Auditoria e Controlo prevenção do erro

(1)

Sessão de trabalho

dirigida às AG e OI dos

PO FEDER e FCoesão

(2)

MÓDULO 1

O Modelo de Auditoria e Controlo, o Relatório e o Parecer Anual de Controlo



Funcionamento do modelo



A Estratégia de Auditoria

 Abordagem e prioridades de Auditoria

 Avaliação do Risco



A sustentação do parecer anual



Tipificação das deficiências e das não conformidades mais frequentes detetadas ao nível dos sistemas

(3)

MÓDULO 1

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações



Programação e execução



Tipificação das não conformidades/erros mais frequentes detetados ao nível das Operações

(4)

MÓDULO 1

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação



Controlo de Certificação



Recomendações mais frequentes

(5)

MÓDULO 2

O ciclo anual de auditoria e controlo

Estratégias de prevenção das não conformidades/erros



Apresentação das principais linhas de orientação sobre o tratamento do erro

“GUIDANCE ON TREATMENT OF ERRORS DISCLOSED IN THE ANNUAL CONTROL REPORTS (Annex to the Guidance on ACRs and Opinions of 18/02/2009, ref. COCOF 09/0004/01-EN)



Estratégias de prevenção das não conformidades/erros

(6)

MÓDULO 3

A Importância do Follow-up das conclusões e recomendações

(7)

MÓDULO 1

O Modelo de Auditoria e Controlo, o Relatório e o Parecer Anual de Controlo



A Estratégia de Auditoria

 Abordagem e prioridades de Auditoria

 Avaliação do Risco



A sustentação do parecer anual



Tipificação das deficiências e das não conformidades mais frequentes detetadas ao nível dos sistemas

(8)

José António Viegas Ribeiro Subinspetor-Geral de Finanças

Carlos Trigacheiro Inspetor de Finanças Diretor IGF As responsabilidades de Auditoria no QREN O Modelo de Auditoria e Controlo, o Relatório e o Parecer Anual de Controlo

(9)

Conselho ECOFIN



Papel central na construção de um quadro regulamentar

reforçado que promova a boa gestão financeira do orçamento comunitário



Revisão do Regulamento Financeiro – reforça e completa

quadro integrado de garantias de bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo dos regulamentos setoriais

(10)



Autoridade de Gestão, Autoridade de Certificação e Autoridade de Auditoria



Clara segregação de funções



Reforço substancial das responsabilidades da Autoridade de

Auditoria

Quadro regulamentar 2007 - 2013 O Modelo de Auditoria e Controlo, o Relatório e o Parecer Anual de Controlo

(11)

AA Opinião final CE auditorias AA Opinião anual AC Certificação da despesa Avaliação da conformidade

Descrição dos sistemas

Ex ante Ex post

Durante a implementação Segurança sobre a qualidade dos sistemas - 2007-2013

(12)



Auditorias de sistemas e auditorias das operações devem permitir retirar conclusões pela autoridade de auditoria, para a opinião anual sobre se

→ os sistemas de gestão e controlo funcionem eficazmente,

→ dão uma garantia razoável de que as despesas declaradas à Comissão são correctas e,

→ como consequência, as operações subjacentes são legais e regulares.

Abordagem de auditoria O Modelo de Auditoria e Controlo, o Relatório e o Parecer Anual de Controlo

(13)



Principal objectivo das AUDITORIAS de SISTEMAS e sobre OPERAÇÕES é fornecer evidência de auditoria para a opinião anual



AUDITORIAS de SISTEMAS e sobre OPERAÇÕES são realizadas pela Autoridade de Auditoria ou sob sua responsabilidade

(14)

Fileira de segurança

sobre a qualidade do

sistema prestada

pelos diferentes

operadores

Autoridade de Auditoria C Autoridade de Certificação Autoridade de Gestão Organismos Intermédios

(15)

 Cada um dos operadores do sistema é decisivo - se algum não cumprir, é todo o sistema que está em causa

 TCE, COM e EM – esforço de coordenação acrescido

 Cooperação entre IGF a Comissão é exemplo de single audit - do Protocolo de 1995 ao Contrato de Confiança

 Cooperação com Homólogos

(16)

 Boa utilização dos dinheiros públicos

 Value for money

 IGF – acrescentar valor à gestão pública

 Mais de 20 anos de responsabilidades de auditoria nos fundos comunitários

Accountability O Modelo de Auditoria e Controlo, o Relatório e o Parecer Anual de Controlo

(17)

O modelo de auditoria (1)



Regulamento (CE) nº 1083/2006, do Conselho, de 11 de julho – estabelece disposições gerais sobre o FEDER, FSE e Fundo de Coesão.



Define nos art.os_{58º a 62º os princípios gerais dos sistemas de gestão e}

controlo e funções de:

→

Autoridade de gestão;

→

Autoridade de certificação;

→

Autoridade de auditoria.



Regulamento (CE) nº 1828/2006, da Comissão, de 8 de dezembro – prevê as normas de execução do Regulamento (CE) nº 1083/2006.

(18)

O modelo de auditoria (2)



RCM 86/2007, de 28jun, aprova o QREN 2007-2013.



DL 312/2007, de 17set, na redação do DL 74/2008, de 22abr define o modelo de governação do QREN e respetivos PO.

 Órgãos de governação (art.º 5º):

1. De direcção política – art.º 6º;

2. Coord. técnica e monitoriz.o estratégica, operacional e financ. – artº 7º; 3. Auditoria e controlo – art.º 17º;

4. Certificação – art.º 12º;

5. Aconselhamento estratégico – art.º 41º; 6. Gestão – art.º 30º;

7. Acompanhamento – art.º 42º.

(19)

Autoridade de Auditoria (1)



A IGF é a única Autoridade de Auditoria (AA) para todo o QREN.



É também AA para os PO de Cooperação Territorial Europeia.



Principais responsabilidades exercidas diretamente pela AA:

→

Elaboração da estratégia de auditoria;

→

Emissão do parecer de conformidade;

→

Auditorias aos sistemas (PO e temáticas);

→

Relatórios de auditoria (anual e final);

→

Emissão da opinião anual e final de auditoria;

→

Coordenação com a Comissão.

(20)

Autoridade de Auditoria (2)



As auditorias das operações estão cometidas a outros organismos de auditoria (IFDR e IGFSE), que actuam sob responsabilidade da Autoridade de auditoria.

Definição metodológica (amostra de operações selecionadas por um método estabelecido ou aprovado pela AA).

Controlo de qualidade (procedimentos usados pela autoridade de auditoria para fiscalizar os trabalhos dos organismos envolvidos na realização de auditorias).

(21)

“A autoridade de auditoria deve garantir que o trabalho de auditoria tem em conta as normas de auditoria internacionalmente aceites”

(n.º 2 do art.º 62º do Reg. (CE) 1083/2006)



Principais normas de auditoria aplicáveis:

→

IFAC - International Auditing and Assurance Standards Boards (IAASB) – ISA 600.

→

ISSAI - International Standards of Supreme Audit Institutions (INTOSAI Guidance) – Norma 1600.

Autoridade de Auditoria (3) O Modelo de Auditoria e Controlo, o Relatório e o Parecer Anual de Controlo

(22)

a) Deve permitir uma segurança razoável de que:

→

A autoridade de auditoria e o seu pessoal observam as normas profissionais e demais requisitos legais e regulamentares; e

→

Os relatórios emitidos são apropriados às circunstâncias.

b) A IGF deve obter prova apropriada e suficiente acerca de todos os componentes, para expressar uma opinião sobre o funcionamento global do sistema de gestão e controlo (vd. parágrafo 8-b da ISA 600).

Autoridade de Auditoria (4) O Modelo de Auditoria e Controlo, o Relatório e o Parecer Anual de Controlo

(23)

Agrupamento dos programas FEDER em 2 sistemas comuns:

1. POFC + 5 PO Regionais Continente + 2 PO Regiões Autónomas;

2. POVT + PO Assistência Técnica.

Autonomizou-se o PO Cooperação Espaço Atlântico.

Estratégia de auditoria (1) O Modelo de Auditoria e Controlo, o Relatório e o Parecer Anual de Controlo

(24)

Consequências da abordagem por sistemas comuns:

→

Reduz o esforço de auditoria de operações;

→

Análise de risco agregada;

→

Avaliação do erro para o sistema comum, sem prejuízo da análise do comportamento de cada PO;

→

Opinião anual por sistema comum.

Se concluirmos por especiais fatores de risco, podemos autonomizar algum ou alguns PO – com amostra e parecer autónomo.

Em alternativa, aumenta o nível de segurança da amostra para todo o sistema comum.

Estratégia de auditoria (2) O Modelo de Auditoria e Controlo, o Relatório e o Parecer Anual de Controlo

(25)

Estratégia de auditoria (3)

1. Compliance assessment

A descrição inicial deve ser mantida atual, comunicando previamente, através da AC / IFDR, com indicação da data de entrada em vigor.

2. Auditorias de sistemas verticais (por PO) – para testar o efetivo funcionamento dos sistemas de controlo interno

Concluídas – apenas se repetem se ocorrerem alterações muito significativas.

(26)

3. Auditorias temáticas (horizontais):

→

Segurança dos sistemas de informação

→

Contratação pública

→

Auxílios de Estado

→

Engenharia financeira

→

Organismos intermédios

→

Parcerias público-privadas

→

Análise custo benefício

→

Igualdade de oportunidades

→

Gastos indiretos

→

Questões ambientais

(27)

Especial preocupação em matéria de follow-up:

→

É necessário assegurar o tratamento das conclusões e recomendações;

→

Encontrar solução para os erros e deficiências identificados em auditoria num prazo razoável (1 ano após a auditoria parece suficiente);

→

As auditorias reportadas num relatório anual devem estar encerradas no relatório seguinte.

Preparação do encerramento – aprender as lições dos anteriores períodos de programação.

(28)

Opinião anual

Bases para fundamentar o parecer:

→

Auditorias de sistemas;

→

Auditorias de operações;

→

Auditorias das autoridades comunitárias;

→

Follow-up das recomendações;

→

Auditoria específica à certificação de despesas;

→

Outras auditorias que tenham chegado ao nosso conhecimento (vg, Tribunal de Contas).

Só a projeção os erros das auditorias de operações (amostra aleatória) é considerada para confronto com a materialidade – apurados após controlo de qualidade da EAS / IFDR e supervisão da AA / IGF – projeção estatística.

(29)

Abordagem de auditoria (1) Para obter um nível elevado de segurança, i.e. um risco de auditoria reduzido, a autoridade de auditoria deve conjugar os resultados das auditorias de sistemas e das auditorias das operações.

A autoridade de auditoria deve primeiro avaliar a confiança dos sistemas (elevada, média ou baixa) tendo em conta os resultados das auditorias dos sistemas.

Assim, para determinar os parâmetros técnicos da amostra, em particular o nível de confiança e o erro esperado:

→

O nível de confiança usado para as operações de amostragem não deve ser inferior a 60%, com um nível de materialidade máximo de 2%;

→

Para um sistema avaliado como tendo uma fiabilidade baixa, o nível de confiança usado para a seleção da amostra não deve ser inferior a 90%. Por segurança, poderia atingir 95% no início.

(30)

Abordagem de auditoria (2)



Para avaliar a fiabilidade dos sistemas (alta, média ou baixa), a AA deve estabelecer critérios a serem usados nas auditorias de sistemas.



Estes critérios:



Devem incluir uma avaliação quantificada de todos os elementos chave do sistema; e



Devem abranger as principais autoridades e organismos intermédios que participam na gestão e controlo do programa operacional.



O julgamento profissional do auditor nunca poderá ser totalmente afastado nesta avaliação.



As auditorias de sistemas avaliam autonomamente a matéria auditada e contribuem para a opinião anual.

(31)

Controlos chave – AG / OI

1. Definição, atribuição e separação claras de funções entre e no interior da autoridade de gestão / organismo(s) intermédio(s)

2. Procedimentos adequados para a seleção de operações

3. Informação e estratégia de orientação dos beneficiários adequadas 4. Verificações de gestão adequadas

5. Pista de auditoria adequada

6. Sistemas fiáveis e informatizados de contabilidade, acompanhamento e informação financeira

7. Acções preventivas e corretivas necessárias quando são detetados erros sistémicos pela auditoria

Avaliação: Funciona bem, funciona mas necessita de algumas melhorias,

funciona parcialmente ou não funciona.

(32)

Controlos chave – AC

1. Definição, atribuição e separação claras de funções entre e no interior da autoridade de certificação / organismo(s) intermédio(s)

2. Pista de auditoria e sistema informático adequados

3. Medidas adequadas para que a certificação das despesas seja fiável e bem fundamentada

4. Medidas satisfatórias para manter a contabilidade dos montantes a recuperar e para a recuperação dos montantes pagos indevidamente

(33)

Controlos chave – AA / EAS

1. Definição, atribuição e separação clara de funções

2. Auditoria dos sistemas adequadas

3. Auditorias das operações adequadas

4. Relatório de controlo anual e parecer de auditoria adequados

(34)

Avaliação dos sistemas

Nível de segurança determinado com base no trabalho de suporte ao parecer de conformidade ou em auditorias

Alto – Cat. 1

Todos os elementos-chave / riscos estão devidamente salvaguardados por controlos internos e têm condições para funcionar / funcionam

eficazmente, apenas necessitam de pequenas melhorias

Médio – Cat. 2 ou

3

Todos os elementos-chave / riscos estão devidamente salvaguardados por controlos internos e têm condições para funcionar / funcionam eficazmente, sendo necessárias algumas melhorias

Os elementos-chave / riscos estão salvaguardados por controlos internos que previsivelmente irão funcionar / funcionam de forma parcial, sendo necessárias melhorias significativas

Baixo –

Cat. 4 No essencial os sistemas não irão funcionar / não funcionam

(35)

Principais erros e desconformidades (1)



Ao nível dos sistemas de gestão e controlo em geral:

→

Insuficiências ao nível da seleção e aprovação das operações;

→

Insuficiências ao nível da supervisão das funções delegadas;

→

Inexistência de verificações de gestão (administrativas e no local) adequadas;

→

Incumprimento dos princípios da independência e segregação de funções; (contratos de delegação de competências nas CIM)

→

Insuficiências ao nível dos sistemas de informação.

(36)



Contratação pública (apesar da evolução, continua a merecer especial

atenção):

→ Deficiente definição do objeto contratual, com efeitos adversos na execução dos contratos;

→ Falta dos pareceres prévios necessários das autoridades envolvidas (designadamente, ambiente e poder local);

→ Falta de publicidade – as publicações obrigatórias não são feitas ou são feitas de modo inapropriado;

→ Procedimentos inadequados face aos montantes envolvidos, em particular, ajustes diretos não devidamente fundamentados por critérios materiais;

→ Não cumprimento dos princípios gerais do Tratado da União Europeia, quando os valores dos contratos se situam abaixo dos limiares das Diretivas;

(37)

→ Trabalhos a mais que não resultam de circunstâncias imprevistas/ imprevisíveis;

→ Falta de transparência ou insuficiência nos critérios de seleção; → Adopção de critérios de seleção discriminatórios;

→ A audiência prévia nem sempre é exercida;

→ Fracionamento artificial dos contratos para recorrer a procedimentos menos

exigentes;

→ Alteração física do objeto do contrato ou alteração significativa das fontes de

financiamento;

→ Prorrogação dos períodos de execução dos contratos, que deveriam dar

origem a novos procedimentos.

(38)



Outras situações observadas com maior frequência e / ou maior impacto financeiro:

→

Enquadramento da elegibilidade das operações nas Decisões dos PO, nos Avisos para apresentação das candidaturas ou nos Regulamentos Específicos;

→

Reprogramações com alteração de taxas de co-financiamento;

→

Enquadramento das operações nos Planos de ordenamento do território;

→

Enquadramento legal dos contratos de delegação de competências;

→

Incumprimento das regras estabelecidas em protocolo;

(39)

→

Formalidades na contratação do pessoal face às regras estabelecidas na Administração Pública;

→

Atraso na implementação das recomendações e na correção dos erros;

→

Incumprimento dos objetivos das operações;

→

Componentes não elegíveis;

→

Fundamentação para a quantificação do mérito das operações;

→

Despesas não devidamente fundamentadas;

→

Reduções de preços não abatidas à despesa validada;

(40)

→

Inelegibilidade temporal das despesas;

→

Enquadramento de operações antes da definição e aprovação dos critérios de

seleção pelas Comissões de acompanhamento dos PO;

→

Registo contabilístico de dívidas;

→

Engenharia financeira;

→

Análise custo benefício;

→

Quantificação do défice de financiamento;

→

Evidência das chaves de imputação dos gastos indiretos.

(41)

Medidas preventivas (1)



→

Reforço das verificações de gestão (artº 13º do Reg. 1828/2006);

→

Melhoria das evidências que suportam a pista de auditoria;

→

Reforço da supervisão das funções delegadas (nos Organismos Intermédios);

→

Manutenção da Descrição dos Sistemas de Gestão e Controlo atualizada e em efetivo funcionamento;

→

Melhoria dos procedimentos de tratamento das recomendações de auditoria e dos resultados das verificações de gestão (follow-up mais eficaz).

(42)



Ao nível dos procedimentos de contratação pública:

→

Os resultados das auditorias anteriores reforçaram a experiência de todos os intervenientes (Autoridades de Gestão / Organismos Intermédios, de Certificação e de Auditoria), incluindo ainda alguns beneficiários;

→

O ponto chave do controlo (verificações de gestão – artº. 13.º do Reg. 1828/2006) encontra-se reforçado e fornece maiores garantias do cumprimento das normas.

(43)

No entanto, é necessário que:

→

As verificações do art.º 13.º (Autoridades de Gestão) forneçam uma segurança razoável de que os procedimentos de contratação pública são adequadamente analisados;

→

Os dossiers dos projetos contenham evidência das verificações realizadas e dos documentos relevantes em matéria de contratação;

→

As verificações complementares realizadas pelas Autoridades de Certificação forneçam uma garantia razoável de que todos os procedimentos de contratação pública são objeto de verificação (AG + AC) antes da despesa ser certificada à CE.

(44)

Auditorias em Operações



Enquadramento



Auditoria – Programação e execução



Analise e tratamento dos Erros

(45)

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações Controlo de Operações

Joana do Ó Diretora da Unidade de Controlo e Auditoria IFDR

(46)

O artigo 16.º do Regulamento (CE) n.º 1828/2006 determina que as auditorias das operações são efetuadas em cada período de doze meses sobre uma amostra de operações selecionadas por um método estabelecido ou aprovado pela Autoridade de Auditoria;

A auditoria em operações visa aferir da conformidade das mesmas, quanto à fiabilidade, regularidade e legalidade das despesas declaradas à Comissão Europeia.

Estas auditorias serão realizadas no local, com base em documentos e registos conservados pelo beneficiário.

Enquadramento – Auditoria das Operações O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações

(47)

Enquadramento

Autoridade de Auditoria IGF Estrutura Segregada de Auditoria do IFDR Supervisão Auditoria em Operações

(48)

(49)

Consel ho Di re tiv o Funç ão U ni da de Vice-Presidente Presidente Auditoria operações Auditoria interna Vice-Presidente Certificação Apoio à Gestão Operacional Controlo e Auditoria Certificação Pagamento Auditoria Interna

(50)

Enquadramento - Competências

Compete à Estrutura de Auditoria Segregada do IFDR a:



Elaboração da amostra de operações a apresentar à autoridade de auditoria ;



Elaboração da proposta dos planos anuais de auditoria.



Realização de auditorias em operações, com meios próprios ou com recurso a auditores externos;



Realização de ações de controlo cruzado junto de outras entidades envolvidas.

(51)

Estas auditorias certificam o cumprimento das seguintes condições:

→

Legalidade e regularidade das transações;

→

Integridade dos registos;

→

Realização das operações

Execução - Trabalho de auditoria O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de operações

(52)

Estas auditorias certificam o cumprimento das seguintes condições:

→

Mensuração;

→

Existência e propriedade dos ativos;

(53)

Planeamento

População

Definição da Amostra

Parâmetros Metodologia

(54)

(55)

Execução - Trabalho de auditoria



Preparação



Trabalho de Campo



Elaboração do Relatório Preliminar



Exercício de contraditório



Relatório final

(56)



Preparação

→

Compilação e análise da regulamentação específica aplicável às operações da amostra;

→

Recolha de informação por Acesso aos SI das AG

(57)



Trabalho de Campo Junto do beneficiário

→

Testes de controlo ou de conformidade

→

Testes substantivos

(58)



Elaboração do Relatório Preliminar

→

Conclusões e recomendações preliminares;

→

Correções financeiras preliminares (quando aplicável);

→

Identificação dos documentos de despesa auditados;

→

Identificação dos procedimentos de contratação pública

(59)



Exercício de contraditório

→

Beneficiário

(60)

Execução – Trabalhos Complementares

Controlo cruzado

→

Sempre que se revele necessário para efeitos de confirmação, por terceiros, de determinados aspetos observados e verificados na auditoria;

→

Por circularização documental a fornecedores, a uma amostra de operações definida à priori.

(61)

Execução - Relatório final



Por Operação



Por PO

(62)



Relatório Final por Operação

Evidencia os resultados da auditoria por operação:

→

as conclusões preliminares;

→

as alegações produzidas em contraditório;

→

o parecer de auditoria elaborado após análise do contraditório;

→

as recomendações e o prazo para a sua implementação.

(63)



Por Programa Operacional

Evidencia os resultados, conclusões e recomendações:

↘

das várias operações auditadas;

↘

Resultados das verificações complementares realizadas junto das Autoridades de Gestão

Inclui:

→

Síntese conclusiva - principais conclusões e recomendações relativas ao

programa operacional, propostas de correções financeiras por operação, tipo de anomalia/erro e classificação do erro.

(64)



Por Sistema Comum

↘

Resultados, conclusões e recomendações para os vários PO que integram o Sistema Comum.

Este relatório inclui:

→

Síntese conclusiva - principais conclusões sobre as operações auditadas

no sistema comum, propostas de correções financeiras por operação, tipo de anomalia/erro e classificação do erro

(65)

Verificações complementares

Verificações Complementares nas AG - Objetivo Verificar que as operações :



satisfazem os critérios de seleção definidos para o programa operacional;



foram realizadas em conformidade com a decisão de aprovação;



observam todas as condições aplicáveis relativamente à sua funcionalidade e utilização ou aos objetivos a concretizar

(66)

Verificações Complementares nas AG



São efetuadas junto das Autoridades de Gestão/Organismos

Intermédios a uma amostra de operações selecionada por PO dentro da amostra de operações a auditar em cada ano;



Os resultados finais são parte integrante do relatório final das auditorias em operações, por Programa Operacional.

(67)

Execução



Análise dos Erros

↘

Sistémicos – resultam de deficiências graves registadas nos sistemas

de gestão e de controlo interno, têm origem em circunstâncias

definidas e análogas e ocorrem durante certo e determinado período de tempo.

↘

Aleatórios – pressupõem a probabilidade de ocorrência de erros do

(68)

Execução



Análise dos Erros

↘

Anómalos - decorrem de situações particulares, claramente

identificáveis, configurando casos isolados não sendo expectável a ocorrência de erros similares na população.

A classificação dos erros detetados e existentes nos relatórios finais por Sistema Comum é alvo de validação por parte da Autoridade de Auditoria.

(69)

Execução



Tratamento dos Erros

↘

Erros sistémicos

Determinar o perímetro total e consequente quantificação - identificar todas as situações suscetíveis de produzirem um erro do tipo observado, permitindo o apuramento do seu efeito total na população.

Sendo possível determinar esse efeito, o erro será considerado conhecido, pelo que não será necessária a sua extrapolação.

(70)

Execução



Tratamento dos Erros

↘

Erros aleatórios

Pressupõem a probabilidade de ocorrência de erros do mesmo tipo, ou similares, na população não constante da amostra, pelo que importa proceder à sua extrapolação para a população de referência, de modo a estimar o seu efeito total.

A avaliação do erro considera-se aplicável à população que determinou a amostra, não sendo possível extrair conclusões individualizadas pelos seus componentes.

(71)

Sistema Comum 1 1% 1% 1% _2% 2% 5% 6% 12% 20% 50%

Critérios de adjudicação não conformes com a legislação aplicável Inelegibilidade do projeto

Inexistência de adequada publicitação do procedimento de contratação

Descontos, devoluções e anulações

Despesas não imputáveis / sem enquadramento no projeto

Despesas fora do período de elegibilidade

2011

Violação dos princípios da igualdade de tratamento, não discriminação e transparência (não cumprimento da legislação nacional)

Não prestação de serviços / ações

Outros

Despesas de natureza não elegível

1% 1% 1% 6% 11% 12% 27% 41% Adjudicação ilegal 2010

(72)

Critérios de adjudicação não conformes com a legislação aplicável Inexistência de adequada publicitação do procedimento de contratação

Despesas não imputáveis / sem enquadramento no projeto Violação dos princípios da igualdade de

tratamento, não discriminação e transparência (não cumprimento da legislação nacional)

Inexistência de bens

Despesas de natureza não elegível

Adjudicação ilegal 1% 1% 1% 2% 1% 21% 73% 2% 98% 0%

Despesas não quitadas

Sistema Comum 2

2011 2010

(73)

Não conformidades mais frequentes



Inexistência de um sistema de contabilístico separado ou de um código contabilístico adequado para todas as transações relacionadas com a operação;



Insuficiências no que respeita à publicitação dos apoios concedidos no âmbito do QREN, tendo em consideração as boas práticas sobre a divulgação dos apoios comunitários;



Inexistência junto do beneficiário de um dossier de operação devidamente actualizado que integre todos os elementos relacionados com a operação, designadamente os documentos comprovativos da despesa realizada e apresentada a cofinanciamento;



Existência de receitas líquidas não identificadas em operações geradoras de receitas.

(74)

Nas verificações complementares AG



Não existe evidência da análise da eventual duplicação de ajudas, em sede de análise de candidatura;



Não existe evidência da análise de pareceres, estudos e/ou licenciamentos, em sede de análise de candidatura;



Anomalias na aplicação dos critérios de seleção:

→

Aplicação de critérios diferentes dos aprovados;

→

Avaliação suportada exclusivamente por parâmetros qualitativos;

→

Não existência de evidência da hierarquização objetiva das candidaturas. Não conformidades mais frequentes

(75)

(76)

(77)

Sistema Comum 1 Sistema Comum 2

PO Nº Operações PO Nº Operações

POR Norte 46 POVT 94

POR Centro 51 POAT 2

POR LVT 19

POR Alentejo 14

Verificações complementares nas AGs 22 Operações POR Algarve 6 Intervir + 14 Proconvergência 25 Compete 62 Amostra de Operações 2012

(78)

MÓDULO 1

Gisela Rodrigues Diretora de Unidade de Certificação IFDR

(79)

MÓDULO 1



Controlo de Certificação



(80)

Enquadramento

Principais responsabilidades da AC (artigo 61.º do Reg. (CE) n.º 1083/2006)



Elaborar e apresentar à CE as declarações de despesa certificadas e pedidos de pagamento;



Certificar que:



a declaração de despesas é exata, resulta de sistemas de contabilidade fiáveis e se baseia em documentos justificativos verificáveis;



as despesas declaradas foram incorridas em relação a operações selecionadas em conformidade com os critérios aplicáveis ao PO e estão em conformidade com as regras comunitárias e nacionais aplicáveis;



Ter em conta os resultados de todas as auditorias efetuadas pela AA

O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação  Controlo de Certificação

(81)

Órgão Unidade Fiscal Único Núcleo Comunicação Auditoria Interna Administração Financeira e Patrimonial Recursos Humanos Gestão Financeira SI QREN SI Interno Programação e Monitorização Financeira Acompanha- mento e Avaliação Cooperação Territorial e Iniciativas Comunitárias Apoio à Gestão

Operacional FEDER e Fundo de Coesão

Controlo das Declarações de Despesas Planeamento e Programação Auditoria Coordenação Financeira Coordenação da Gestão Operacional Certificação Apoio à Gestão Institucional Sistemas de Informação Controlo e Auditoria Documentação Técnica Apoio Jurídico e Contencioso ST POAT FEDER Vice-Presidente Vice-Presidente Presidente Conselho Directivo

(82)

Conselho Directivo

Vice-Presidente

Unidade de Certificação (Directora)

Núcleo

FEDER e Fundo de Coesão

(Coordenadora)

Núcleo Controlo das Declarações de Despesa

(83)

(84)

No âmbito das suas responsabilidades a AC, previamente à certificação de despesas à CE, executa um conjunto de verificações sobre cada um dos Pedidos de Certificação de Despesas (PCD) apresentados pelas AG

Esta análise é efetuada em duas vertentes:

→

Formal, técnica e financeira

→

Com base nos resultados das auditorias e controlos realizados ao PO

 Controlo de Certificação O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação

(85)

Análise formal, técnica e financeira

Estas verificações incidem principalmente sobre:



Conformidade das despesas declaradas no PCD com a informação constante no SI da AG;



Confirmação que as verificações administrativas realizadas pela AG incidiram sobre todos os pedidos de pagamento;



Confirmação que as verificações realizadas pela AG incidiram sobre os procedimentos de contratação pública;



Conformidade do tratamento conferido pela AG aos adiantamentos pagos pelo organismo que concede o auxílio (artigo 78.º do Reg. (CE) n.º 1083/2006);

(86)

Análise formal, técnica e financeira



Conformidade do tratamento conferido pela AG às eventuais receitas geradas nos projetos enquadrados no artigo 55.º do Reg. (CE) n.º 1083/2006;



Confirmação que a declaração de despesas não integra despesas relativas a

projetos cujos montantes de acumulação de ajudas de minimis ultrapassa o limite legal permitido;



Confirmação que os montantes recuperados identificados no SCD foram deduzidos;



Confirmação que as irregularidades comunicadas ao OLAF foram deduzidas e que houve lugar à anulação/supressão total ou parcial da participação pública na

operação em causa;

(87)

(88)

Análise face aos resultados das auditorias e controlos realizados ao PO



Resultados das auditorias realizadas pela AA, pela EAS do IFDR e pelas entidades de controlo comunitárias (CE e TCE):



avaliar o impacto das conclusões e recomendações formuladas;



analisar o tratamento conferido pelas AG aos erros identificados (correção e delimitação);

(89)



Resultados das ações de controlo realizadas pela AC:



refletir os resultados das ações de controlos;



analisar o tratamento conferido pelas AG aos erros identificados (correção e delimitação);

(90)



Resultados das verificações no local das operações realizadas pelas AG:



confirmar a regularização dos erros identificados nas verificações no local;



avaliar se os resultados das verificações no local evidenciam

(91)

Despesas irregulares não tratadas

Custo Total

33.257.988,57€

Fundo

(92)

Em resultado das verificações efetuadas e sempre que sejam identificadas situações com impacto na despesa declarada pela AG, a AC com vista a conferir uma maior segurança à despesa a declarar à CE procede à suspensão, a título preventivo, das despesas em causa

Custo Total

615.785.960,89€

Fundo

(93)

Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE

A AC, previamente à certificação de despesas à CE, poderá ainda realizar Ações de Controlo Prévias, as quais visam:



conferir uma garantia suplementar no que respeita à legalidade e regularidade das despesas a certificar;



assegurar que as despesas apresentadas pelas AG satisfazem os requisitos necessários à certificação de despesa à CE

Para o efeito, no início de cada ano, a AC estabelece o Plano de Controlos a realizar

(94)

A seleção dos PO objeto de ações de controlo pela AC prévias à certificação de despesas tem por base, essencialmente:



o nível de risco identificado pela AA para cada PO no relatório anual e parecer sobre o SGC e complementarmente:



resultados de todas auditorias realizadas pela AA (v. g. auditorias aos sistemas de gestão e controlo e auditorias temáticas);



resultados das auditorias realizadas pela AA à certificação de despesas para cada um dos sistemas comuns;

(95)



resultados das auditorias em operações realizadas pela EAS do IFDR;



resultados das auditorias realizadas por entidades de controlo comunitárias (CE e TCE);



resultados das ações de controlo já realizadas pela AC e das verificações efetuadas sobre cada um dos PCD apresentados pelas AG (principais desconformidades identificadas em sede de análise dos PCD);



resultados das verificações no local das operações e do exercício de supervisão realizados pelas AG;



previsão de um acentuado acréscimo de execução para um PO num determinado período;

(96)

O plano de controlo da AC é articulado com a AA

Conjugação de esforços para estabelecer um plano global de controlo e auditoria que permita uma maior cobertura do risco e

como tal reforço da segurança

(97)

A AC pode determinar a realização de ações de controlo específicas sempre que, antes de emitir uma certificação de despesas, tenha que assegurar a efetiva regularização de insuficiências identificadas com impacto das despesas declaradas

 Programação e execução O Modelo de Auditoria e Controlo, o controlo de certificação

(98)



P l a n o s A n u a i s

2 0 0 9

todos os PO

2 0 1 0

3 PO

2 0 11

4 PO 2 ações Temáticas

2 0 1 2

5 PO 1 ação Temática

(99)

Verificar se os procedimentos implementados pelas entidades intervenientes no processo de gestão, no que respeita quer ao processo de análise, seleção, decisão da candidatura quer às verificações de gestão, estão de acordo com o estabelecido no SGC e que as decisões tomadas por aquelas entidades estão devidamente documentadas e fundamentadas

Principal objetivo das ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE

(100)

Objetivos das ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE

Para o efeito, a AC verificará se os procedimentos asseguram, designadamente, que:



as operações aprovadas se enquadram nas regras do PO e foram selecionadas em conformidade com os critérios de seleção aprovados;



as despesas validadas são justificadas por faturas pagas ou outros documentos contabilísticos de valor probatório equivalente e ocorreram dentro do período de elegibilidade do projeto;

(101)



as despesas validadas não foram objeto de financiamento por outros regimes comunitários ou nacionais e em outros períodos de programação;



as despesas validadas cumprem as regras nacionais e comunitárias em matéria de contratos públicos, ambiente, auxílios de estado, …

(102)



as verificações no local incidem sobre documentos originais de despesa e correspondentes registos contabilísticos, bem como se os produtos e serviços foram fornecidos de acordo com o projeto aprovado e cumprem as regras comunitárias e nacionais aplicáveis em termos de contratos públicos, ambiente e publicidade, …



existe uma pista de auditoria adequada;



são eficazes na prevenção, deteção e correção de eventuais irregularidades, …

(103)

Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE N.º Ações de Controlo Prévias realizadas pela AC

19

N.º de Projetos Controlados

111

Despesa Controlada

93.822.158,07€

(104)

Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE principais não conformidades

(105)

Ações de controlo prévias à certificação de despesas à CE principais recomendações

 A nível do processo de análise, seleção, decisão da candidatura

Garantir que a apreciação do mérito das candidaturas é fundamentada em critérios de seleção aprovados em Comissão de Acompanhamento;

Implementar procedimentos que permitam assegurar que o beneficiário não é responsável pela apresentação da mesma candidatura noutro PO; Proceder em sede de análise das candidaturas, à verificação da

(106)

 A nível do processo de análise, seleção, decisão da candidatura

Garantir no âmbito da aprovação das candidaturas a observância dos montantes máximos de referência estabelecidos em Regulamento Específico;

Assegurar que o contrato de financiamento identifica a data de inicio e de fim do período de elegibilidade temporal das despesas;

(107)

 Ao Nível das verificações administrativas

Assegurar que as despesas objeto de cofinanciamento cumprem as

regras de elegibilidade e que foram efetivamente pagas dentro do período de elegibilidade aprovado para a operação;

Garantir uma adequada verificação dos procedimentos de contratação pública;

(108)

 Ao Nível das verificações administrativas

Assegurar que possui os elementos necessários à comprovação da elegibilidade do IVA

Assegurar que as verbas retidas para efeitos de reforço de garantia só serão consideradas elegíveis no momento em que sejam depositadas numa instituição de crédito, deixando o dono da obra de as poder utilizar;

Assegurar o cumprimento das regras nacionais e comunitárias em matéria publicitação do apoio FEDER;

(109)

 Ao nível das verificações no local das operações

Assegurar que as verificações incidem sobre a contabilidade do

beneficiário de forma a aferir a efetiva contabilização dos investimentos, dos pagamentos aos fornecedores e dos subsídios atribuídos;

Garantir que os produtos e os serviços cofinanciados estão afetos à operação;

Assegurar que os dossiers administrativos e financeiros relativos aos procedimentos de contratação se encontram completos e devidamente organizados.

(110)

 A nível transversal

Assegurar uma pista de auditoria completa e adequada ao nível de cada operação.

(111)

MÓDULO 2

O ciclo anual de auditoria e controlo



Apresentação das principais linhas de orientação sobre o tratamento do erro

“GUIDANCE ON TREATMENT OF ERRORS DISCLOSED IN THE ANNUAL CONTROL REPORTS (Annex to the Guidance on ACRs and Opinions of 18/02/2009, ref. COCOF 09/0004/01-EN)

(112)

MÓDULO 3

(113)



→

Reforço das verificações de gestão (artº 13º do Reg. 1828/2006);

→

Melhoria das evidências que suportam a pista de auditoria;

→

Reforço da supervisão das funções delegadas (nos Organismos Intermédios);

→

Manutenção da Descrição dos Sistemas de Gestão e Controlo atualizada e em efetivo funcionamento;

→

Melhoria dos procedimentos de tratamento das recomendações de auditoria e dos resultados das verificações de gestão (follow-up mais eficaz).

(114)



Ao nível dos procedimentos de contratação pública:

→

Os resultados das auditorias anteriores reforçaram a experiência de todos os intervenientes (Autoridades de Gestão / Organismos Intermédios, de Certificação e de Auditoria), incluindo ainda alguns beneficiários;

→

O ponto chave do controlo (verificações de gestão – artº. 13.º do Reg. 1828/2006) encontra-se reforçado e fornece maiores garantias do cumprimento das normas.

(115)

→

(116)

→

(117)

Reforço da capacitação institucional

Ações desenvolvidas pelo IFDR de apoio à gestão dos programas

(118)

2008

2009

2010

2011

2012

2008

 O Novo Regime da Contratação Pública – Aspetos Fundamentais

(119)

2008

2009

2010

2011

2012

2009

 Gestão dos Fundos Estruturais 2007-2013

(120)

2008

2009

2010

2011

2012

2010

 Contratação pública para as Comunidades Intermunicipais

 Validação de despesa em Programas de Cooperação Territorial Europeia

 Procedimentos de apresentação de grandes projectos à CE

Ciclo de forma

ção IFDR

Ciclo de forma

ção IFDR

(121)

2008

2009

2010

2011

2012

2011

 Validação de Despesa no âmbito da Cooperação Territorial Europeia

 Análise Custo – Benefício de Projectos Co-financiados pelo FEDER ou Fundo de Coesão

Ciclo de forma

ção IFDR

Ciclo de forma

ção IFDR

(122)

2008

2009

2010

2011

2012

 Instrumentos de Engenharia Financeira

 Questões Ambientais relacionadas com a Gestão de Financiamentos Comunitários