AUTENTICIDADE E O MODELO DE REQUISITOS e-ARQ BRASIL

O e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 16) afirma que a Segunda Guerra Mundial é um marco na expansão da tecnologia do computador, pois no pós-guerra essa tecnologia ultrapassou os limites de uso militar e se expandiu para o ambiente das instituições públicas e privadas. O e-ARQ Brasil explica também que até a década de 70, por apresentarem estruturas de hardware e software complexas, o uso dos computadores restringia-se apenas a especialistas.

Segundo o CONARQ (2011, p. 16) a década de 1980 trouxe duas novidades: os computadores pessoais e as redes de trabalho. O que proporcionou uma descentralização das atividades informatizadas.

O desenvolvimento de programas amigáveis e a redução dos custos da tecnologia levaram à disseminação do uso dos microcomputadores. Essa disseminação foi potencializada com o advento da tecnologia de rede, que evoluiu, rapidamente, das redes locais (local area network – LAN) para as metropolitanas, nacionais e globais, sendo a Internet a maior delas. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.16).

Nos anos 1990, segundo o CONARQ (2011, p. 16), os mecanismos de registro e comunicação da informação das instituições, sejam elas públicas ou privadas, passaram por mudanças causadas pelo avanço da tecnologia da informação e da comunicação.

Os documentos produzidos no decorrer das atividades dessas instituições, até então em meio convencional, assumem novas características, isto é, passam a ser gerados em ambientes eletrônicos, armazenados em suportes magnéticos e ópticos, em formato digital, e deixam de ser apenas entidades físicas para se

tornarem entidades lógicas. Além disso, o gerenciamento dos documentos, tanto os digitais como os convencionais, começa a ser feito por meio de um sistema informatizado conhecido como gerenciamento eletrônico de documentos (GED). (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.16).

Para o CONARQ (2011, p. 16), os documentos arquivísticos digitais trouxeram benefícios quanto a produção, transmissão, armazenamento e acesso, porém, trouxe também algumas desvantagens.

A simplicidade de criação e transmissão de documentos traz como consequência a informalidade na linguagem, nos procedimentos administrativos, bem como o esvaziamento das posições hierárquicas. A facilidade de acesso acarreta, às vezes, intervenções não autorizadas que podem resultar na adulteração ou perda dos documentos. A rápida obsolescência tecnológica (software, hardware e formato) e a degradação das mídias digitais dificultam a preservação de longo prazo dos documentos e sua acessibilidade contínua. Estes e outros problemas requerem a adoção de medidas preventivas para minimizá-los. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.16).

Assim, segundo o CONARQ (2011, p. 16), com a disseminação dos documentos arquivísticos digitais, a gestão arquivística de documentos passou a ser o principal foco de estudos da Arquivologia. A revisão de conceitos, a definição de diretrizes de gestão e a especificação de requisitos funcionais e metadados para sistemas de gestão arquivística de documentos são resultados de projetos desenvolvidos por países da Europa, bem como os Estados Unidos, Canadá e Austrália.

A gestão arquivística compreende a responsabilidade dos órgãos produtores e das instituições arquivísticas em assegurar que a documentação produzida seja o registro fiel das suas atividades e que os documentos permanentes sejam devidamente recolhidos às instituições arquivísticas. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.16).

Para o CONARQ (2011, p. 16), a partir da década de 1950, o conceito de gestão de documentos foi estabelecido nos Estados Unidos com o objetivo de racionalizar a produção documental, facilitar o acesso aos documentos e regular sua eliminação ou guarda permanente.

Segundo o CONARQ (2011, p. 17), no Brasil, a gestão de arquivística de documentos foi amparada legalmente com a implantação da lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Lei de Arquivos, e do decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, o qual tem por finalidade regulamentar a gestão de documentos na administração

pública federal. A Lei nº 8.159 também criou o Conselho Nacional de Arquivos, o qual tem por objetivo definir a política nacional de arquivos públicos e privados e exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

O CONARQ (2011, p. 17), a partir da definição legal de gestão de documentos, reforça essa conceituação reproduzindo nessa publicação: “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Ainda, para o CONARQ (2011, p. 17), só é possível que o documento arquivístico se mantenha autêntico, confiável e acessível por meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos.

O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua autenticidade, uma vez que é suscetível à degradação física dos seus suportes, à obsolescência tecnológica de hardware, software e de formatos, e a intervenções não autorizadas, que podem ocasionar adulteração e destruição. Somente com procedimentos de gestão arquivística é possível assegurar a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.18).

Para o CONARQ (2011, p. 19), a política de gestão de documentos deve ser definida pelos órgãos e entidades com o objetivo de produzir, manter e preservar documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, de maneira a apoiar suas funções e atividades.

O CONARQ (CONARQ, 2011, p. 21) estabelece uma série de exigências, tanto em relação ao documento arquivístico como ao seu próprio funcionamento e devem ser cumpridas pelo programa de gestão arquivística de documentos.

No que diz respeito ao documento arquivístico, o CONARQ (2011, p. 21) exige que reflita corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ação implementada, contenha os metadados necessários para documentar a ação, seja capaz de apoiar as atividades e prestar contas das atividades realizadas.

Quanto ao programa de gestão arquivística de documentos, o CONARQ (2011, p. 21) exige que este contemple o ciclo de vida dos documentos, garanta que o documento esteja acessível, mantenha os documentos em ambiente seguro, cumpra os prazos de guarda, programe estratégias de preservação dos documentos

desde sua produção e pelo tempo que for necessário, garanta que o documento seja autêntico, orgânico, único, confiável e acessível.

Com relação à autenticidade, o CONARQ (2011, p. 21) afirma que

Um documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Enquanto a confiabilidade está relacionada ao momento da produção, a autenticidade está ligada à transmissão do documento e à sua preservação e custódia. Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção. Assim, um documento não completamente confiável, mas transmitido e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção, é autêntico. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.21).

Para assegurar a autenticidade, o CONARQ (2011, p. 21) exige que a identidade e integridade dos documentos devem ser garantidas pelo programa de gestão arquivística. Assim, deve-se implantar e documentar as políticas e procedimentos que controlem a transmissão, manutenção, avaliação, destinação e preservação dos documentos para garantir sua proteção contra adulterações.

Com relação à suspensão ou extinção de um SIGAD, o e-ARQ Brasil (2011, p. 24-25) enfatiza que o sistema deve ficar acessível para consulta, mas esclarece que novos documentos não devem ser incluídos. No que diz respeito aos documentos já inseridos no SIGAD, o e-ARQ Brasil (2011, p. 24-25) diz que eles podem ser removidos de acordo com diretrizes de destinação ou transferidos para outros sistemas.

O processo de suspensão ou extinção de SIGAD deve ser documentado, inclusive os planos de conversão ou mapeamento dos dados, pois essas informações detalhadas serão necessárias à verificação de autenticidade e manutenção da acessibilidade dos documentos inseridos no sistema suspenso ou extinto. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.26).

O CONARQ detalha quais os procedimentos e operações técnicas da gestão de documento:

Sobre transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário, o e-ARQ Brasil (2011, p. 31) exige a transferência dos documentos seja acompanhada de uma listagem de transferência. O e-ARQ Brasil que esclarece que a transferência pode ser realizada de duas formas: para uma área de

armazenamento apropriada, sob controle do órgão ou entidade que produziu o documento ou transferência para uma instituição arquivística, que ficará responsável pela custódia do documento.

Quando os documentos transferidos ficam sob custódia de um órgão ou entidade diferente do que os produziu, a organização responsável pela custódia tem a obrigação de mantê-los e gerenciá-los de forma adequada, garantindo sua destinação final, preservação e acesso. Todas essas obrigações devem estar formalizadas em um contrato firmado entre o órgão ou entidade que produziu os documentos e o responsável por sua custódia. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.31).

Quanto ao recolhimento dos documentos para o arquivo permanente o e- ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 31) afirma que os documentos devem ser acompanhados de instrumentos que permitam sua identificação e controle, segundo a legislação vigente. A respeito das transferências de arquivos digitais para instituição arquivística, que impliquem na transposição desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado, o e-ARQ Brasil (2011, p. 31) exige que sejam tomadas as seguintes providências:

• compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística recebedora;

• documentação técnica necessária para interpretar o documento digital (processamento e estrutura dos dados);

• instrumento descritivo que inclua os metadados atribuídos aos documentos digitais e informações que possibilitem a presunção de autenticidade dos documentos recolhidos à instituição arquivística; • informações sobre as migrações realizadas no órgão produtor. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.31).

Sobre o armazenamento dos documentos arquivísticos digitais, o e-ARQ Brasil (2011, p. 34), enfatiza que se deve garantir a autenticidade do documento, durante todo seu ciclo de vida, até sua destinação final, levando em consideração a proteção contra acesso não autorizado e perdas por destruição, furto e sinistro.

No caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e entidades devem dispor de políticas e diretrizes para conversão ou migração desses documentos de maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilização. Os procedimentos de conversão e migração devem detalhar as mudanças ocorridas nos sistemas e nos formatos dos documentos. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.34).

A respeito da preservação dos documentos arquivísticos digitais, o e-ARQ Brasil (2011, p. 35) afirma que eles devem ser mantidos acessíveis e utilizáveis ao longo do tempo. A autenticidade e a acessibilidade devem ser asseguradas por meio

de estratégias e técnicas institucionais proativas de produção e preservação que garantam sua perenidade.

[...] nos documentos digitais, o foco da preservação é a manutenção do acesso, que pode implicar mudança de suporte e formato, bem como atualização do ambiente tecnológico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formato exigem intervenções periódicas.

As estratégias de preservação de documentos arquivísticos devem ser selecionadas com base em sua capacidade de manter as características desses documentos e na avaliação custo-benefício. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.35).

Como estratégias para a preservação dos documentos arquivísticos digitais, o e-ARQ Brasil (2011, p. 35) sugere o monitoramento e controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no manuseio direto e obtenção de suportes e materiais mais duráveis. E, para minimizar os riscos da obsolescência tecnológica e danos físicos ao suporte o e-ARQ Brasil (2011, p. 35) sugere procedimentos de migração (atualização e conversão), emulação, encapsulamento e a adoção de formatos digitais abertos.

Ainda sobre as estratégias de preservação, o e-ARQ Brasil (2011, p. 35), salienta que é preciso documentar os procedimentos adotados e os metadados.

O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponíveis outros procedimentos para preservar documentos digitais por longos períodos. As estratégias de preservação de documentos digitais e dos respectivos metadados devem ser formuladas e integradas ao SIGAD desde a fase de elaboração do projeto do sistema. Só assim será possível garantir o uso e o acesso aos documentos digitais durante todo o período previsto para sua guarda. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.35-36).

O e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 35), com relação ao acesso, aconselha que seja adotado um esquema de classificação de acesso definindo categorias de usuários e permissões de acesso e uso do sistema de gestão arquivística para produção, leitura, atualização e eliminação dos documentos.

O órgão ou entidade deve controlar quem está autorizado a acessar os documentos arquivísticos e em que circunstâncias esse acesso é permitido, dado que os documentos podem conter informação pessoal, comercial ou operacionalmente sensível. É igualmente necessário aplicar as restrições de acesso a usuários externos, de acordo com a legislação vigente. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.38).

Após a análise da primeira parte do e-Arq Brasil, é possível perceber que, com relação à autenticidade, as indicações e exigências realizadas estão todas de acordo com a literatura apresentada nos capítulos anteriores. Ficou claro como o processo de gestão arquivística de documentos está diretamente ligado a garantia de autenticidade de um documento digital arquivístico uma vez que há exigências quanto ao armazenamento, manutenção, preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais uma vez que a autenticidade do documento arquivístico digital é presumida quando é possível controlar do o ciclo vital do documento. Tais procedimentos visam também por garantir a manutenção da relação orgânica entre os documentos.