REQUISITOS DE AUTENTICIDADE PARA OS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Para atestar e manter a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, MacNeil (2008, s/p.) esclarece que são necessários requisitos que apoiem a presunção da autenticidade demonstrando que o mesmo não foi modificado ou corrompido.

Os requisitos para atestar e manter a autenticidade de documentos arquivísticos eletrônicos que são preservados por longo tempo são necessários, portanto, para apoiar a presunção de que um documento eletrônico é, de fato, e continua a ser, o que pretende ser e não foi modificado ou corrompido em seus aspectos essenciais. (MACNEIL, 2008, s/p.)

MacNeil (2008, s/p.) esclarece que para que se avalie a autenticidade de um documento arquivístico digital, o conservador deve ter a capacidade de estabelecer a identidade do documento e demonstrar que o mesmo é integro. A autora acrescenta ainda que a identidade do documento é referente aos atributos que caracterizam o documento com único e o distinguem dos demais documentos.

De uma perspectiva diplomático-arquivística, tais atributos incluem: nomes de pessoas cooperando em sua formação (i.e., autor, destinatário, escritor, e produtor); a(s) data(s) de produção (i.e., a data em que foi criado, recebido, e retido) e a(s) data(s) de transmissão; uma indicação sobre a ação ou assunto do qual participa; a expressão de sua relação orgânica, que o liga a outros documentos que participam da mesma ação (p. ex., um código de classificação ou outro identificador especial); bem como uma indicação de quaisquer anexos desde que um anexo seja considerado parte integral de um documento. (MACNEIL, 2008, s/p.)

MacNeil (2008, s/p.) elucida também que a integridade do documento refere- se ao fato de que documento deve ser mantido completo e com seu poder comprobatório sem ser corrompido.

O InterPARES 2 Project ([2011b],s/p) salienta que identificação completa dos documentos arquivísticos digitais vai muito além de somente nomear arquivos. Essa identificação é fundamental para que os documentos arquivísticos diferenciem- se uns dos outros, tanto para distinguir versões diferentes de um documento, quanto para fornecer evidências da identidade do documento arquivístico desde o momento de sua produção até o momento de sua preservação.

Segundo o InterPARES 2 Project ([2011b],s/p), a informação sobre os materiais digitais que apoia sua identificação e recuperação é comumente chamada

de metadado. Enfatiza também que é através dos dados sobre a identidade que a maioria dos aplicativos de softwares reconhece os materiais digitais, uma vez que os dados são necessários para a localização dos documentos.

Sem os metadados, seria praticamente impossível encontrar um documento sem abrir e ler toda uma pasta ou vários diretórios. Os metadados descrevem as propriedades ou atributos dos materiais digitais. No caso de documentos arquivísticos, entretanto, essas propriedades (ou atributos) também são necessárias para manter e avaliar sua autenticidade, e é por isso que é importante assegurar que todas as que são essenciais estejam registradas e corretas. (INTERPARES 2, [2011b], s/p)

Ainda de acordo com o InterPARES 2 Project ([2011b],s/p), os atributos que expressam a identidade dos materiais digitais são denominados metadados de identidade. E são eles: nomes das pessoas envolvidas na produção dos materiais digitais (autor, redator, originador, destinatário e o receptor), nome da ação ou assunto, forma documental,apresentação digital data(s) de produção e transmissão expressão do contexto documental. Além desses atributos o InterPARES 2 Project apresenta os atributos que podem ser aplicáveis, sendo estes: indicação de anexos, indicação de direitos autorais ou outros direitos intelectuais, indicação da presença ou remoção de uma assinatura digital, indicação de outras formas de autenticação, indicação da minuta ou número da versão e existência e localização de materiais duplicados fora do sistema digital.

O InterPARES 2 Project ([2011b],s/p) explica que enquanto os metadados de identidade distinguem materiais digitais uns dos outros, um outro grupo, os chamados metadados de integridade, permitem aos usuários concluir que os mate- riais são os mesmos desde que foram produzidos (embora não seja possível veri- ficar ou demonstrar isso, pois seria necessária uma comparação com cópias dos materiais mantidas em outros lugares). Os documentos arquivísticos digitais são autênticos uma vez que estejam intactos e não corrompidos, ou seja, sua integridade física pode ser comprometida desde que a articulação do conteúdo e os pré- requisitos de sua forma documentalpermaneçam inalterados.

O InterPARES 2 Project afirma também que

Os atributos que se relacionam à integridade dos materiais digitais dizem respeito à manutenção dos materiais, incluindo a responsabilidade por seu uso apropriado, tais como supervisão e documentação de quaisquer transformações tecnológicas ou transferências dos materiais para outros sistemas. (INTERPARES 2, [2011b], s/p)

Deste modo, de acordo com o InterPARES 2 Project ([2011b],s/p), os atributos de integridade são: nome da pessoa ou unidade administrativa que utiliza os documentos, nome da pessoa ou unidade com responsabilidade primária por manter os materiais, indicação de quaisquer mudanças técnicas nos materiais ou nos aplicativos responsáveis por gerenciar e prover acesso aos materiais e a destinação planejada. O InterPARES 2 Project ([2011b],s/p) apresenta também outros metadados de integridade aplicáveis, que são esses: Indicação de anotações acrescentadas aos materiais, código de restrição de acesso, privilégio e de documento vital.

Para MacNeil (2008, s/p.) a presunção da autenticidade é uma inferência retirada de fatos conhecidos sobre a maneira pela qual o documento foi produzido, manuseado, e mantido. A autora afirma também que em qualquer situação pode não haver base suficiente para a presunção da autenticidade, ou a mesma pode ser fraca, e que se caso isso ocorra faz-se necessário mais análise para verificar a autenticidade dos documentos. A autora conceitua a verificação de autenticidade como

[...] o ato ou processo de estabelecer uma correspondência entre fatos conhecidos sobre o documento e os vários contextos em que foi produzido e mantido, e o fato proposto de autenticidade do documento. (MACNEIL, 2008, s/p.)

MacNeil (2008, s/p.) ressalta também que, com a verificação, os fatos conhecidos sobre o documento e seus contextos oferecem as bases para apoiar ou refutar a afirmação de que o documento é autêntico.

Com relação à verificação da autenticidade, o InterPARES 2 Project ([2011a],s/p) diz que sempre fez parte do processo tradicional de avalição dos arquivos e que em primeira instância, baseava-se na confirmação da existência de uma cadeia de custódia ininterrupta desde o momento da produção do documento até a sua transferência para a entidade arquivística responsável pela sua preservação a longo prazo.

Os períodos em que os documentos não estiveram submetidos a algum tipo de medida de proteção pelo seu produtor, ou por uma instituição posterior a ele que tivesse interesse em manter a acurácia e completeza dos documentos, podem causar muitas dúvidas sobre a autenticidade dos mesmos. (INTERPARES 2, [2011a], s/p)

O InterPARES 2 Project ([2011a],s/p) enfatiza que o processo de avaliação dos documentos produzidos em ambiente digitaldeve ser um processo mais aberto e visível, realizado e documentado pelo preservador.

O relatório de avaliação deve documentar os controles estabelecidos pelo produtor para garantir a identidade e a integridade dos documentos arquivísticos, e, consequentemente, a presunção da sua autenticidade. Tais controles incluem cada um dos Requisitos de Referência para Apoiar a Presunção de Autenticidade [...] (INTERPARES 2, [2011a], s/p)

MacNeil (2008, s/p) salienta que ainda que o conservador tem que avaliar a autenticidade antes da transferência para a custódia do arquivo e mantê-la após sua transferência. Ressalta também que a avaliação é parte integral da análise dos documentos enquanto a manutenção é parte integral da preservação a longo prazo. Deste modo, MacNeil (2008, s/p) esclarece que

Antes de os documentos serem transferidos para a custódia de um arquivo, o conservador deve estabelecer, como parte do processo de avaliação, se e até que ponto os documentos foram mantidos pelo produtor fazendo uso de tecnologias e procedimentos administrativos que garantam sua autenticidade ou pelo menos minimizem os riscos de alteração desde o momento em que os documentos foram retidos até que possam ser acessados. (MACNEIL, 2008, s/p.)

A autora esclarece que depois de estabelecida a autenticidade e transferidos os documentos para o conservador, este precisa mantê-la, de acordo com procedimentos que garantam de forma permanente e que possam produzir cópias sem que a autenticidade seja comprometida pelos processos de reprodução.

Para garantir a atestação da autenticidade de cópias de documentos eletrônicos, o conservador deve também produzir e manter documentação referente à maneira como vem mantendo os documentos ao longo do tempo bem como a maneira como os reproduziu. (MACNEIL, 2008, s/p.)

Com base no que foi apresentado, MacNeil (2008, s/p) apresenta os “requisitos de benchmark” e os “requisitos de baseline”. Tais requisitos encontram-se anexos ao final desta pesquisa. Requisitos esses que, para a autora, tem como base a noção de confiança no gerenciamento arquivístico e preservação dos documentos.

MacNeil (2008, s/p) afirma que “requisitos de benchmark” são requisitos apoiam a presunção da autenticidade dos documentos antes mesmo de serem transferidos para a custódia do conservador. Como “requisitos de baseline” a autora entende que são responsáveis por apoiar a produção de cópias autênticas dos

documentos que foram transferidos para custódia do preservador. Porém, para MacNeil (2008, s/p), diferente dos requisitos de benchmark, todos os requisitos de baseline tem o dever de ser cumpridos antes que o conservador possa atestar a autenticidade das cópias sobre sua guarda.

Assim, MacNeil (2008, s/p) elucida que a presunção da autenticidade é uma interferência retirada de fatos conhecidos sobre a maneira pela qual o documento foi produzido, manuseado e mantido.

MacNeil (2008, s/p) ressalta ainda que

Uma presunção de autenticidade tem como base o número de requisitos satisfeitos e o grau de satisfação de cada um. Os requisitos são, portanto, cumulativos: Quanto mais alto o número de requisitos satisfeitos, e quanto maior o grau de satisfação dos requisitos individuais, mais forte a presunção de autenticidade.

A cerca da presunção da autenticidade o InterPares 2 Project entende como

Uma presunção de autenticidade é uma inferência que é estabelecida a partir de fatos conhecidos sobre a forma como um documento foi produzido e mantido. A adoção e a aplicação consistente das recomendações apresentadas neste documento fornecem a melhor evidência para apoiar tal presunção. As recomendações são cumulativas: quanto maior o número de recomendações seguidas e maior o grau de satisfação de cada uma delas, maior a presunção de autenticidade. (INTERPARES 2, [2011a], s/p)

Após análise da bibliografia apresentada é possível perceber que os metadados são de suma importância para a presunção da autenticidade, pois compreendem informações pertinentes a todo o ciclo vital do documento arquivístico digital.

É importante observar que MacNeil (2008, s/p) bem como o InterPares 2 Project afirmam que quanto maior o número de requisitos atendidos, maior a presunção da autenticidade.

4. PROTEÇÃO À AUTENTICIDADE: AUTENTICAÇÃO E MEDIDAS CONTRA