UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
O CONCEITO DE AUTENTICIDADE NO e-ARQ BRASIL
KARINE SILVA
Niterói, 2017
KARINE SILVA
O CONCEITO DE AUTENTICIDADE NO E-ARQ BRASIL
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel em Arquivologia.
Orientadora: Prof.ª Drª MARGARETH DA SILVA
Niterói, 2017
S586 Silva, Karine.
O conceito de autenticidade no e-ARQ Brasil / Karine Silva. – 2017. 77 f.
Orientadora: Margareth da Silva.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense. Departamento de Ciência da Informação, 2017.
Bibliografia: f. 69-72.
1. Autenticidade. 2. Documento arquivístico. 3. Documento eletrônico. 4. Gestão de documento. I. Silva, Margareth da. II. Universidade Federal Fluminense. Departamento de Ciência da Informação. III. Título.
KARINE SILVA
ANÁLISE DO CONCEITO DE AUTENTICIDADE NO E-ARQ BRASIL
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para
obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.
APROVADO EM: / /
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________ Professora Dr.ª Margareth da Silva - Orientadora Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professora Dr.ª Joice Cardoso Ennes
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Professora Dr.ª Fátima Auxiliadora de Souza Justiniano Universidade Federal Fluminense
Dedico aos meus pais Fátima Regina e Walter e ao meu grande companheiro da vida Juan Paulo, que estiveram ao meu lado, me estimulando e auxiliando em todos os momentos.
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus que me deu forças e me iluminou pra chegar até aqui.
Agradeço aos meus pais Fátima e Walter, que me criaram com muito carinho e me ajudaram a escolher, não o caminho mais fácil, mas o caminho do bem e da honestidade.
Agradeço ao meu esposo, Juan Paulo, por todo o suporte emocional durante esses anos, pela paciência e carinho com os quais pude contar pra seguir em frente nessa cansativa caminhada.
Agradeço as minhas irmãs Karoline e Amanda pela companhia na vida.
Agradeço a minha avó Germana, por seu incentivo e exemplo de mulher forte e batalhadora.
Aos meus amigos de caminhada Daniele Pereira, Matheus Nicolau, Raíra Lima, Priscilla de Leu e Cláudia Alvarenga pelo apoio e companheirismo.
A minha querida professora e orientadora, Dra. Margareth Silva, por sua sinceridade, paciência, atenção e por contribuir de forma primordial para meu futuro profissional. A todos que estiveram presentes, muito obrigada!
“Tudo parece impossível até que seja feito.” Nelson Mandela
RESUMO
A finalidade deste trabalho é observar como o Conselho Nacional de Arquivos aborda o princípio da autenticidade em seu Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Por meio do levantamento realizado na literatura da área arquivística, apresentamos como a literatura entende os conceitos relacionados à: documento, documento arquivístico e documento arquivístico digital. Procura-se evidenciar neste trabalho de que forma a autenticidade é comentada em relação aos documentos arquivísticos digitais. Além de mostrar a importância da manutenção do princípio da autenticidade para garantir o valor probatório do documento arquivístico digital.
Palavras chave: Autenticidade; Documento Arquivístico; Documento Arquivístico digital; Sistema informatizado de gestão de documentos arquivísticos.
ABSTRACT
The purpose of this paper is to observe how the National Archives Board addresses the principle of authenticity in its Requirements Model for Computerized Archival Records Management Systems.Through the literature survey of the archival area, we present how the literature understands the concepts related to: document, archival document and digital archival document. In this paper we try to show how
authenticity is commented on in relation to digital archival documents. In addition to showing the importance of maintaining the principle of authenticity to ensure the probative value of the digital archival document.
Key Word: Authenticity; Archival Document; Digital Archival Document;
Computerized management system for archival documents Authenticity; Archival Document; Digital Archival Document; Computerized management system for archival documents.
Sumário
1. INTRODUÇÃO ... 9
2. O CONCEITO DE DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ... 12
2.1. DOCUMENTO ... 12
2.2 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ... 13
2.3 DOCUMENTO ELETRÔNICO E DOCUMENTO DIGITAL ... 16
2.4 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL ... 18
3. AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS DIGITAIS ... 22
3.1 A CONFIABILIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS ... 25
3.2. A AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS ... 27
3.3 REQUISITOS DE AUTENTICIDADE PARA OS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS ... 29
4. PROTEÇÃO À AUTENTICIDADE: AUTENTICAÇÃO E MEDIDAS CONTRA PERDAS, CORRUPÇÃO E OBSOLESCÊNCIA TECNOLÓGICA ... 33
4.1 AMEÇAS À AUTENTICIDADE E AS TÉCNICAS DE AUTENTICAÇÃO ... 34
4.2 MEDIDAS CONTRA PERDAS, CORRUPÇÃO E OBSOLESCÊNCIA TECNOLÓGICA ... 39
4.3 CUSTODIADOR CONFIÁVEL ... 41
5. O CONCEITO DE AUTENTICIDADE NO e-ARQ BRASIL ... 43
5.1 AUTENTICIDADE E O MODELO DE REQUISITOS e-ARQ BRASIL ... 45
5.2 REQUISITOS DE SEGURANÇA PARA APOIAR A AUTENTICIDADE ... 51
CONSIDERAÇÕES FINAIS... 67
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA ... 69
ANEXO A - REQUISITOS BASELINE (REQUISITOS DE BASE PARA APOIAR A PRODUÇÃO DE CÓPIAS AUTÊNTICAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS) ... 73
ANEXO B - REQUISITOS BENCHMARK – (REQUISITOS DE REFERÊNCIA PARA APOIAR A PRESUNÇÃO DE AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS) ... 74
1. INTRODUÇÃO
Com o advento da revolução tecnológica tornou-se um desafio para as entidades produtoras e custodiadoras assegurar que os documentos sob sua guarda sejam autênticos e estejam em condições de serem acessados e utilizados. Esses documentos arquivísticos são de suma importância tanto para a tomada de decisões quanto posteriormente como fonte de provas e testemunho das ações que lhes foram gerados.
Para Rondinelli (2007, p. 23), o uso da informática sai lentamente dos domínios militares pós II Guerra Mundial e expande seu uso para instituições publicas e privadas de países capitalistas. Ainda segundo a autora por volta da década de 1970, o acesso à tecnologia informática ainda era limitada a especialistas, visto que até então era composta de uma complexa infraestrutura entre software e hardware.
A partir da década de 1980, segundo Rondinelli (2005, p. 23), a informática avança trazendo como recursos os computadores pessoais, as redes de trabalho, softwares de fácil interação com usuário e de baixo custo, possibilitando assim a expansão e descentralização dos procedimentos administrativos e documentários e tornando-os assim mais rápidos. Rondinelli afirma ainda que o mundo arquivístico também sofreu transformações afetando os mecanismos de registro e comunicação da informação e, por conseguinte seus documentos arquivísticos. Entretanto o processo de assimilação dessas mudanças por parte dos profissionais arquivistas ocorreu de forma lenta.
Rocha (2016, p.181) enfatiza que a crescente produção de documentos arquivísticos digitais causou um aumento nas bases de dados, fator que tornou necessária uma gestão eficiente desses documentos.
Em 1991, no Brasil é criado o Conselho Nacional de Arquivos, definindo uma política nacional de arquivos públicos e privados e também criado o embasamento legal para o conceito de gestão arquivística de documentos, lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Os documentos arquivísticos digitais trazem uma série de vantagens ao mundo corporativo visto que acelera e simplifica os processos de trabalho. Contudo, há de ser ponderado que tais facilidades também acarretam riscos à autenticidade e à integridade dos arquivos, uma vez que os tornam mais suscetíveis a alterações não autorizadas e até mesmo adulterações. Outro aspecto que deve ser levado em
consideração é a obsolescência tecnológica, uma vez diante do avanço da tecnologia da informação na atualidade se da de forma acelerada o que é capaz de comprometer a preservação da informação e dificultar o acesso à mesma em longo prazo, obrigando assim constantes migrações dos arquivos, o que pode comprometer tanto a integridade como a autenticidade do documento arquivístico digital.
Fator que também será contemplado no presente trabalho é com relação aos custos para que seja mantida a autenticidade do documento arquivístico digital com implantação de base de dados seguras ou até mesmo repositórios digitais confiáveis que permitam a reprodução contínua e repetitiva desses documentos de forma a garantir que os documentos permaneçam autênticos, bem como acessíveis e utilizáveis.
A autenticidade como um dos princípios básicos da Arquivologia bem como o aumento da dependência tecnológica, são fatores que tornam de suma importância a atual pesquisa uma vez que a mesma tende a apontar caminhos, através da verificação da bibliografia existente na área, para que o desafio da manutenção da autenticidade dos documentos arquivísticos digitais seja enfrentado pelos profissionais da área.
O presente trabalho tem como objetivo geral apresentar uma análise bibliográfica a respeito de como a literatura arquivística trata a preservação da autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, garantindo que estes mantenham a mesma forma ao longo do tempo.
Deste modo, o atual estudo apresenta como objetivo principal apresentar a discussão da autenticidade para os documentos arquivísticos digitais analisando o impacto da tecnologia na autenticidade dos documentos digitais, pois enquanto nos documentos públicos convencionais presume-se que são autênticos, no caso dos documentos digitais é necessário verificar se sua autenticidade se mantem ao longo do tempo.
Os objetivos específicos são:
Examinar como o InterPares Project analisou a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais;
Examinar como a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) aplicou todo o conhecimento do InterPares Project para desenvolver produtos como Diretrizes, e-ARQ Brasil.
Analisar como o Conselho Nacional de Arquivos aborda a temática da autenticidade no e-ARQ Brasil.
Este estudo utiliza como marco teórico-metodológico o InterPARES Project, ao qual desde 1998 vem produzindo conhecimentos de forma multicultural e interdisciplinar a fim de desenvolver meios para preservação dos documentos arquivísticos digitais para a posteridade, mantendo suas características arquivísticas e se utilizando de conceitos e princípios da Diplomática e da Arquivologia, bem como outras áreas do conhecimento como a ciência da computação. Para isso, será feita análise bibliográfica, destacando a produção do InterPARES Project, de Luciana Duranti, e dos trabalhos desenvolvidos pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do CONARQ que enfatizaram a autenticidade como a Resolução nº 37 sobre presunção de autenticidade, o Glossário e o e-ARQ Brasil: Modelo de requisitos Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gestão de documentos.
O trabalho consiste em quatro capítulos, ao qual o primeiro capítulo aborda conceitos apresentados no Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais desenvolvido pela Câmara Técnica. Conceitos esses referentes a conceitos de documento, documento arquivístico, documento eletrônico, documento digital e documento arquivístico digital.
No segundo capítulo apresenta métodos para garantir a autenticidade em ambientes digitais, através de seu modo de transmissão, de sua forma de transmissão e seu estado de transmissão.
O terceiro capítulo apresentará técnicas de autenticação e proteções contra perdas, corrupção e obsolescência tecnológica.
O quarto capítulo irá tratar da maneira a qual o Conselho Nacional de Arquivos entende o princípio da autenticidade em seu Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (Arq Brasil). O e-ARQ Brasil é divido em duas partes, a qual a primeira parte tem como foco a gestão de documentos e a segunda parte apresenta requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD). Na segunda parte iremos observar apenas os requisitos de segurança e de que maneira os mesmo podem garantir a autenticidade do documento arquivístico digital.
As considerações finais serão estabelecidas através da análise da bibliografia proposta, com a finalidade de observar se o que e-ARQ apresenta com relação a autenticidade está de acordo com a bibliografia apresentada.
2. O CONCEITO DE DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
A temática da autenticidade, por dizer respeito a uma característica fundamental dos documentos arquivísticos, torna necessário esclarecer alguns conceitos essenciais para Arquivologia, Deste modo, por meio da literatura da área, são apresentados nesse capítulo os conceitos de documento, documento arquivístico, documento arquivístico digital, que nos permitem compreender da particularidade do significado de cada termo, de forma que as ações de gestão e preservação de documentos estejam ancoradas nos fundamentos da disciplina.
Com o advento e a rápida expansão da tecnologia da informação e da comunicação, os documentos, por serem elementos fundamentais para a tomada de decisão, prestação de contas e por apresentarem valor de prova, passaram a ser produzidos em formato digital, uma vez que tornaria viável o acesso aos documentos para gestores e usuários.
Nesse contexto, foram grandes os desafios encontrados pelos profissionais de arquivo, pois a mudança do ambiente de produção e manutenção dos documentos em meio convencional para o meio digital ocorreu sem levar em consideração as características dos documentos arquivísticos, especialmente a autenticidade.
A partir desta perspectiva, consideramos importante apresentar também os conceitos de documento eletrônico, documento digital e documento digital arquivístico de forma a esclarecer a relevância do tema da autenticidade dos documentos digitais.
2.1. DOCUMENTO
Para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, documento é uma “Unidade de registro de informações, qual informações quer que seja o suporte ou suporte formato.” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.73)
Duranti (2005, p.7) define documento “como informação afixada a um suporte numa determinada forma, de informação como uma mensagem que tem com objetivo a comunicação através do espaço ou do tempo”.
O InterPARES 3 Project1 conceitua documento como “uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada) como uma sintaxe estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável”.
Bellotto conceitua documento como um registro de expressões e ações:
Segundo a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico, ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana.” (BELLOTTO, 2007, p. 35).
Bellotto (2006, p. 36) esclarece que a função pela qual o documento é gerado é o que irá determinar seu uso e seu destino de armazenamento. É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo.
A partir dessas definições, é possível afirmar que Duranti e o InterpARES Project 3 concordam que o documento é uma unidade de informação, enquanto Bellotto enfatiza que documento é qualquer tipo de elemento pelo qual o homem se expressa.
2.2 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
Para Duranti, documento arquivístico pode ser considerado como:
“qualquer documento criado (produzido ou recebido e retido para ação ou referência) por uma pessoa física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento o subproduto dessa atividade” (DURANTI, 2005, p.7)
O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) define documento arquivístico como
1
INTERPARES. Projeto InterPARES 3. [S.l.: s.n.], 2012a. Disponível em: < http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=d&term=78>. Acesso em: 17 nov. 2016.
informação registrada independentemente de sua forma ou suporte, que seja produzida ou recebida no decorrer de uma atividade e que possua conteúdo, contexto e estrutura suficiente de modo que sirva de evidencia dessa atividade. (Commitee on Eletronic Records, 1997, p.22 apud RONDINELLI, 2005, p.47)
Schellenberg apresenta uma definição de documento de arquivo em seu livro “Arquivos Modernos”
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para a preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos. (SHELLENBERG, 2006, p.41)
O CONARQ, na publicação Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-Arq Brasil, aborda o conceito de documento arquivístico como: “É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 9).
Duranti (1994, p.51) parte do pressuposto de que o documento arquivístico serve de registro de uma ação e, consequentemente, de prova de execução de uma atividade. Assim, a autora apresenta as cinco características que todo documento deve possuir, independentemente de seu suporte, data, tipo, gênero.
Como primeira característica Duranti (1994, p.51) destaca a imparcialidade, a qual significa que o documento arquivístico registra a ação de forma fidedigna no momento da sua elaboração, e que esse registro independe da vontade do criador do mesmo, ou seja, são reflexos de tais atividades podendo sempre revelar por meio de seus atos interesses que não gostariam de ser revelados.
Baseada em Hilary Jenkinson, Duranti (1994, P. 54) afirma que os registros documentais são inerentemente verdadeiros, pois prometem ser fiéis aos fatos e ações ao qual o mesmo manifesta e contribui. O que para a autora não significa que as pessoas que intervêm em sua criação são livres de preconceitos, mas que as razões por que eles são produzidos e as circunstâncias de sua criação asseguram
que não são escritos "na intenção ou para a informação da posteridade", nem com a expectativa de serem expostos ou com o receio do olhar do público.
O documento arquivístico deve ser livre de qualquer corrupção e adulteração, ou seja, o documento arquivístico tem que ser autêntico e esta característica está essencialmente ligada aos procedimentos de criação, manutenção e custódia.
Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Alguns documentos resultantes de uma atividade prática desviam-se desse padrão legítimo de procedimentos contínuos de preservação. Eles ainda assim são autênticos no que diz respeito ao seu criador, e pode-se atribuir-lhes valor como, documentos evocativos do passado, mas sua fidedignidade como prova documental fica prejudicada, e eles serão sempre suspeitos em comparação com aqueles documentos mantidos sob um controle legítimo e contínuo (DURANTI, 1994, p. 54).
A terceira característica é a naturalidade, que diz respeito à acumulação natural dos documentos nas administrações de instituições, uma vez que está ligada ao objetivos práticos da administração.
os documentos se acumulam no curso das transações, de maneira contínua e progressiva, de acordo com as necessidades da matéria em pauta, já que estes não são coletados artificialmente, como os objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração. (DURANTI, 1994, p.52).
A quarta caraterística é o inter-relacionamento, isto é, relação orgânica, esta se dá devido ao fato de que os documentos estão intimamente ligados uns ao outros, tonando-se um conjunto indivisível ao longo de sua tramitação. E essa relação se dá não só dentro, mas também fora do mesmo grupo através de uma ligação criada na sua recepção ou produção e é imprescindível para a sua existência, para que o mesmo possa cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade.
É devido ao fato de que os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades. Cada documento está intimamente relacionado "com outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual está preservado e (...) seu significado depende dessas relações". As relações entre os documentos, e entre eles e as transações das quais são resultantes, estabelecem o axioma de que um único documento não pode se
constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória. Em outras palavras, os documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade. Na verdade, os registros documentais são um conjunto indivisível de relações intelectuais permanentes tanto quanto de documentos (DURANTI, 1994, P. 55).
A quinta característica é a unicidade, que indica que cada documento é único dento de conjunto documental, onde mesmo que hajam cópias num mesmo conjunto estas devem ser únicas em seu lugar.
A unicidade provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo, ao qual pertence no universo documental. Copias de um registro podem existir em um mesmo grupo ou em outros grupos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único. (DURANTI, 1994, p 52)
Tais características evidenciam a diferenciação entre os conceitos de documento e documento arquivístico, uma vez que fica a explícito o valor probatório do documento arquivístico ao qual este é o reflexo da ação que o gerou, sendo assim, retrata o registro do desempenho de funções e atividades de instituições, pessoas ou famílias. O contexto no qual o documento arquivístico é criado, usado e mantido é o ponto de diferenciação entre os mesmos. Portanto, para que o documento seja um documento arquivístico é imprescindível que essas características se mantenham ao longo do tempo.
2.3 DOCUMENTO ELETRÔNICO E DOCUMENTO DIGITAL
O Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos define documento eletrônico como a “informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico”. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2016, p. 21).
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística entende o conceito de documento eletrônico como um “gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais”. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.75)
Com relação ao conceito de documento digital, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define como “Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional”. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 75)
O InterPares 3 Project2 considera o conceito de documento digital3 como sendo “um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é salvo, e que é tratado e gerenciado como um documento”.
Além desse significado, também é apresentado outra definição de documento digital pelo InterPARES 3 Project4: “s., Informação registrada codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. “
A respeito do documento digital, a publicação do CONARQ, intitulada e-ARQ Brasil, afirma que:
O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua autenticidade, uma vez que é suscetível à degradação física dos seus suportes, à obsolescência tecnológica de hardware, software e de formatos, e a intervenções não autorizadas, que podem ocasionar adulteração e destruição. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 9)
Nesta seção foi possível observar que na bibliografia que os documentos digitais estão codificados em linguagem binária e apresenta uma dependência de um software e de equipamentos para que seja produzido e acessado. E documentos eletrônicos são acessíveis por meio de equipamentos eletrônicos e podem ser registrados e codificados de forma analógica ou dígitos binários. Essas definições e características evidenciam as particularidades de cada um desses elementos o que levantam a necessidade de serem tratados sob óticas diferentes.
Deste modo, após análise dos conceitos apresentados é possível identificar que o ponto que diferencia um documento eletrônico de um documento digital é que o documento eletrônico necessita equipamento eletrônico para que seja acessado e identificado enquanto o documento digital necessita de, além do equipamento eletrônico, de um sistema computacional.
2
INTERPARES. Projeto InterPARES 3. [S.l.: s.n.], 2012a. Disponível em: < http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=d&term=78>. Acesso em: 17 nov. 2016.
3
http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2650>
4 INTERPARES. Projeto InterPARES 3. [S.l.: s.n.], 2012a Disponível em: <
2.4 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
O e-ARQ Brasil reconhece como documento arquivístico digital “um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos”. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.11)
A cerca do documento arquivístico digital, Duranti e MacNeil (2008, s/p) afirmam que, assim como os tradicionais, os digitais são compostos por suporte, forma, pessoa, ação, contexto, relação orgânica e conteúdo. As autoras ressaltam que, na análise diplomática do documento digital, deve-se observar seis características desse documento: forma fixa, conteúdo estável, relações explícitas com outros documentos, contexto administrativo identificável, pessoas envolvidas e ação.
No que diz respeito ao suporte do documento digital, Duranti e MacNeil (2008, s/p.) afirmam que este elemento é a parte física separada do documento, a qual tem por objetivo oferecer um meio para a mensagem, e que sua preservação requer uma reprodução contínua e repetitiva, já que possui uma vida útil reduzida, além do risco de obsolescência tecnológica, que ameaça a sua estabilidade, completitude e o seu caráter imutável.
A implicação óbvia é que a preservação dos documentos eletrônicos exige reprodução contínua e repetitiva. Se o suporte tivesse que transmitir significado per se, toda reprodução seria uma simples transmissão de conteúdo, com considerável perda de informação e autoridade. Entretanto, porque o suporte do documento eletrônico não se encontra imbuído de significado, cada reprodução do documento, na qual o único componente que muda é o suporte, pode ser levada a produzir um documento completo e efetivo idêntico ao reproduzido. (DURANTI; MACNEIL,2008, s/p)
O InterPARES5 conceitua suporte como a base material em que se encontra o documento arquivístico; é necessário para a existência do documento, que precisa estar fixado em um suporte, mas é um componente do contexto tecnológico, e não do documento em si. (INTERPARES 3 PROJECT, TEAM BRASIL, 2007,p.4)
Com relação à forma física, Duranti e MacNeil (2008, s/p.) examinam os elementos e os atributos que constituem externamente o documento. Entre esses o texto, idioma, sinais especiais, assinaturas de todos os tipos, configuração e arquitetura do sistema operacional eletrônico, arquitetura dos documentos
5
eletrônicos e etc. Em suma, tudo o que diz respeito ao contexto tecnológico que determinam sua apresentação e como será acessado pelo usuário e que normalmente é imperceptível para ele.
Duranti e MacNeil afirmam ainda que qualquer mudança na forma física dos documentos digitais, como por exemplo, converter para outro formato, pode gerar um novo ou um documento diferente, uma vez que as configurações e estruturas dos sistemas, que geram documentos, seriam alteradas. Este fato levanta a necessidade de que todo o processo de migração de suporte, realizado para evitar obsolescência, seja auto autenticável, de forma a preservar a sua autenticidade.
“A tecnologia digital fica obsoleta em pouco tempo, ou seja, mudanças radicais acontecem na configuração e arquitetura dos sistemas eletrônicos, tais como a alteração do conceito de arquivo simples para o conceito de banco de dados hierárquicos ou relacional. Quando isso acontece, todos os documentos no ambiente obsoleto devem ser migrados para o novo, ou então eles ficarão inacessíveis e não existentes para todos os fins e consequências.” (DURANTI; MACNEIL,2008, s/p)
Duranti e MacNeil (2008, s/p) conceituam conteúdo como a mensagem transmitida pelo documento de forma fixa e estável.
Conteúdo refere-se à mensagem que o documento visa transmitir. O conteúdo de um documento eletrônico, para que ele realmente exista, deve ser fixo e estável. Isso significa que os assim chamados “documentos virtuais” não podem ser considerados documentos no ambiente eletrônico. (DURANTI; MACNEIL,2008, s/p)
O InterPARES entende forma fixa como a “qualidade de um documento arquivístico que assegura a mesma aparência ou apresentação documental cada vez que o documento é recuperado.” (INTERPARES 2, [2011b], s/p)
O InterPARES conceitua também conteúdo estável como uma
Característica de um documento arquivístico que torna a informação e os dados nele contidos imutáveis e exige que eventuais mudanças sejam feitas por meio do acréscimo de atualizações ou da produção de uma nova versão. (INTERPARES 2, [2011b], s/p)
Com relação ao conceito de relação orgânica, Duranti e MacNeil (2008, s/p) conceituam que essa relação é o elo que um documento tem com os outros documentos de sua estrutura documental. Esse elo dever ser mantido e ficar evidente por meio do código de classificação, que é o instrumento capaz de demonstrar a relação orgânica. (DURANTI; MACNEIL, 2008, s/p)
No que diz respeito à relação orgânica, Duranti e MacNeil (2008, s/p) entendem como a ligação que todo documento digital apresenta com a sua estrutura documental, no decorrer de sua tramitação, tendo início no momento de retenção do documento arquivístico digital. Tal relação fica evidente no código de classificação do documento, transparecendo sua ligação a outros documentos de sua mesma classe.
O vínculo é definido como: “a rede de relacionamentos que cada documento arquivístico tem com os documentos que pertencem à mesma agregação” (DURANTI, 1997, p. 215-216 apud SILVA, 2015).
A forma intelectual, para as autoras, seria a soma de seus atributos formais do documento, podendo ainda ser dividida em três partes, sendo estas: a configuração da informação que nada mais é do que a representação do conteúdo, a articulação do conteúdo que se refere a elementos do discurso e seu arranjo e as anotações que seriam as adições feitas no documento durante sua tramitação.
A forma intelectual de documentos eletrônicos pode ser subdividida em três partes: a “configuração da informação”, referente ao tipo de representação do conteúdo, seja ele texto, gráfico, imagem, som ou uma combinação destes; a “articulação do conteúdo”, referente aos elementos do discurso e seu arranjo tais como data, saudação, exposição, etc; e “anotações”, referentes às adições feitas ao documento tanto na fase de execução do procedimento (por exemplo, autenticação de assinaturas) ou no manuseio do objeto (por exemplo, indicação de “urgente” ou “transferir”, data e nome da ação realizada), ou no desenvolvimento do procedimento (por exemplo, menção de ações subsequentes ou seu resultado), ou no gerenciamento do documento (por exemplo, código de classificação, número de registro). (DURANTI; MACNEIL, 2008, s/p)
Quanto às pessoas envolvidas na criação do documento arquivístico digital, Duranti e MacNeil afirmam que três delas devem ser necessariamente representadas: o autor, o destinatário e o escritor. As autoras afirmam ainda que nos documentos digitais o produtor e o gerador do documento tem a necessidade de ser identificados.
Produtor e gerador precisam ser identificados para cada documento eletrônico feito ou recebido e retido para ação ou referência, o produtor sendo a pessoa que produz o acervo arquivístico no qual o documento em questão pertence, e o gerador sendo a pessoa que detém o endereço ou espaço eletrônico no qual foi gerado (isto é, a partir do qual o documento é transmitido ou no qual o documento é compilado e fechado). (DURANTI; MACNEIL, 2008, s/p)
No caso do produtor, cada documento digital produzido ou recebido e retido deve receber a identificação para ação executada para que sejam preservados ao longo do tempo.
Para Duranti e MacNeil, o gerador deve ser identificado pelo fato de que muitas pessoas podem participar do momento de criação do documento, podendo diferenciar-se do autor ou escritor do documento, pincipalmente quando houver muitos autores, todavia somente um responsável pela transmissão.
A principal razão para a identificação do gerador em conexão com cada documento eletrônico é tal que, essas pessoas podem ser diferentes do autor ou escritor dos documentos, especialmente quando existem múltiplos autores, mas apenas um responsável pela tramitação: a emissão refere-se primordialmente a responsabilidade e obrigação. (DURANTI; MACNEIL, 2008, s/p)
Duranti e MacNeil esclarecem que a ação é o componente fundamental de cada documento, independentemente de seu suporte e forma, uma vez que visa criar, mudar, manter ou encerrar situações.
Para as autoras,
A relação entre um documento eletrônico e a ação da qual ele participa é geralmente revelada pela posição conceitual que o documento ocupa no dossiê ou na classe de documentos na qual está conectado por um código de classificação. (DURANTI; MACNEIL, 2008, s/p)
Duranti e MacNeil entendem como conteúdo a mensagem transmitida pelo documento e em casos de documento digital esse conteúdo deve ser fixo e estável. Esclarecem a cerca dos “documentos virtuais”, aos quais as autoras afirmam que não podem ser considerados documentos no ambiente eletrônico, uma vez que um documento virtual consiste em ponteiros para dados residentes em locais diferentes dentro de um ou mais banco de dados. Tais documentos não existem até que seus componentes estejam ligados a uma forma fixa.
Em resumo, Duranti, MacNeil e o InterPARES Project priorizam um determinada visão de documento arquivístico: como registro autêntico de uma determinada ação, contexto identificável, relação do documento com os outros do mesmo fundo, e portanto documento é orgânico, bem como tem que ter forma fixa e conteúdo estável.
3. AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS DIGITAIS
Apesar de a tecnologia trazer benefícios como a ampliação do espaço de armazenamento, também trouxe desafios aos arquivistas, uma vez que os documentos arquivísticos digitais são mais suscetíveis a alterações, o que gera a dificuldade em garantir a autenticidade de tais documentos.
Para Duranti, a “autenticidade é a confiabilidade de um documento como tal, e se refere ao fato de que um documento é o que ele parece ser e não foi alterado ou corrompido”. (DURANTI, 2005, p.11)
Nessa definição Duranti destaca que a autenticidade é a confiança de um documento. Assim, é necessário apresentar como é definido o termo “confiabilidade”6
.
Para Duranti e MacNeil (2008, s/p) o conceito de fidedignidade significa:
[...] a autoridade e a confiança dos documentos como evidência, isto é, a capacidade de representar os fatos a que se refere. A fidedignidade depende de dois fatores: o nível da completude da forma do documento e o nível de controle praticado sobre o procedimento de criação. (DURANTI; MACNEIL, 2008, s/p)
O Glossário do InterPares 3 Project7 e o Glossário da CTDE entendem igualmente que a definição de confiabilidade é a
Credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua produção. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p. 15)
O Conselho Nacional de Arquivos diferencia ainda que “enquanto a confiabilidade está relacionada ao momento da produção, a autenticidade está ligada à transmissão do documento e à sua preservação e custódia”. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p. 22).
6
Duranti e MacNeil (2008) utilizam o termo reliability, o qual foi traduzido como fidedignidade.
7
INTERPARES. Projeto InterPARES 3. [S.l.: s.n.], 2012a. Disponível em: < http://www.interpares.org/ip3/ip3_terminology_db.cfm?letter=d&term=78>. Acesso em: 17 nov. 2016.
Assim, um documento confiável é aquele que está apto a representar a conjuntura a que se refere, estabelecido pelo gerenciamento do processo de criação do documento.
Com relação ao conceito de autenticidade, o Glossário do InterPARES 3 Project8 entende como a “credibilidade de um documento arquivístico enquanto tal, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de estar livre de adulteração e corrupção”.
O Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos entende autenticidade como a “credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2016, p. 21)
Duranti (2005, p.11) afirma que enquanto que os documentos convencionais presumem-se autênticos, para os documentos digitais é necessário demonstrar que a sua autenticidade se manteve ao longo do tempo.
Duranti (2005, p. 11) salienta que, para assegurar a autenticidade do documento digital, este deve abarcar dois conceitos: identidade e integridade.
Duranti enfatiza que “identidade se refere aos atributos de um documento que o caracterizam como único e o distingue de outros documentos” DURANTI (2005, p. 11).
Esses atributos evidenciam o caráter único de cada documento, distinguindo-o dos demais. Tais atributos são representados pelo nome das pessoas que cooperaram para a sua formação, sua data de criação e tramitação, uma denotação sobre o assunto ou ação a qual espelha a representação de seu inter-relacionamento com os outros documentos de sua estrutura documental e descrição de todos os anexo. Esses atributos podem estar expressos nos documentos ou em seus metadados, ou implicitamente em seus vários contextos (DURANTI, 2005, p.11, nota 14).
O InterPARES 2 Project conceitua identidade como
[...] Conjunto de características de um documento ou de um documento arquivístico que o identifica de forma única e o distingue dos demais. A identidade de um documento, junto com sua
8
INTERPARES. Projeto InterPARES 3. [S.l.: s.n.], 2012a. Disponível em:
integridade, constitui-se em um componente de autenticidade. (INTERPARES 2, [2011b], s/p)
O conceito de integridade significa a completitude e o poder de prova de um documento. Um documento é integro se estiver intacto e não corrompido, isto é, se a mensagem, que deve comunicar para atingir seu objetivo, estiver inalterada (DURANTI, 2005, p. 11).
A CTDE entende integridade como o “estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada”. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2016, p. 21)
Sob o ponto de vista legal, diplomático e histórico da autenticidade, o CONARQ enfatiza que
documentos legalmente autênticos são aqueles que dão testemunhos sobre si mesmos em virtude da intervenção, durante ou após sua produção, de uma autoridade pública representativa, garantindo sua genuinidade. Documentos diplomaticamente autênticos são aqueles que foram escritos de acordo com a prática do tempo e do lugar indicados no texto e assinados pela pessoa (ou pessoas) competente para produzi-los. Documentos historicamente autênticos são aqueles que atestam eventos que de fato aconteceram ou informações verdadeiras. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p.3)
Deste modo, autenticidade, para esses autores, está vinculada à manutenção da custódia ininterrupta desde a sua criação até a sua destinação final, sem nenhuma alteração, corrupção ou fraude. Os documentos são autênticos desde que se mantenham ao longo do tempo inalteráveis.
O CONARQ (2012) destaca a importância da presunção da autenticidade de um documento arquivístico digital
[...] a presunção de autenticidade do documento arquivístico digital se dá com base na análise da forma e do conteúdo e no ambiente de produção, manutenção/uso e preservação desse documento. Esse ambiente compreende: procedimentos de controle, o sistema informatizado e o próprio produtor e/ou custodiador dos documentos.
Com relação aos procedimentos de controle o CONARQ esclarece que é preciso que se definam direitos de acesso, espaços de trabalho, conjunto de metadados e procedimentos de preservação, visto que compreendem quem produz, mantém/usa e preserva os documentos (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p.4)
Com relação ao sistema informatizado, o CONARQ (2012) afirma que este tem que ser confiável. Para tanto deve incluir trilhas de auditoria, controle de acesso de usuários, métodos robustos para garantir a integridade dos documentos, meios de armazenamento estáveis e medidas de segurança para controlar o acesso indevido à infraestrutura tecnológica (computadores, redes e dispositivos de armazenamento).
Com relação ao custodiador, o CONARQ (2012) destaca que este deve demonstrar capacidade e conhecimento específico para gerenciar os documentos, de forma a inspirar confiança nos usuários.
Duranti (2005, p. 10) elucida ainda que a autenticidade é de responsabilidade tanto produtor quanto do custodiador, uma vez que depende do controle exercido sobre os processos de transmissão do documento através do espaço (entre pessoas, sistemas ou aplicações) ou tempo (quando armazenado off-line, ou quando hardware ou software utilizados para processar, comunicar ou manter a transmissão são atualizados ou substituídos).
Para os documentos arquivísticos digitais, não é suficiente que o produtor arquive seus documentos e os mantenha em segurança, é necessário demonstrar por meio dos elementos de identidade e integridade que o documento permaneceu autêntico.
3.1 A CONFIABILIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
Duranti e MacNeil (2008, s/p) esclarecem que a confiabilidade dos documentos depende de dois fatores: o nível de completude da forma do documento e o nível de controle praticado sobre o procedimento de criação. As autoras afirmam que contrariamente aos documentos convencionais, que são considerados íntegros se contiverem em sua forma intelectual a data e a assinatura, os documentos digitais necessitam identificar além da data, a hora da transmissão tanto para o destinatário externo quanto para o interno, a data da transmissão para o dossiê ou classe ao qual o documento pertence uma vez que sem tais elementos os documentos ficam impossibilitados de serem considerados completos.
“A completude da forma do documento refere-se ao fato possuir todos os elementos da forma intelectual necessários para ser capaz de gerar consequências” (DURANTI; MACNEIL, 2008, s/p.)
Duranti e MacNeil (2008, s/p) salientam ainda que as assinaturas tanto digitadas quanto manuais não são suficientes para exercer sua função tradicional, uma vez que pode ser anexada posteriormente por qualquer pessoa desacreditando sua autenticidade e integridade.
Com os documentos eletrônicos, a função da assinatura é realizada tanto pelo nome continho no cabeçalho da mensagem de correio e ou no perfil de outros tipos de documentos e/ou por selos eletrônicos ou as assim chamadas “assinaturas digitais”, que não possuem formas de assinaturas normais”. (DURANTI; MACNEIL, 2008, s/p.)
O outro fator elencado por Duranti e MacNeil (2008, s/p) é o procedimento de criação, que diz respeito ao conjunto de regras que regem a criação, recebimento e retenção do documento. Em sistemas eletrônicos, segundo as autoras, são dois os tipos de métodos que asseguram que essas regras sejam compridas garantindo assim a confiabilidade. O primeiro método é voltado para a preservação e abarca três métodos principais. Um equivale a uma inclusão dentro do sistema de privilégio de acesso, isto é, designar a cada usuário que tenha acesso ao sistema eletrônico em concordância com competências específicas de compilar, classificar, anotar, ler, recuperar, transferir e/ou destruir apenas grupos específicos de documentos. O segundo método insere um “fluxo de trabalho” ao sistema, ao qual apresentará ao usuário competente para cada ação aos documentos específicos e exigirá a criação do documento adequado, no tempo apropriado ao desenvolvimento do procedimento. O terceiro método restringe o acesso físico ao sistema, ou a parte dele através de cartões magnéticos, senhas, digitais e etc.
O outro tipo de método para Duranti e MacNeil (2008, s/p) está ligado à verificação e engloba o método principal. Baseado na projeção de uma “trilha de auditoria” num sistema eletrônico, este método assegura o cumprimento das regras e garante a confiabilidade, uma vez que registra automaticamente todas as interações com documento, para que todo o acesso ao sistema seja documentado. Deste modo, toda e qualquer modificação, exclusão, adição ou leitura do documenta será registrada.
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos enfatiza também que
O sistema informatizado tem que ser confiável. Para tanto deve incluir trilhas de auditoria, controle de acesso de usuários, métodos robustos para garantir a integridade dos documentos (como checksum ou hash), meios de armazenamento estáveis e medidas de segurança para controlar o acesso indevido à infraestrutura
tecnológica (computadores, redes e dispositivos de armazenamento).
(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p.4)
Para Duranti e MacNeil (2008, s/p), o controle sobre o processo de criação do documento se fortalece com a integração das regras de gerenciamento com os processos de atividade. Isso é possível, pois para que sejam integrados faz-se necessário a identificação de todos os procedimentos relativos a atividade dentro de cada função da instituição, decompor o procedimento em todas as suas fases (iniciativa, pesquisa, consulta, deliberação, controle de deliberação e execução) e determinar para cada fase a ação executada, a forma intelectual do documento que foi gerado, o departamento competente para sua geração, a sua classificação, nível de confidencialidade, sua maneira de autenticação, a necessidade de auditoria e sua disposição. Em vista disso, o produto da associação de tais procedimentos é a uma descrição dos documentos associados a cada fase de cada procedimento e os requisitos ligados a ele em relação aos privilégios de acesso, classificação, registro, autenticação e auditoria.
Nesta seção foi tratado de maneiras para que seja a possível garantir a confiabilidade dos documentos digitais, ficou claro que os meios utilizados em documentos em formato convencional não são suficientes para que a confiabilidade seja mantida nos documentos digitais.
3.2. A AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
Duranti e MacNeil (2008, s/p) consideram que autenticidade está ligada ao modo, forma e estado de transmissão do documento e ainda a maneira com a qual esses documentos são preservados e custodiados. Salientam ainda que a autenticidade é protegida e garantida também por meio da adoção de métodos que assegurem que o documento não seja manipulado, sofra alterações ou falsificações posteriormente a sua criação, recepção e retenção.
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos concorda ainda que:
a presunção de autenticidade do documento arquivístico digital se dá com base na análise da forma e do conteúdo e no ambiente de produção, manutenção/uso e preservação desse documento. Esse ambiente compreende: procedimentos de controle, o sistema informatizado e o próprio produtor e/ou custodiador dos documentos. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p.4)
Segundo Duranti e MacNeil (2008, s/p), o modo de transmissão, é o método pelo qual o documento é comunicado ao longo do tempo e do espaço. Para as autoras, quanto mais seguro for o método de transmissão maior a garantia de que o documento é autêntico. Enfatizam ainda que a forma de transmissão de um documento é a forma física e intelectual no momento em que o documento é recebido, uma vez que por tradição a autenticidade é assegurada com a garantia de que o documento manteve a mesma forma através de sua transmissão ao longo do tempo e do espaço.
Duranti e MacNeil (2008, s/p) sinalizam que, no que diz respeito à transmissão, a principal diferença entre os documentos eletrônicos e os documentos tradicionais é o estado de transmissão. Este tem a ver com o nível de originalidade, integridade e efetividade quanto o documento é inicialmente retido após sua ter sido feito ou recebido. Enfatizam ainda que o estado de transmissão é analisado com base no modo a qual a transmissão eletrônica afeta a forma dos documentos, aca aspecto, incluindo as anotações.
Duranti e MacNeil (2008, s/p) enfatizam ainda que a principal diferença entre os documentos eletrônicos e documentos tradicionais, com relação à preservação e custódia, é que os documentos tradicionais tem sua autenticidade mantida através da conservação do seu estado e forma de transmissão nos quais apresentavam em sua criação, enquanto os documentos eletrônicos mantêm-se autênticos pelo ato contínuo de copiar e por sua migração periódica. Esclarecem ainda que
por isso nenhum documento eletrônico sobreviverá por mais de uma década na sua forma original (o termo “sobrevivência” não se refere a exclusivamente à existência física, mas inclui capacidade de leitura e compreensão). (DURANTI; MACNEIL, 2008, s/p.)
Em virtude dos fatos mencionados, conclui-se que a autenticidade possui ligação direta com o processo de criação, manutenção e custódia e que para que um documento seja considerado autêntico, este deve manter-se da mesma forma com a qual foi produzido, sem sofrer adulterações, manipulações e falsificações. Pode-se ressaltar também que documentos eletrônicos apenas tem sua autenticidade assegurada por meio de adoção de regras que devem estabelecer um controle sobre a criação, manutenção e preservação dos documentos.
3.3 REQUISITOS DE AUTENTICIDADE PARA OS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
Para atestar e manter a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, MacNeil (2008, s/p.) esclarece que são necessários requisitos que apoiem a presunção da autenticidade demonstrando que o mesmo não foi modificado ou corrompido.
Os requisitos para atestar e manter a autenticidade de documentos arquivísticos eletrônicos que são preservados por longo tempo são necessários, portanto, para apoiar a presunção de que um documento eletrônico é, de fato, e continua a ser, o que pretende ser e não foi modificado ou corrompido em seus aspectos essenciais. (MACNEIL, 2008, s/p.)
MacNeil (2008, s/p.) esclarece que para que se avalie a autenticidade de um documento arquivístico digital, o conservador deve ter a capacidade de estabelecer a identidade do documento e demonstrar que o mesmo é integro. A autora acrescenta ainda que a identidade do documento é referente aos atributos que caracterizam o documento com único e o distinguem dos demais documentos.
De uma perspectiva diplomático-arquivística, tais atributos incluem: nomes de pessoas cooperando em sua formação (i.e., autor, destinatário, escritor, e produtor); a(s) data(s) de produção (i.e., a data em que foi criado, recebido, e retido) e a(s) data(s) de transmissão; uma indicação sobre a ação ou assunto do qual participa; a expressão de sua relação orgânica, que o liga a outros documentos que participam da mesma ação (p. ex., um código de classificação ou outro identificador especial); bem como uma indicação de quaisquer anexos desde que um anexo seja considerado parte integral de um documento. (MACNEIL, 2008, s/p.)
MacNeil (2008, s/p.) elucida também que a integridade do documento refere-se ao fato de que documento deve refere-ser mantido completo e com refere-seu poder comprobatório sem ser corrompido.
O InterPARES 2 Project ([2011b],s/p) salienta que identificação completa dos documentos arquivísticos digitais vai muito além de somente nomear arquivos. Essa identificação é fundamental para que os documentos arquivísticos diferenciem-se uns dos outros, tanto para distinguir versões diferentes de um documento, quanto para fornecer evidências da identidade do documento arquivístico desde o momento de sua produção até o momento de sua preservação.
Segundo o InterPARES 2 Project ([2011b],s/p), a informação sobre os materiais digitais que apoia sua identificação e recuperação é comumente chamada
de metadado. Enfatiza também que é através dos dados sobre a identidade que a maioria dos aplicativos de softwares reconhece os materiais digitais, uma vez que os dados são necessários para a localização dos documentos.
Sem os metadados, seria praticamente impossível encontrar um documento sem abrir e ler toda uma pasta ou vários diretórios. Os metadados descrevem as propriedades ou atributos dos materiais digitais. No caso de documentos arquivísticos, entretanto, essas propriedades (ou atributos) também são necessárias para manter e avaliar sua autenticidade, e é por isso que é importante assegurar que todas as que são essenciais estejam registradas e corretas. (INTERPARES 2, [2011b], s/p)
Ainda de acordo com o InterPARES 2 Project ([2011b],s/p), os atributos que expressam a identidade dos materiais digitais são denominados metadados de identidade. E são eles: nomes das pessoas envolvidas na produção dos materiais digitais (autor, redator, originador, destinatário e o receptor), nome da ação ou assunto, forma documental,apresentação digital data(s) de produção e transmissão expressão do contexto documental. Além desses atributos o InterPARES 2 Project apresenta os atributos que podem ser aplicáveis, sendo estes: indicação de anexos, indicação de direitos autorais ou outros direitos intelectuais, indicação da presença ou remoção de uma assinatura digital, indicação de outras formas de autenticação, indicação da minuta ou número da versão e existência e localização de materiais duplicados fora do sistema digital.
O InterPARES 2 Project ([2011b],s/p) explica que enquanto os metadados de identidade distinguem materiais digitais uns dos outros, um outro grupo, os chamados metadados de integridade, permitem aos usuários concluir que os mate-riais são os mesmos desde que foram produzidos (embora não seja possível veri-ficar ou demonstrar isso, pois seria necessária uma comparação com cópias dos materiais mantidas em outros lugares). Os documentos arquivísticos digitais são autênticos uma vez que estejam intactos e não corrompidos, ou seja, sua integridade física pode ser comprometida desde que a articulação do conteúdo e os pré-requisitos de sua forma documentalpermaneçam inalterados.
O InterPARES 2 Project afirma também que
Os atributos que se relacionam à integridade dos materiais digitais dizem respeito à manutenção dos materiais, incluindo a responsabilidade por seu uso apropriado, tais como supervisão e documentação de quaisquer transformações tecnológicas ou transferências dos materiais para outros sistemas. (INTERPARES 2, [2011b], s/p)
Deste modo, de acordo com o InterPARES 2 Project ([2011b],s/p), os atributos de integridade são: nome da pessoa ou unidade administrativa que utiliza os documentos, nome da pessoa ou unidade com responsabilidade primária por manter os materiais, indicação de quaisquer mudanças técnicas nos materiais ou nos aplicativos responsáveis por gerenciar e prover acesso aos materiais e a destinação planejada. O InterPARES 2 Project ([2011b],s/p) apresenta também outros metadados de integridade aplicáveis, que são esses: Indicação de anotações acrescentadas aos materiais, código de restrição de acesso, privilégio e de documento vital.
Para MacNeil (2008, s/p.) a presunção da autenticidade é uma inferência retirada de fatos conhecidos sobre a maneira pela qual o documento foi produzido, manuseado, e mantido. A autora afirma também que em qualquer situação pode não haver base suficiente para a presunção da autenticidade, ou a mesma pode ser fraca, e que se caso isso ocorra faz-se necessário mais análise para verificar a autenticidade dos documentos. A autora conceitua a verificação de autenticidade como
[...] o ato ou processo de estabelecer uma correspondência entre fatos conhecidos sobre o documento e os vários contextos em que foi produzido e mantido, e o fato proposto de autenticidade do documento. (MACNEIL, 2008, s/p.)
MacNeil (2008, s/p.) ressalta também que, com a verificação, os fatos conhecidos sobre o documento e seus contextos oferecem as bases para apoiar ou refutar a afirmação de que o documento é autêntico.
Com relação à verificação da autenticidade, o InterPARES 2 Project ([2011a],s/p) diz que sempre fez parte do processo tradicional de avalição dos arquivos e que em primeira instância, baseava-se na confirmação da existência de uma cadeia de custódia ininterrupta desde o momento da produção do documento até a sua transferência para a entidade arquivística responsável pela sua preservação a longo prazo.
Os períodos em que os documentos não estiveram submetidos a algum tipo de medida de proteção pelo seu produtor, ou por uma instituição posterior a ele que tivesse interesse em manter a acurácia e completeza dos documentos, podem causar muitas dúvidas sobre a autenticidade dos mesmos. (INTERPARES 2, [2011a], s/p)
O InterPARES 2 Project ([2011a],s/p) enfatiza que o processo de avaliação dos documentos produzidos em ambiente digitaldeve ser um processo mais aberto e visível, realizado e documentado pelo preservador.
O relatório de avaliação deve documentar os controles estabelecidos pelo produtor para garantir a identidade e a integridade dos documentos arquivísticos, e, consequentemente, a presunção da sua autenticidade. Tais controles incluem cada um dos Requisitos de Referência para Apoiar a Presunção de Autenticidade [...] (INTERPARES 2, [2011a], s/p)
MacNeil (2008, s/p) salienta que ainda que o conservador tem que avaliar a autenticidade antes da transferência para a custódia do arquivo e mantê-la após sua transferência. Ressalta também que a avaliação é parte integral da análise dos documentos enquanto a manutenção é parte integral da preservação a longo prazo. Deste modo, MacNeil (2008, s/p) esclarece que
Antes de os documentos serem transferidos para a custódia de um arquivo, o conservador deve estabelecer, como parte do processo de avaliação, se e até que ponto os documentos foram mantidos pelo produtor fazendo uso de tecnologias e procedimentos administrativos que garantam sua autenticidade ou pelo menos minimizem os riscos de alteração desde o momento em que os documentos foram retidos até que possam ser acessados. (MACNEIL, 2008, s/p.)
A autora esclarece que depois de estabelecida a autenticidade e transferidos os documentos para o conservador, este precisa mantê-la, de acordo com procedimentos que garantam de forma permanente e que possam produzir cópias sem que a autenticidade seja comprometida pelos processos de reprodução.
Para garantir a atestação da autenticidade de cópias de documentos eletrônicos, o conservador deve também produzir e manter documentação referente à maneira como vem mantendo os documentos ao longo do tempo bem como a maneira como os reproduziu. (MACNEIL, 2008, s/p.)
Com base no que foi apresentado, MacNeil (2008, s/p) apresenta os “requisitos de benchmark” e os “requisitos de baseline”. Tais requisitos encontram-se anexos ao final desta pesquisa. Requisitos esses que, para a autora, tem como base a noção de confiança no gerenciamento arquivístico e preservação dos documentos.
MacNeil (2008, s/p) afirma que “requisitos de benchmark” são requisitos apoiam a presunção da autenticidade dos documentos antes mesmo de serem transferidos para a custódia do conservador. Como “requisitos de baseline” a autora entende que são responsáveis por apoiar a produção de cópias autênticas dos
documentos que foram transferidos para custódia do preservador. Porém, para MacNeil (2008, s/p), diferente dos requisitos de benchmark, todos os requisitos de baseline tem o dever de ser cumpridos antes que o conservador possa atestar a autenticidade das cópias sobre sua guarda.
Assim, MacNeil (2008, s/p) elucida que a presunção da autenticidade é uma interferência retirada de fatos conhecidos sobre a maneira pela qual o documento foi produzido, manuseado e mantido.
MacNeil (2008, s/p) ressalta ainda que
Uma presunção de autenticidade tem como base o número de requisitos satisfeitos e o grau de satisfação de cada um. Os requisitos são, portanto, cumulativos: Quanto mais alto o número de requisitos satisfeitos, e quanto maior o grau de satisfação dos requisitos individuais, mais forte a presunção de autenticidade.
A cerca da presunção da autenticidade o InterPares 2 Project entende como
Uma presunção de autenticidade é uma inferência que é estabelecida a partir de fatos conhecidos sobre a forma como um documento foi produzido e mantido. A adoção e a aplicação consistente das recomendações apresentadas neste documento fornecem a melhor evidência para apoiar tal presunção. As recomendações são cumulativas: quanto maior o número de recomendações seguidas e maior o grau de satisfação de cada uma delas, maior a presunção de autenticidade. (INTERPARES 2, [2011a], s/p)
Após análise da bibliografia apresentada é possível perceber que os metadados são de suma importância para a presunção da autenticidade, pois compreendem informações pertinentes a todo o ciclo vital do documento arquivístico digital.
É importante observar que MacNeil (2008, s/p) bem como o InterPares 2 Project afirmam que quanto maior o número de requisitos atendidos, maior a presunção da autenticidade.
4. PROTEÇÃO À AUTENTICIDADE: AUTENTICAÇÃO E MEDIDAS CONTRA PERDAS, CORRUPÇÃO E OBSOLESCÊNCIA TECNOLÓGICA
A Arquivologia vem enfrentando desafios com relação aos documentos arquivísticos digitais, pois esses são mais vulneráveis que os documentos convencionais.
A obsolescência tecnológica, a vulnerabilidade das mídias e a falta de procedimentos de gestão de documentos ameaça a autenticidade desses documentos, colocam em cheque sua preservação de longo prazo.
Deste modo, é necessário apresentar os meios que garantam a autenticidade e as medidas que evitem a perda, corrupção e obsolescência tecnológica.
Neste capítulo será apresentado como a literatura propõe políticas para proteger os documentos arquivísticos digitais desde o início do seu ciclo de vital para que estes possam ser mantidos autênticos e acessíveis.
4.1 AMEÇAS À AUTENTICIDADE E AS TÉCNICAS DE AUTENTICAÇÃO
O InterPARES 2 Project e o Glossário da CTDE apresentam uma distinção entre os conceitos de “autenticidade” e “autenticação”.
Sobre autenticidade, o InterPares 2 Project ([2011b], s/p), entende que a
Autenticidade refere-se ao fato de que os materiais são o que eles dizem ser e que não foram adulterados ou corrompidos de qualquer outra forma. Assim, com relação aos documentos arquivísticos em particular, a autenticidade refere-se à confiabilidade dos documentos enquanto tais.
O Glossário da CTDE entende autenticidade como
Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. (CTDE/CONARQ, 2016, p. 10).
Ambos os autores explicitam que a autenticidade está ligada à confiabilidade do documento e que o mesmo é o que ele diz ser, sem estarem adulterado ou corrompido.
No que diz respeito à autenticação, o InterPares 2 Project ([2011b], s/p) entende que
é a declaração da autenticidade, resultante da inserção ou da adição de elementos ou afirmações nos materiais em questão, e as normas que a regulam são estabelecidas pela legislação. Ou seja, é um meio de assegurar que os materiais sejam o que eles se propõem a ser em um dado momento. Medidas de autenticação digital, como o uso de assinaturas digitais, garantem que os materiais são autênticos apenas quando recebidos, e não podem ser repudiados; porém, tais
