Atuação e relevância da área de controle da entidade

No que se refere esta subseção, utilizou-se as recomendações do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (2009a) e da International Federation of Accountants (2001) para fundamentar as questões, subsidiadas pelo referencial teórico.

A primeira indagação foi quanto à contratação da auditoria independente e quem é o responsável direto por sua contratação. O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (2009a) recomenda que esta contratação, a fixação de um plano de trabalho e os honorários fiquem a cargo do órgão máximo da Fundação, que é o Conselho Curador, no entanto, o que se observou é que em, pelo menos, 73% das fundações pesquisadas, essa atribuição fica concentrada no executivo principal, conforme evidenciado no Gráfico 21.

Gráfico 21 - Responsabilidade pela contratação da auditoria independente

Fonte: Dados da Pesquisa (2015)

O Gráfico 21 evidencia, ainda, que apenas 15%, do total de respondentes utilizam o Conselho Curador para contratar a auditoria independente. Uma fundação utilizou a opção “Outro” para responder que o executivo principal é o responsável pela contratação, porém esta é submetida à aprovação do Conselho Curador. Nenhuma fundação submete a contratação da auditoria independente ao Conselho Fiscal e apenas uma submete ao Conselho Curador, Conselho Fiscal e Executivo.

Quanto ao relatório da auditoria, o encaminhamento está apontado no Gráfico 22. Gráfico 22 - A quem é destinado o relatório da Auditoria Independente

De acordo com o Gráfico 22, 53% das fundações destinam o relatório da auditoria independente ao Conselho Curador, Conselho Fiscal e Executivo; 21% destinam apenas ao Executivo; 16% ao Conselho Curador; e 10% ao Conselho Fiscal.

É importante destacar que o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (2009a) recomenda que os auditores devam reportar ao Conselho Curador a discussão das principais políticas contábeis; deficiências relevantes e falhas significativas nos controles e procedimentos internos; tratamentos contábeis alternativos; casos de discordâncias com a administração; avaliação de riscos e análise de possibilidade de fraudes.

Em relação às atividades de administração financeira desempenhada pela fundação de apoio, tem-se o Quadro 8.

Quadro 8 - Atividades de administração financeira desempenhada pela fundação de apoio

Quesito analisado Nº

Elaboração de planejamento estratégico 10

Mensuração do desempenho, formulação de objetivos de resultados e planos operacionais. 12 Organização de pessoas, estruturas, processos e tecnologias operacional 14

Preparação de relatórios financeiros e de desempenho 13

Desempenha as situações de caixa e de estrutura financeira de curto, médio e longo prazos 10 Fonte: Dados da Pesquisa (2015)

O Quadro 8 evidencia que 10 fundações elaboram o seu planejamento estratégico e desempenham as situações de caixa e de estrutura financeira de curto, médio e longo prazos. Dos respondentes, 12 fundações atuam na mensuração do desempenho, formulação de objetivos de resultados e planos operacionais. Além de 14 fundações que também atuam na organização de pessoas, estruturas, processos e tecnologia operacional. Por último, 13 utilizam a administração financeira para preparação de relatórios financeiros e de desempenho.

Os itens elencados no Quadro 8 são dispositivos recomendados pela International Federation of Accountants (2001) para melhorar a administração financeira da entidade, de modo a ter-se um maior controle quanto ao planejamento estratégico, organização e gestão de pessoas, mensuração do desempenho e planos operacionais, preparação de relatórios financeiros e controle das situações de caixa.

Foi questionado, ainda, quanto à existência de uma área especifica de controle interno, pois, conforme disposição da International Federation of Accountants (2001) é

indispensável que haja uma área destinada, especificamente, aos controles internos da entidade, conforme Gráfico 23.

Gráfico 23 - Existência de uma área de controle interno

Fonte: Dados da Pesquisa (2015)

O Gráfico 23 elucida que em pelo menos 8 fundações ainda não há uma área destinada especificamente ao controle interno. Em 5 (cinco) fundações a área a controladoria exerce essa função de monitoramento dos controles internos; uma 1 (uma) é a auditoria interna que exerce essa função. Em 3 (três) fundações existe o acompanhamento do controle interno, porém não há área específica e, por último, em 2 (duas) a área de acompanhamento é a do próprio controle interno.

Das 11 (onze) fundações de apoio que afirmaram possuir uma área ou um sistema de acompanhamento dos controles interno, foi-se perguntado quanto ao alcance dos relatórios, os destinatários, as principais funções e os aspectos relacionados ao nível de controle dentro da organização.

A normatização emanada da área de controle interno evidenciam-se os resultados no Gráfico 24.

Gráfico 24 - Áreas de alcance das notas, pareceres, relatórios e opiniões produzidos pela área de controle interno

Fonte: Dados da Pesquisa

O Gráfico 24 demonstra que 100% das fundações que desenvolvem ações de monitoramento ou área de controle interno, utilizam suas notas, pareceres, relatórios e opiniões para tratar do sistema de controles gerenciais, operacionais, orçamentários e financeiros da entidade; 6 (seis) incluem nos relatórios assuntos relacionados à prestação de contas anual do executivo; 8 (oito) incluem em seus relatórios, notas ou pareceres alguma informação sobre as prestações de contas anuais da gestão dos dirigentes de órgãos governamentais; e, por último, 7 (sete) fundações utilizam os relatórios do controle interno para tratar do desempenho da gestão.

Ainda quanto ao alcance dos relatórios das áreas de controle interno, questionou- se acerca da dimensão e áreas abrangidas pelos mesmos.

Quadro 9 - Áreas de alcançadas pelos relatórios dos controles internos

Áreas de alcance dos relatórios das áreas de controle interno Nº

a revisão das ações para aferir se os resultados são consistentes com objetivos estabelecidos 11 a extensão da salvaguarda dos ativos quanto a desperdícios, ineficiência administrativa, fraudes etc

7

a confiabilidade e integridade das informações gerenciais e financeiras disponíveis 9

a economia e eficiência no uso dos recursos 9

a integridade dos sistemas informatizados 8

a adequação da estrutura e a eficácia de gestão dos controles internos 10 Fonte: Dados da Pesquisa (2015)

A International Federation of Accountants (2001) recomenda que as áreas de controle interno atuem em seguimentos específicos da entidade, de modo a garantir o cumprimento dos fins organizacionais e velar, principalmente, pelos controles previamente estabelecidos, além de acompanhar as determinação da Administração.

O Quadro 9 traz algumas dessas principais recomendações e o que se observou é que, em regra, as fundações que possuem um controle interno ativo, trabalhando de acordo com as recomendações trazidas pela International Federation of Accountants (2001), de modo que 100% das fundações que responderam possuir área de controle interno, trabalham na a revisão das ações para aferir se os resultados são consistentes com objetivos estabelecidos; 90% utilizam o controle interno para adequar a estrutura e a eficácia de gestão dos controles internos; 82% dos respondentes das áreas de controle interno tratam em seu relatório a confiabilidade e integridade das informações gerenciais e financeiras disponíveis, além da economia e eficiência no uso dos recursos; 72% das áreas de controle interno englobam em seus relatórios a integridade dos sistemas informatizados; e, por fim, 63% tratam acerca da extensão da salvaguarda dos ativos quanto a desperdícios, ineficiência administrativa e fraudes.

Quanto às funções das áreas de controle interno das fundações, também se utilizou recomendações da International Federation of Accountants (2001) para identificar o tipo de atividade exercida por essas áreas, conforme Quadro 10.

Quadro 10 - Funções atribuídas à área de controle interno

Quesito analisado Nº

Emite instruções para assegurar o estabelecimento de estruturas (instrumentos e práticas) de

controle interno na entidade 9

Revisa, testa e informa periodicamente sobre a adequação da estrutura de controle interno da

entidade 8

Adota procedimentos de controle relacionados à tecnologia da informação, envolvendo prevenção, detecção e correção de irregularidades no processamento de informações e a

segurança da informação 6

Monitora o desempenho das funções de controle nos órgãos para verificar a abrangência de

sua aplicação e a sua efetividade frente aos objetivos organizacionais 8 Fonte: Dados da Pesquisa (2015)

Conforme dados da pesquisa, o Quadro 10 evidencia que, das 11 (onze) fundações que responderam possuir área de controle interno, pelo menos, 9 têm como função a emissão

de instruções para assegurar o estabelecimento de estruturas (instrumentos e práticas) de controle interno na entidade; 8 áreas revisam, testam e informam periodicamente sobre a adequação da estrutura de controle interno da entidade, além de monitorar o desempenho das funções de controle nos órgãos para verificar a abrangência de sua aplicação e a sua efetividade frente aos objetivos organizacionais; e 6 (seis) adotam procedimentos de controle relacionados à tecnologia da informação, envolvendo prevenção, detecção e correção de irregularidades no processamento de informações e a segurança da informação.

Gráfico 25 - Instruções emitidas pela área de controle interno para a Alta Administração

Fonte: Dados da Pesquisa (2015)

Conforme dados apresentados no Gráfico 25, todas as fundações que responderam possuir área de controle interno, utilizam esta área para trabalhar na prevenção de erros e fraudes, observar conformidade com leis e regulamentos e salvaguarda dos recursos orçamentários, financeiros, patrimoniais e humanos. Das 11 (onze), 10 (dez) fundações responderam utilizar a área de controle interno para, além da prevenção de erros e fraudes, observar conformidade com leis e regulamentos e salvaguarda dos recursos orçamentários, financeiros, patrimoniais e humanos, funcionam como um meio de trazer mais confiabilidade aos relatórios da entidade e garantir o alcance de seus objetivos.

Quadro 11 - Atuação da área de controle interno quanto à gestão de risco

Atuação do Controle interno quanto à gestão dos riscos atua: Nº

Na compreensão e alcance dos objetivos alcançados 6

Na identificação dos riscos associados com a realização dos objetivos 8 Na avaliação dos riscos, incluindo a probabilidade e o potencial impacto dos riscos

específicos

10

Na identificação e avaliação os riscos internos e oportunidades 10 No monitoramento e avaliação os riscos e seus programas/procedimentos 7 Fonte: Dados da Pesquisa (2015)

O Quadro 11 evidencia as áreas de atuação das áreas de controle interno quanto à gestão dos riscos das fundações, de modo que se conseguiu evidenciar que 90% dos respondentes têm suas áreas de controle atuando na avaliação dos riscos, incluindo a probabilidade e o potencial impacto dos riscos específicos e na identificação e avaliação os riscos internos e oportunidades; 72% das áreas atuam na identificação dos riscos associados com a realização dos objetivos; 63% contribuem no monitoramento e avaliação os riscos e seus programas/procedimentos; e 54% atuam na compreensão e alcance dos objetivos alcançados.

A gestão de risco por parte das áreas de controle também compõe uma importante recomendação da International Federation of Accountants (2001) para garantir o cumprimento dos fins organizacionais, assim como dirimir possíveis exposições a risco não previstas. Gráfico 26 - Monitoramento do controle orçamentário realizado pela Fundação

Quanto ao monitoramento do controle orçamentário, a International Federation of Accountants (2001) recomenda que os recursos sejam alocados em consonância com os objetivos estabelecidos no planejamento e seja também realizada a alocação e execução das despesas e das fontes de financiamento de acordo com o que fora previamente estabelecido.

Conforme os dados da pesquisa, o Gráfico 26 demonstra que 73% dos respondentes realizam o controle orçamentário tanto na alocação dos recursos em consonância com os objetivos estabelecidos no planejamento como na alocação e execução das despesas e das fontes de financiamento de acordo com o que fora previamente estabelecido.

Assim, observou-se que, contrariando o disposto do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (2009a), a maioria das fundações responsabiliza o executivo principal para contratação da auditoria independente, e não o Conselho Curador; a maior parte das fundações ainda não dispõem de uma área específica para o controle interno; os relatórios, pareceres e opiniões das áreas de controle interno alcançam diversas áreas e atividades da organização, entre elas: sistemas e controles gerenciais, desempenho da gestão e prestação de contas anuais do executivo principal.