De acordo com o que foi exposto no decorrer desta pesquisa, constatou-se a importância do documento de arquivo para uma empresa. Além disso, as atividades de classificação e avaliação em arquivos são tidas como indispensáveis para a Gestão de Documentos, e, consequentemente, os instrumentos que são criados para que a Gestão ocorra também são indispensáveis. Logo, a gestão eficaz de um arquivo requer que algumas questões sejam consideradas. Pode-se afirmar que, a partir da realidade arquivística encontrada na empresa Beta Ltda, as vertentes necessárias para a Gestão de Documentos são: o gestor, o reconhecimento (neste caso trata-se do reconhecimento do arquivo para a empresa) e a teoria existente.
No que diz respeito à primeira questão necessária para a Gestão de Documentos – gestor –, a sua presença e atitude são determinantes para o tratamento do acervo, competindo- lhe unir as teorias arquivísticas ao arquivo em que trabalha. A postura do profissional permite que as diferentes atividades (criação, difusão, acesso, classificação, recuperação, conservação) sejam executadas de maneira condizente com as teorias, as quais respaldam o seu trabalho e garantem qualidade na prestação de serviços do arquivo.
Em virtude disto, faz-se necessário que o arquivista tenha conhecimento dos pressupostos teóricos e tenha autonomia para aplicar as teorias existentes ao seu arquivo, portanto, o reconhecimento dado ao setor de arquivo é relevante para o fazer arquivístico. Neste trabalho não se buscou verificar o reconhecimento dado ao setor de arquivo a partir das suas condições físicas, mas se preocupou em entender como o profissional da área tem independência para adequar a teoria às suas atividades. Logo, ainda que o arquivo esteja situado em uma posição superior no organograma da empresa, o arquivista ainda não tem a palavra final no que diz respeito a melhor forma de organizar o arquivo. Diante disto, o que se observou é que a empresa ainda não entende a relevância do uso da teoria nos arquivos, ignorando as propostas desenvolvidas por ele, haja vista que a atividade de consulta ao acervo consegue ser cumprida com o que já se produziu.
A importância que os arquivos têm, seja para comprovar um ato ou para construir a história, já foi identificada pela esfera pública. Esta importância também se faz necessária nas empresas privadas, para que as atividades não sejam baseadas em um empirismo, ou até mesmo, sem critérios arquivísticos. A empresa Beta Ltda precisa entender que o arquivo é um ativo de negócio, sendo, pois, tão importante quanto os profissionais de direito.
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Como qualquer outro recurso a informação deve ser gerida eficazmente, o que necessita, como corolário, de uma reconhecimento oficial da empresa, e até de uma formalização estrutural que vá tão longe quanto a que é geralmente concedida aos outros recursos (ROUSSEAU E COUTURE, 1998, p. 63).
Entendida esta afirmação dada pelos autores, os arquivos poderão servir melhor a empresa, aliando, assim, à postura e ao reconhecimento a teoria. Assim sendo, o gerenciamento de um arquivo precisa do emprego dos conceitos desenvolvidos pela área. A partir da apreciação da Beta Ltda chega-se a importantes conclusões.
A primeira delas refere-se à falta de literatura direcionada aos arquivos privados. Conforme aludido anteriormente, a área pública reconheceu a importância do arquivo e desenvolveu teorias que viabilizassem o adequado tratamento do acervo. Inicialmente, a metodologia utilizada nesta pesquisa consistiria na análise comparativa entre os instrumentos arquivísticos – plano de classificação e tabela de temporalidade – produzidos pela empresa que nos serviu de campo empírico e os que já tivessem sido produzidos por outras instituições arquivísticas (construídos a partir da teoria da área). Todavia, constatou-se que, no caso do plano de classificação, não havia instrumentos produzidos para documentos cujas características se assemelhassem aos documentos produzidos pela empresa Beta Ltda – processos jurídicos –; e, no caso da tabela de temporalidade, que os instrumentos que existem foram desenvolvidos para ser aplicados a documentos de atividade-meio. Em decorrência disto, buscou-se outra forma de desenvolver esta pesquisa, entretanto é importante ressaltar que se faz necessário o desenvolvimento de teorias que atendam aos documentos produzidos pelos arquivos privados, seja pelos arquivos jurídicos como também por outros arquivos, cujas peculiaridades são distintas das encontradas nos arquivos públicos.
Em decorrência disto, torna-se compreensível a existência de atividades que sejam baseadas na “tentativa-erro”, porém, essa não é uma situação aceitável para uma ciência que se desvencilhou de outras, que já é legalmente reconhecida e cujos embasamentos teóricos já foram produzidos. Falta, ainda, que os profissionais da área reconheçam a necessidade de tratar a temática das particularidades que tocam os arquivos privados, pois só assim poderemos encontrar teorias que abarquem estes arquivos, as quais permitam a diminuição da diversidade metodológica.
As intervenções arquivísticas encontradas na empresa analisada representam o reconhecimento da importância da Gestão de Documentos, por isso buscou produzir instrumentos que se adequassem a documentação custodiada por ela. Eles podem ser
dificultados pela pouca produção direcionada a ela, mas a questão que mais prejudica o arquivo da empresa é a falta de reconhecimento do setor.
Pode-se, então, concluir que o arquivo IV da empresa Beta Ltda cumpre com o seu papel no que toca a organização e a recuperação da informação, entretanto, observa-se que a prática arquivística poderia desenvolver-se melhor se houvesse mais literatura sobre a área privada. Além disso, tentou-se direcionar as atividades de acordo com os preceitos teóricos, adequando-os da melhor maneira possível ao acervo.
A partir do que foi demonstrado sobre a prática arquivística do arquivo que nos serviu de análise pode-se falar, ainda, que a atividade de avaliação deve ser mais refletida. Ainda que se consiga cumprir com a eliminação e destinação da documentação, bem como com a liberação de espaço físico, o que se observa é que tal atividade requer que sejam considerados outros critérios que garantem a construção de uma tabela de temporalidade de forma segura, considerando os fundamentos legais que garantam as delimitações dos prazos e atentando para o produtor do documento.
No que tange a classificação, notou-se que ela considerou os elementos necessários para a construção do plano de classificação, entretanto, considerou o assunto como característica para o agrupamento. Esta, pois, não é a melhor forma de classificar, uma vez que é o ultimo critério a ser indicado, sendo, pois, a função e a estrutura as mais indicadas. Mas muitas empresas e instituições optam pelo assunto, devido a facilidade de construir um plano de classificação sem que seja necessário identificar a função, a estrutura e as atividades da empresa.
A área arquivística ainda precisa se desenvolver. É claro que já traçou um percurso muito grande e satisfatório, todavia deve-se refletir não somente sobre as diferenças terminológicas e/ou sobre a divisão entre os profissionais (gestores de arquivo e arquivistas), mas atentar para as necessidades que surgem com as características dos novos documentos de arquivo que são produzidos, pois só assim a teoria e a prática poderão caminhar lado a lado.
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