliminação e destinação dos documentos.

Para esclarecer mais esta situação, faz-se necessário a exemplificação do que acontece. Como foi informado, a empresa Beta Ltda presta serviços jurídicos a outras empresas, que optam pela eliminação dos documentos ou pela devolução. Digamos, então, que o cliente X preferiu devolver os documentos, para atender a esta solicitação, os funcionários do arquivo irão boletar11 todo o banco de dados do cliente e verificar a situação do processo (que pode estar em andamento, arquivado com baixa e arquivado em definitivo). A situação que interessa ao arquivista é a de arquivado em definitivo, porém, isto não é o suficiente para a devolução ao cliente. Os processos precisarão ter sido arquivados em definitivo há pelo menos três meses (caso sejam processos do setor juizado especial cível) ou seis meses (se forem cível). Após isto, poderá ser feito o termo de devolução de documentos (TDD).

No caso do descarte o procedimento é similar, mas difere no período a ser considerado para a retirada do processo, ou seja, os processos do juizado serão eliminados somente se tiverem sido encerrados há seis meses e os cíveis há nove meses. Para estes documentos que serão eliminados será elaborado o termo de eliminação de documentos (TED)

A tabela a seguir demonstra como estes procedimentos são feitos.

11 _{Boletar consiste em acessar o site do TRJ e verificar a situação dos processos, verificando, pois, se eles foram}

arquivados em definitivo. Caso eles se encontrem nesta situação, será impresso um boleto do próprio site constando esta informação.

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Tabela 2 – Tabela de Temporalidade da Beta Ltda

Juizado Especial Cível 3 meses Devolução ao cliente

Cível 6 meses

Juizado Especial Cível 6 meses Eliminação de documentos

Cível 9 meses

A avaliação é a atividade que mais requer atenção dos arquivistas, já que é por meio dela que a documentação que não é mais acompanhada pelo escritório será retirada do acervo. Compete somente a este setor decidir o que é eliminado ou devolvido. Além disto, é através do descarte e da eliminação que o arquivo consegue comportar os processos que chegam e ficam sob o patrocínio do escritório, sendo, portanto, indispensável que esta atividade seja feita constantemente.