Barreiras de busca e acesso à informação

Leitão (1985) afirma que durante o processo de transmissão da informação, algumas mensagens podem atravessar barreiras que podem prejudicar o recebimento da informação. Entre os elementos que influem no fluxo informacional estão as barreiras que filtram, distorcem ou impedem a transferência das informações. Na compreensão de Starec (2002), identificando as barreiras no processo de comunicação, as organizações podem obter informações para conhecer melhor seus concorrentes, levantar os principais pontos fortes e fracos, identificar clientes reais e potenciais, bem como continuar lutando pela sobrevivência e manter-se competitivas. Segundo o mesmo autor, existem barreiras que podem comprometer o fluxo informacional, são elas: má comunicação, cultura organizacional mal definida, falta de competitividade, barreira tecnológica, excesso de informação, não compartilhamento da informação e o exagero dos recursos tecnológicos. Segundo Leitão (1985), tanto no processo de solicitação da informação como na sua transmissão, as mensagens atravessam barreiras interpessoais ou externas que podem prejudicar o entendimento ou aceitação da informação. Em função destas barreiras, a informação pode ser aceita ou rejeitada. Desde que aceita, ela é, então, descodificada, absorvida e utilizada, encerrando-se o fluxo da informação. No fluxo de informação devem-se vencer tanto as barreiras internas ou intrapessoais quanto as externas ou interpessoais. Como barreiras internas podem-se citar: baixo senso de competência e autoestima, personalidade autoritária, valores e necessidades particulares. Essas quatro características estão mais profundamente envolvidas com a estrutura psicológica e, por esse motivo, são mais difíceis de serem modificadas. Outras características que podem funcionar como barreiras internas, contudo, mais facilmente modificáveis e, portanto, importantes para atuação no melhoramento do fluxo de informação são: experiência prévia, sentimento de ameaça, sentimento de medo e ansiedade, profecias autorrealizáveis, distorção da informação nova, resistência devido a atitudes assumidas anteriormente, origem da informação e pouco conhecimento sobre os benefícios da informação.

A mesma autora aponta ainda três importantes aspectos para levar em consideração com vistas à análise e remoção dessas barreiras. O primeiro refere-se a necessidade de identificar a predisposição dos indivíduos com vistas a dar e principalmente a receber informações. O

segundo fator refere-se a necessidade de serem antecipadas vantagens pela adoção de novas informações e conhecimentos para que estes possam ser mais facilmente aceitos. Tais vantagens podem estar expressas como retorno sobre o investimento, em termos de esforço, tempo ou dinheiro. O terceiro aspecto refere-se ao fato de que as pessoas tendem a julgar racionalmente as alternativas que lhe são oferecidas, desde que as características básicas de sua personalidade não entrem em choque com a utilização dos novos conhecimentos que lhes são transmitidos. Dessa forma, na análise do fluxo de informação, há necessidade de se avaliar esses fatores, para favorecer as possibilidades de êxito do processo. Como barreiras externas: semântica, diferenças em conhecimento, cultura ou educação, diferenças sociais, de posição ou "status", diferenças em percepção ou profissionais, excesso de informação, comportamento de grupo, características do emissor como confiança/desconfiança e simpatia/antipatia, fatores físicos como ruídos, barulhos, distração entre outros.

Freire (1991) levantou as principais barreiras na comunicação da informação baseados na pesquisa de Wersig (1976), o qual classificou as barreiras como sendo: a) ideológicas, b) econômicas, c) legais, d) de tempo, e) de eficiência, f) financeiras, g) terminológicas, h) de idioma, i) de capacidade de leitura, j) de consciência e conhecimento da informação e k) de responsabilidade. Estas são descritas como:

a) Ideológica: podem acontecer entre países com formas diferentes de ordem social ou entre grupos sociais em uma mesma sociedade;

b) Econômicas: são baseadas no fato do conhecimento ter adquirido valor de propriedade provada para seu produtor;

c) Legais: são representadas pelas restrições estabelecidas ao acesso e uso da informação; d) De tempo: têm dois aspectos; pelo fato da informação tornar-se obsoleta; e pelo fato de muito tempo ser gasto entre a produção da informação e sua disseminação por um meio de comunicação eficiente;

e) De eficiência: possui dois aspectos, do ponto de vista do agente que transfere a informação que pode ser identificada na relação entre esforço para informar e usos/efeitos da informação; e do ponto de vista do usuário, na

medida dos esforços empreendidos para usar os serviços de informação;

f) Financeiras: considerando que, enquanto mercadoria, a informação tem um preço relativo aos seus custos e à demanda do mercado;

g) Terminológicas: nem sempre usuários e agentes de informação usam o mesmo código de linguagem;

h) De idioma: pode ser facilmente superada pela tradução para língua compreendida pelo usuário;

i) De capacidade de leitura: diz respeito à capacidade de o usuário selecionar o material informativo relevante para atender sua necessidade de informação;

j) De consciência e conhecimento da informação: para o agente atender à demanda apenas com informação conhecida ou ampliar suas fontes no limite da exaustividade;

k) De responsabilidade: pois o uso da informação depende da atividade do usuário e de sua capacidade para fazer uso ativo do conhecimento.

Segundo Freire (1991), essas barreiras ocorrem, principalmente, numa situação de comunicação indireta, na qual a mensagem do comunicador não alcança imediatamente o receptor, como ocorre na comunicação pessoal, mas é transformada em outros sinais e transportada por outros meios.

Portanto, pode-se inferir que as barreiras são fatores que podem interferir na dinâmica do fluxo da informação e, consequentemente, podem afetar no desempenho das tarefas organizacionais. Portanto, torna-se necessário identificar e solucionar as principais barreiras no que se refere à busca e acesso às informações com o objetivo de melhor a eficácia e eficiência do processo de comunicação. Outro aspecto relevante no que se refere à análise do fluxo da informação se refere aos fatores que motivam a busca por informações.

2.2.3 Motivação de busca por informação

Santos (1988) em sua revisão de literatura identificou as necessidades de informação e usos de canais e comportamentos

adotados por cientistas e tecnólogos na busca da informação nas diferentes etapas de projetos. A autora comenta que os cientistas se fundamentam em pesquisas puras e tecnólogos em pesquisas aplicadas. Em consequência disso, demonstram diferenças em relação a preferência de canais e aos comportamentos de busca de informação. Santos (1988) afirma que a correta interpretação dos resultados de estudos de usuários requer a identificação clara dos elementos envolvidos.

Para Allen (1985) cientistas e tecnólogos diferem em muitos aspectos, seja nas suas atividades profissionais e atitudes, seja nos valores levados em conta na escolha de suas carreiras. Para os cientistas as defesas de suas prioridades são alcançadas na publicação dos seus resultados de pesquisas, para os tecnólogos, na proteção de suas invenções contra a espionagem industrial. Em consequência disso, na ciência em que, por exemplo, os papers representam o produto final das atividades dos cientistas, a cumulatividade da literatura é mais caracterizada, porque registra todo o conhecimento científico, assumindo papel de grande relevo para a pesquisa básica. Provavelmente, diz-se que os cientistas são mais dependentes da literatura que os tecnólogos. Os tecnólogos por outro lado tem por objetivo final o desenvolvimento de um novo produto, equipamento ou sistema, algo, portanto, codificado numa estrutura física, por isso publicam menos e usam os contatos pessoais no âmbito interno da organização como um importante mecanismo de transferência da informação.

Ainda segundo Allen (1985), não apenas os contatos pessoais se restringem ao âmbito interno, mas também o uso da documentação. O fenômeno do “localismo na comunicação”, existente nas instituições tecnológicas, resulta na inibição dos contatos externos, condicionando os tecnologistas a manter sigilo no resultado de suas pesquisas para garantir a vantagem competitiva. A informação assume um caráter “de propriedade” da organização, devendo ser protegida em vez de divulgada. Em razão disso os tecnologistas são dependentes dos documentos internos, uma vez que determinados tipos de informação, de grande importância para o seu trabalho, não se encontram disponíveis no ambiente externo.

Atualmente, ambientes organizacionais estão se tornando mais complexos e instáveis. Segundo Barbosa (1997), uma das consequências desse quadro é que profissionais de diversas áreas enfrentam o desafio de se manterem atualizados não apenas dos aspectos técnicos

relacionados à prática profissional, mas também com a gama de eventos e tendências do ambiente externo que são relevantes para sua atuação e para o desempenho de suas organizações. Isto exige um esforço sistemático no sentido de coletar dados e informações sobre os ambientes, externo e interno. Esses dados e informações, por sua vez, serão transformados em insumos ao processo decisório, o que evidencia sua importância.

Segundo o mesmo autor (BARBOSA, 1997), a busca de informação tem sido investigada por diversas áreas do conhecimento como psicologia, sociologia, biblioteconomia, administração, ciência da computação e engenharia de software e tem sido aplicados a diversos grupos sociais, tais como cientistas, professores, acadêmicos, operários, entre outros. Barbosa (1997) identificou cinco fatores que influenciam o comportamento informacional: a) propensão individual de consumo de informação, resultante de fatores intrínsecos aos profissionais, como atitudes, preferências e habilidades; b) sensibilidade a fatores do ambiente externo; c) nível de consciência estratégica relativa ao médio e longo prazo; d) existência de um centro ou unidade de informação responsável pela reunião e coordenação de dados internos e externos e e) existência de procedimentos organizados de aquisição, armazenamento, formatação e disseminação de informação. Segundo Barbosa (1997) a questão da fluência do nível hierárquico sobre o comportamento informacional tende a ficar mais complexa à medida que as organizações estão abandonando as estruturas verticalizadas tradicionais e adotando estruturas flexíveis nas quais os profissionais tendem a desempenhar um elenco de atividades que combinam aspectos técnicos com responsabilidades gerenciais. Além disso, segundo o autor deve-se considerar o fato de que o comportamento humano relacionado com a busca de informação é um processo extremamente complexo e depende de diversos fatores tais como estilo cognitivo, custos entre outros.

As informações atualmente passam a ter um papel fundamental, elas possibilitam uma melhor e mais rápida percepção de mudanças e facilitam a tomada de decisão e possibilitam um reposicionamento dos negócios com maior rapidez e agilidade de resposta às novas necessidades organizacionais. Logo, um dos principais desafios para as pessoas e para as organizações é saber detectar e gerenciar as informações de maneira eficaz, em busca de um melhor posicionamento no mercado competitivo (LIRA et al. 2008).

Segundo a mesma autora, quando se analisa o processo de busca e uso de informação são definidas situações por meio das se analisa como os indivíduos dentro da organização buscam por uma informação e o que leva estes profissionais a decidir usar uma determinada informação para tomar uma determinada decisão.

Pode-se inferir que o estudo do comportamento de busca e acesso à informação pelos atores organizacionais fornecem subsídios para que se possa analisar o fluxo informacional em relação ao tipo de informação utilizada, quais as necessidades informacionais, a frequência de uso destas informações e a importância atribuída ao uso de fontes e canais para o desempenho de suas atividades de trabalho.