Auditorias das operações adequadas

4. Relatório de controlo anual e parecer de auditoria adequados

Avaliação: Funciona bem, funciona mas necessita de algumas melhorias,

funciona parcialmente ou não funciona.

Avaliação dos sistemas

Nível de segurança determinado com base no trabalho de suporte ao parecer de conformidade ou em auditorias

Alto – Cat. 1

Todos os elementos-chave / riscos estão devidamente salvaguardados por controlos internos e têm condições para funcionar / funcionam

eficazmente, apenas necessitam de pequenas melhorias

Médio – Cat. 2 ou

3

Todos os elementos-chave / riscos estão devidamente salvaguardados por controlos internos e têm condições para funcionar / funcionam eficazmente, sendo necessárias algumas melhorias

Os elementos-chave / riscos estão salvaguardados por controlos internos que previsivelmente irão funcionar / funcionam de forma parcial, sendo necessárias melhorias significativas

Baixo –

Cat. 4 No essencial os sistemas não irão funcionar / não funcionam

Principais erros e desconformidades (1)



Ao nível dos sistemas de gestão e controlo em geral:

→

Insuficiências ao nível da seleção e aprovação das operações;

→

Insuficiências ao nível da supervisão das funções delegadas;

→

Inexistência de verificações de gestão (administrativas e no local) adequadas;

→

Incumprimento dos princípios da independência e segregação de funções; (contratos de delegação de competências nas CIM)

→

Insuficiências ao nível dos sistemas de informação.

Principais erros e desconformidades (2)



Contratação pública (apesar da evolução, continua a merecer especial

atenção):

→ Deficiente definição do objeto contratual, com efeitos adversos na execução dos contratos;

→ Falta dos pareceres prévios necessários das autoridades envolvidas (designadamente, ambiente e poder local);

→ Falta de publicidade – as publicações obrigatórias não são feitas ou são feitas de modo inapropriado;

→ Procedimentos inadequados face aos montantes envolvidos, em particular, ajustes diretos não devidamente fundamentados por critérios materiais;

→ Não cumprimento dos princípios gerais do Tratado da União Europeia, quando os valores dos contratos se situam abaixo dos limiares das Diretivas;

Principais erros e desconformidades (3)

→ Trabalhos a mais que não resultam de circunstâncias imprevistas/ imprevisíveis;

→ Falta de transparência ou insuficiência nos critérios de seleção; → Adopção de critérios de seleção discriminatórios;

→ A audiência prévia nem sempre é exercida;

→ Fracionamento artificial dos contratos para recorrer a procedimentos menos

exigentes;

→ Alteração física do objeto do contrato ou alteração significativa das fontes de

financiamento;

→ Prorrogação dos períodos de execução dos contratos, que deveriam dar

origem a novos procedimentos.

Principais erros e desconformidades (4)



Outras situações observadas com maior frequência e / ou maior impacto financeiro:

→

Enquadramento da elegibilidade das operações nas Decisões dos PO, nos Avisos para apresentação das candidaturas ou nos Regulamentos Específicos;

→

Reprogramações com alteração de taxas de co-financiamento;

→

Enquadramento das operações nos Planos de ordenamento do território;

→

Enquadramento legal dos contratos de delegação de competências;

→

Incumprimento das regras estabelecidas em protocolo;

Principais erros e desconformidades (5)

→

Formalidades na contratação do pessoal face às regras estabelecidas na Administração Pública;

→

Atraso na implementação das recomendações e na correção dos erros;

→

Incumprimento dos objetivos das operações;

→

Componentes não elegíveis;

→

Fundamentação para a quantificação do mérito das operações;

→

Despesas não devidamente fundamentadas;

→

Reduções de preços não abatidas à despesa validada;

Principais erros e desconformidades (6)

→

Inelegibilidade temporal das despesas;

→

Enquadramento de operações antes da definição e aprovação dos critérios de

seleção pelas Comissões de acompanhamento dos PO;

→

Registo contabilístico de dívidas;

→

Engenharia financeira;

→

Análise custo benefício;

→

Quantificação do défice de financiamento;

→

Evidência das chaves de imputação dos gastos indiretos.

Medidas preventivas (1)



Ao nível dos sistemas de gestão e controlo em geral:

→

Reforço das verificações de gestão (artº 13º do Reg. 1828/2006);

→

Melhoria das evidências que suportam a pista de auditoria;

→

Reforço da supervisão das funções delegadas (nos Organismos Intermédios);

→

Manutenção da Descrição dos Sistemas de Gestão e Controlo atualizada e em efetivo funcionamento;

→

Melhoria dos procedimentos de tratamento das recomendações de auditoria e dos resultados das verificações de gestão (follow-up mais eficaz).

Medidas preventivas (2)



Ao nível dos procedimentos de contratação pública:

→

Os resultados das auditorias anteriores reforçaram a experiência de todos os intervenientes (Autoridades de Gestão / Organismos Intermédios, de Certificação e de Auditoria), incluindo ainda alguns beneficiários;

→

O ponto chave do controlo (verificações de gestão – artº. 13.º do Reg. 1828/2006) encontra-se reforçado e fornece maiores garantias do cumprimento das normas.

Medidas preventivas (3)

No entanto, é necessário que:

→

As verificações do art.º 13.º (Autoridades de Gestão) forneçam uma segurança razoável de que os procedimentos de contratação pública são adequadamente analisados;

→

Os dossiers dos projetos contenham evidência das verificações realizadas e dos documentos relevantes em matéria de contratação;

→

As verificações complementares realizadas pelas Autoridades de Certificação forneçam uma garantia razoável de que todos os procedimentos de contratação pública são objeto de verificação (AG + AC) antes da despesa ser certificada à CE.

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações

Auditorias em Operações



Enquadramento



Auditoria – Programação e execução



Analise e tratamento dos Erros

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações Controlo de Operações

Joana do Ó Diretora da Unidade de Controlo e Auditoria IFDR

O artigo 16.º do Regulamento (CE) n.º 1828/2006 determina que as auditorias das operações são efetuadas em cada período de doze meses sobre uma amostra de operações selecionadas por um método estabelecido ou aprovado pela Autoridade de Auditoria;

A auditoria em operações visa aferir da conformidade das mesmas, quanto à fiabilidade, regularidade e legalidade das despesas declaradas à Comissão Europeia.

Estas auditorias serão realizadas no local, com base em documentos e registos conservados pelo beneficiário.

Enquadramento – Auditoria das Operações O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações

Enquadramento

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações

Autoridade de Auditoria IGF Estrutura Segregada de Auditoria do IFDR Supervisão Auditoria em Operações

Consel ho Di re tiv o Funç ão U ni da de Vice-Presidente Presidente Auditoria operações Auditoria interna Vice-Presidente Certificação Apoio à Gestão Operacional Controlo e Auditoria Certificação Pagamento Auditoria Interna

Enquadramento - Competências

Compete à Estrutura de Auditoria Segregada do IFDR a:



Elaboração da amostra de operações a apresentar à autoridade de auditoria ;



Elaboração da proposta dos planos anuais de auditoria.



Realização de auditorias em operações, com meios próprios ou com recurso a auditores externos;



Realização de ações de controlo cruzado junto de outras entidades envolvidas.

Estas auditorias certificam o cumprimento das seguintes condições:

→

Legalidade e regularidade das transações;

→

Integridade dos registos;

→

Realização das operações

Execução - Trabalho de auditoria O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações

Estas auditorias certificam o cumprimento das seguintes condições:

→

Mensuração;

→

Existência e propriedade dos ativos;

Execução - Trabalho de auditoria O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações

Planeamento

População

Definição da Amostra

Parâmetros Metodologia

Execução - Trabalho de auditoria



Preparação



Trabalho de Campo



Elaboração do Relatório Preliminar



Exercício de contraditório



Relatório final

Execução - Trabalho de auditoria



Preparação

→

Compilação e análise da regulamentação específica aplicável às operações da amostra;

→

Recolha de informação por Acesso aos SI das AG

Execução - Trabalho de auditoria



Trabalho de Campo Junto do beneficiário

→

Testes de controlo ou de conformidade

→

Testes substantivos

Execução - Trabalho de auditoria O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações



Elaboração do Relatório Preliminar

→

Conclusões e recomendações preliminares;

→

Correções financeiras preliminares (quando aplicável);

→

Identificação dos documentos de despesa auditados;

→

Identificação dos procedimentos de contratação pública

Execução - Trabalho de auditoria O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações



Exercício de contraditório

→

Beneficiário

Execução – Trabalhos Complementares

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações

Controlo cruzado

→

Sempre que se revele necessário para efeitos de confirmação, por terceiros, de determinados aspetos observados e verificados na auditoria;

→

Por circularização documental a fornecedores, a uma amostra de operações definida à priori.

Execução - Relatório final

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações



Por Operação



Por PO

Execução - Relatório final

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações



Relatório Final por Operação

Evidencia os resultados da auditoria por operação:

→

as conclusões preliminares;

→

as alegações produzidas em contraditório;

→

o parecer de auditoria elaborado após análise do contraditório;

→

as recomendações e o prazo para a sua implementação.

Execução - Relatório final

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações



Por Programa Operacional

Evidencia os resultados, conclusões e recomendações:

↘

das várias operações auditadas;

↘

Resultados das verificações complementares realizadas junto das Autoridades de Gestão

Inclui:

→

Síntese conclusiva - principais conclusões e recomendações relativas ao

programa operacional, propostas de correções financeiras por operação, tipo de anomalia/erro e classificação do erro.

Execução - Relatório final

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações



Por Sistema Comum

↘

Resultados, conclusões e recomendações para os vários PO que integram o Sistema Comum.

Este relatório inclui:

→

Síntese conclusiva - principais conclusões sobre as operações auditadas

no sistema comum, propostas de correções financeiras por operação, tipo de anomalia/erro e classificação do erro

Verificações complementares

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações

Verificações Complementares nas AG - Objetivo Verificar que as operações :



satisfazem os critérios de seleção definidos para o programa operacional;



foram realizadas em conformidade com a decisão de aprovação;



observam todas as condições aplicáveis relativamente à sua funcionalidade e utilização ou aos objetivos a concretizar

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações

Verificações Complementares nas AG



São efetuadas junto das Autoridades de Gestão/Organismos

Intermédios a uma amostra de operações selecionada por PO dentro da amostra de operações a auditar em cada ano;



Os resultados finais são parte integrante do relatório final das auditorias em operações, por Programa Operacional.

Execução

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações



Análise dos Erros

↘

Sistémicos – resultam de deficiências graves registadas nos sistemas

de gestão e de controlo interno, têm origem em circunstâncias

definidas e análogas e ocorrem durante certo e determinado período de tempo.

↘

Aleatórios – pressupõem a probabilidade de ocorrência de erros do

Execução

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações



Análise dos Erros

↘

Anómalos - decorrem de situações particulares, claramente

identificáveis, configurando casos isolados não sendo expectável a ocorrência de erros similares na população.

A classificação dos erros detetados e existentes nos relatórios finais por Sistema Comum é alvo de validação por parte da Autoridade de Auditoria.

Execução

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações



Tratamento dos Erros

↘

Erros sistémicos

Determinar o perímetro total e consequente quantificação - identificar todas as situações suscetíveis de produzirem um erro do tipo observado, permitindo o apuramento do seu efeito total na população.

Sendo possível determinar esse efeito, o erro será considerado conhecido, pelo que não será necessária a sua extrapolação.

Execução

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações



Tratamento dos Erros

↘

Erros aleatórios

Pressupõem a probabilidade de ocorrência de erros do mesmo tipo, ou similares, na população não constante da amostra, pelo que importa proceder à sua extrapolação para a população de referência, de modo a estimar o seu efeito total.

A avaliação do erro considera-se aplicável à população que determinou a amostra, não sendo possível extrair conclusões individualizadas pelos seus componentes.

Sistema Comum 1 1% 1% 1% _2% 2% 5% 6% 12% 20% 50%

Critérios de adjudicação não conformes com a legislação aplicável Inelegibilidade do projeto

Inexistência de adequada publicitação do procedimento de contratação

Descontos, devoluções e anulações

Despesas não imputáveis / sem enquadramento no projeto

Despesas fora do período de elegibilidade

2011

Violação dos princípios da igualdade de tratamento, não discriminação e transparência (não cumprimento da legislação nacional)

Não prestação de serviços / ações

Outros

Despesas de natureza não elegível

1% 1% 1% 6% 11% 12% 27% 41% Adjudicação ilegal 2010

Critérios de adjudicação não conformes com a legislação aplicável Inexistência de adequada publicitação do procedimento de contratação

Despesas não imputáveis / sem enquadramento no projeto Violação dos princípios da igualdade de

tratamento, não discriminação e transparência (não cumprimento da legislação nacional)

Inexistência de bens

Despesas de natureza não elegível

Adjudicação ilegal 1% 1% 1% 2% 1% 21% 73% 2% 98% 0%

Despesas não quitadas

Sistema Comum 2

2011 2010

Não conformidades mais frequentes



Inexistência de um sistema de contabilístico separado ou de um código contabilístico adequado para todas as transações relacionadas com a operação;



Insuficiências no que respeita à publicitação dos apoios concedidos no âmbito do QREN, tendo em consideração as boas práticas sobre a divulgação dos apoios comunitários;



Inexistência junto do beneficiário de um dossier de operação devidamente actualizado que integre todos os elementos relacionados com a operação, designadamente os documentos comprovativos da despesa realizada e apresentada a cofinanciamento;



Existência de receitas líquidas não identificadas em operações geradoras de receitas.

Nas verificações complementares AG



Não existe evidência da análise da eventual duplicação de ajudas, em sede de análise de candidatura;



Não existe evidência da análise de pareceres, estudos e/ou licenciamentos, em sede de análise de candidatura;



Anomalias na aplicação dos critérios de seleção:

→

Aplicação de critérios diferentes dos aprovados;

→

Avaliação suportada exclusivamente por parâmetros qualitativos;

→

Não existência de evidência da hierarquização objetiva das candidaturas. Não conformidades mais frequentes

Sistema Comum 1 Sistema Comum 2

PO Nº Operações PO Nº Operações

POR Norte 46 POVT 94

POR Centro 51 POAT 2

POR LVT 19

POR Alentejo 14

Verificações complementares nas AGs 22 Operações POR Algarve 6 Intervir + 14 Proconvergência 25 Compete 62 Amostra de Operações 2012

MÓDULO 1

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação

Gisela Rodrigues Diretora de Unidade de Certificação IFDR

MÓDULO 1

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação



Controlo de Certificação



Programação e execução

Enquadramento

Principais responsabilidades da AC (artigo 61.º do Reg. (CE) n.º 1083/2006)



Elaborar e apresentar à CE as declarações de despesa certificadas e pedidos de pagamento;



Certificar que:



a declaração de despesas é exata, resulta de sistemas de contabilidade fiáveis e se baseia em documentos justificativos verificáveis;



as despesas declaradas foram incorridas em relação a operações selecionadas em conformidade com os critérios aplicáveis ao PO e estão em conformidade com as regras comunitárias e nacionais aplicáveis;



Ter em conta os resultados de todas as auditorias efetuadas pela AA

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação  Controlo de Certificação

Órgão Unidade Fiscal Único Núcleo Comunicação Auditoria Interna Administração Financeira e Patrimonial Recursos Humanos Gestão Financeira SI QREN SI Interno Programação e Monitorização Financeira Acompanha- mento e Avaliação Cooperação Territorial e Iniciativas Comunitárias Apoio à Gestão

Operacional FEDER e Fundo de Coesão

Controlo das Declarações de Despesas Planeamento e Programação Auditoria Coordenação Financeira Coordenação da Gestão Operacional Certificação Apoio à Gestão Institucional Sistemas de Informação Controlo e Auditoria Documentação Técnica Apoio Jurídico e Contencioso ST POAT FEDER Vice-Presidente Vice-Presidente Presidente Conselho Directivo

Conselho Directivo

Vice-Presidente

Unidade de Certificação (Directora)

Núcleo

FEDER e Fundo de Coesão

(Coordenadora)

Núcleo Controlo das Declarações de Despesa

No âmbito das suas responsabilidades a AC, previamente à certificação de despesas à CE, executa um conjunto de verificações sobre cada um dos Pedidos de Certificação de Despesas (PCD) apresentados pelas AG

Esta análise é efetuada em duas vertentes:

→

Formal, técnica e financeira

→

Com base nos resultados das auditorias e controlos realizados ao PO

 Controlo de Certificação O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação

Análise formal, técnica e financeira

Estas verificações incidem principalmente sobre:



Conformidade das despesas declaradas no PCD com a informação constante no SI da AG;



Confirmação que as verificações administrativas realizadas pela AG incidiram sobre todos os pedidos de pagamento;



Confirmação que as verificações realizadas pela AG incidiram sobre os procedimentos de contratação pública;



Conformidade do tratamento conferido pela AG aos adiantamentos pagos pelo organismo que concede o auxílio (artigo 78.º do Reg. (CE) n.º 1083/2006);

 Controlo de Certificação O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação

Análise formal, técnica e financeira

Estas verificações incidem principalmente sobre:



Conformidade do tratamento conferido pela AG às eventuais receitas geradas nos projetos enquadrados no artigo 55.º do Reg. (CE) n.º 1083/2006;



Confirmação que a declaração de despesas não integra despesas relativas a

projetos cujos montantes de acumulação de ajudas de minimis ultrapassa o limite legal permitido;



Confirmação que os montantes recuperados identificados no SCD foram deduzidos;



Confirmação que as irregularidades comunicadas ao OLAF foram deduzidas e que houve lugar à anulação/supressão total ou parcial da participação pública na

operação em causa;

 Controlo de Certificação O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação

Análise face aos resultados das auditorias e controlos realizados ao PO

Estas verificações incidem principalmente sobre:



Resultados das auditorias realizadas pela AA, pela EAS do IFDR e pelas entidades de controlo comunitárias (CE e TCE):



avaliar o impacto das conclusões e recomendações formuladas;



analisar o tratamento conferido pelas AG aos erros identificados (correção e delimitação);

Análise face aos resultados das auditorias e controlos realizados ao PO

Estas verificações incidem principalmente sobre:



Resultados das ações de controlo realizadas pela AC:



refletir os resultados das ações de controlos;



analisar o tratamento conferido pelas AG aos erros identificados (correção e delimitação);

Análise face aos resultados das auditorias e controlos realizados ao PO

Estas verificações incidem principalmente sobre:



Resultados das verificações no local das operações realizadas pelas AG:



confirmar a regularização dos erros identificados nas verificações no local;



avaliar se os resultados das verificações no local evidenciam

Análise face aos resultados das auditorias e controlos realizados ao PO

Despesas irregulares não tratadas

No documento Auditoria e Controlo prevenção do erro (páginas 33-91)