33.257.988,57€
Fundo
Em resultado das verificações efetuadas e sempre que sejam identificadas situações com impacto na despesa declarada pela AG, a AC com vista a conferir uma maior segurança à despesa a declarar à CE procede à suspensão, a título preventivo, das despesas em causa
Custo Total
615.785.960,89€
Fundo
Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE
A AC, previamente à certificação de despesas à CE, poderá ainda realizar Ações de Controlo Prévias, as quais visam:
conferir uma garantia suplementar no que respeita à legalidade e regularidade das despesas a certificar;
assegurar que as despesas apresentadas pelas AG satisfazem os requisitos necessários à certificação de despesa à CEPara o efeito, no início de cada ano, a AC estabelece o Plano de Controlos a realizar
Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE
A seleção dos PO objeto de ações de controlo pela AC prévias à certificação de despesas tem por base, essencialmente:
o nível de risco identificado pela AA para cada PO no relatório anual e parecer sobre o SGC e complementarmente:
resultados de todas auditorias realizadas pela AA (v. g. auditorias aos sistemas de gestão e controlo e auditorias temáticas);
resultados das auditorias realizadas pela AA à certificação de despesas para cada um dos sistemas comuns;Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE
resultados das auditorias em operações realizadas pela EAS do IFDR;
resultados das auditorias realizadas por entidades de controlo comunitárias (CE e TCE);
resultados das ações de controlo já realizadas pela AC e das verificações efetuadas sobre cada um dos PCD apresentados pelas AG (principais desconformidades identificadas em sede de análise dos PCD);
resultados das verificações no local das operações e do exercício de supervisão realizados pelas AG;
previsão de um acentuado acréscimo de execução para um PO num determinado período;O plano de controlo da AC é articulado com a AA
Conjugação de esforços para estabelecer um plano global de controlo e auditoria que permita uma maior cobertura do risco e
como tal reforço da segurança
A AC pode determinar a realização de ações de controlo específicas sempre que, antes de emitir uma certificação de despesas, tenha que assegurar a efetiva regularização de insuficiências identificadas com impacto das despesas declaradas
Programação e execução O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação
Programação e execuçãoAções de controlo prévias à certificação de despesas à CE
P l a n o s A n u a i s
2 0 0 9
todos os PO2 0 1 0
3 PO2 0 11
4 PO 2 ações Temáticas2 0 1 2
5 PO 1 ação TemáticaVerificar se os procedimentos implementados pelas entidades intervenientes no processo de gestão, no que respeita quer ao processo de análise, seleção, decisão da candidatura quer às verificações de gestão, estão de acordo com o estabelecido no SGC e que as decisões tomadas por aquelas entidades estão devidamente documentadas e fundamentadas
Programação e execução O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação
Principal objetivo das ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE
Objetivos das ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE
Para o efeito, a AC verificará se os procedimentos asseguram, designadamente, que:
as operações aprovadas se enquadram nas regras do PO e foram selecionadas em conformidade com os critérios de seleção aprovados;
as despesas validadas são justificadas por faturas pagas ou outros documentos contabilísticos de valor probatório equivalente e ocorreram dentro do período de elegibilidade do projeto; Programação e execução O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação
Objetivos das ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE
Para o efeito, a AC verificará se os procedimentos asseguram, designadamente, que:
as despesas validadas não foram objeto de financiamento por outros regimes comunitários ou nacionais e em outros períodos de programação;
as despesas validadas cumprem as regras nacionais e comunitárias em matéria de contratos públicos, ambiente, auxílios de estado, … Programação e execução O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação
Objetivos das ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE
Para o efeito, a AC verificará se os procedimentos asseguram, designadamente, que:
as verificações no local incidem sobre documentos originais de despesa e correspondentes registos contabilísticos, bem como se os produtos e serviços foram fornecidos de acordo com o projeto aprovado e cumprem as regras comunitárias e nacionais aplicáveis em termos de contratos públicos, ambiente e publicidade, …
existe uma pista de auditoria adequada;
são eficazes na prevenção, deteção e correção de eventuais irregularidades, …Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE N.º Ações de Controlo Prévias realizadas pela AC
19
N.º de Projetos Controlados111
Despesa Controlada93.822.158,07€
Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE principais não conformidades
Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE principais recomendações
A nível do processo de análise, seleção, decisão da candidatura
Garantir que a apreciação do mérito das candidaturas é fundamentada em critérios de seleção aprovados em Comissão de Acompanhamento;
Implementar procedimentos que permitam assegurar que o beneficiário não é responsável pela apresentação da mesma candidatura noutro PO; Proceder em sede de análise das candidaturas, à verificação da
Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE principais recomendações
A nível do processo de análise, seleção, decisão da candidatura
Garantir no âmbito da aprovação das candidaturas a observância dos montantes máximos de referência estabelecidos em Regulamento Específico;
Assegurar que o contrato de financiamento identifica a data de inicio e de fim do período de elegibilidade temporal das despesas;
Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE principais recomendações
Ao Nível das verificações administrativas
Assegurar que as despesas objeto de cofinanciamento cumprem as
regras de elegibilidade e que foram efetivamente pagas dentro do período de elegibilidade aprovado para a operação;
Garantir uma adequada verificação dos procedimentos de contratação pública;
Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE principais recomendações
Ao Nível das verificações administrativas
Assegurar que possui os elementos necessários à comprovação da elegibilidade do IVA
Assegurar que as verbas retidas para efeitos de reforço de garantia só serão consideradas elegíveis no momento em que sejam depositadas numa instituição de crédito, deixando o dono da obra de as poder utilizar;
Assegurar o cumprimento das regras nacionais e comunitárias em matéria publicitação do apoio FEDER;
Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE principais recomendações
Ao nível das verificações no local das operações
Assegurar que as verificações incidem sobre a contabilidade do
beneficiário de forma a aferir a efetiva contabilização dos investimentos, dos pagamentos aos fornecedores e dos subsídios atribuídos;
Garantir que os produtos e os serviços cofinanciados estão afetos à operação;
Assegurar que os dossiers administrativos e financeiros relativos aos procedimentos de contratação se encontram completos e devidamente organizados.
Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE principais recomendações
A nível transversal
Assegurar uma pista de auditoria completa e adequada ao nível de cada operação.
MÓDULO 2
O ciclo anual de auditoria e controlo
Estratégias de prevenção das não conformidades/erros
Funcionamento do modelo
Apresentação das principais linhas de orientação sobre o tratamento do erro“GUIDANCE ON TREATMENT OF ERRORS DISCLOSED IN THE ANNUAL CONTROL REPORTS (Annex to the Guidance on ACRs and Opinions of 18/02/2009, ref. COCOF 09/0004/01-EN)
MÓDULO 3
Estratégias de prevenção das não conformidades/erros
Medidas preventivas (1)
Ao nível dos sistemas de gestão e controlo em geral:→
Reforço das verificações de gestão (artº 13º do Reg. 1828/2006);→
Melhoria das evidências que suportam a pista de auditoria;→
Reforço da supervisão das funções delegadas (nos Organismos Intermédios);→
Manutenção da Descrição dos Sistemas de Gestão e Controlo atualizada e em efetivo funcionamento;→
Melhoria dos procedimentos de tratamento das recomendações de auditoria e dos resultados das verificações de gestão (follow-up mais eficaz).Medidas preventivas (2)
Ao nível dos procedimentos de contratação pública:→
Os resultados das auditorias anteriores reforçaram a experiência de todos os intervenientes (Autoridades de Gestão / Organismos Intermédios, de Certificação e de Auditoria), incluindo ainda alguns beneficiários;→
O ponto chave do controlo (verificações de gestão – artº. 13.º do Reg. 1828/2006) encontra-se reforçado e fornece maiores garantias do cumprimento das normas.Medidas preventivas (3)
No entanto, é necessário que:
→
As verificações do art.º 13.º (Autoridades de Gestão) forneçam uma segurança razoável de que os procedimentos de contratação pública são adequadamente analisados;→
Os dossiers dos projetos contenham evidência das verificações realizadas e dos documentos relevantes em matéria de contratação;→
As verificações complementares realizadas pelas Autoridades de Certificação forneçam uma garantia razoável de que todos os procedimentos de contratação pública são objeto de verificação (AG + AC) antes da despesa ser certificada à CE.Medidas preventivas (3)
No entanto, é necessário que: