Atividades de Back Office

Foram diversas as atividades desenvolvidas de Back Office como a seguir se descrevem.

Arquivo e Correspondência: A organização do arquivo foi das primeiras tarefas a ser realizada pelo estagiário. Pode parecer insignificante mas é de extrema

importância pois obriga a perceber a forma como estão organizados os documentos e o serviço diário.

A partir de uma lista era pedido muitas vezes ao estagiário para fotocopiar determinados movimentos presentes no serviço diário, para enviar para a auditoria, para os colegas poderem consultar ou simplesmente para enviar aos clientes. Por vezes, também lhe era solicitado para arquivar documentos de transações na pasta do respetivo dia para evitar a perda dos mesmos e garantir a boa organização do serviço. Para além disto, estava responsável pela ordenação alfabética dos livros de cheques que chegavam ao balcão e de toda a correspondência devolvida.

Como já foi referido, o estagiário colaborava com o responsável dos seguros na organização de arquivo, ao fotocopiar todas as propostas de seguros, arquivar a respetiva cópia na pasta do mês correspondente e enviar por correio interno os originais para a CA Seguros.

A correspondência podia ser feita tanto por correio interno como externo. O correio interno consiste na troca de correspondência entre o GCA (formulários, cheques, cartões multibanco, modelos, material, etc) e o correio externo consiste no envio de cartas através dos CTT (Anexo 10) aos clientes do CA, sendo apenas necessária a colocação do selo existente nas agências.

Atualização de Dados: O estagiário era responsável por toda a atualização de dados. Todos os dias durante a manhã tinha a responsabilidade de atualizar o mapa de evolução mensal, referente à constituição/reforço e liquidação de Poupanças e Depósitos a Prazo. Este mapa no Excel permitia ainda acrescentar todas as novas contas abertas e os seguros da campanha de oferta da primeira anuidade. Para além deste mapa o estagiário era responsável por atualizar o mapa dos créditos liquidados, acrescentando no mapa o nome, o nº do processo, o valor e a indicação se tem ou não livrança.

Um dos mapas que era atualizado praticamente todos os dias e ao fim do dia era o mapa de cheques devolvidos, onde se mencionava o nome do cliente, o banco e nº do respetivo cheque e a data. Por fim, outro mapa a atualizar pelo estagiário foi o das empresas que ficam insolventes. Neste mapa era necessário inserir o nome da empresa, o nº de contribuinte e a data de insolvência.

Remessa de cartões capturados: Os cartões capturados pela ATM do CA de Felgueiras são recolhidos às segundas e sextas-feiras aquando do carregamento do ATM no final do dia. Ao estagiário era solicitado o preenchimento da folha de remessa de cartões capturados (Anexo 11). Esta tarefa consiste em anotar o n.º do cartão e o motivo da sua captura, anexar os cartões à folha, colocar num envelope e, por fim, enviar por correio interno para a Caixa Central.

Transferências SEPA: As transferências SEPA são transferências para o

estrangeiro com o intuito de pagar mercadorias importadas. O estagiário realizava esta transação em média duas vezes por semana pois existiam dois clientes que solicitavam muitas transferências deste tipo. Esta transação só pode ser realizada no “Central” inserindo os dados do cliente e de seguida os dados presentes na fatura enviada pelo cliente, o IBAN, o BIC e o valor da fatura. Por fim, enviar o comprovativo da transferência para o cliente por fax e quando é recebido o “OK” arquiva-se toda a documentação.

Requisição e Entrega de Cheques: O cheque é uma ordem de pagamento dada pelo titular da conta ao seu banco, para que este efetue a entrega de uma determinada quantia ao beneficiário. O cheque pode ser emitido:

 À ordem: Contém o nome da pessoa a quem deve ser pago;

 Não à ordem: Contém o nome da pessoa a quem deve ser pago seguido da cláusula: “não à ordem”. Neste caso o cheque não pode ser transmitido por endosso;

 Ao portador: Não contém o nome da pessoa a quem deve ser pago, podendo sê- lo a qualquer que se apresente a cobrá-lo. É pagável por simples apresentação. Sempre que um cliente pretende um novo módulo de cheques é necessário verificar, através do sistema se o cliente tem em sua posse cheques por utilizar. Caso seja detentor de uma considerável quantidade de cheques por utilizar não é possível fazer uma nova requisição. Deve então o cliente em situações oportunas, caso um cheque não se encontre em condições de circulação, pedir a inutilização do mesmo junto do balcão, para evitar situações indesejáveis.

 Requisição de Cheques: Quando feita pela primeira vez, é efetuada através de um impresso próprio para a requisição dos mesmos (Anexo 12). Caso o cliente seja portador de um módulo de cheques basta levar um impresso próprio que consta no mesmo.

 Levantamento de Cheques: Quando se trata de um cliente novo que requisitou um módulo de cheques pela primeira vez, este só os poderá levantar após receber em casa uma notificação que deverá apresentar no balcão. Em qualquer situação deverá ser o titular da conta a levantar os cheques, caso contrário não será permitido a entrega dos mesmos.

De referir que é imprescindível dar baixa dos cheques no “Central”, caso contrário se o cliente passar um cheque ele será devolvido, uma vez que no sistema consta como não entregue ao cliente. Este era mais um processo realizado muitas vezes pelo estagiário.

Análise da Compensação: A análise da compensação era da responsabilidade de dois funcionários. No entanto devido a uma baixa médica só um funcionário ficou a fazê-lo. A determinada altura, o gerente reparou que o colega não estava a conseguir acumular com sucesso essa tarefa e numa das reuniões abordou o estagiário no sentido de ficar responsável pela compensação. Como é óbvio o estagiário não perdeu a oportunidade e arriscou, tendo sido bem sucedido. O estagiário tinha de ligar para todos os clientes que em cada dia ficavam com a conta descoberta por algum débito direto ou débito de cheques. Alguns clientes eram simpáticos e agradeciam a preocupação da chamada mas outros mostravam-se pouco interessados com o caso. Concluindo, este processo tinha como objetivo a redução do nº de clientes com a conta descoberta ao final de cada dia.

Pedido de Cartão: Para realizar este procedimento é necessário, em primeiro lugar, identificar o cliente e confirmar o número de conta na aplicação Central, verificando as condições de movimentação da mesma.

É necessário informar o cliente das condições gerais de utilização do cartão (Exemplo para o cartão Visa Electron - Anexo 13) e preencher a proposta de adesão do cartão (exemplo de proposta de cartão de débito Visa Electron - Anexo 14),

a proposta e realiza o pedido do cartão no Central indicando a modalidade do cartão e indicando o nº de conta, o nº de cliente e o nome que o cliente deseja inscrever no cartão. Após realizado o pedido o processo era arquivado no serviço do dia.

Abertura de Contas: A abertura de contas é uma operação diária frequente realizada diversas vezes pelo estagiário. A abertura de contas era realizada tanto para particulares, como para empresas.

Abertura de Conta - Particulares:

1º Esta operação começa por reunir um conjunto de documentos:

 Documento de identificação (exemplo: cartão de cidadão ou Bilhete de identidade);

 Cartão de contribuinte;

 Comprovativo de morada (exemplo: cópia da carta de condução, ou recibo de água, luz, gás …);

 Comprovativo de profissão (exemplo: folhas de vencimento)6;  Declaração do próprio, caso seja titular de um cargo público.

No caso de ser Empresário em Nome Individual, o cliente terá ainda de facultar a seguinte documentação adicional:

 Cartão de Pessoa Coletiva;

 Certidão de Registo Comercial ou outro documento público comprovativo do qual conste os elementos: Denominação, Sede e Objeto do empresário.

2º Fotocopiar e colocar o carimbo indicado em cada documento;

3º Verificar no “Central" através do nome ou do NIF se o cliente já existe; 4º Caso o cliente ainda não exista, criar o cliente no “Central”;

5º Se o cliente já existir verificar todos os dados e se necessário atualiza-los;

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Estes comprovativos apenas são necessários caso o Cliente desempenhe uma profissão e/ou tenha entidade patronal. No caso de uma doméstica, menor, ou desempregado, por exemplo, estes comprovativos não são necessários.

6º Criar a conta no “Central”. A conta pode ser Singular7 ou Coletiva8 e quanto à movimentação Conjunta9, Solidária10 ou Mista11;

7º Imprimir a ficha de cliente e a ficha de assinaturas através do Sibal. A ficha é impressa já preenchida ao contrário das antigas fichas de informação de cliente (Anexo 15), e a ficha de assinaturas de pessoas singulares (Anexo 16);

8º Imprimir o preçário e a FIN contratual através da Intranet do CA;

9º Solicitar a assinatura do cliente nos campos respetivos e trancar todos os espaços em branco da ficha de assinaturas e rubricar todas as páginas do preçário e das condições gerais;

10º Entregar ao cliente uma cópia do preçário e das condições gerais;

11º Questionar o cliente sobre o interesse em pedir o cartão bancário, caderneta e/ou aderir ao serviço On-line;

11º Encaminhar o cliente para o caixa para que seja efetuado o primeiro depósito; 12º Entregar ao gerente do balcão para que assine nos campos onde é solicitada a assinatura do responsável e de seguida fotocopiar a ficha de assinaturas e juntamente com os documentos originais arquivar na pasta correspondente, seguindo o original da ficha de assinaturas para a digitalização.

Abertura de Conta – Empresa:

Este processo começa por reunir os documentos necessários:  Cartão de cidadão ou Bilhete de Identidade

 Número de Pessoa Coletiva;

 Certidão permanente da empresa ou código de acesso;  Último balancete atualizado;

7

Constituída por um único titular, seja pessoa singular ou coletiva.

8

Constituída por mais que um titular, seja pessoa singular ou coletiva.

9

A movimentação a débito é feita com a assinatura de todos os titulares.

10

A movimentação a débito pode ser efetuada com a assinatura de qualquer titular.

11

 Balanço e Demonstração de Resultados de 2011.

Todo o restante processo de abertura se repete. Apenas a apresentação da ficha de assinaturas se altera ligeiramente. Esta ficha também é impressa já preenchida ao contrário das antigas fichas de informação de cliente (Anexo 17), e a ficha de assinaturas de pessoas coletivas (Anexo 18).