UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
IACS – INSTITUTO DE ARTES E COMUNICAÇÃO SOCIAL GCI – DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO
Kenea dos Santos Rodrigues
Niterói Março, 2013
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
IACS – INSTITUTO DE ARTES E COMUNICAÇÃO SOCIAL GCI – DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO
DA TEORIA A PRÁTICA: UMA ANÁLISE A PARTIR DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE UM ARQUIVO
PRIVADO
Kenea dos Santos Rodrigues
Trabalho de conclusão de curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para a obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
Niterói Março, 2013
R696 Rodrigues, Kenea dos Santos.
Da teoria à prática: uma análise a partir do plano de
classificação e da tabela de temporalidade de um arquivo privado / Kenea dos Santos Rodrigues. – 2013.
53 f.; il.
Orientador: Alexandre de Souza Costa.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em
Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2013. Bibliografia: f. 51-53.
1. Gestão de documento. 2. Documento jurídico. 3. Seleção de documento. 4. Avaliação de documentos. I. Costa, Alexandre de Souza. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
KENEA DOS SANTOS RODRIGUES
DA TEORIA A PRÁTICA: UMA ANÁLISE A PARTIR DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE UM ARQUIVO
PRIVADO
Trabalho de conclusão de curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para a obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM: / / BANCA EXAMINADORA
______________________________________________ Professor Ms. Alexandre de Souza Costa
Universidade Federal Fluminense Orientador
______________________________________________ Professora Dr. Joice Cardoso
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professor Ms. Antônio Vitor Botão
Universidade Federal Fluminense
Niterói Março, 2013
Dedicatória
Aos meus pais que além de me darem a vida me deram ensinamentos para ser uma pessoa do bem; à minha irmã, que me mostrou a ciência arquivística; e aos amigos adquiridos nesta trajetória acadêmica.
Agradecimentos
Agradeço, primeiramente, a Deus, por estar sempre ao meu lado, orientando-me e me conduzindo ao melhor caminho.
À minha família pelo amor incondicional, pelo apoio de sempre e por acreditar em mim, mesmo quando eu mesma me subjuguei incapaz e eles me mostraram todo o meu potencial. Logo, agradeço à minha mãe (Sueli) e ao meu pai (Jair). Assim como a minha irmã (Kesia) que me acompanhou diretamente nesta trajetória. Aos meus padrinhos e ao meu primo, Vinicius.
Aos meus amigos que fizeram dessa a melhor graduação que eu poderia ter feito. Desta forma, obrigada (Aneide, João Filipe, Silvana, Geisiane, Natália, Kesia, Lidiane, Filipe, Jaqueline, Jéssica, Thais, Suzana, Juliana, Mariana, Rachel, Eliete)
Aos mestres, com quem pude conviver e ampliar a minha bagagem cognitiva, em especial ao meu professor e orientador Alexandre Costa, e aos professores Joice Cardoso e Antônio Vitor Botão, por terem aceitado participar da banca de avaliação.
“Os que se encantam com a prática sem a ciência são como os timoneiros que entram no navio sem timão nem bússola, nunca tendo certeza do seu destino” (Leonardo da Vinci)
Resumo
A pesquisa apresenta brevemente uma reflexão sobre a Gestão de Documentos arquivísticos e as mudanças que vem ocorrendo. Ressalta a importância dos instrumentos – plano de classificação e tabela de temporalidade – produzidos na fase corrente para as atividades arquivísticas em uma instituição privada. Revela, ainda, a compreensão que se tem de arquivo em um escritório de advocacia a partir da apreciação da empresa Beta Ltda. Discorre sobre a atividade de classificação feita pela empresa e elucida sobre o plano de classificação desenvolvido por ela, bem como pondera sobre a avaliação e a tabela de temporalidade. Verifica, portanto, por meio de uma análise comparativa entre os instrumentos produzidos pela empresa e a teoria da área, que o que é preconizado atende, em parte, aos arquivos privado. Aponta a importância de se ter mais teorias que deem suporte a prática arquivística.
Palavras chave: Gestão de Documentos, Arquivo jurídico, plano de classificação, tabela de temporalidade.
Resumén
La pesquisa presenta, brevemente, una refexión acerca de la Gestión documental y sus cambios. Señala la importancia de los instrumentos archivísticos – plan de organización de fondos y cuadro de valoración y selección – producidos en la fase corrente para las atividades archivisticas de una firna privada. Revela, aún, la comprensión que se tiene de archivo en una oficina de abodados a partir del análisis de la firma Beta ltda. Discorre sobre la atividad de clasificación hecha por la Beta ltda y elucida acerca del plan de organización de fondos desesarollado por ella, como tambiém expone acerca de la valoración y el cuadro de valoración y selección. Verifica, por tanto, por medio de una analisis comparativa entre los instrumentos producidos por la firma y la teoría del campo archivistico, que lo que tiene preconizado atende, en parte, a los archivos privados. Resalta la importancia de se tener teoría que dem soporte a la práctica archivística.
Palabras llaves: Gestión de Documentos, Archivo jurídico, plan de organización de fondos, cuadro de valoración y selección.
LISTA DE FIGURAS
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 Síntese das características encontradas nas atividades de Classificação e Avaliação... 47
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 Plano de classificação da empresa Beta Ltda... 37 Tabela 2 Tabela de temporalidade da empresa Beta Ltda... 39
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO... 14
2 UMA BREVE REFLEXÃO SOBRE A GESTÃO DE DOCUMENTOS... 17
2.1 Considerações sobre a Classificação no campo arquivístico... 24
2.2 Considerações sobre a Avaliação no campo arquivístico... 27
3 A IDEIA DE ARQUIVO EM EMPRESAS DO RAMO JURÍDICO... 30
3.1 A empresa Beta Ltda... 34
3.1.1 O arquivo IV da empresa Beta Ltda... 35
3.1.1.1 A Classificação do arquivo IV da empresa Beta Ltda... 36
3.1.1.2 A Avaliação do arquivo IV da empresa Beta Ltda... 38
4 UMA SÍNTESE DA SITUAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA EMPRESA BETA LTDA... 40
4.1 Uma perspectiva sobre a Classificação... 40
4.2 Uma perspectiva sobre a Avaliação... 42
4.3 Análise das atividades de Classificação e avaliação na empresa Beta Ltda... 46
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 48
1 INTRODUÇÃO
O campo arquivístico tal como se concebe na atualidade passou por diferentes mudanças, o que tem repercutido na determinação da Arquivologia como área do conhecimento. E, como resultado do desenvolvimento da área, surgem os pressupostos que vieram a corroborar para a sua emancipação enquanto ciência e para a elaboração de hipóteses e pressupostos, que viabilizaram e respaldaram o trabalho dos profissionais.
Tais mudanças permitiram, também, um repensar sobre as teorias existentes na área, sendo necessária a criação de novas abordagens, as quais vêm sendo estudadas, refletidas e atualizadas. Este desenvolvimento pelo qual passou a Arquivologia explicita a busca da própria identidade da área, o caráter que ela tem hoje e auxilia para a compreensão das atividades desenvolvidas pelo profissional da área.
O que se observa ainda é que, por meio do desenvolvimento do campo arquivístico, para o documento foi direcionado um novo olhar. A partir dele pode-se obter informações que permitam conhecer a historia de um país, o desenvolvimento de uma empresa, entre outros valores que podem servir de interesse para a sociedade. Os arquivos, deste modo, são tidos como importantes instituições detentoras de acervos.
Atrelado, portanto, ao desenvolvimento desta área do conhecimento está o seu reconhecimento. Estes pontos refletiram na postura do profissional, o qual está melhor amparado, uma vez que conta com a existência de teorias que lhes dão suporte e de autonomia para a implantação de programas e serviços que deem conta da particularidade encontrada nos arquivos em que atua. Logo, a teoria e a prática devem estar urdidas, servindo a teoria como base para desenvolvimento das atividades que competem ao arquivista.
Entende-se, nesta pesquisa, que o trabalho de um arquivista torna-se precário sem a implantação da Gestão de Documentos. Logo, tem-se o intuito de entender se os pressupostos arquivísticos que são preconizados estão sendo utilizadas nos arquivos privados. Para alcançar um entendimento do que se pretendeu pesquisar, foi feita uma análise comparativa (a partir do plano de classificação e da tabela de temporalidade) entre o que é apresentado na teoria a respeito de Gestão de Documentos e o que é encontrado na instituição que serviu-nos de apreciação.
O campo de atuação dos profissionais de Arquivologia se ampliou, sendo, pois, a área privada a que mais lhes oferece oportunidade de atuação. Dentre as ofertas em empresas, há uma quantidade representativa no que toca os escritórios jurídicos. Deste modo, tal pesquisa
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demonstra-se bastante relevante, haja vista que a prática encontrada nos escritórios é semelhante, o que possibilita compreender melhor a realidade na qual está inserido este profissional. Além do que foi dito, a escolha deste campo empírico se deu pela proximidade da pesquisadora com a área jurídica, que atuou há aproximadamente dois anos como técnica de arquivo.
Assim, tentaremos, por meio do exame da realidade vivenciada na empresa, perceber se as práticas arquivísticas em empresas privadas contemplam a teoria arquivística e como a sua utilização pode atender mais a gestão. Desta forma, para que os arquivistas possam cumprir com o seu papel de responsável pelos documentos de valor administrativo, ele poderá fazer uso das teorias desenvolvidas na área para auxiliá-lo na prática.
É claro que a postura a ser tomada pelo gestor é outro ponto importante, uma vez que a opção do uso ou não dos conceitos interferirão nas atividades a serem desenvolvidas. Algumas variáveis, portanto, entram em questão para se gerir eficazmente um arquivo, todavia a teoria existente é a que melhor sustenta a tomada de decisão por parte dos profissionais. Logo, com o intuito de entender as inquietações cotidianas que cercam o fazer arquivístico, tenta-se analisar a Gestão de Documentos no arquivo de uma empresa privada, levando-se em consideração que uma das principais preocupações do arquivista consiste na gestão eficiente dos documentos.
A partir do exposto, são trazidos à discussão alguns conceitos da área arquivística que auxiliam no adequado trabalho arquivístico. Todavia, a teoria desenvolvida na área arquivística direciona o seu foco para os arquivos públicos, portanto, buscou-se adaptar o que foi preconizado na área à realidade encontrada na empresa privada em apreciação.
A correlação do campo teórico – o qual está baseado em práticas de instituições públicas – com a realidade encontrada no setor de arquivo que nos serviu de exame possibilitará entender como é a prática trabalhada em empresas privadas e se esta prática funciona de acordo com o que é preconizado na arquivística. Estas preocupações são apenas pequenas questões que surgem na tentativa de fazer com que a prática esteja pautada nas teorias da área. Acredita-se, pois, que a prática não deva estar baseada em um empirismo, mas que, como em outras áreas, ela apenas preceda uma reflexão teórica. A teoria da área arquivística tem sido desenvolvida e revisada, competindo aos profissionais adaptá-las as realidades diversas que existem.
Com base nos questionamentos levantados, tenta-se verificar se as adaptações teóricas estão sendo feitas. As maneiras de identificar esta situação poderiam ser realizadas a partir de
diferentes ângulos, porém, com base nas peculiaridades do arquivo da empresa Beta Ltda1 – que trabalha com documentos correntes –, preferiu-se verificar o uso da teoria a partir dos instrumentos produzidos para a Gestão de Documentos, cuja importância para o gerenciamento dos arquivos correntes é incontestável. São eles: o plano de classificação e a tabela de temporalidade
Inicialmente será apresentado o conceito norteador da pesquisa – Gestão de Documentos. A partir dele, será feito um encadeamento de idéias que levará à compreensão do plano de classificação e da tabela de temporalidade.
Posteriormente, no capítulo 3, será trabalhado o arquivo jurídico, que corresponde à documentação tratada pelo arquivo em análise. Objetiva-se explicar sobre a necessidade de se ter teorias que atendam também esta documentação. Adiante, será descrito o arquivo que serviu de campo empírico para esta pesquisa, delimitando sua rotina no que toca as atividades referentes ao fazer arquivístico.
No capítulo 4 será apresentada uma análise, baseada no plano de classificação e na tabela de temporalidade da empresa. Esta delimitação dos elementos a serem analisados deu-se porque deu-seria inviável verificar todas as atividades dedeu-senvolvidas na Gestão de Documentos neste trabalho, mas diante do fato de que a gestão precisa dos instrumentos que lhe dão suporte, eles foram o foco de nossa pesquisa.
E para finalizar, apresentamos as considerações finais, às quais chegamos após correlacionar a teoria Arquivística à realidade encontrada na instituição escolhida.
1 Por uma questão de resguardar a empresa que nos serviu de campo empírico optou-se por atribuir-lhe um nome
fictício, no entanto, esta opção não restringirá a explanação das suas atividades e do seu cotidiano, que se farão necessários para o desenvolvimento da pesquisa.
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2 UMA BREVE REFLEXÃO SOBRE A GESTÃO DE DOCUMENTOS
A organização de um arquivo necessita de reflexões que possibilitem intervir de maneira adequada no acervo, para tratá-lo de forma correta são necessárias metodologias arquivísticas que viabilizem o trabalho do arquivista. De acordo com Schellenberg
Os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes; e quando nenhum documento é preservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisas e outros fins (2006, p. 68)
A partir das ponderações feitas pelo autor, é possível identificar as responsabilidades que recaem sobre o arquivista. Então, pode-se dizer que a ele competirá a administração da documentação, cabendo-lhe, também, a recuperação da informação, a classificação, a avaliação e a preservação. É através dele que a eficiência de um arquivo estará sujeita. Isto quer dizer que, para cumprir com o seu trabalho, o profissional terá que estar capacitado, ou seja, ter conhecimento das teorias existentes e fazer uso delas.
Em face do exposto, para se entender as peculiaridades teóricas que circundam o campo arquivístico, é imprescindível entender o desenvolvimento pela qual passou a Gestão de Documentos até se caracterizar como tal.
A característica que a arquivística tem atualmente é decorrente das diferentes mudanças (no campo teórico e prático) pelas quais passou. Nota-se que as transformações sofridas pela profissão arquivística decorreram das duas vertentes que existem – uma baseada na escola clássica e outra na escola moderna –, cujos referenciais teóricos serviram de base para os estudos desenvolvidos em diversos países.
Jardim (1987) abordou essas duas escolas em pensamentos, deste modo afirma a existência de dois pensamentos, os conservadores – os quais trabalham com arquivos e estariam representados pelos arquivos públicos europeus – e os pensamentos renovadores – que trabalham com a informação arquivística e seriam representados pelos estudos de Ciência da Informação dos Estados Unidos e Canadá2.
2 Nesta pesquisa, não se fará distinção entre as escolas, já que se acredita em uma arquivística integrada, todavia,
Segundo Cruz Mundet a história arquivística – enquanto ciência independente – começa após o manual dos holandeses, que veio desvincular a Arquivística de outras ciências. Consequentemente, pode-se concordar que a enunciação do princípio de proveniência em 1841 por parte de N. de Wally é o ponto de partida da Arquivística, o princípio que lhe dá carta de natureza, a individualiza, diferenciando-a das demais ciências com as que até então havia mantido relações de subsidiariedade (2001, p. 22, tradução nossa).
Ainda corroborando para o reconhecimento ligado aos arquivos, autores como Posner (1964) e Evans (1974) explicam como algumas dessas modificações foram importantes para a área. Elas refletiram, pois, na representação dos arquivos para a sociedade, aos quais vincularam o papel de entidade responsável pelos documentos com valor histórico e cultural, bem como o papel de responsável pelo documento de valor administrativo. A evolução, portanto, da representação dos arquivos para a sociedade surtiu efeito na delimitação do campo arquivístico, uma vez que foi a partir das necessidades que as mudanças surgiram, de modo a atender os contextos emergentes.
Antes de dar continuidade a explanação das teorias, faz-se necessário apresentar o conceito de arquivo entendido nesta pesquisa. De acordo com dois dicionários da área encontrados para realização desta pesquisa, arquivo pode ser definido como:
1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. 3. Instalações onde funcionam arquivos. 4. Móvel destinado a guarda de documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.27).
2. Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. 2. Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. 3. Edifícios em que são guardados os arquivos. 4. Móvel destinado à guarda de documentos. 5. Em processamento de dados, conjunto de dados relacionados, tratados como uma totalidade (CAMARGO e BELLOTO, 1996, p. 5).
Os conceitos de arquivo, dados por esses dois dicionários da área arquivística, remetem a distintas acepções para um só termo, no entanto, para esta pesquisa trabalharemos como o conceito de arquivo para designar tanto os conjuntos de documentos, a instituição que trata estes documentos e a instalação onde funciona.
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Um outro momento que também influenciou no avanço da área foi o surgimento do conceito de Gestão de Documentos. Através de uma perspectiva histórica, Indolfo (2007) demonstra a evolução pela qual passou a Arquivologia, bem como os arquivos e os arquivistas, que estão ligados àquela ciência. Percebe-se, num primeiro momento, que aos arquivos estava vinculado o valor de prova. Já no século XIX é atribuído também um novo valor aos arquivos – o valor de testemunho –, cuja relevância leva a compreensão de uma dicotomia a qual se vê imersa a própria acepção das instituições arquivísticas. Posteriormente, no século XX, o cenário arquivístico vê-se diante da explosão documental, surgindo preocupações com racionalização das atividades e acessibilidade, surgindo assim a Gestão de Documentos.
De acordo com Jardim (1987), o cenário histórico que permite o surgimento da Gestão de Documentos é o que caracterizava a sociedade norte-americana após a II Guerra Mundial, cujo acontecimento resultou no aumento da massa documental. A tradição arquivística, até este período, direcionava sua atenção aos documentos de valor histórico. Após a explosão documental, fez-se necessário uma nova postura profissional diante da situação, ou seja, as doutrinas postuladas deveriam atender a nova realidade.
Cruz Mundet expõe as mudanças que foram necessárias para atender a realidade arquivística resultante das modificações que a sociedade passou.
1. A literatura profissional se dispara e evolui ao ritmo das novas necessidades [...] A produção profissional encontra um novo veículo de expressão, o das publicações periódicas que, por sua própria natureza, destaca o ritmo que vai adquirindo o desenvolvimento arquivístico, ao ponto de necessitar de um veículo de expressão mais rápido e renovável que as monografias.
2. O campo de atuação da Arquivística foi estendido ao da Administração. As necessidades informativas das administrações modernas implicam o tratamento adequado da documentação. Os arquivistas vão ao seu auxílio, passando sua preocupação pelo histórico a uma concepção global do serviço de arquivo, mediante a criação de um novo conceito, o de ciclo de vida dos documentos. Este abarca desde sua gestão nos escritórios até sua conservação definitiva para a história, como todos os passos intermediários; em conseqüência, o âmbito de ação do arquivista se estende ao máximo e o converte, também, em técnico de Administração.
3. A ampliação do domínio arquivístico levou, também, a divisão do mundo profissional, e de maneira muito destacada nos países anglo-saxônicos, onde se estabelecem duas áreas: as do records management ou Gestão de Documentos administrativos e a tradicional ou administração de arquivos. (2005, p. 44-45, tradução nossa)
Este mesmo autor traz um debate que ainda está em voga na área – a delimitação de duas áreas de atuação. Todavia, como já foi informado, não se pretende adentrar nas discussões acerca desta divisão, mas a compreensão a qual chegou este autor sobre esta separação faz reconhecer a necessidade de se direcionar a atenção para os arquivos administrativos. Em decorrência disto, teve representativa relevância a elaboração do conceito de Gestão de Documentos.
Indolfo apresenta a ideia administrativa à qual este conceito está relacionado, apresentando os elementos que aparecem na maioria das definições.
Os elementos economia, eficácia e eficiência, sem esquecer o fator produtividade, são ressaltados, normalmente, em quase todos os conceitos uma vez que as mudanças por que passavam as organizações, governamentais ou não, no início do século XX, tanto no processo de produção, como na organização racional do trabalho, passaram a exigir a adoção dos princípios da administração científica (2007, p. 34).
Assim sendo, a gestão de arquivos reflete diretamente na qualidade do serviço prestado pela empresa, ou seja, para que os negócios sejam conduzidos eficazmente ela precisa que os setores aos quais está ligado deem o suporte do qual necessita. Em decorrência disto, o arquivo não pode estar desprovido de uma estrutura, que deriva de uma organização resultante de teorias da área. Ainda no que toca ao tratamento dado aos arquivos, deve-se ter ciência que as informações contidas determinarão na tomada de decisão relativas às atividades executadas pela empresa. Conforme a ISO 15489-1:2001(E)
Arquivos contêm informações que são fontes valiosas e um importante ativo de negócios. Uma abordagem sistemática para a gestão de arquivos é essencial para que as organizações e a sociedade protejam e preservem arquivos como prova das ações. Um sistema de gestão de arquivos resulta em uma fonte de informações sobre atividades de negócios que podem dar suporte a atividades subseqüentes e decisões de negócios, bem como garante a prestação de contas para futuras e atuais partes interessadas (2001, p. 5, tradução nossa).
Em virtude disto, observa-se, portanto, que o cenário arquivístico contemporâneo passou por diversas mudanças, que caracterizaram as práticas e os pressupostos encontrados na área – seja na esfera pública ou privada. Com base nas particularidades que passaram a existir nas administrações, a Gestão de Documentos surge para auxiliar o profissional da área, trazendo consigo teorias que se complementam.
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Assim sendo, o conceito de Gestão de Documentos, segundo o dicionário de terminologia arquivística, é o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.” (2005, p. 90)
A partir do conceito de Gestão de Documentos está embutida a ideia de metodologias de aplicação que atendam as necessidades institucionais. Para compreendê-las deve-se, pois, perceber que os arquivos passam por etapas, cuja forma do tratamento, conservação e organização deverão adequar-se a elas. Logo, ao examinar o conceito de Gestão de Documentos, nota-se que ele mesmo traz em si a demarcação de fases, por conseguinte, outros conceitos entram em questão, surgindo para garantir controle na produção, uso, manutenção e eliminação de documentos.
A partir das proposições de Rousseau e Couture depreendem-se importantes afirmações referentes à temática.
Quer faça parte integrante do arquivo de uma pessoa física ou de uma pessoa moral, qualquer documento de arquivo passa por um ou mais períodos caracterizados pela freqüência e tipo de utilização que dele é feita. Fala-se então em ciclo de vida de documento que, tal como a noção de fundo ou o princípio da proveniência, faz parte das bases em que assenta a arquivística contemporânea. Composto por três períodos, o ciclo de vida transcende o trabalho de qualquer arquivista, bem como os suportes de informação e de trabalho, e forma o pano de fundo no qual se apóiam as intervenções arquivísticas. Esta maneira de abordar a realidade da organização e o tratamento dos arquivos tem a adesão unânime dos especialistas que a eles se referem quando falam das “três idades”. A arquivística contemporânea reparte assim a vida do documento de arquivo em três períodos: os de actividade, de semiactividade e de inactividade. Para este especialista, ter em conta o ciclo de vida dos documentos e as três idades que o compõem permite uma repartição essencial dos grandes conjuntos que formam o arquivo de uma pessoa física ou moral. Este modo de proceder é um meio original que os arquivistas construíram. Ele tornou-se uma especificidade da sua disciplina. O conceito de ciclo de vida transforma um conjunto de documentos quantitativamente demasiado importante, desmedido em relação aos meios de que se dispõe para se lhe fazer face, em subconjuntos que apresentam diferentes características. Isto facilita uma redistribuição dos documentos que compõem o conjunto e deixa entrever uma problemática que é então possível abordar com pragmatismo e alguma hipótese de sucesso (1998, p. 111).
A primeira alusão que os autores fazem diz respeito à caracterização dos documentos de arquivos, que está diretamente ligada à freqüência e tipo de uso dos documentos. Pode-se dizer, então, que o primeiro conceito relacionado à Gestão de Documentos é o de valor dos
documentos. Ao abordar este assunto, os autores remetem à ideia de valor primário e secundário dos arquivos. O valor primário, portanto,
Define-se como sendo a qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razoes para as quais o documento foi criado. [...] A noção de valor primário está diretamente ligada à razão de ser de documentos e recobre exactamente a utilização dos documentos para fins administrativos (ROUSSEAU e COUTURE, 1998, p. 117).
Enquanto o valor secundário é entendido
Como sendo a qualidade do documento baseada nas utilizações não imediatas ou científicas. Esta qualidade radica essencialmente no testemunho privilegiado e obejectivo que o documento fornece. [...] Enquanto todos os documentos têm um valor primário que dura mais ou menos tempo conforme os casos, nem todos têm ou adquirem necessariamente um valor secundário. [...] só uma fraca proporção do conjunto dos arquivos de uma pessoa física ou moral merece a atenção necessária a conservação dos documentos que apresentam o valor secundário. (ibidem, p. 117-118)
Schellenberg (2006, p. 180) afirma que o valor primário está ligado ao valor que os documentos têm para a entidade que o gerou, ou seja, o seu valor é característico do motivo que levou à sua criação; enquanto o valor secundário é o valor que têm para outras entidades, isto quer dizer que a qualidade inerente que levou a sua produção não existe mais, passando, portanto, a ter um significado distinto do que lhe foi dado na criação.
Ainda no que diz respeito ao que foi apresentado pelos autores, nota-se que a noção de ciclo de vida dos documentos é tão importante na arquivística contemporânea quanto à noção de fundo. Esta noção de ciclo vital, portanto, é decorrente dos valores atribuídos aos documentos, uma vez que se tomará como referencial o valor para o desenvolvimento dos documentos dentro deste ciclo. Deste modo, o ciclo de vida dos documentos diz respeito às “sucessivas fases porque passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.47). A noção do ciclo de vida está, pois, diretamente ligada à compreensão de Gestão de Documentos, que conforme Jardim (1987) divide-se nas etapas de produção, manutenção e uso, e destinação.
É com o intuito de proporcionar uma melhor gestão dos documentos que o ciclo vital dos documentos passa a existir, delimitando as operações a serem efetuadas em cada etapa. Os autores Rousseau e Couture acrescentam que
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Qualquer organismo que pretenda encontrar uma solução duradoura para as dificuldades geradas pela informação que detém, deve fazê-lo de modo refletictido e ordenado. É através de um programa em 3 fases, centrado na missão do organismo e integrado na sua política de gestão da informação, que a arquivística consegue dar um contributo único, sendo pela sua especificidade capaz de agir eficazmente na informação orgânica (1998, p. 65).
Estes programas estariam preocupados com as atividades que se referem à criação, à difusão, ao acesso, à classificação, à recuperação, à proteção e à conservação da informação. Tanto as fases apresentadas por Jardim (1987), tanto as etapas descritas por Rousseau e Couture (1998) representam a necessidade de dividir o arquivo para definir as atividades que serão executadas. Estes dois últimos autores afirmam, ainda, que
O ciclo de vida dos documentos de arquivo apresenta-se, pois, como um dos fundamentos da disciplina arquivística. Os conceitos e as noções em que assenta, quer se trate das três idades, das noções de valor primário e de valor secundário, são outros tantos factores determinantes que vêm estabelecer com precisão, por via de conseqüência, os modos de organização específicos dos arquivos correntes, dos arquivos intermédios e dos arquivos definitivos. Para os arquivos, o ciclo de vida está no próprio coração da integração das intervenções do arquivista numa arquivística global (ROUSSEAU e COUTURE, 1998, p. 125)
As delimitações do arquivo, portanto, servem como base para as intervenções arquivísticas, viabilizando assim um tratamento adequado a documentação. A fase corrente é a etapa na qual o interesse da pesquisa está focado. No dicionário brasileiro de terminologia arquivística, a definição de arquivos correntes é:
1. Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 2. Unidade administrativa ou serviço responsável pelo arquivo corrente (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.21). Segundo Rousseau e Couture, os arquivos correntes serão compostos por documentos ativos, os quais se caracterizam por serem “indispensáveis à manutenção da actividades quotidianas de uma administração” (1998, p. 114).
Enquanto o arquivo intermediário é “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação” (Arquivo Nacional, 2005, p. 32) e arquivo permanente é “conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor”(ibidem, p. 34).
De acordo com o que foi apresentado até aqui, nota-se que à Gestão de Documentos estão vinculados outros conceitos que se fazem necessários para se gerir um arquivo. Os conceitos de valor primário e secundário são os primeiros a serem mencionados, haja vista a necessidade de compreensão no que diz respeito ao valor que a documentação terá para a entidade, estando o documento, pois, sujeito ou não a eliminação. O ciclo de vida dos documentos é uma outra noção relevante para a gestão, pois traz a ideia de que o documento tem uma continuidade. Estes dois conceitos e esta noção permitem enxergar o desenvolvimento pela qual passa o documento, demonstrando que é necessário acompanhar as suas fases.
Entendidas estas primeiras características necessárias para a Gestão de Documentos, dedica-se os tópicos abaixo para a explanação de outros dois importantes conceitos da área para o tratamento dispensado aos arquivos correntes – Classificação e Avaliação. A Gestão de Documentos caracteriza-se por atuar no ciclo de vida dos documentos de arquivos, desenvolvendo-se a partir de procedimentos padronizados, logo, é dada à classificação e à avaliação um papel importante dentro da gestão documental, pois estas atividades permitem o controle dos documentos e racionalização das atividades.
2.1 Considerações sobre a Classificação no campo arquivístico
Um conceito que diz respeito à Gestão de Documentos em arquivos correntes e que merece atenção – já que é importante para o fazer arquivístico, bem como para o desenvolvimento desta pesquisa –, é o de Classificação. Voltando ao conceito de gestão, a definição remete-nos a noção de uso, cujo acesso será permitido mediante a organização do acervo. Além disso, ao se tratar de arquivos correntes, o uso está associado a consultas freqüentes. Tanto o uso, tanto a consulta, será viável somente se a documentação estiver organizada. A classificação é, pois, uma facilitadora neste quesito. De acordo com Schellenberg
A classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da classificação. Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem às necessidades das operações correntes. E, para tanto, devem ser arranjados em função do uso que têm em determinadas unidades administrativas de um órgão. Em todos os casos,
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desde os relativos a importantes assuntos de política até os de operações de rotina, deverão ser agrupados em relação ao seu uso. Refletirão a função do órgão, no amplo sentido do termo, e, no sentido mais restrito, as operações específicas individuais que integram as atividades do mesmo órgão. (2006, p. 83)
Sousa (2008, p. 134) esclarece, a partir das distintas definições apresentadas, que o conceito de classificação aparece na literatura arquivística cindida em dois conceitos: classificação e arranjo.
O uso de dois conceitos aparentemente distintos para definir a mesma operação se deu por conta da separação, com repercussões teóricas e profissionais, existente entre os arquivos correntes (aqueles mantidos nos setores de trabalho da organização) e os arquivos permanentes (mantidos indefinidamente pelo conteúdo acerca da trajetória do sujeito acumulador e de suas relações sociais), que gerou, inclusive, duas profissões distintas: gestores de documentos (arquivos correntes) e arquivistas (arquivos permanentes).
Ainda que se tente distinguir estas atividades, nesta pesquisa, o termo utilizado será o de classificação. Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística, a classificação é entendida por:
1 Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação , código de classificação ou quadro de arranjo. 2 Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos. 3 Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às informações neles contidas, graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamado classificação de segurança (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 49). Indolfo entende a classificação como uma tarefa que permite:
Estabelecimento de classes nas quais se identificam as funções e as atividades exercidas, e as unidades documentárias a serem classificadas, permitindo a visibilidade de uma relação orgânica entre uma e outra, determinando agrupamentos e a representação, sob a forma de hierarquia, do esquema de classificação proposto. (2007, p. 45)
Sousa enumera alguns princípios aplicáveis ao processo classificatório na Arquivologia.
• a classificação é uma representação da realidade e, como tal, uma aproximação. É necessário, entretanto, definir níveis de tolerância quanto à indeterminação. Há limites para essa operação, limites
reconhecidos na própria característica humana de sua elaboração. As indeterminações são mais comprometedoras quando ocorrem nos níveis mais altos da estrutura de classificação;
• a classificação persegue um fim, um objetivo, uma finalidade. No caso dos arquivos, é a organização dos documentos;
• a classificação em arquivos presume um agente classificador, que é o arquivista;
• a classificação tem por trás um mecanismo classificador que executa as operações necessárias, tanto em termos do estabelecimento de uma denominação adequada a cada unidade de classificação quanto as exigências de proliferação, de derivação, de linearidade, de regularidade e simetria, de circularidade, de hierarquia e subordinação;
• a classificação necessita de uma princípio de classificação ou de divisão estabelecido pela finalidade e pelas características e relação dos objetos;
• o princípio de classificação é natural quando é o mais adaptado (aproximado) ao conjunto documental;
• o fundamento da divisão deve se manter inalterado para todas as divisões realizadas no mesmo nível, ou seja, deve-se utilizar um único princípio de classificação de cada vez;
• a ralação entre os vários níveis (relação entre os conceitos) não pode se resumir ao modelo aristotélico de gênero/espécie, outras relações podem ser utilizadas na articulação entre níveis;
• as divisões, resultados da aplicação de um princípio de classificação, não devem ser vazias e nem sobrepor-se no seu conjunto. Devem sempre exaurir a totalidade do domínio (extensão) de cada nível de classificação;
• a classificação em arquivos exerce-se sobre um conjunto finito de elementos: o arquivo de uma pessoa física ou jurídica. Ela provém de um único ponto de partida (conjunto inicial);
• a classificação deve ser lida simultaneamente de cima para baixo e de baixo para cima;
• a classificação em arquivos tem como resultado um produto: o instrumento de classificação (plano de classificação). E é nele que deverão estar representadas as equivalências e as hierarquias. (2008, p. 115-116)
A classificação surge, pois, com dois objetivos distintos: organizar a documentação e viabilizar a recuperação da informação. No entanto, para o arquivista, sua serventia vai além da recuperação, ela auxilia na gestão arquivística. Como produto desta atividade, o profissional terá um plano de classificação. Rios e Cordeiro afirmam que “a elaboração e o emprego dos planos de classificação estão situados na fase corrente dos documentos, de modo a auxiliar na racionalização dos procedimentos para a gestão documental institucional e, por fim, integram a política de informação em arquivos” (2010, p.125).
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Como decorrência da distinção tradicional de “classificação” e “arranjo”, os esquemas ou quadros gerais que os expressam costumam ser denominados diferentemente: “plano de classificação” (para os documentos de caráter corrente) e “quadro de arranjo” (para os documentos de caráter permanente). Ambos, porém, têm a finalidade do traduzir visualmente as relações hierárquicas e orgânicas entre as classes definidas para a organização da documentação. Vale destacar que, no caso de documentação de caráter permanente, as classes ganham nomes específicos: grupos, subgrupos a séries. (1998, p.14)
Não nos convém entrar na discussão terminológica decorrente das discussões que ainda circundam a área. Nesta pesquisa entende-se que o instrumento decorrente da classificação é o plano de classificação, cuja criação permite, sobretudo, a organização do arquivo.
2.2 Considerações sobre a Avaliação no campo arquivístico
Em suma, a avaliação pode ser definida como a etapa da gestão que visa determinar o valor do documento arquivístico. São várias as definições decorrentes dela. Bernardes a define como:
Trabalho interdisciplinar que consiste em verificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental. (1998, p. 14)
Tal perspectiva permite a identificação da necessidade de outros profissionais – que não só os arquivistas – para a correta avaliação, daí a abordagem da interdisciplinaridade. Além disso, focando o caráter de gestão ao qual está relacionada esta etapa, para La Torre Merino, a avaliação é “a fase do tratamento arquivístico que consiste em analisar e determinar os valores primários e secundários das séries documentais, fixando os prazos de transferência, acesso e conservação ou eliminação total ou parcial.” (2000, p.26, tradução nossa). Nota-se que há novamente a menção dos valores dos documentos, cuja delimitação do seu valor primário e secundário será necessária para esta atividade.
Outra autora que define a avaliação é Antônia Heredia Herrera, a qual afirma que a “avaliação não consistirá somente em oferecer uma ou outra vertente do futuro documental,
mas sim em estabelecer quando e onde há de tomar a decisão, porque o momento e o lugar não serão iguais para todos os documentos.” (1999, p.28, tradução nossa)
La Torre Merino segue sua explanação acerca da compreensão de avaliação afirmando que é:
A fase do tratamento arquivístico, na qual depois de analisar os valores dos documentos se decide se eles devem ser transferidos a outros arquivos do sistema, ou se, ao contrário, devem ser eliminados ou conservados parcialmente, em cujo caso devemos aplicar técnicas de seleção. (2000, p. 28, tradução nossa).
Em outras palavras, pode-se entender a avaliação como um processo que visa a correta gerência do documento, objetivando a eliminação de documento cuja relevância para a instituição já se esvaiu. Além disso, a avaliação permitirá determinar os prazos que servirão de base para a correta destinação ou eliminação.
De acordo com Ieda Bernardes, ao se fazer a avaliação objetiva-se reduzir a massa documental; agilizar a recuperação dos documentos e da informação; a eficiência administrativa, melhor conservação dos documentos de guarda permanente; racionalização da produção e do fluxo de documentos; liberação de espaço físico; e incentivo à pesquisa.
A metodologia utilizada, segundo La Torre Merino, consiste na análise dos valores – primários ou secundários - dos documentos, os quais determinarão os prazos. Ainda seguindo a proposta deste autor, “a fase da avaliação aproveita os trabalhos da identificação, de tal maneira que se estrutura cada uma das séries identificadas com o fim de estabelecer a proposta de conservação ou transferência, ou eliminação.” (2000, p. 38, tradução nossa). E como consequência desta fase, serão obtidos os prazos de transferência; o estabelecimento dos prazos de seleção e eliminação; e o estabelecimento dos prazos de acesso; inclusive, através da avaliação será possível produzir as tabelas de temporalidade.
A avaliação é um procedimento complexo e requer a constituição de comissões de avaliação, a qual deverá ser composta por:
(...) profissionais com conhecimentos específicos das funções, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos órgãos, sendo recomendável que faça parte da comissão um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão, um procurador ou assessor jurídico e um arquivista. (BERNARDES, 1998, p.20)
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Retornando à compreensão de gestão dos documentos, as determinações das datas limites auxiliam na delimitação do ciclo de vida dos documentos e na aplicação de um método que deverá ser utilizado em cada fase. Baseando-se nisto, a tabela de temporalidade permite o cumprimento do ciclo de vida dos documentos. Este instrumento deve ser aplicado aos documentos arquivísticos da instituição. Ainda no que diz respeito à tabela de temporalidade, torna-se importante evidenciar que ela é produto da atividade de avaliação de documentos. Na avaliação se analisa e determina os valores primários e secundários das séries documentais, fixando os prazos das transferências, acesso e conservação ou eliminação total ou parcial.
A tabela de temporalidade pode ser definida, de acordo com Camargo, “como o principal instrumento de destinação. Nela vêm determinados os prazos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos.” (2000, p.4) É a partir da tabela de temporalidade que a atividade de avaliação será cumprida.
3 A IDEIA DE ARQUIVO EM UMA EMPRESA DO RAMO JURÍDICO
Este capítulo dedica-se ao entendimento de arquivo a partir da compreensão dada pela área jurídica. Buscou-se articular as definições da área arquivística com a área do direito, direcionando, pois, tal relação à compreensão do acervo do arquivo jurídico que nos serviu de análise.
Com base no conteúdo encontrado no dicionário brasileiro de terminologia arquivística – no qual existem treze verbetes3 relacionados a arquivo, todavia em nenhum faz menção a arquivos jurídicos – e em um glossário arquivístico elaborado pelo arquivo do estado de São Paulo – nele há apenas o verbete arquivo –, percebe-se a carência de termos referentes a arquivos jurídicos, que reflete a pouca teoria direcionada a arquivos privados. Além disso, as concepções de arquivo abordadas são dadas de forma geral (como somente a definição de arquivo) ou relacionadas à área pública.
Ainda que baseada em apenas duas fontes, tal elucidação demonstra que a pouca produção científica sobre o tema – arquivos privados – repercute na compreensão de outros termos que remetem às características deles, bem como no seu próprio entendimento. Esta metodologia foi usada para demonstrar a fragilidade que é discorrer sobre arquivos jurídicos, sendo preciso apropriar-se de outras definições para chegar a sua compreensão.
O Dicionário Aurélio define arquivo como “conjunto de documentos, como papéis oficiais, impressos, manuscritos, cartas e fotografias sobre determinado assunto”. Esta definição encontrada em um dicionário de língua portuguesa representa um entendimento sucinto de arquivo.
Outra definição de arquivo é dada pelo dicionário de ciência da informação
Serviço criado organicamente numa determinada entidade e/ou uma instituição cultural (Arquivo de âmbito nacional, distrital ou municipal, público ou privado) destinada a incorporar e tornar acessível informação produzida/recebida por terceiros; e (2) sistema semi-fechado de informação produzida/recebida por uma entidade activa (ou desactivada) no decurso da sua actividade em cumprimento dos seus objectivos gerais e específicos. Não se deve confundir Serviço de Arquivo (um departamento orgânico de uma entidade e/ou uma instituição mais complexa) com Arquivo = sistema de informação, consistindo este em toda a informação/documentação, nos seus
3 No referido dicionário há a definição dos termos arquivo, arquivo administrativo, arquivo central, arquivo
corrente, arquivo de família, arquivo de segurança, arquivo especializado, arquivo estadual, arquivo federal, arquivo intermediário, arquivo municipal, arquivo nacional, arquivo permanente, arquivo pessoal, arquivo privado, arquivo público, arquivo regional, arquivo setorial, e arquivo técnico.
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diferentes tipos e registrada em diversos suportes, criada, recebida e acumulada (consagra, no sistema, a dimensão memória) por uma entidade, isto é, por uma instituição ou organização (de onde emana a estrutura orgânico-funcional do sistema) (DICIONÁRIO ELETRÔNICO DE TERMINOLOGIA EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, 20074).
A compreensão de arquivo é melhor definida por autores que trabalham diretamente com o documento de arquivo, já que, como demonstrado anteriormente, as abordagens tendem a ser mais gerias quando são tratadas por outras áreas. Para entendê-los melhor pode-se fazer uso da compreensão de arquivo dada pela lei 8.159.
Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos (BRASIL, 1991).
Rousseau e Couture também definem arquivo como:
A definição de arquivo actualmente admitida por vários países no âmbito da sua lei sobre os arquivos faz muitas vezes referência a uma definição de Bruno DELMAS: “O conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data e a sua natureza, reunidos (elaborados ou recebidos) por uma pessoa física ou moral (pública ou privada) para as necessidades de sua existência e o exercício das suas tarefas, conservados depois pelo seu valor de informação geral” [...] A Fédération canadienne dês sciences sociales adoptou uma definição moderna de arquivos em 1991: A palavra arquivos “define-se como o conjunto das informações, qualquer que seja a sua data, natureza ou suporte, organicamente reunidas por uma pessoa física ou moral, pública ou privada, para as necessidades de sua existência e o exercício das suas funções, conservadas antes de mais pelo seu valor primário, isto é, administrativo, legal, financeiro ou probatório, e posteriormente conservadas pelo seu valor secundário, isto é, de testamento ou, mais simplesmente, de informação geral. O sentido atribuído à palavra “arquvio” permite a sua utilização numa perspectiva de abordagem global da disciplina arquivística e no respeito dos diversos usos, realidades e valores que lhe podem ser atribuídos (1998, p.75).
A apresentação destas definições permite entender que a compreensão de arquivo está sujeita a distintas acepções, ficando elas mais restritas em cada área, uma vez que tendem a delimitar o próprio material de trabalho (neste caso o documento de arquivo). No dicionário jurídico não há o verbete arquivo, apenas há a definição de arquivista – “encarregado de um
arquivo” (p. 50) –, no entanto, para garantir os direitos, os escritórios de advocacia produzem documentos concernentes as suas atividades.
Apesar das diferentes definições de arquivo o material de trabalho dos arquivistas, o documento de arquivo, se caracteriza por ser o “documento que ‘produzido ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação’” (CUNHA e CAVALCANTI, 2008, p. 133). Schellenberg afirma que o documento será um documento de arquivo se “foram produzidos no curso de uma atividade organizada, com uma determinada finalidade, se foram criadas durante o processo de consecução de um certo fim administrativo, legal, de negócio ou qualquer outro fim social” (2006, p. 38).
Conforme Schellenbeg
Portanto, é claro, não há uma definição do termo “arquivo” que possa ser considerada final, que deva ser aceita sem modificações e que seja preferível às demais. A definição pode ser modificada em cada país de acordo com as suas necessidades peculiares. Deve fornecer uma base sobre a qual o arquivista possa lidar de fato, eficazmente, com o material produzido pelo governo a que serve. Não deve ser aceita uma definição que não corresponda à realidade. Uma definição que tenha surgido da observação de material da Idade Média não poderá atender às necessidades dos arquivistas que trabalham principalmente com os documentos modernos. A recíproca deste fato também é verdadeira (2006, p. 40).
A partir do exposto por Schellenberg, chega-se a conclusão de que a definição de arquivo deve adequar-se a realidade encontrada em cada momento, logo, na atualidade, o entendimento de arquivo deve ultrapassar os documentos públicos e chegar aos documentos produzidos em empresas privadas. Portanto, baseando-se nas definições apresentadas, na definição de arquivo estão embutidas diferentes abordagens, logo, pode-se concluir que arquivo no âmbito das empresas privadas é o conjunto de documentos organicamente reunido, independente do suporte, que é produzido pela instituição privada em decorrência das atividades relacionadas à sua existência e ao exercício de suas funções.
Então, à compreensão de arquivo jurídico pode ser acrescido o tipo de documento produzido – documentos jurídicos5. A existência de um arquivo jurídico se faz necessária na medida em os documentos produzidos são importantes para a tomada de decisão e servem como prova para as atividades da empresa.
5 A definição de jurídico dada no dicionário da área é “relativo, consoante ao direito; conforme os preceitos do
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O acervo do arquivo jurídico é constituído de processos, que são “conjuntos de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 138). Esta definição da área de arquivo representa a compreensão que é dada a unidade de arquivamento usada pelo arquivo jurídico, tratando-se, pois, de documentação reunida no decorrer de alguma ação judicial defendida pelo escritório.
Na área do Direito, processo é
A forma pela qual se faz atuar a lei na solução dos conflitos ou na declaração dos direitos chama-se processo. O processo é o instrumento da jurisdição. É o conjunto ordenado de atos processuais que visam á restauração da paz em cada caso concreto. Cabe distinguir entre processo e procedimento. Este é a dinâmica do processo em ação, a forma pela qual se desenrola o processo. Da mesma maneira que, na investigação científica, ao se procurar a verdade, emprega-se, inevitavelmente, um método e, dentro deste, uma técnica, também o processo exige uma disposição metódica de atos jurisdicionais. Enquanto o método vem a ser o conjunto de etapas ordenadamente dispostas, tendo-se em vista uma finalidade, o cumprimento de tais etapas pode ensejar várias técnicas. As etapas do método podem ser cumpridas de várias formas, e cada uma destas consiste em uma técnica. Pode-se afirmar, portanto que o processo seria o método e o procedimento, a técnica, vale dizer, a melhor maneira de se levar a cabo o disposto no processo (PESSOA, 1999, p.264). Na área do Direito, processo tem um significado diferente, ele surge como uma forma de garantia do cidadão. Ao garantir isto, pode-se perceber a natureza dos processos no arquivo jurídico, portanto eles contêm informações referentes a alguma ação judicial (que por ventura existem como meio de defender os direitos de uma pessoa), compondo-se por diferentes tipos de documentos que surgem para relatar e comprovar algo que se refere à ação.
Partindo da concepção de arquivo jurídico, faz-se necessário apresentar a empresa analisada, que foi escolhida porque está diretamente ligada ao cotidiano de trabalho da pesquisadora. O objetivo, portanto, é apresentar a empresa que servirá de campo empírico para a elaboração desta pesquisa, averiguando, pois, a constituição desta empresa privada e as suas competências, para se compreender a estrutura na qual está inserida o arquivo que se pretende analisar. Após a breve apresentação da empresa, pode-se direcionar o texto à apresentação do arquivo, cuja estrutura, competência e atividade desenvolvida refletem nos instrumentos produzidos, os quais são o foco da pesquisa – plano de classificação e tabela de temporalidade.
3.1 A empresa Beta Ltda.6
A empresa Beta Ltda está inserida no ramo do direito e foi fundada na década de 1940 e desde então se tornou um dos mais influentes escritórios jurídicos do Brasil, destacando-se em diversos setores jurídicos. A empresa desenvolveu-se e se expandiu, possuindo, portanto, filiais em várias cidades brasileiras – dentre as quais se destacam as de São Paulo e Rio de Janeiro –, bem como em outros países. Deste modo, ela atua em diversas cidades e em várias áreas do direito empresarial.
O estado do Rio de Janeiro serviu de base para a criação da corporação, foi durante muito tempo a matriz dela e neste estado está o maior escritório do grupo. O escritório do Rio de Janeiro se dedica à prestação de serviços jurídicos a aproximadamente mil e quinhentos clientes7, no âmbito dos setores Trabalhista, Recuperação de Créditos, Societários, Contencioso, Regulatório Ambiental, Tributário, Penal Empresarial, Eleitoral, Propriedade Intelectual, Juizado Especial Cível.
Atualmente, o escritório do Rio de Janeiro faz parte do grupo das filiais que a empresa tem e está estabelecido em dois prédios (prédio sede e prédio anexo). Esta divisão transparece nas funções dadas aos funcionários de cada prédio, ficando, pois, definidas as atribuições a partir dos setores jurídicos de atuação que existem em cada prédio. Tem por competência o escritório Anexo o acompanhamento processual dos setores Juizado Especial Cível (JEC) e Cível, enquanto os demais setores e o arquivo administrativo ficam sob a responsabilidade do escritório da Sede.
Ainda no que toca à constituição da Beta Ltda, a análise organizacional é importante para a compreensão da estrutura na qual o arquivo se encontra. A empresa é composta por três departamentos, os quais são responsáveis pela direção dos setores (direção da firma), pelo planejamento e assessoramento que visam o desenvolvimento da empresa (conselho de sócios), e pelos setores das esferas judiciais nas quais atuam (setores jurídicos institucionais). Estes departamentos garantem o funcionamento da empresa e estão diretamente relacionados aos arquivos da instituição, uma vez que estes se encontram no cerne da estrutura administrativa da Beta Ltda.
6 Vale lembrar que o razão social da empresa não é esta, pois é uma forma de resguardá-la, entretanto, as
informações referentes ao arquivo são fies as rotinas e atividades.
7 Estes clientes são outras empresas que solicitam a prestação de serviço ao escritório, as quais não serão
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Deste modo, com o intuito de viabilizar o serviço da equipe jurídica, existem quatro arquivos no escritório do Rio de Janeiro: arquivo I, arquivo II, arquivo III e arquivo IV. Cada um destes arquivos tem seu acervo, cada um com suas características.
3.1.1 O Arquivo IV da empresa Beta Ltda.
Como informando anteriormente, a empresa Beta Ltda dispõe de diversas estruturas para atuar de forma notável na área jurídica, sendo o arquivo uma delas. No que diz respeito ao Rio de Janeiro, existem quatro arquivos. O arquivo I está localizado no prédio Sede e detém todos os documentos referentes aos processos sob sua responsabilidade (explicitada anteriormente), e os outros três (arquivo II, arquivo III e arquivo IV) estão situados no prédio Anexo, cada um deles localizado em um dos andares do escritório.
O arquivo está subordinado à gerência local8 – o setor que se encontra no topo do organograma da empresa –, ou seja, os responsáveis pelos arquivos dependem somente da aprovação desta gerência para a tomada de decisão. Além disso, a composição do quadro de funcionários do arquivo atenta para a capacitação requerida para a execução das atividades que devem ser desenvolvidas por profissionais da área, sendo composta, pois, por arquivistas, técnicos de arquivo, auxiliares de arquivo e estagiários.
Figura 1 - Organograma da empresa Beta Ltda
8 Ver imagem 1.
Gerência Local
Ao tratar-se de uma empresa direcionada para a atuação da área jurídica, tem-se como atividade fim9 a defesa dos direitos dos seus clientes. Para lograr êxito nesta ação, são necessários documentos que são reunidos no decorrer do trâmite processual, os quais são chamados de processos.
Como foi exposto, arquivo IV trata da documentação dos setores Juizados Especial Cível e Cível. Ele custodia aproximadamente quarenta e cinco mil processos e tem como competência o planejamento, a organização, a execução das atividades de tratamento técnico, a conservação do acervo produzido e acumulado pelo escritório, e o controle do trâmite e recuperação dos processos, segundo as normas e diretrizes estabelecidas pela gerência. Além disso, os serviços arquivísticos disponibilizados são cadastros de clientes para todas as unidades da SCA, abertura e empréstimos de pastas, arquivamentos de documentos, e controle de processos encerrados – transferência para o arquivo inativo, devolução aos clientes ou descarte. Para prestar estes serviços, o arquivo usa bancos de dados e o software Tedesco10. No Tedesco os processos que chegam são cadastrados e por meio das informações preenchidas o processo recebe uma codificação que o representa.
No que diz respeito às atividades arquivísticas desenvolvidas pela empresa, merecem destaque as que produzem o plano de classificação e a tabela de temporalidade.
3.1.1.1 A Classificação do Arquivo VI da empresa Beta Ltda.
A classificação utilizada no arquivo permite a organização do acervo e é baseada no assunto dos processos. Para entendê-la é preciso expor a codificação produzida pelo Tedesco, a qual representa esta classificação, conforme o exemplo a seguir:
A.J.027. 01.00002.00001
9 Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade
finalística. Ver dicionário de terminologia arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.39)
10
Este software possui diversos recursos, que permitem ao usuário “o acompanhamento processual, como ficha de processos; andamentos; compromissos (controle de prazos e audiências); informações financeiras do processo (com recursos de índices de atualização de valores); controle de bens e garantias; e recursos de gerenciamento eletrônico de documentos, além de inúmeros recursos de relatórios em todos os formatos”. Disponível em:
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Esta codificação visa, principalmente, a organização do acervo, mas traz consigo códigos que remetem a assuntos de cada processo. A partir do exemplo anterior, pode-se dizer que a pasta pertence ao escritório do Rio de Janeiro (A), se trata de um processo jurídico (J), cuja ação é indenizatória (027), do setor juizado especial cível (01), do cliente X (00002), e é a primeira pasta referente ao cliente (00001).
Todos os processos que chegam ao arquivo recebem uma codificação, que será usada até a sua eliminação ou devolução ao cliente. Este código é o produto da classificação do arquivo, sendo por meio dele que a organização e a recuperação dos processos ocorrem. A tabela a seguir representa plano de classificação usado pela empresa Beta Ltda no seu acervo
Tabela 1 – Plano de classificação utilizado pela Beta Ltda.
A Rio de Janeiro B São Paulo C Brasília Código do escritório D Minas Gerais A Administrativo Departamento J Jurídico 027 Indenizatória Código da ação 218 Reclamação 1 Juizado Especial 2 Cível 3 Contencioso 4 Trabalhista 5 Recuperação de créditos 6 Societário 7 Regulatório / Ambiental 8 Tributário 9 Penal / Empresarial 10 Eleitoral Código do Setor 11 Propriedade Intelectual Código do Cliente Composto por até 5 dígitos
Número da pasta Composto por até 5 dígitos
Tal constituição atende a necessidade da instituição no que toca ao agrupamento por classes da documentação, isto é, reúne por meio de um agrupamento maior – o estado do escritório que detém a custódia do documento – até a unidade de arquivamento, estreitando a
relação entre os documentos através das outras características usadas na composição do código (departamento, tipo de ação, código do setor e código do cliente).
3.1.1.2 A Avaliação do Arquivo VI da empresa Beta Ltda
No que tange a avaliação do acervo, nota-se uma dificuldade de padronização dos procedimentos. O procedimento que toca esta atividade difere de cliente para cliente. Não existe, pois, uma data específica para a avaliação dos processos, mas em períodos que costumam ser de dois meses, o arquivo acessa o site do Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro para verificar se o processo foi encerrado. Este é o parâmetro para a eliminação e destinação dos documentos.
Para esclarecer mais esta situação, faz-se necessário a exemplificação do que acontece. Como foi informado, a empresa Beta Ltda presta serviços jurídicos a outras empresas, que optam pela eliminação dos documentos ou pela devolução. Digamos, então, que o cliente X preferiu devolver os documentos, para atender a esta solicitação, os funcionários do arquivo irão boletar11 todo o banco de dados do cliente e verificar a situação do processo (que pode estar em andamento, arquivado com baixa e arquivado em definitivo). A situação que interessa ao arquivista é a de arquivado em definitivo, porém, isto não é o suficiente para a devolução ao cliente. Os processos precisarão ter sido arquivados em definitivo há pelo menos três meses (caso sejam processos do setor juizado especial cível) ou seis meses (se forem cível). Após isto, poderá ser feito o termo de devolução de documentos (TDD).
No caso do descarte o procedimento é similar, mas difere no período a ser considerado para a retirada do processo, ou seja, os processos do juizado serão eliminados somente se tiverem sido encerrados há seis meses e os cíveis há nove meses. Para estes documentos que serão eliminados será elaborado o termo de eliminação de documentos (TED)
A tabela a seguir demonstra como estes procedimentos são feitos.
11 Boletar consiste em acessar o site do TRJ e verificar a situação dos processos, verificando, pois, se eles foram
arquivados em definitivo. Caso eles se encontrem nesta situação, será impresso um boleto do próprio site constando esta informação.
