O espaço como elemento de preservação: uma proposta de edificação para custódia de documentos

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF

INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA

MARIA LUIZA JACINTO DA SILVA LIBERATO

O ESPAÇO COMO ELEMENTO DE PRESERVAÇÃO: UMA PROPOSTA DE

EDIFICAÇÃO PARA A CUSTÓDIA DE DOCUMENTOS

NITERÓI 2017

MARIA LUIZA JACINTO DA SILVA LIBERATO

O ESPAÇO COMO ELEMENTO DE PRESERVAÇÃO: UMA PROPOSTA DE EDIFICAÇÃO PARA A CUSTÓDIA DE DOCUMENTOS

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.

Orientadora: Profª. Clarissa Moreira dos Santos Schmidt

Niterói 2017

L 695 Liberato, Maria Luiza Jacinto da Silva.

O espaço como elemento de preservação: uma proposta de edificação para custódia de documentos./ Maria Luiza Jacinto da Silva Liberato. – Niterói, RJ, 2017.

62 f. : il

Orientador: Clarissa Moreira dos Santos Schmidt.

Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, Departamento de Ciência da Informação, 2017. Bibliografia: f. 58-60.

1.Política de Gestão de Documentos. 2. Preservação de documentos. 3. Arquivos Públicos Municipais. 4. Plantas Arquitetônicas . 5. Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade de Niterói. I. Schmidt, Clarissa Moreira dos Santos. II. Universidade Federal Fluminense. Departamento de Ciência da Informação. III. Título.

MARIA LUIZA JACINTO DA SILVA LIBERATO

O ESPAÇO COMO ELEMENTO DE PRESERVAÇÃO: UMA PROPOSTA DE EDIFICAÇÃO PARA A CUSTÓDIA DE DOCUMENTOS

APROVADO EM: / /

BANCA

EXAMINADORA

______________________________________________ Profª Ms. Clarissa Moreira dos Santos Schmidt

Universidade Federal Fluminense Orientadora

______________________________________________ Profº Ms. Renato de Mattos

Universidade Federal Fluminense

______________________________________________ Profª Ms. Fátima Justiniano

Universidade Federal Fluminense

Niterói 2017

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito para obtenção do Grau de Bacharel. Área de Concentração: Arquivologia.

Dedico este trabalho a minha mãe Janibete, minha irmã Ana Júlia e meu marido Gabriel Albuquerque, por estarem sempre ao meu lado, me apoiando, cuidado e me amando, como eu amo vocês. Espero que vocês possam se orgulhar de mim e espero poder proporcionar um futuro melhor para vocês através dessa nova jornada que irá se abrir.

AGRADECIMENTOS

Primeiramente gostaria de agradecer a Deus pela oportunidade de cursar esta graduação, por sempre me dar força, coragem, fé e alegria para continuar prosseguindo.

À minha querida mãe Janibete que me criou com todo amor e cuidado sozinha e através do seu esforço pude construir meu caráter como pessoa, como profissional e estudante, conquistando aos poucos meus objetivos.

Ao meu querido esposo Gabriel, com quem casei no final da graduação e mesmo com todos os empecilhos continuou ao meu lado me dando apoio e carinho.

A minha querida orientadora Clarissa Schimidt pelas aulas maravilhosas durante o curso, por fazer com que me apaixonasse pela gestão de documentos, pela paciência, compreensão, ajuda e carinho.

Aos colegas de curso e da vida Gabriel Rocha, Letícia Bastos, Lohayne Emerick, Bruno Nery, Juliane Baptista, Thais Rodrigues, por estarem sempre comigo, pela paciência e pelo amor que temos uns pelos outros.

Aos professores que me auxiliaram e passaram seu conhecimento, cooperando para minha formação acadêmica.

“Sobre todo legado histórico que se traduza como bem cultural, na medida em que representa material de valor presente e futuro para a humanidade, a inexorável possibilidade de degradação atinge proporções de extrema responsabilidade’’.

RESUMO

Apresenta o espaço como elemento de preservação e ressalta aspectos essenciais para uma efetiva política de gestão de documentos públicos municipais. Conceitua a política de gestão de documentos e seus procedimentos técnicos para garantia da eficiência administrativa, controle e preservação dos documentos, em especial, de plantas arquitetônicas. Discorre sobre o papel e a importância dos arquivos públicos municipais, frente a realidade financeira e cultural brasileira dos órgãos municipais. Contextualiza e caracteriza o arquivo da Secretaria de Urbanismo e Mobilidade de Niterói. Elabora um diagnóstico com as principais deficiências do acervo, voltadas à área de preservação, analisando os agentes de deterioração, que são os fatores ambientais, intervenções impróprias, agentes biológicos, furtos e vandalismo. Elabora uma proposta, por meio da mudança física do acervo, da setorização e apresentação de soluções para o layout do novo edifício, para custodiar os documentos da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade de Niterói, e assim, garantindo a preservação desses documentos de valor inestimável para o poder público municipal, para a sociedade e para a pesquisa científica.

Palavras-Chave: Política de Gestão de Documentos; Preservação de documentos; Arquivos Públicos Municipais; Plantas Arquitetônicas; Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade de Niterói

ABSTRACT

It presents the space as an element of preservation and emphasizes essential aspects for an effective policy of management of municipal public documents. Conceptualizes the policy of document management and its technical procedures to guarantee the administrative efficiency, control and preservation of documents, especially architectural plans. It discusses the role and importance of the municipal public archives, facing the Brazilian financial and cultural reality of the municipal organs. Contextualizes and characterizes the archive of the Department of Urbanism and Mobility of Niterói. It elaborates a diagnosis with the main deficiencies of the collection, directed to the preservation area, analyzing the agents of deterioration, that are the environmental factors, improper interventions, biological agents, thefts and vandalism. Elaborates a proposal, through the physical change of the collection, of the sectorization and presentation of solutions for the layout of the new building, to guard the documents of the Municipal Department of Urbanism and Mobility of Niterói, and thus, ensuring the preservation of these documents. invaluable value for the municipal public power, for society and for scientific research.

Keywords: Document Management Policy; Preservation of documents; Municipal Public

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

Figura 1 - Plantas de aceite em estantes ... 36

Figura 2 - Plantas de aceite em armários ... 36

Figura 3 - Plantas de aceite espalhadas no arquivo ... 37

Figura 4 - Plantas antigas em gavetas ... 38

Figura 5 - Plantas de remissivos em gavetas ... 38

Figura 6 - Plantas de parcelamento em gavetas ... 39

Figura 7 - Plantas de parcelamento em canudos no armário sem divisões ... 40

Figura 8 - Plantas de parcelamento em canudos no armário com quatro divisões ... 40

Figura 9 - Plantas de loteamento em canudos ... 41

Figura 10 - Plantas de lotemento do UDU ... 42

Figura 11 - Processos administrativos em estantes ... 43

Figura 12 - Processos administrativos no mobiliário inapropriado ... 43

Figura 13 - Cúpula onde o arquivo se encontra……… 49

Figura 14 - Recepção do arquivo... 50

Figura 15 - Área de trabalho do arquivo... 50

Figura 16 - Entrada para a sala de refrigeração ... 51

Figura 17 - Lado interno da sala de refrigeração ………..…. 51

Figura 18 - Banheiros do acervo ……… 52

Figura 19 - Copa improvisada dentro do arquivo ………..… 52

Figura 20 - Sistema contra incêdios inadequado ………..………... 53

LISTA DE SIGLAS

APERJ – Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro ASSUGA – Assessoria Jurídica do Gabinete

ASPA/ARQ – Arquivo Geral da Secretaria de Administração CISP – Centro Integrado de Segurança Pública

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos CPD – Setor de Informática

DIBRATE – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística SMA – Secretaria Municipal de Administração

SMU – Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade UDE – Departamento de Edificação

UDU – Departamento de Urbanismo

UDPE – Departamento de Parcelamento e Edificação/Exigência UDP – Departamento de Parcelamento

UFF – Universidade Federal Fluminense

UGA – Gabinete da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade USPA – Departamento de Protocolo

USPF – Departamento de Fiscalização de Obras USA – Setor de Arquivo

SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ... 12 1.1 OBJETIVO GERAL ... 15 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 15 1.3 METODOLOGIA ... 16 1.4 JUSTIFICATIVA ... 16

2 POLÍTICA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITOS ... 17

2.1 OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO E OS ACERVOS DE PLANTAS ARQUITETÔNICAS ... 20

2.2 POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO EM EDIFICAÇÃO E NOS ACERVOS DE PLANTAS ARQUITETÔNICAS... 21

3 O PAPEL E A IMPORTÂNCIA DOS ARQUIVOS MUNICIPAIS ... 26

4 A PREFEITURA DE NITERÓI E A SECRETARIA MUNICIPAL DE URBANISMO E MOBILIDADE ... 31

4.1 BREVE HISTÓRICO ... 31

4.2 CARACTERIZAÇÃO DO ACERVO DOCUMENTAL ... 34

5 O DIAGNÓSTICO DO ACERVO ... 46

5.1 A PROPOSTA DE EDIFICAÇÃO PARAO ACERVO ... 54

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 56

REFERÊNCIAS... 58

1 INTRODUÇÃO

O Arquivo Municipal, segundo Machado e Camargo (2000, p.14), é a instituição responsável pelos conjuntos de documentos acumulados por órgãos dos poderes executivo e legislativo, no âmbito da administração municipal direta ou indireta.

De acordo com a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu Art. 7º, “os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias”. Na mesma lei, agora no Art. 1º, observa-se que é “dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. Sendo assim, é fato que os municípios devem fazer a gestão de seus documentos, para garantir a sua eficiência administrativa, recuperação e acesso.

O governo municipal necessita acessar os documentos e informações que produz e acumula para poder comprovar direitos, orientar e agilizar a tomada de decisões, prestar serviços públicos adequados, planejar e controlar suas atividades, evitando maiores esforços e a repetição de ações. Para atingir esse objetivo, deve-se criar e manter na estrutura do governo, um arquivo público municipal. Além disso, é um espaço de educação, cidadania, cultura, memória e lazer. O arquivo público municipal deve ser criado na estrutura organizacional da prefeitura, por meio de lei específica, que definirá os critérios de sua organização e vinculação administrativa, e também, os mecanismos de gestão, difusão e acesso às informações públicas, observado o disposto na Constituição Federal, em conformidade com a Lei de Arquivos e com a Lei de Acesso à Informação.

Nesse sentido, e de acordo com o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, em seu Manual de Gestão de Documentos:

O conceito de gestão de documentos surgiu após a II Guerra Mundial, época de avanço da ciência e da tecnologia e de explosão documental na administração pública, o que impôs a necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais acumuladas. (APERJ, 2012, p.108).

Gestão de documentos são procedimentos voltados à produção, manutenção, avaliação e utilização dos documentos nas atividades de uma instituição. Para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, gestão de documentos é:

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos. (DIBRATE, 2005, p.100).

Em termos históricos, pode-se considerar pioneiros na elaboração do conceito de gestão de documentos, os records management, os Estados Unidos e outros países anglo-saxônicos, que desde 1940, buscavam aperfeiçoar a administração, limitando a quantidade de documentos produzidos e estabelecendo prazos de guarda.

A gestão de documentos é de grande importância para as instituições públicas e privadas, pois proporciona diversos benefícios referentes à organização e recuperação dos documentos e controlando a massa documental para evitar o acúmulo de documentos sem valor de guarda, proporciona a padronização dos tipos documentais, rapidez e eficiência administrativa, facilitando a implantação de normas de qualidade e ganhando espaço físico. Além disso, as organizações conseguem aprimorar o processo de pesquisa da informação que está nos documentos, algo que facilita a tomada de decisões e também a questão de segurança, podendo contar com sistemas de recuperação da informação caso ocorra algum acidente.

No Brasil, a ideia de gestão de documentos foi inaugurada por meio da Lei 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, além de outras questões sobre a área.

Dentro da gestão de documentos, notam-se três momentos: a produção dos documentos, a manutenção e uso e a destinação final, que são necessários para que o programa de gestão de documentos alcance economia e eficácia. Nesta pesquisa, a ideia principal está inserida no segundo momento da gestão de documentos, que trata a respeito da manutenção e uso dos documentos. Afinal, de acordo com Bernardes (1998), a manutenção e uso são responsáveis pela implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução e automatização do acesso e mobiliário.

Nesse sentido, esta pesquisa busca ressaltar como o espaço pode ser considerado um elemento de preservação e fundamental na implantação de políticas de preservação em arquivos públicos municipais. Assim, será utilizado como campo empírico deste trabalho, o

Arquivo da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade de Niterói, conhecido como “Arquivo de Plantas”.

Nesse diagnóstico foi observado um cenário de precariedade, falta de política de gestão e preservação dos documentos. O Arquivo encontra-se em local provisório, localizado no Caminho Niemieyer, esperando negociações políticas e financeiras para ser transferido para outro local. O atual local do arquivo é inapropriado para alocar um acervo documental. Diante desse cenário, notou-se um interesse por parte da chefia da Secretaria em mudar a condição atual. Dessa maneira, a pesquisa será uma proposta de edificação, por meio da mudança física do acervo, da setorização e apresentação de soluções para o layout do novo edifício, para abrigar os documentos da Secretaria, tratando da gestão de documentos, do acondicionamento e do uso dos documentos a partir de uma política de preservação dos documentos.

Dentro desta política, pode-se apontar algumas questões a serem levantadas. Em primeiro lugar, observa-se que a localização do arquivo já contribui para os fatores de deteorização, quando se constrói um arquivo, a localização deve ser planejada visando a preservação dos documentos. No local atual existem os riscos decorrentes de causas naturais e humanas. Para evitar riscos é necessária a implantação de recomendações e medidas de segurança para os documentos e para os funcionários e usuários, principalmente evitando a alocação do arquivo em áreas inadequadas.

O acervo da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade de Niterói é composto por diversos documentos com suportes diferentes, podem-se destacar os processos administrativos, guias de remessa, ofícios, atas de reuniões, jornais, além de documentos cartográficos, que devem ser tratados de forma especial, principalmente na questão de acondicionamento e manuseio. Pela natureza desses documentos pode-se definir o arquivo como especial, por possuir documentos arquivísticos com suportes distintos.

Os documentos cartográficos são um tipo de acervo que possui diversas especificidades e merecem atenção especial, principalmente no que diz respeito a sua guarda e manuseio. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.74) documento cartográfico é um “Gênero documental integrado por documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos, como mapas, plantas, plantas perfis e fotografias aéreas”. Dentro dos documentos cartográficos, serão evidenciadas as plantas arquitetônicas, que são os documentos mais deteriorados da Secretaria, estão em estado de extrema precariedade e são de fundamental importância para o

poder público, para a população e como fonte de pesquisa. Por isso e diversos outros motivos, existe a necessidade e o dever legal da aplicação de uma política de gestão de documentos, voltada principalmente para a preservação desses documentos. A preservação de acervos cartográficos, não constitui um fim, uma ação em si mesma. Ela se relaciona com o patrimônio, o que ele representa, com a memória, com critérios de escolhas e com políticas de preservação, com leis de proteção ao patrimônio. Ao mesmo tempo, é reflexo da conjuntura política, histórica e social do momento em que algo é nomeado patrimônio cultural.

Portanto, todas essas iniciativas são essenciais para promover uma política de gestão de documentos, com ênfase na preservação do acervo da Secretaria. A falta dela, reflete no acervo em problemas de ordem física, química e biológica, problemas administrativos e operacionais e acúmulo da massa documental.

Diante desses aspectos, nota-se que diversos procedimentos são necessários para garantir que os documentos não se degradem e para que a gestão de documentos seja implantada de maneira eficaz e duradoura. Além de fazer com que o Arquivo da Secretaria seja referência como arquivo municipal e possa cumprir seu papel na sociedade, assegurando direitos e deveres dos cidadãos e sendo local de pesquisa e memória social. Para isso, é necessária uma postura de seus líderes e investimentos financeiros, de recursos humanos, materiais tecnológicos e científicos.

1.1 OBJETIVO GERAL

O objetivo geral desta pesquisa é formular, dentro das necessidades e de acordo com a realidade da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade, uma proposta de edificação, por meio da mudança física do acervo, da setorização e apresentação de soluções para o layout do novo edifício, para custodiar o patrimônio documental da Secretaria, mostrando o espaço como elemento de preservação e ressaltando aspectos essenciais para uma efetiva política de gestão de documentos.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Conceituar a política de gestão de documentos, as plantas arquitetônicas como documentos arquivísticos e as políticas de preservação para esse tipo de acervo

 Discutir acerca do papel e da importância dos Arquivos Públicos Municipais  Contextualizar e caracterizar a Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade  Elaborar diagnóstico da situação e do acervo da Secretaria Municipal de Urbanismo e

Mobilidade

1.3 JUSTIFICATIVA

A gestão de documentos e os arquivos públicos, em geral, são deixados de lado nas instituições públicas, principalmente da esfera municipal, o que causa transtornos a elas mesmas e aos cidadãos que necessitam de diversos serviços e direitos. No caso em questão, a Prefeitura de Niterói, não possui um serviço de arquivo adequado e nem gestão de documentos. Pensando nesse cenário e convivendo com os problemas diariamente, essa proposta direciona-se primeiramente à Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade, para que ela possa tornar-se um exemplo para as outras Secretarias e no futuro para o Arquivo Geral da Prefeitura, por meio de diversos benefícios que a gestão de documentos proporciona, com ênfase numa política de preservação dos documentos. Entretanto, para que a gestão de documentos seja implantada, nesse caso, é preciso uma mudança estrutural, desde a mudança do arquivo para um novo local, de acordo com as necessidades do acervo e as possibilidades da Secretaria, e até o armazenamento e manuseio de seus documentos. Sem essas práticas não é possível realizar uma gestão de documentos eficaz.

1.4 METODOLOGIA

A pesquisa foi realiza no arquivo da Secretaria de Urbanismo e Mobilidade da Prefeitura de Niterói, por meio do diagnóstico das condições do acervo. Esse diagnóstico proporcionou a obtenção de informações qualitativas, de forma exploratória, observando o campo de pesquisa, aliadas a reflexão da literatura da área e experiência teóricas e práticas, possibilitando um embasamento fundamental para a sustentação da proposta elaborada

2 POLÍTICA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS: CONCEITOS

No mundo contemporâneo a informação é algo cada vez mais valioso, gerando conhecimentos e direitos. Para que essa informação, que está contida nos documentos, seja recuperada e produza os efeitos de prova que é sua função primordial, necessita estar bem organizada e acessível ao público. De modo a tornar isso possível, com eficácia e agilidade, é preciso promover uma política de gestão de documentos tanto em órgãos públicos como privados, gerando benefícios tais como a eficiência administrativa, o controle das massas documentais, a recuperação precisa dos documentos, a conservação e preservação da memória contida nesses documentos, entre muitos outros benefícios.

A ideia de gestão de documentos (records management) tem como pioneiro os Estados Unidos e outros países anglo-saxônicos, a partir de 1940, sendo que a princípio era voltada mais para área administrativa e econômica do que para a arquivística, pois cuidava principalmente de melhorar o funcionamento da administração, controlando a quantidade de documentos produzidos e estabelecendo prazos de guarda.

Em 1810, o Congresso Americano produziu um documento, mostrando que era preciso espaço para acomodar os documentos públicos, pois até o governo ser instalado em Washington, os arquivos eram itinerantes. Do século XIX até o final da Guerra Civil em 1865, os Estados Unidos não tinham problemas com relação ao acondicionamento dos documentos públicos. A partir do início do século XX ocorre o grande crescimento da documentação por causa da proibição de eliminá-los. De acordo com Indolfo:

Em virtude dessa situação, comissões foram criadas, atividades censitárias foram desenvolvidas e atos legislativos foram expedidos, visando autorizar a eliminação de documentos, estudar procedimentos de aplicação das técnicas da administração moderna ao governo federal, recensear o volume de documentos acumulados nas agências federais, bem como autorizar a construção de um edifício para o arquivo nacional. (INDOLFO, 2007, p.32).

Entre o ano de 1934 e 1941, houve o desenvolvimento na área de records management na administração federal americana, quando se projetou a alocação de um imóvel para armazenamento temporário dos documentos, os chamados records centers. Quando os Estados Unidos entraram na Segunda Guerra Mundial, a situação que estava controlada se

torna crítica, assim tiveram quer ser criadas novas comissões e a expedição de atos legislativos específicos.

Ainda de acordo com Indolfo (2007, p.31) o norte-americano Philip C. Brooks é identificado como o primeiro profissional a fazer referência ao ciclo vital dos documentos. Conceito que se materializou na criação de programas de gestão de documentos e na implantação de arquivos intermediários. Essa perspectiva mostrou a necessidade de dar importância para todas as fases do ciclo de vida dos documentos, criando procedimentos de guarda e políticas mais eficazes para uma gestão responsável dos documentos. Ademais, pode-se considerar que Ernst Posner e Theodore R. Schellenberg foram responsáveis pela difusão e aplicação do conceito nas décadas de 1950 e 1960, o que promoveu uma revolução da disciplina arquivistica. Segundo Jardim:

Embora sua concepção téorica e aplicabilidade tenha se desenvolvido após a Segunda Guerra Mundial, a partir do E.U.A. e Canadá, a gestão de documentos possuia raízes já no final do século XIX, em função dos problemas então detectados nas administrações públicas destes dois países, no que se referia ao uso e guarda. Na primeira metade deste século, criaram-se comissões governamentais nos E.U.A. e no Canadá, visando a encontrar soluções para a melhoria dos padrões de eficácia no uso dos documentos, por parte da administração pública. (JARDIM, 1987, p.35).

Após apresentar brevemente o histórico da gestão de documentos, pode-se afirmar que a gestão de documentos é uma série de procedimentos que visam a eficiência administrativa em todos os seus aspectos, dentro de instituições públicas ou privadas. De acordo com Bernardes é o:

Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural. (BERNARDES, 1998, p.11).

De acordo com Jardim (1987, p.35) a gestão envolve todo o ciclo de vida dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para guarda permanente, ou seja, se refere a todas as atividades inerentes a idade corrente e intermediária.

Dessa forma, nota-se que a gestão de documentos intervém em todo ciclo de vida dos documentos, desde sua produção até sua guarda permanente ou eliminação. Assim, um programa de gestão de documentos abrange todas as atividades relativas a fases correntes e intermediárias, garantindo o controle da massa documental produzida nos arquivos correntes, às transferências para os arquivos intermediários e dos processos de eliminação e recolhimento ao arquivo permanente.

Para que uma política de gestão de documentos alcance a economia e eficácia que se almeja, é necessário que ela envolva as fases que segundo Bernardes são:

1. Produção dos documentos: inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.

2. Manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo, seleção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário, materiais, local.

3. Destinação final dos documentos: programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de

documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. (BERNARDES, 1998, p.13).

Todas essas fases são essenciais para que a política de gestão de documentos seja realmente implantada e gere os resultados para a instituição. Para a pesquisa em questão, observa-se que essas fases não são realizadas de maneira eficaz na Secretaria de Urbanismo e Mobilidade da Prefeitura de Niterói. Mas dentro desta pesquisa, a ênfase é na fase de manutenção e uso, sem ela a parte estrutural e física da gestão não existe, sem um local adequado, mobiliário e pessoal qualificado para organizar, acondicionar, conservar e classificar esses documentos, não existe uma gestão que aperfeiçoe a administração e gere resultados visíveis, além do acesso e desenvolvimento científico e cultural

De acordo com a Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu Art. 1º, dispõe que “ é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. E ainda no Art. 3º, “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Assim, é importante pontuar que o conceito de gestão de documentos só chegou ao Brasil a partir dessa lei, no entanto nem sempre os órgãos e instituições respeitam essa regulamentação, principalmente os órgãos municipais.

Assim, nota-se que existe ainda uma grande resistência em gerar recursos para a área de gestão dentro das instituições, principalmente quando diz respeito a seus arquivos e documentos. Os governantes e líderes, dando ênfase aos órgãos municipais, em geral só se preocupam com essa área quando o funcionamento está muito prejudicado, e, mesmo dessa maneira, sempre colocam os menores recursos para a área arquivística. Infelizmente, chegará a um ponto que os documentos serão completamente perdidos, e essas informações e memórias que são únicas não poderão ser recuperadas, como já acontece em muitos casos. É

necessário haver o interesse dos chefes e líderes para elaborar e concretizara a gestão de documentos.

2.1 DOCUMENTOS DE ARQUIVO E OS ACERVOS DE PLANTAS ARQUITETÔNICAS

Os documentos de arquivo são dotados de um caráter único e especial, carregando consigo valores inexplicáveis que podem ser levados de geração a geração, provocando sentidos diferentes em contextos e tempos diferentes. O documento arquivístico autêntico pode ter diversos formatos e suportes e carregar uma imensidão de conhecimento, memória e prova. De acordo com Indolfo, o documento é:

[...] toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar (INDOLFO, 1995, p. 11).

Os documentos de arquivo são considerados provas documentais por serem criados no decorrer das funções que o geraram. Esses documentos tanto auxiliam os gestores na tomada de decisão, como são carregados da memória histórica e social das instituições. Para Bellotto (2006, p.37) documento de arquivo são os produzidos por uma entidade pública ou privada, ou por uma família ou pessoa, no transcurso das funções que justificam sua existência, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Para o CONARQ na Câmara Técnica de Documentos Eletrônico, em seu Glossário Documentos Arquivísticos Digitais (2014, p.18) o documento arquivístico é documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. Bellotto aborda elementos essenciais que estão ligados ao documento de arquivo:

A verdade é que o documento de arquivo, graças a seus elementos substanciais, fortemente ancorados nos princípios da proveniência, da organicidade, da unicidade e da indivisibilidade [...], é, indubitavelmente, prova do exercício das funções/atividades da entidade produtora/acumuladora do documento. (BELLOTTO, 2002, p.7)

Partindo desse ponto, observa-se que o arquivo da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade é composto por documentos especiais, são assim chamados porque de acordo com o DIBRATE, documentos especiais são:

Documento em linguagem não-textual, em suporte não suporte convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, maioria das vezes, de intermediação tecnológica. (DIBRATE, 2005, p.75)

Nesta pesquisa serão evidenciadas as plantas arquitetônicas, que são documentos cartográficos, mas o acervo é composto como dito anteriormente, por outros tipos de documentos, porém as plantas arquitetônicas, devido a suas grandes dimensões, necessitam de procedimentos diferentes de armazenamento e manuseio. De acordo com o DIBRATE (2005, p.75) documento cartográfico é um gênero documental integrado por que documentos contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos, como mapas, plantas, plantas perfis e fotografias aéreas. E ainda, para o DIBRATE (2005, p.13) “planta é um documento em forma gráfica ou fotogramétrica representando, em seção horizontal, a organização de uma estrutura ou fração do solo. Também chamado plano”. Para OLIVEIRA (1993, p.18) “planta é uma representação cartográfica, geralmente em escala grande, destinada a fornecer informações muito detalhadas, visando, por exemplo, ao cadastro urbano, a certos fins econômicos, sociais, militares etc.”

As plantas arquitetônicas são frequentemente consultadas e têm sua importância reconhecida no município por conter informações essenciais para que a Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade possa exercer suas funções perante a sociedade, para que os cidadãos possam ter seus direitos garantidos e para preservar a memória da cidade. Na prática, porém, devido às suas especificidades, tais como as dimensões, os diferentes suportes e técnicas de produção, torna-se difícil seu armazenamento e preservação de forma adequada. Por outro lado, a conservação inadequada, também resulta em perdas ou danos, dificultando a utilização desses documentos na produção de novos conhecimentos.

2.2 POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO EM EDIFICAÇÃO E NOS ACERVOS DE PLANTAS ARQUITETÔNICAS

Para realizar um planejamento e administrar uma política de preservação de acervos dos acervos documentais é necessário fazer considerações acerca dos fatores humanos e ambientais para elaborar medidas efetivas. Inicialmente, é preciso ter em mente certos conceitos. De acordo com Cassares, existem atividades essenciais para garantir uma vida longa dos documentos, sendo elas:

 Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.

 Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).

 Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. (CASSARES, 2000, p.12).

Observando os materiais que compõem o acervo e sua reação quando expostos a certos fatores, podem-se detectar os elementos nocivos a eles e medidas de conservação para minimizá-los. Os acervos são constituídos, em geral, por papel como suporte da informação, e tintas de variadas composições. Cabe aos profissionais de arquivo encontrar maneiras de propiciar maior estabilidade a esses documentos em suporte de papel. A degradação da celulose por diversos agentes químicos, e também pelos agentes físicos que causam danos mecânicos, como insetos, fungos, roedores e o homem, são as principais causas de deterioração dos documentos. Dessa forma, mesmo que não seja possível eliminar o processo de deterioração dos documentos, pode ser minimizado através de medidas no ambiente, no manuseio, em intervenções, na higienização e etc. Os fatores de degradação podem ter ligação um com o outro, tomando enormes proporções. Os agentes de deterioração são classificados em fatores internos e externos.

Nos fatores ambientais podem ser levadas em consideração a temperatura e umidade relativa, radiação da luz e a qualidade do ar. Para Cassares (2000, p.14), o calor e a umidade contribuem para a destruição dos documentos, principalmente quando em suporte de papel. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. O calor acelera a deterioração. A alta umidade relativa do ar pode causar intensas reações químicas nos documentos. Quando a temperatura e umidade relativa do ar estão altas, podem desencadear colônias de fungos nos

documentos, e também, quando esses fatores estão baixos, os documentos podem ficar distorcidos e ressecados. Para amenizar esses efeitos o ideal é que se tenha circulação de ar no local.

Outro fator ambiental é a luz, para Ogden (2001, p.8-9), a luz agiliza a deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos, exercendo papel de catalisador da oxidação. Ela conduz ao enfraquecimento e ao enrijecimento das fibras de celulose, e pode causar a descoloração, o amarelecimento ou o escurecimento do papel. Seja luz natural ou artificial, toda fonte de luz lidera radiação nociva aos documentos, podendo provocar diversos danos. Para que isso não aconteça, é preciso evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes, que geram radiação UV. Outro fator importante é a qualidade do ar, que deve ser controlada, pois os poluentes sejam eles gases ou partículas sólidas, que vem tanto do ambiente externo como produzidos pelo próprio ambiente, contribuem para a deterioração dos acervos. Para Cassares:

Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentação. O conforto ambiental para praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de higiene etc. (CASSARES, 2000, p.17).

Outro fator que pode ser citado é o manuseio inadequado, algo muito freqüente nos acervos, seja durante a higienização, na remoção de estantes ou na manipulação pelos usuários. Existe também a questão de que o importante é preservar, por isso, em relação à higienização, por exemplo, em certos casos, quando o tratamento é muito nocivo ao documento, então é melhor preservar que remover a sujidade. Há também o fator de furto e vandalismo, esse tipo de risco acontece em grande escala, devido, a falta de segurança e controle nos acervos, muitas vezes esses danos só são percebidos muito tempo depois. Por isso, é necessário criar uma política de proteção, mesmo que seja por um sistema de segurança simples.

Para que uma política de conservação possa ocorrer sem acarretar grandes despesas e minimizar os efeitos dos agentes, devem ser tomadas algumas medidas como: treinar os profissionais na área da conservação e preservação; monitor o ambiente, a temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis, usar de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos, adotar uma política de higienização do ambiente, contato com profissionais experientes que possam auxiliar em caso de necessidade.

Quando um documento sofre um processo de deterioração, com o tempo a tendência é que ele se perca totalmente. Para que isso não ocorra, é necessário interromper esse processo com intervenções que proporcionem a estabilização dos documentos, através de procedimentos mínimos. Segundo Cassares:

Para se fazer qualquer intervenção, deve-se obedecer a critérios de prioridade estabelecidos no tratamento dos acervos: de coleções gerais ou de obras raras, no caso de bibliotecas, de documentos antigos ou mais recentes, no caso de arquivos. Antes de qualquer intervenção, a primeira avaliação é se nós somos capazes de executá-la. Alguns de nós seremos capazes e muitos outros não. Esse é o primeiro critério a seguir. Caso não nos julguemos com conhecimentos necessários, a solução é buscar algum especialista da área ou acondicionar o documento enquanto aguardamos o momento oportuno de intervir. (CASSARES, 2000, p.25)

A higienização dos acervos deve se tornar rotina para a manutenção dos arquivos, pois é considerada uma forma de conservação preventiva. A metodologia de limpeza de documentos cartográficos por possuir grandes formatos e ser em geral feitos em papel vegetal, devem ser higienizados com pó de borracha após testes. Pode-se, também, utilizar um cotonete bem enxuto e embebido em álcool. Esses papéis podem sofrer distorções por serem muito sensíveis a água, causadas pela umidade que são irreversíveis ou de difícil remoção. Se necessário também devem ser feitos pequenos reparos, com pessoas especializadas.

É essencial que nos arquivos, o espaço físico também tenha uma limpeza adequada, abrangendo o piso, as estantes e os móveis. Para o piso a forma ideal de limpeza é com aspirador de pó, pois retira a sujeira sem transferir para outras áreas, não é recomendado o uso de solvente ou cera e também evitar água. As estantes também podem ser limpas com aspirador de pó, se houver uma sujidade muito intensa pode ser utilizada uma solução de água + álcool a 50%, passada com pano bem torcido, depois passar um pano seco. Sempre é preciso estar atento a umidade relativa do ar. Não podem ser usados produtos químicos, pois liberam substâncias que são em geral ácidos. Não são recomendadas estantes de madeira não revestidas ou fórmica, pois emitem produtos voláteis ácidos, o ideal são estantes de metal esmaltado.

Em relação aos pequenos reparos, de acordo com Cassares:

Os pequenos reparos são diminutas intervenções que podemos executar visando interromper um processo de deterioração em andamento. Essas pequenas intervenções devem obedecer a critérios rigorosos de ética e

técnica e têm a função de melhorar o estado de conservação dos documentos. Caso esses critérios não sejam obedecidos, o risco de aumentar os danos é muito grande e muitas vezes de caráter irreversível. Basicamente, os materiais usados para execução de pequenos reparos em documentos de biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papéis especiais. (CASSARES, 2000, p.33-34).

A respeito do acondicionamento, o seu objetivo é proteger os documentos que não estão em boas condições ou proteger os que já estão tratados e recuperados, armazenando os documentos de maneira segura. Para que o acondicionamento cumpra sua função, é necessário o uso de materiais de qualidade arquivística, pois estarão em contato direto com o documento e deverão ser projetados para o objetivo que se destina. As plantas arquitetônicas podem ser enroladas somente quando não possível guardá-las numa posição plana, e se seu estado físico permitir. Devem ser enroladas sobre um tubo de cartão ou de plástico que tenha diâmetro mínimo de 10 cm, e cujo cumprimento exceda em pelo menos 10 cm de largura. Como geralmente estes tubos são ácidos devem ter uma barreira de papel neutro ou de poliéster. Odgen apresenta algumas soluções para armazenagem de artefatos de grandes dimensões:

Esses materiais são apresentados de formas diversas e estão sujeitos a danos, sobretudo se não forem embalados ou emoldurado. A melhor maneira de armazená-los é com gavetas de mapotecas ou em grandes caixas com tampas de qualidade arquivística. Dentro das gavetas ou das caixas, os objetos deverão receber a proteção adicional de pastas ou outros invólucros apropriados. Como todo acervo contem objetos maiores que as gavetas disponíveis, é preciso encontrar outras soluções de armazenagem. (ODGEN, 2001, p.43)

Dessa forma, nota-se que é essencial que um acervo possua uma política de preservação e conservação de seus documentos, para que possa garantir a longa vida desses documentos e para que estejam acessíveis para a pesquisa, para os cidadãos e para a construção da memória social, pois mostram o desenvolvimento urbano da cidade de Niterói, auxiliando na comprovação de direitos e cooperando para a eficiência administrativa da Secretaria Municipal de Urbanismo.

3 A IMPORTÂNCIA DOS ARQUIVOS MUNICIPAIS

Os arquivos municipais têm enorme importância para o progresso do Brasil, principalmente por sua diversidade econômica, social e cultural, além de sua importância política e administrativa. As informações contidas nos documentos públicos são essenciais na construção da interação do poder público com os cidadãos, para melhorar as políticas públicas e ter mais eficiência em seus serviços.

Nesse sentido de acordo com o CONARQ em sua cartilha Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais: Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania (2014, p.15) a construção e a prática da cidadania são realizadas através do acesso e uso da informação que são elementos essenciais para conscientizar sobre deveres e direitos a população e está relacionada com o livre acesso às informações sobre esses mesmos direitos e deveres.

Com o direito ao acesso a informação pela Lei de Acesso à Informação, Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, fica cada vez mais visível a transparência administrativa do poder público. Para que esse acesso seja efetivo, é de extrema importância que o poder público crie, institucionalize e fortaleça os arquivos públicos municipais, com o objetivo de prestar serviço à população, cumprir a legislação e contribuir para a prática da cidadania, além da preservação da memória dos municípios.

Do ponto de vista da preservação da memória local, os arquivos municipais contribuem para resgatar a memória, o passado de uma determinada população. Embora os documentos sejam de caráter probatório, testemunhais e informativos asseguram os direitos dos cidadãos, e servem também como instrumento cultural. Possibilitar a identificação dos documentos existentes dentro dos acervos é importante, para mobilizar a preservação deste acervo.

Sobre este aspecto, a Resolução CONARQ nº 27, de 16 de junho de 2008 dispõe que é

[...] dever do poder público, no âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, de criar e manter arquivos públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação dos documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas.

A função do arquivo público municipal é criar e implementar uma política municipal de arquivos, através da gestão, tratamento, preservação e difusão de seus documentos

arquivísticos, qualquer seja o suporte, promovendo o acesso a informação, com o objetivo de embasar as decisões governamentais de cunho político administrativo, auxiliar os cidadãos na busca de seus direitos, fomentar o desenvolvimento científico, além de difundir seu patrimônio documental.

Dessa forma, o arquivo público municipal é um órgão de extrema importância para garantir o cumprimento das leis de acesso a informação, da transparência e de responsabilidade fiscal. Além demonstrar gestores públicos comprometidos com uma administração eficiente e transparente de seus documentos produzidos e acumulados pelo poder público municipal. Portanto, o arquivo público municipal, é uma fonte de informação, fundamental para melhorar o governo do Estado e atendimento das demandas dos cidadãos.

O CONARQ em sua cartilha Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais: Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania relata que:

O arquivo público municipal constitui-se em um instrumento de vital importância para o planejamento, gestão e controle do Estado. É uma instituição de natureza multifacetada, a qual, além de desempenhar um papel de agente de transformação no seu âmbito de competência, exerce, ainda, a função social de oferecer acesso à informação pública, recolher, tratar e preservar o patrimônio documental e cultural do município. (CONARQ, (2014, p.24-25).

Nesse sentido, nota-se o papel que os arquivos desempenham o de servir a administração e o de garantir a preservação da memória e melhorar a difusão e acesso de seus documentos. Para que isso ocorra, é imprescindível que o arquivo público municipal tenha um posicionamento hierárquico adequado na estrutura governamental que está inserido, ou seja, estar no centro do processo decisório, compondo o nível mais estratégico da administração pública municipal, o mais perto do chefe do Executivo. Essa medida justifica-se por esses órgãos serem responsáveis pela articulação e estruturação do processo de planejamento, concretização e gestão de projetos e programas, de maneira integrada com os outros órgãos e entidades da administração pública municipal.

Os arquivos municipais são instituições responsáveis pelos documentos de órgãos dos poderes executivo e legislativo, no campo da administração municipal direta e indireto. Segundo o CONARQ em sua cartilha Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais: Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania (2014, p.20) são públicos também, os conjuntos documentais de caráter público produzidos e/ou recebidos por instituições privadas que prestam serviços públicos.

Em relação a sua jurisprudência, os arquivos municipais, de acordo com Camargo e Machado:

[...] a organização e a administração das instituições arquivísticas públicas brasileiras obedece ao mesmo escalonamento e à mesma prerrogativa autonômica das esferas de ação governamental: há o Arquivo Nacional, os Arquivos Estaduais e os Arquivos Municipais, sem qualquer relação de subordinação entre eles, cada qual encarregado dos conjuntos de documentos acumulados por órgãos da administração direta ou indireta em sua esfera de jurisdição, respeitada a independência dos poderes. (CAMARGO E MACHADO, 2000, p.14).

O termo “municipal” pode assumir um sentido mais amplo, pois o município teve graus variados de autonomia ao longo da história e é considerado governo como quem supre as necessidades imediatas da população, assim, o município é a realidade governamental mais próxima dos cidadãos. Dessa maneira, o governo municipal tem uma maior visibilidade que as outras instâncias da estrutura estatal. Essa é a razão pela qual, certos arquivos municipais brasileiros solicitarem e obterem a custódia de documentos de outras entidades.

Dessa forma, pode-se afirmar que seja qual for o tamanho do município há uma conformidade entre as necessidades de serviços dos cidadãos e as instituições públicas criadas para atendê-las. A circulação e a acumulação de documentos nos arquivos é a conseqüência desse processo, ou seja, são necessários para o funcionamento da instituição.

Dentro desse contexto, outro ponto a ser refletido é a questão de que poucos municípios do Brasil possuem arquivos e suas condições físicas e operacionais são alarmantes. Em 2014, a Secretaria de Governo da Federação, publicou uma notícia sobre os arquivos municipais, onde o governo queria estimular a criação de arquivos municipais, pois, entre os 5.570 municípios do país, apenas 3% deles possuíam arquivos. Entretanto a legislação diz que todo município deve ter um local para guarda e preservação de seus documentos, que refletem a história da cidade e da população, sem esse espaço o seu patrimônio documental pode ser perdido.

No mesmo ano, o governo lançou a Campanha Nacional pela Criação de Arquivos Municipais, estimulando as prefeituras a investirem em arquivos públicos, com o objetivo de informar e sensibilizar as autoridades dos municípios e também a população sobre a importância dos arquivos públicos municipais. O Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de Arquivos ofereceram o apoio técnico e capacitação aos municípios. Segundo o diretor do Arquivo Nacional da época, Jaime Antunes da Silva, caso os municípios não guardem e organize seus acervos documentais, a história brasileira ficará ameaçada. De acordo com ele,

a falta de arquivos e pessoal qualificado para tratar a documentação, estipulando prazos de guarda, descarte ou mesmo a guarda dos documentos segundo seu valor atribuído, pode ocasionar um grande lapso histórico no Brasil.

Em relação às condições físicas e operacionais dos arquivos municipais brasileiros, é de extrema precariedade, pois não possuem autoridade administrativa suficiente para estabelecer normas de gestão documental para os órgãos do poder público em suas respectivas esferas. Não existe espaço físico apropriado para guarda dos documentos de valor permanente, além da falta de pessoal capacitado para o tratamento dos documentos e elaboração de instrumentos de pesquisa para garantir o acesso a esses documentos. Todos esses pontos elencados são fatores que impedem o acesso a informação, assim como a manutenção dos direitos dos cidadãos e a memória social. De acordo com Fonseca:

A opção pela esfera municipal do poder está referida, em primeiro lugar, à importância que adquire em face do novo pacto federativo firmado pela Constituição Federal de 1988, constituindo-se o município em espaço privilegiado das relações entre o estado e a sociedade civil, no bojo das quais insere-se a questão do acesso às informações e documentos produzidos por este mesmo estado e a transparência administrativa que advém desta possibilidade de acesso. Em segundo lugar, a carência de dados sistematizados sobre os arquivos municipais coloca-os como objeto de estudo interessante e necessário. (FONSECA, 1996, p.2).

As condições atuais de gestão e acesso dos documentos arquivísticos produzidos pelo poder público municipal, estão em torno de algumas questões que devem ser refletidas. Inicialmente nota-se a questão do grau de institucionalização dos arquivos públicos municipais, seu lugar na estrutura administrativa do poder executivo municipal e se existem meios legais de garantir seu papel da implementação de uma política municipal de arquivos e na gestão dos documentos acumulados pelo governo municipal. Depois, observa-se o quanto os fundos municipais estão dispersos, levantamento dos documentos recolhidos, o volume, suas datas-limites, seu nível de organização técnica, os instrumentos de pesquisa acessíveis aos usuários, e também os recursos humanos tecnicamente capacitados e sua função dentro das atividades do arquivo.

Observa-se também a inexistência de espaço físico adequado visando a preservação do acervo. Em geral, os arquivos municipais, além de não manterem um recolhimento regular, não terem uma condição ideal de organização técnica, os arquivos municipais correm riscos de destruição devido às más condições de suas instalações, e considerando que os documentos são únicos, a destruição destes exclui qualquer possibilidade de acesso. Além destes aspectos,

é muito comum na administração pública, o extravio de documentos por interesses pessoais ou por falta de zelo com o patrimônio documental.

E por fim, a questão de usuários dentro dos arquivos públicos municipais. Segundo uma pesquisa realizada por Fonseca (1996) os usuários que mais freqüentam os arquivos municipais são cidadãos buscando documentos probatórios, após estudantes universitários e pesquisadores acadêmicos, depois as autoridades municipais e gabinetes dos prefeitos e por último a imprensa, ou seja, pode-se concluir que a esfera pública acessa muito pouco sua documentação.

Diante de todas as perspectivas abordadas sobre os arquivos municipais, Niterói é um município que possui capacidade tanto em suas dimensões quanto pelo seu poder econômico, de constituir um arquivo municipal bem estruturado e com uma política de gestão e preservação de seu acervo documental, para que todo esse patrimônio cultural seja passado para as futuras gerações, e também para tornar mais eficiente a administração pública como um todo. O arquivo que existe hoje da prefeitura é totalmente estratificado e não acolhe os documentos de todas as Secretarias Municipais, tanto pela falta de espaço físico como pela falta de uma gestão de documentos, formando diversos arquivos setoriais com grandes deficiências, além de uma grandiosa massa documental acumulada, o que influencia diretamente na realização de seus deveres e projetos para a população. Como no caso na Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade, que possui muitos problemas para administrar sua massa documental além de ser responsável pela memória da cidade por meio de plantas arquitetônicas de valor inestimável para o município que vão se deteriorando dia a dia.

4 A PREFEITURA DE NITERÓI E A SECRETARIA MUNICIPAL DE URBANISMO E MOBILIDADE

Nesta seção será abordado a Prefeitura Municipal de Niterói e a Secretaria Municipal de Urbanismo, apresentando um breve histórico e a caracterização do acervo documental do arquivo desta Secretaria.

4.1 BREVE HISTÓRICO

Criada pelo alvará de 10 de maio de 1819, a primeira sede da Prefeitura de Niterói antes era conhecida como Vila Real da Praia Grande. Apenas em 11 de agosto de 1820 foi estabelecida de forma oficial a sede da prefeitura. A primeira sede da prefeitura foi numa pequena casa, na qual, se planejava construir um prédio com dois pavimentos onde seriam acomodadas as repartições públicas municipais, foi demolida em 1913. O primeiro prefeito da cidade de Niterói reconhecido foi o Paulo Pereira Alves, um engenheiro e defensor do meio ambiente. A segunda sede da prefeitura de Niterói foi construída no Jardim São João em 1910 e inaugurado no ano de 1914. A terceira sede da prefeitura foi um palacete localizado na Rua da Conceição, usado até o ano de 1989, conhecido popularmente como ‘‘prefeitura velha’’ ou Palácio Araribóia. O edifício é um patrimônio tombado pela prefeitura de Niterói, por meio da Legislação 1.477, de 27 de dezembro de 1995, atualmente no prédio está alocada a Secretaria Municipal de Fazenda e outros órgãos municipais.

Hoje a sede da prefeitura de Niterói está localizada em um prédio na Rua Visconde de Sepetiba n° 987, no Centro, conhecido popularmente como ‘‘prefeitura nova’’. O edifício possui 13 andares, porém, alguns órgãos estão situados em outros prédios ou em casas alugadas, porque o prédio não tem espaço para acomodar todas as Secretarias Municipais, autarquias, empresas e administrações regionais. Esse prédio não é um edifício tombado, não possui saídas de emergências, os corredores não possuem janelas, faltam extintores de incêndios nos andares e originalmente o edifício foi construído para serem utilizados somente 12 andares, mas, devido à falta de espaço o 13° andar que deveria ser o sótão do prédio é utilizado para abrigar atualmente três setores, e antes do incêndio ocorrido no dia primeiro de janeiro de 2014, o 13º andar ainda abrigava o arquivo de plantas da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade.

Diante desses aspectos, é importante ressaltar que Niterói entre 1885 e 1893, foi capital do Rio de Janeiro, mas por causa de revoltas armadas, a capital foi transferida para

Petrópolis. Em 1903, a capital voltou a ser Niterói, pode-se dizer que, apenas quando Niterói deixa de ser capital do Rio de Janeiro em 1975, é estabelecida pela lei complementar n° 20, de 1974, fortalecendo sua economia como município consolidado político e economicamente.

Até a década de 50 do século passado, a prefeitura tinha apenas um secretário e quatro departamentos com divisões e serviços. Atualmente, a prefeitura está sob o governo do prefeito Rodrigo Neves. Hoje, conta com 34 Secretarias Municipais, 9 autarquias e empresas públicas municipais e 14 administrações regionais. Cada secretaria é responsável por um segmento importante da cidade de Niterói. Em 1992 foi elaborado o Plano Diretor que estabelece normas e diretrizes para o desenvolvimento urbano e econômico do Município e em 2005 foi criada a Lei orgânica da Cidade de Niterói, que são elementos essenciais para o auxílio do desenvolvimento administrativo e eficiência dos órgãos municipais.

Podem-se apontar algumas informações específicas da cidade de Niterói. De acordo com dados extraídos do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística - IBGE (2017), atualmente a cidade possui aproximadamente 499.028 habitantes, possui uma área territorial de 133, 919 km² e densidade demográfica de 3.640,80 hab/km². Com relação às receitas e despesas orçamentárias do município, de acordo com dados extraídos do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística - IBGE (2010), são respectivamente no valor de R$ 907.401.457 e R$ 841.309.501, sendo considerado o município brasileiro com a maior renda domiciliar per capita do país: R$ 2.031,18.

A prefeitura tem papel primordial na gestão administrativa e habitacional da cidade de Niterói, o município conta com uma memorável história, devendo ser preservada e conservada por seus gestores. Essa memória está contida em sua documentação, e a prefeitura é responsável pela democratização e institucionalização desse patrimônio documental público, entretanto, não existe um arquivo central, bem estruturado, existe apenas o arquivo central da prefeitura (ASPA/ARQ), que é praticamente um depósito de documentos de toda a prefeitura, muitas vezes denominado “arquivo morto”. O ASPA/ARQ é um setor da Secretaria Municipal de Administração (SMA), no entanto, não há gestão dos documentos, e ainda, o arquivo sofreu uma enchente de esgoto, e parte da documentação foi perdida. Além desses aspectos, não há mais espaço para receber a documentação dos diversos órgãos que a prefeitura possui como é sua função, por isso, os arquivos setoriais de cada Secretaria estão sobrecarregados.

O Arquivo da Secretaria de Urbanismo e Mobilidade (SMU), objeto dessa pesquisa, através da análise e diagnóstico de seus elementos. A Secretaria foi reestruturada pela Lei 3.023, de 22 de abril de 2013, com a intenção de conduzir ações voltadas ao planejamento e

desenvolvimento urbano do município. Seus principais objetivos são o desenvolvimento, acompanhamento e aperfeiçoamento da legislação relativa à Política Urbana, Parcelamento, Uso e Ocupação do Solo e Operações Urbanas. A Secretaria elabora ações que proporcionam o posicionamento do município em demandas relativas ao seu desenvolvimento urbanístico, além de coordenar projetos urbanos, interagindo com a Administração Direta e Indireta, outras esferas do governo e com a sociedade civil. Assim compete à mesma, o desenvolvimento de meios e modelos para viabilização e realização de seus projetos, embasados em mecanismos de política urbana, buscando parcerias com a iniciativa privada e outras esferas de governo.

O atual Secretário da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade é o arquiteto e urbanista José Renato da Gama Barandier Jr., seus Subsecretários são o Fernando Carlos Duarte, a Paula Serrano do Carmo e o Rogério Gutierrez Gama, a Diretora de Edificações e Parcelamento é a Maria Cristina Bittencourt Maia, a Diretora de Urbanismo é a Erika Brum Palma Pereira e o Diretor de Fiscalização de Obras é o Célio Roberto Dias Correa. Não há um organograma da Secretaria. É divida em departamentos, são eles: o gabinete (UGA), a assessoria jurídica (ASSUGA), o departamento de informática (CPD), o protocolo (USPA), departamento de licenciamento (USL), o protocolo de edificação e parcelamento (UDPE), que se divide em departamento de edificações (UDE) e o de parcelamento (UDP), há também o departamento de fiscalização de obras (USPF), o departamento de urbanismo (UDU) e por fim, o setor de arquivo (USA) e de arquivamento (USA/ARQ), todos com suas funcionalidades e não possuem uma hierarquia preestabelecida oficialmente, a única subordinação existente é em relação ao gabinete, por possuir certas demandas urgentes do prefeito, outras Secretarias, Ministério Público e também prazos judiciais, em geral, são colocadas como prioridades.

Dado o exposto, nota-se que para Secretaria Municipal de Urbanismo de Niterói é fundamental a implementação de uma política de gestão de documentos, para a manutenção, organização e preservação dos documentos da Secretaria, com o objetivo de melhorar o seu funcionamento e eficiência administrativa, além de manter seu papel social e cultural como instituição pública e de garantia de direitos e memória da população.

4.2 CARACTERIZAÇÃO DO ACERVO DOCUMENTAL

A Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade de Niterói tem como responsabilidade criar políticas de desenvolvimento urbano, como já mencionado. Em 1992 foi elaborado o Plano Diretor pelo, então, prefeito Roberto Silveira, servindo para orientar e subsidiar as realizações de uma política urbanística eficiente em Niterói. Para que esse instrumento fosse implementado, foi criado o Departamento de Urbanismo (UDU), para elaborar legislação complementar as orientações estabelecidas pelo Plano Diretor e para criar projetos e revitalização urbana. Até hoje o departamento continua na estrutura organizacional da Secretaria de Urbanismo e Mobilidade.

Como a prefeitura de Niterói não possui um arquivo central bem estruturado que comporte os documentos de todas as Secretarias, o Departamento de Urbanismo criou um arquivo setorial chamado Arquivo Urbanístico e Arquitetura Ruth Aono, homenageando a arquiteta que se preocupou com situação do acervo devido a diversas perdas e solicitou a chefia um arquivista para organizar e tratar o acervo do setor, atualmente, o arquivo é conhecido “Arquivo de Plantas”.

Depois do incêndio que ocorreu na prefeitura no dia 1 de janeiro de 2014, toda a Secretaria de Urbanismo e Mobilidade foi deslocada para o Caminho Niemeyer. Houve, então, a separação do Departamento de Urbanismo do “Arquivo de Plantas”. No final de 2015, a Secretaria voltou ao centro administrativo da prefeitura e o Arquivo permaneceu, devido a sua dimensão e peso para o edifício.

O acervo do departamento pode ser caracterizado como de urbanismo e arquitetura. Observa-se, portanto, que o acervo possui características específicas. Os documentos possuem dimensão físicas maiores que os convencionais e contem atributos diferentes dos documentos impressos, cujo tratamento e organização é mais custoso. Quando o Departamento de Urbanismo era em conjunto com o arquivo, os documentos mais presentes eram plantas baixas, plantas de situação, loteamentos, mapas, desenhos e gravuras do município de Niterói, levantamentos, croquis, projetos arquitetônicos e memoriais descritivos. Atualmente o Departamento de Urbanismo possui um grande acervo em meio digital, suas plantas físicas, em geral, de loteamento, estão localizadas no “Arquivo de Plantas”, separadas do seu setor de origem e mesmo assim tendo como custodiador o Departamento de Urbanismo, não permite que o arquivo insira esses documentos em seu acervo. Também abriga documentos em meio eletrônico, como atas, certidões, decretos, leis, memorandos, pareceres, resoluções, relatórios,