A auditoria no setor financeiro da empresa Alfa Intelligence foi realizada com a aplicação de um questionário nos responsáveis diretos pelo setor, fornecendo um conhecimento global acerca do controle interno da organização.
No quadro 10 constam as respostas obtidas com a aplicação do questionário inicial dos trabalhos de auditoria interna.
Quadro 10 - Quantificação das respostas obtidas em relação à Auditoria Interna
Questionário Sim Não
1 - As atribuições e responsabilidades dos funcionários estão
claramente definidas nos manuais internos da organização? 2 1 2 - Os procedimentos sobre as principais atividades da empresa
estão definidos nos manuais internos da organização? 3 0 3 - O pessoal executante das atividades é adequado e competente? 3 0 4 - Há rotação entre os funcionários designados para cada trabalho? 1 2 5 - A empresa utiliza um sistema orçamentário (receitas, despesas,
bens imobilizados, etc.)? 1 2
6 - Os valores incorridos são comparados com os valores orçados? 1 2 7 - A disponibilidade registrada existe, isto é, encontra-se nos
bancos ou em poder da empresa? 3 0
8 - Diariamente são gerados relatórios dos recursos em caixa e
bancos? 3 0
9 - Existem documentos no caixa que não representam recursos de
caixa (vales, recados, etc.)? 1 2
10 - É realizada análise de concessão de crédito ao cliente antes de
ser processada a venda? 0 3
11 - As informações nas notas fiscais são conferidas para reduzir a
ocorrência de erros? 3 0
12 - Existe controle para assegurar que todas as vendas sejam
contabilizadas? 3 0
13 - As notas fiscais de venda são numeradas sequencialmente? 3 0
14 - São notas fiscais eletrônicas? 3 0
15 - A contabilidade confere a sequência numérica e verifica se
todas foram recebidas e devidamente contabilizadas? 3 0 16 - As notas fiscais de venda são emitidas por ocasião de venda? 3 0 17 - As contas a receber são reais e representam direitos efetivos da
18 - É feito acompanhamento periódico para assegurar a cobrança
dos vencimentos? 3 0
19 - Esse acompanhamento é revisado e aprovado por outra pessoa
de quem o prepara? 3 0
20 - Quando necessário são tomadas providências adequadas sobre
vencimentos em atraso? 3 0
21 - Há política definida para a concessão de descontos e ou
dispensa de juros? 0 3
22 - As contas a receber são baixadas com documentos
comprobatórios? 3 0
23 - Há a possibilidade de inclusão de contas a receber sem
autorização? 1 2
24 - As alterações nos vencimentos das contas a receber são
previamente autorizadas e registradas? 3 0
25 - As despesas antecipadas representam gastos efetivos da
empresa que irão beneficiar o período subsequente? 1 2 26 - Existe uma política definida para aproveitar os descontos
financeiros? 0 3
27 - As compras realizadas são as compras previamente aprovadas
e nas melhores condições de mercado? 2 1
28 - A formalização da compra é realizada por escrito (ordem,
contrato etc.)? 3 0
29 - Existe segurança de que somente as compras efetivamente
autorizadas sejam liberadas para pagamento? 1 2
30 - As contas a pagar somente são incluídas com autorização? 2 1 31 - As contas a pagar são baixadas com documentos
comprobatórios? 3 0
32 - Os controles internos asseguram que os documentos sejam
pagos na época devida? 3 0
33 - Os juros são pagos somente com autorização prévia? 2 1 34 - Há a possibilidade de um pagamento ser realizado em
duplicidade? 2 1
35 - Existe controle adequado na guarda, preparo e assinatura de
cheques? 3 0
36 - As contas a pagar são reais e devidas pela empresa? 3 0 37 - Os investimentos são de propriedade da empresa e estão
integralmente incluídos no balanço patrimonial? 3 0
38 - O imobilizado é de propriedade da empresa e permanece em
uso? 3 0
39 - A depreciação está corretamente calculada e contabilizada? 3 0 40 - Os empréstimos são reais e devidos pela empresa? 3 0 41 - As informações e os cálculos das folhas de pagamentos e
outros relatórios que determinam as quantidades a pagar aos funcionários são conferidos?
42 - As alterações da folha de pagamento são previamente
aprovadas? 3 0
43 - As contas de salários, descontos e encargos sociais a pagar são analisadas, sendo qualquer diferença, entre o valor provisionado
e o efetivamente pago, imediatamente investigada? 2 1 Fonte: Adaptado de Attie (2011) e Almeida (2010). Dados conforme pesquisa.
Diante das respostas obtidas, foi possível identificar as questões que apresentaram as situações não conformes, apontadas na coluna questão referência do quadro 11. Através destas, a natureza das fraquezas do controle interno da empresa analisada foram determinadas e o objetivo do estudo foi atingido, o de utilizar a auditoria interna como uma ferramenta de gestão, visando analisar a eficiência e eficácia dos controles internos praticados.
No quadro 11 constam as questões referência, os pontos observados, as possíveis consequências e as principais recomendações acerca das fraquezas diagnosticadas através do questionário aplicado.
Quadro 11 - Aplicabilidade da Auditoria Interna
Questão
Ref. Ponto Observado
Possível
Consequência Recomendação
1
Os manuais internos não contemplam todas as atribuições e responsabilidades dos funcionários. Inobservâncias aos processos, normas e políticas da organização; Omissão, erros e irregularidades. Criação de IT - Instruções de Trabalho para cada atividade e disponibilizadas de forma tempestiva, assim que o novo funcionário for contratado.
4 Falta de rotatividade Possíveis tentativas de fraudes.
Implantação de um sistema de rotação de funcionários obrigatória para pessoas de cargos importantes. 5 Falta da previsão de receitas e despesas futuras. Manipulação de numerários. Implantação e utilização do sistema orçamentário como instrumento de gestão. 6 Falta de controle e de avaliação do desempenho. Gastos excessivos. Revisão tempestiva para permitir a coordenação dos recursos financeiros. 9 Existência de itens não
numerários.
Utilização indevida de numerário.
Descontinuação da prática.
10 Não há prática formalizada para a concessão de crédito. Aumento da inadimplência e prejuízos decorrentes do não recebimento; Manipulação de numerários. Estabelecer uma política para a concessão de crédito. 21
Não há prática geral para concessão de descontos. Manipulação de numerários Estabelecer uma política para a concessão de descontos. 23 Informação contábil indevida. Cobranças indevidas, manipulação de numerários e demonstrações contábeis irreais.
Exame tempestivo das contas a receber visando o controle de qualidade da contabilização. 25 Possíveis erros na classificação das contas. Valores inadequados nas demonstrações financeiras. Analisar os seguros existentes e estabelecer uma política para a contratação de seguros para os ativos. 26 Não há prática formalizada para o aproveitamento de descontos financeiros. Manipulação de numerários. Estabelecer uma política para o aproveitamento de descontos. 27 Falta de procedimento para a realização das compras. Manipulação de numerários e benefícios a fornecedores. Implantação da gestão de compras.
29 Falta de controle. Fraudes e desvio de numerários.
Exame documental que comprove a existência por parte do credor seu crédito junto à entidade.
30 Passivos registrados indevidamente. Pagamentos indevidos, manipulação de numerários e demonstrações contábeis irreais.
Exame tempestivo das contas a pagar visando o controle de qualidade da contabilização. 33 Falta de revisão permanente dos contatos. Descontrole financeiro. Formalização de procedimento para exame permanente dos contratos. 34 Falta de revisão e autorização dos pagamentos. Pagamentos indevidos e manipulação de numerários.
Exame tempestivo das contas a pagar. 43 Possíveis pagamentos e ou descontos indevidos. Manipulação de valores e benefícios a funcionários. Segregação da função, por pessoa independente a do preparo.
CONCLUSÃO
Devido o contexto atual das organizações, os processos de análise financeira e de auditoria interna das demonstrações financeiras e do controle interno, direcionam para que o principal objetivo corporativo seja alcançado, a captação de recursos financeiros visando à maximização de seus lucros. Portanto, não basta apenas possuir as demonstrações financeiras, é necessário que estas sejam analisadas e transformadas em informações úteis e que representem uma ferramenta de gestão, subsidiando o processo decisório na tomada de decisões.
Com a realização deste estudo, foi possível analisar detalhadamente a situação econômico-financeira da organização objeto de estudo, através das demonstrações financeiras, bem como realizar os trabalhos iniciais de uma auditoria interna, objetivando o apontamento de irregularidades nos processos internos, voltada ao gerenciamento de resultados.
O estudo realizado fundamentou-se na revisão da literatura acerca da contabilidade, da análise financeira e da auditoria por meio de pesquisas bibliográficas, sendo posteriormente realizado o estudo do caso, tendo como fonte as demonstrações financeiras fornecidas pela organização Alfa Intelligence e pela aplicação do questionário de auditoria interna para a verificação dos controles internos e dos procedimentos relativos.
O estudo do caso se desenvolveu por meio dos métodos de análise horizontal e vertical e dos indicadores financeiros e econômicos, os quais apresentaram detalhadamente a situação econômico-financeira da organização, e por fim, através dos trabalhos iniciais de auditoria interna foi realizado o levantamento das principais fraquezas e o apontamento das recomendações em relação às atividades examinadas, ficando a cargo da organização avaliar a possível implementação das mesmas.
A partir do estudo realizado, é possível concluir que a análise financeira e a auditoria interna são instrumentos poderosos de controle e de diagnóstico organizacional, contribuindo para a melhoria contínua, o aperfeiçoamento dos processos internos e a continuidade financeira e operacional da organização. Neste sentido, estes processos são fundamentais para o assessoramento administrativo, visando o direcionamento das estratégias futuras, para a obtenção dos resultados corporativos projetados.
Por fim, ressalta-se que o estudo realizado alcançou os objetivos propostos, tendo em vista que o contexto do estudo demonstra isso, destacando que a aplicabilidade torna-se um diferencial que busca auxiliar os gestores com informações na busca pela eficiência e eficácia na gestão de recursos. Na condição de concluinte do curso de Administração, os conceitos abordados foram de grande valia, proporcionando a construção do conhecimento e instigando o constante aperfeiçoamento.
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APÊNDICE
Quadro 12 - Questionário para coleta de dados - Auditoria Interna
Questionário Sim Não
1 - As atribuições e responsabilidades dos funcionários estão
claramente definidas nos manuais internos da organização? ( ) ( ) 2 - Os procedimentos sobre as principais atividades da empresa
estão definidos nos manuais internos da organização? ( ) ( ) 3 - O pessoal executante das atividades é adequado e competente? ( ) ( ) 4 - Há rotação entre os funcionários designados para cada trabalho? ( ) ( ) 5 - A empresa utiliza um sistema orçamentário (receitas, despesas,
bens imobilizados, etc.)? ( ) ( )
6 - Os valores incorridos são comparados com os valores orçados? ( ) ( ) 7 - A disponibilidade registrada existe, isto é, encontra-se nos
bancos ou em poder da empresa? ( ) ( )
8 - Diariamente são gerados relatórios dos recursos em caixa e
bancos? ( ) ( )
9 - Existem documentos no caixa que não representam recursos de
caixa (vales, recados, etc.)? ( ) ( )
10 - É realizada análise de concessão de crédito ao cliente antes de
ser processada a venda? ( ) ( )
11 - As informações nas notas fiscais são conferidas para reduzir a
ocorrência de erros? ( ) ( )
12 - Existe controle para assegurar que todas as vendas sejam
contabilizadas? ( ) ( )
13 - As notas fiscais de venda são numeradas sequencialmente? ( ) ( )
14 - São notas fiscais eletrônicas? ( ) ( )
15 - A contabilidade confere a sequência numérica e verifica se
todas foram recebidas e devidamente contabilizadas? ( ) ( ) 16 - As notas fiscais de venda são emitidas por ocasião de venda? ( ) ( ) 17 - As contas a receber são reais e representam direitos efetivos da
empresa contra os devedores? ( ) ( )
18 - É feito acompanhamento periódico para assegurar a cobrança
dos vencimentos? ( ) ( )
19 - Esse acompanhamento é revisado e aprovado por outra pessoa
de quem o prepara? ( ) ( )
20 - Quando necessário são tomadas providências adequadas sobre
vencimentos em atraso? ( ) ( )
21 - Há política definida para a concessão de descontos e ou
dispensa de juros? ( ) ( )
22 - As contas a receber são baixadas com documentos
23 - Há a possibilidade de inclusão de contas a receber sem
autorização? ( ) ( )
24 - As alterações nos vencimentos das contas a receber são
previamente autorizadas e registradas? ( ) ( )
25 - As despesas antecipadas representam gastos efetivos da
empresa que irão beneficiar o período subsequente? ( ) ( ) 26 - Existe uma política definida para aproveitar os descontos
financeiros? ( ) ( )
27 - As compras realizadas são as compras previamente aprovadas
e nas melhores condições de mercado? ( ) ( )
28 - A formalização da compra é realizada por escrito (ordem,
contrato etc.)? ( ) ( )
29 - Existe segurança de que somente as compras efetivamente
autorizadas sejam liberadas para pagamento? ( ) ( ) 30 - As contas a pagar somente são incluídas com autorização? ( ) ( ) 31 - As contas a pagar são baixadas com documentos
comprobatórios? ( ) ( )
32 - Os controles internos asseguram que os documentos sejam
pagos na época devida? ( ) ( )
33 - Os juros são pagos somente com autorização prévia? ( ) ( ) 34 - Há a possibilidade de um pagamento ser realizado em
duplicidade? ( ) ( )
35 - Existe controle adequado na guarda, preparo e assinatura de
cheques? ( ) ( )
36 - As contas a pagar são reais e devidas pela empresa? ( ) ( ) 37 - Os investimentos são de propriedade da empresa e estão
integralmente incluídos no balanço patrimonial? ( ) ( ) 38 - O imobilizado é de propriedade da empresa e permanece em
uso? ( ) ( )
39 - A depreciação está corretamente calculada e contabilizada? ( ) ( ) 40 - Os empréstimos são reais e devidos pela empresa? ( ) ( ) 41 - As informações e os cálculos das folhas de pagamentos e
outros relatórios que determinam as quantidades a pagar aos funcionários são conferidos?
( ) ( ) 42 - As alterações da folha de pagamento são previamente
aprovadas? ( ) ( )
43 - As contas de salários, descontos e encargos sociais a pagar são analisadas, sendo qualquer diferença, entre o valor provisionado
e o efetivamente pago, imediatamente investigada? ( ) ( ) Fonte: Adaptado de Attie (2011) e Almeida (2010).