BREVE HISTÓRICO

Criada pelo alvará de 10 de maio de 1819, a primeira sede da Prefeitura de Niterói antes era conhecida como Vila Real da Praia Grande. Apenas em 11 de agosto de 1820 foi estabelecida de forma oficial a sede da prefeitura. A primeira sede da prefeitura foi numa pequena casa, na qual, se planejava construir um prédio com dois pavimentos onde seriam acomodadas as repartições públicas municipais, foi demolida em 1913. O primeiro prefeito da cidade de Niterói reconhecido foi o Paulo Pereira Alves, um engenheiro e defensor do meio ambiente. A segunda sede da prefeitura de Niterói foi construída no Jardim São João em 1910 e inaugurado no ano de 1914. A terceira sede da prefeitura foi um palacete localizado na Rua da Conceição, usado até o ano de 1989, conhecido popularmente como ‘‘prefeitura velha’’ ou Palácio Araribóia. O edifício é um patrimônio tombado pela prefeitura de Niterói, por meio da Legislação 1.477, de 27 de dezembro de 1995, atualmente no prédio está alocada a Secretaria Municipal de Fazenda e outros órgãos municipais.

Hoje a sede da prefeitura de Niterói está localizada em um prédio na Rua Visconde de Sepetiba n° 987, no Centro, conhecido popularmente como ‘‘prefeitura nova’’. O edifício possui 13 andares, porém, alguns órgãos estão situados em outros prédios ou em casas alugadas, porque o prédio não tem espaço para acomodar todas as Secretarias Municipais, autarquias, empresas e administrações regionais. Esse prédio não é um edifício tombado, não possui saídas de emergências, os corredores não possuem janelas, faltam extintores de incêndios nos andares e originalmente o edifício foi construído para serem utilizados somente 12 andares, mas, devido à falta de espaço o 13° andar que deveria ser o sótão do prédio é utilizado para abrigar atualmente três setores, e antes do incêndio ocorrido no dia primeiro de janeiro de 2014, o 13º andar ainda abrigava o arquivo de plantas da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade.

Diante desses aspectos, é importante ressaltar que Niterói entre 1885 e 1893, foi capital do Rio de Janeiro, mas por causa de revoltas armadas, a capital foi transferida para

Petrópolis. Em 1903, a capital voltou a ser Niterói, pode-se dizer que, apenas quando Niterói deixa de ser capital do Rio de Janeiro em 1975, é estabelecida pela lei complementar n° 20, de 1974, fortalecendo sua economia como município consolidado político e economicamente.

Até a década de 50 do século passado, a prefeitura tinha apenas um secretário e quatro departamentos com divisões e serviços. Atualmente, a prefeitura está sob o governo do prefeito Rodrigo Neves. Hoje, conta com 34 Secretarias Municipais, 9 autarquias e empresas públicas municipais e 14 administrações regionais. Cada secretaria é responsável por um segmento importante da cidade de Niterói. Em 1992 foi elaborado o Plano Diretor que estabelece normas e diretrizes para o desenvolvimento urbano e econômico do Município e em 2005 foi criada a Lei orgânica da Cidade de Niterói, que são elementos essenciais para o auxílio do desenvolvimento administrativo e eficiência dos órgãos municipais.

Podem-se apontar algumas informações específicas da cidade de Niterói. De acordo com dados extraídos do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística - IBGE (2017), atualmente a cidade possui aproximadamente 499.028 habitantes, possui uma área territorial de 133, 919 km² e densidade demográfica de 3.640,80 hab/km². Com relação às receitas e despesas orçamentárias do município, de acordo com dados extraídos do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística - IBGE (2010), são respectivamente no valor de R$ 907.401.457 e R$ 841.309.501, sendo considerado o município brasileiro com a maior renda domiciliar per capita do país: R$ 2.031,18.

A prefeitura tem papel primordial na gestão administrativa e habitacional da cidade de Niterói, o município conta com uma memorável história, devendo ser preservada e conservada por seus gestores. Essa memória está contida em sua documentação, e a prefeitura é responsável pela democratização e institucionalização desse patrimônio documental público, entretanto, não existe um arquivo central, bem estruturado, existe apenas o arquivo central da prefeitura (ASPA/ARQ), que é praticamente um depósito de documentos de toda a prefeitura, muitas vezes denominado “arquivo morto”. O ASPA/ARQ é um setor da Secretaria Municipal de Administração (SMA), no entanto, não há gestão dos documentos, e ainda, o arquivo sofreu uma enchente de esgoto, e parte da documentação foi perdida. Além desses aspectos, não há mais espaço para receber a documentação dos diversos órgãos que a prefeitura possui como é sua função, por isso, os arquivos setoriais de cada Secretaria estão sobrecarregados.

O Arquivo da Secretaria de Urbanismo e Mobilidade (SMU), objeto dessa pesquisa, através da análise e diagnóstico de seus elementos. A Secretaria foi reestruturada pela Lei 3.023, de 22 de abril de 2013, com a intenção de conduzir ações voltadas ao planejamento e

desenvolvimento urbano do município. Seus principais objetivos são o desenvolvimento, acompanhamento e aperfeiçoamento da legislação relativa à Política Urbana, Parcelamento, Uso e Ocupação do Solo e Operações Urbanas. A Secretaria elabora ações que proporcionam o posicionamento do município em demandas relativas ao seu desenvolvimento urbanístico, além de coordenar projetos urbanos, interagindo com a Administração Direta e Indireta, outras esferas do governo e com a sociedade civil. Assim compete à mesma, o desenvolvimento de meios e modelos para viabilização e realização de seus projetos, embasados em mecanismos de política urbana, buscando parcerias com a iniciativa privada e outras esferas de governo.

O atual Secretário da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade é o arquiteto e urbanista José Renato da Gama Barandier Jr., seus Subsecretários são o Fernando Carlos Duarte, a Paula Serrano do Carmo e o Rogério Gutierrez Gama, a Diretora de Edificações e Parcelamento é a Maria Cristina Bittencourt Maia, a Diretora de Urbanismo é a Erika Brum Palma Pereira e o Diretor de Fiscalização de Obras é o Célio Roberto Dias Correa. Não há um organograma da Secretaria. É divida em departamentos, são eles: o gabinete (UGA), a assessoria jurídica (ASSUGA), o departamento de informática (CPD), o protocolo (USPA), departamento de licenciamento (USL), o protocolo de edificação e parcelamento (UDPE), que se divide em departamento de edificações (UDE) e o de parcelamento (UDP), há também o departamento de fiscalização de obras (USPF), o departamento de urbanismo (UDU) e por fim, o setor de arquivo (USA) e de arquivamento (USA/ARQ), todos com suas funcionalidades e não possuem uma hierarquia preestabelecida oficialmente, a única subordinação existente é em relação ao gabinete, por possuir certas demandas urgentes do prefeito, outras Secretarias, Ministério Público e também prazos judiciais, em geral, são colocadas como prioridades.

Dado o exposto, nota-se que para Secretaria Municipal de Urbanismo de Niterói é fundamental a implementação de uma política de gestão de documentos, para a manutenção, organização e preservação dos documentos da Secretaria, com o objetivo de melhorar o seu funcionamento e eficiência administrativa, além de manter seu papel social e cultural como instituição pública e de garantia de direitos e memória da população.