ARQUIVOS PERMANENTES 3.1 CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

A função primordial dos arquivos permanentes ou históricos é a de recolher e tratar os documentos públicos, sendo então responsáveis pela passagem desses documentos da condição de “arsenal da administração” para a de “celeiro da história”, na conhecida acepção de Charles Braibant2. E a chamada teoria das três idades é, portanto, a sistematização dessa passagem, segundo Bellotto3 (2004).

Com relação às três idades ou fases dos arquivos, Bellotto (2004) ensina:

Primeira idade: é a dos arquivos correntes, nos quais se obrigam os documentos durante o seu uso funcional, administrativo, jurídico. A permanência dos documentos em arquivos correntes depende principalmente de sua vigência, em geral de um ano. Todavia os documentos poderão passar a um arquivo central do próprio órgão gerador, onde permanecerão por cinco a dez anos.

Segunda idade: é a dos arquivos intermediários, ocasião em que os documentos já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativo, mas podem ainda ser utilizados pelo órgão de origem. Esse tipo de arquivo centraliza documentos de vários órgãos, sem misturá-los, por um prazo máximo de vinte anos. Nesta segunda fase a documentação é submetida à tabela de temporalidade4, que determina prazos de vigência e de vida, em conformidade com a tipologia e função dos papéis. Os documentos que sobreviverem a essa etapa são os de valor permanente, os documentos históricos.

2 _{Charles Braibant: consagrado arquivista francês.}

3 Heloísa Bellotto Liberalli: professora universitária, referência brasileira na área de arquivística e diplomática documental.

4 _{Tabela de temporalidade: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e}

Terceira idade: inicia-se esta fase aos vinte e cinco ou trinta anos, segundo a legislação vigente no país, estado ou município, contada a partir da data de produção do documento ou do fim de sua tramitação. A operação “recolhimento” conduz os documentos de interesse público para os arquivos permanentes, onde serão custodiados e preservados definitivamente. O local (edificação) destinado a isso deve ser de fácil acesso para seus usuários típicos e dotado de amplas salas para consulta.

Assevera a historiadora que os arquivos permanentes são a matéria-prima da história: “ali estão documentados direitos e deveres do Estado para com o cidadão e do cidadão para com o Estado...”

3.2 DOCUMENTO E MEIOS INSTITUCIONAIS PARA CUSTÓDIA E DIVULGAÇÃO

Segundo Bellotto (2004), arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentação têm corresponsabilidade no processo da recuperação da informação, em favor da divulgação cultural, social, tecnológica e científica, assim como do testemunho jurídico e histórico. Em se tratando de biblioteca e museu, os fins serão didáticos, culturais, técnicos ou científicos; em se tratando de arquivo, os fins serão administrativos e jurídicos, passando a “históricos”, a longo prazo. O documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova (Bellotto, 2004, apud Alonso, 1981). O centro de documentação, por sua vez, representa um somatório das instituições anteriores, com a finalidade de prestar informação segundo a natureza do material reproduzido.

Quanto a documento, define Bellotto (2004, p.35): “documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa”. É então o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, o CD, etc., enfim, tudo o que seja produzido por razões funcionais, científicas, jurídicas, culturais, ou artísticas pela

atividade humana. Para Schellenberg5 (2005), os documentos possuem valor primário e secundário. Primário, pela razão de ser dos documentos, isto é, na sua utilização; secundário, pelo interesse nas informações neles registradas, consideradas testemunho privilegiado. Ainda segundo Schellenberg (2005, p.41), o termo “arquivos”, na compreensão de arquivos modernos, é assim definido:

“Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente.”

Didaticamente, Bellotto (2004) mostra fronteiras bem definidas que cercam entre si as instituições arquivísticas, conforme mostrado na Tabela 3.1.

Tabela 3.1: Instituições arquivísticas - fronteiras

Arquivos Bibliotecas Museus

Centros de Documentação

Tipo de

de suporte manuscritos, impressos, audiovisuais exemplar único impressos, manuscritos, audiovisuais, exemplares múltiplos objetos bi/tridimensionais exemplar único audiovisuais (reproduções) ou virtual, exemplar único ou múltiplo Tipo de conjunto fundos; documentos unidos pela proveniência

(origem)

coleção; documentos unidos pelo conteúdo

coleção; documentos unidos pelo conteúdo

ou pela função

coleção; documentos unidos pelo conteúdo Produtor a máquina administrativa atividade humana

individual ou coletiva atividade humana, a natureza atividade humana Fins de produção administrativos, jurídicos, funcionais, legais culturais, científicos, técnicos, artísticos, educativos culturais, artístivos, funcionais científicos Objetivo provar, testemunhar instruir, informar informar, entreter informar Entrada dos

documentos

passagem natural de fonte geradora única

compra, doação, permuta de fontes múltiplas

compra, doação, permuta de fontes múltiplas compra, doação, pesquisa Processamento técnico registro, arranjo, descrição: guias, inventários, catálogos, etc tombamento, classificação, catalogação: fichários tombamento, catalogação: inventários, catálogos tombamento, classificação, catalogação: fichários ou computador Público administrador e pesquisador grande público e pesquisador grande público e pesquisador pesquisador

Fonte: BELLOTTO, 2004 (adaptado)

CAPÍTULO 4 - A PROTEÇÃO CONTRA INCÊNDIO NO PROJETO