CARACTERIZAÇÃO DO ACERVO DOCUMENTAL

A Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade de Niterói tem como responsabilidade criar políticas de desenvolvimento urbano, como já mencionado. Em 1992 foi elaborado o Plano Diretor pelo, então, prefeito Roberto Silveira, servindo para orientar e subsidiar as realizações de uma política urbanística eficiente em Niterói. Para que esse instrumento fosse implementado, foi criado o Departamento de Urbanismo (UDU), para elaborar legislação complementar as orientações estabelecidas pelo Plano Diretor e para criar projetos e revitalização urbana. Até hoje o departamento continua na estrutura organizacional da Secretaria de Urbanismo e Mobilidade.

Como a prefeitura de Niterói não possui um arquivo central bem estruturado que comporte os documentos de todas as Secretarias, o Departamento de Urbanismo criou um arquivo setorial chamado Arquivo Urbanístico e Arquitetura Ruth Aono, homenageando a arquiteta que se preocupou com situação do acervo devido a diversas perdas e solicitou a chefia um arquivista para organizar e tratar o acervo do setor, atualmente, o arquivo é conhecido “Arquivo de Plantas”.

Depois do incêndio que ocorreu na prefeitura no dia 1 de janeiro de 2014, toda a Secretaria de Urbanismo e Mobilidade foi deslocada para o Caminho Niemeyer. Houve, então, a separação do Departamento de Urbanismo do “Arquivo de Plantas”. No final de 2015, a Secretaria voltou ao centro administrativo da prefeitura e o Arquivo permaneceu, devido a sua dimensão e peso para o edifício.

O acervo do departamento pode ser caracterizado como de urbanismo e arquitetura. Observa-se, portanto, que o acervo possui características específicas. Os documentos possuem dimensão físicas maiores que os convencionais e contem atributos diferentes dos documentos impressos, cujo tratamento e organização é mais custoso. Quando o Departamento de Urbanismo era em conjunto com o arquivo, os documentos mais presentes eram plantas baixas, plantas de situação, loteamentos, mapas, desenhos e gravuras do município de Niterói, levantamentos, croquis, projetos arquitetônicos e memoriais descritivos. Atualmente o Departamento de Urbanismo possui um grande acervo em meio digital, suas plantas físicas, em geral, de loteamento, estão localizadas no “Arquivo de Plantas”, separadas do seu setor de origem e mesmo assim tendo como custodiador o Departamento de Urbanismo, não permite que o arquivo insira esses documentos em seu acervo. Também abriga documentos em meio eletrônico, como atas, certidões, decretos, leis, memorandos, pareceres, resoluções, relatórios,

boletins, laudos, ofícios, processos, fotografias, microfilmes, estudos de áreas urbanas e documentos administrativos em geral.

Os documentos do “Arquivo de Plantas”, pode-se notar que o setor se vê apenas como outro setor da Secretaria e não como um local de guarda de todos os documentos do Urbanismo. Existem documentos de outros setores da Secretaria jogados num canto e até mesmo deteriorados por inundações que ocorreram, sem nenhum tratamento. Atualmente os documentos que são “do arquivo” são todas as plantas já citadas acima que eram em conjunto com o departamento de Urbanismo, além de processos administrativos. E os documentos são divididos em plantas antigas, plantas de remissivos, plantas de loteamento, plantas de aceite, plantas de parcelamento que se subdividem em plantas de desmembramento e remembramento, processos administrativos do ano de 2011 até a presente data e documentos auxiliares do próprio setor como guias, comunicações internas, entre outros. Segundo informações dos funcionários as plantas são de guarda permanente do arquivo, são projetos aprovados dos imóveis residenciais multifamiliares e unifamiliares, comerciais e das modificações e acréscimos feitos e os projetos de loteamento e arruamento, remembramentos e desmembramentos do município de Niterói.

As plantas dos imóveis depois de passarem pela tramitação processual produzem a aprovação dos arquitetos e vistoria dos fiscais, recebendo um número chamado de número de boletim de aceite. Essas plantas são denominadas plantas de aceite, ficam armazenadas em caixas box de papelão em estantes de metal esmaltado muito frágeis, que precisam ser amarradas umas nas outras com barbante para não caírem, devido a arquitetura do edifício e as inundações. Em armários de metal esmaltado, antigos ou espalhadas pelo arquivo em cima do mobiliário, em relação a quantidade as plantas de aceite estão em 400 caixas box, aproximadamente 40.000 documentos, sendo que chegam em torno de 8 plantas dessa tipologia no arquivo por semana, ou seja, o volume desse tipo documental está em constante crescimento e são documentos de valor permanente. Foi a partir de 1970, que a numeração de boletim de aceite passou a ser carimbada nos projetos para serem arquivados no arquivo, essas plantas são arquivadas e recuperadas por meio dessa numeração.

Figura 1. Plantas de aceite em estantes

Fonte: o autor (2017)

Figura 2. Plantas de Aceite em armários

Figura 3. Plantas de aceite espalhadas no arquivo

Fonte: o autor (2017)

Antes de 1970 os projetos aprovados não possuíam essa numeração, são denominadas plantas antigas, que incluem vários tipos de plantas, podem ser localizadas de duas maneiras. Os logradouros mais antigos sempre foram nominais, porém as áreas loteadas receberam ruas numéricas, que estão sendo modificadas ao decorrer dos anos. Com isso, as ruas nominais são localizadas pelo endereço e número do imóvel nas gavetas do índice e as ruas numéricas são localizadas pelo número do imóvel, rua e loteamento nas gavetas referentes aos bairros. As plantas antigas são acondicionadas em envelopes pardos, deteriorados e dobradas em 175 gavetas pequenas de ferro, enferrujadas e a maioria das gavetas não fecham mais. Segundo levantamento do setor a quantidade desse tipo documental é em torno de 21.992 plantas.

Figura 4. Plantas antigas em gavetas

Fonte: o autor (2017)

As plantas de remissivos são uma continuação das plantas antigas, de acordo com os funcionários do arquivo, são os documentos que não cabem mais na sequência do envelope por ser pequenos, daí surge a denominação com remissivas escritas nos envelopes para facilitar a recuperação. Estão armazenadas em envelopes pardos deteriorados, em 36 gavetas grandes e danificadas, são cerca de 21.153 plantas.

Figura 5. Plantas de remissivos em gavetas

As plantas de parcelamento podem ser de desmembramento e/ou remembramento de terrenos, depois do aprovo, recebem um número de planta e um número de pasta dado por um funcionário do arquivo para serem recuperados futuramente por meio das fichas das ruas, que são separadas pelos distritos do município. Estão armazenadas em canudos de papelão ou dobradas em envelopes pardos em gavetas, as duas formas de acondicionamento, estão danificando as plantas, tanto pela acidez do papel, quanto pelo modo de armazenar. As gavetas são enferrujadas e não fecham, propiciando a proliferação de fungos e outros agentes biológicos como nos outros casos. São aproximadamente 9.100 plantas em envelopes em 36 gavetas grandes e 342 canudos alocados em 2 armários, um com 4 divisões e outro sem divisões e ainda existem 27 caixas box com plantas.

Figura 6. Plantas de parcelamento em gavetas

Figura 7. Plantas de parcelamento em canudos no armário sem divisões

Fonte: o autor (2017)

Figura 8. Plantas de parcelamento em canudos no armário com quatro divisões

A partir de 1940, a prefeitura fez medições e arruamentos nas grandes áreas, numerando ruas, quadras e lotes e nomeou essas áreas de loteamento, se tornando base para legalização dos terrenos para pagamento de IPTU e legalização dos imóveis. Essas plantas são localizadas através do nome do Loteamento no Índice de Loteamentos ou pelas ruas que estão em seu interior, ficam também registrados nas fichas, caso os contribuintes não saibam os nomes. As plantas de loteamento ficam armazenadas em canudos de papelão, em geral deteriorados, e outra parte apenas enroladas e acondicionadas em caixas grandes de papelão no chão, ficando totalmente expostos os fatores humanos e ambientais. As plantas que pertencem ao Arquivo de Plantas estão em torno de 270 documentos. Armazenadas em 3 nichos com três divisões cada, de metal, totalmente enferrujados, e ainda algumas em duas caixas de papelão no chão do arquivo.Desse mesmo tipo de planta, pode-se contabilizar também, o acervo do Departamento de Urbanismo, que são em torno de 2.200 plantas, armazenadas em caixas de papelão, só enroladas, em cima das mapotecas que não estão sendo utilizadas, pela falta de condições.

Figura 9. Plantas de loteamento em canudos

Figura 10. Plantas de lotemento do UDU

Fonte: o autor (2017)

Por fim, os processos administrativos que ficam sob guarda do arquivo são gerados na Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade, mas para esse tipo de documento, o arquivo deveria funcionar como arquivo intermediário, ficando somente o ano vigente e três anos atrás, mas o arquivo geral não está mais aceitando processos, pois não possui espaço físico. Os processos administrativos são do período de 2011 até a presente data, ficam acondicionados em caixas de box de papelão um parte em estantes de metal esmaltado, danificados, tortas e amarradas, porque a estrutura do edifício não acomoda bem esse tipo de mobiliário. Algumas caixas ficam em cima dos gaveteiros de outros documentos e sobre outros mobiliários do arquivo, por conseqüência da falta de espaço. São cerca de 24 estantes com 546 caixas box com uma média de 50 processos por caixa, totalizando em torno de 27.300 processos administrativos. Já as caixas espalhadas pelo setor, são aproximadamente 361 caixas box, totalizando 18.050 processos. A média de processos até o momento arquivados no arquivo está em torno de 45.350 processos, aproximadamente 907 caixas box. Outro ponto a ser abordado é que, as estantes, amarradas e tortas, ficam bem próximas as paredes, sendo que no local já tiveram casos de inundação e muita umidade nas paredes, e algumas vezes a piscina que fica em volta da construção já inundou o arquivo.

Figura 11. Processos administrativos em estantes

Fonte: o autor (2017)

Figura 12. Processos administrativos no mobiliário inapropriado

Fonte: o autor (2017)

O acesso à informação pública está previsto na Lei Nº 12.527, de 18 de Novembro de 2011 Art. 1º, a Lei de Acesso à Informação, que:

Dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público.

Em relação a esta questão, não há sigilo documental do acervo da Secretaria Municipal de Urbanismo e Mobilidade. Segundo relatório realizado pelo Banco Nacional de Desenvolvimento Social (2008), o acervo pertence ao município e não possui informações de caráter confidencial, portanto não tem restrições de acesso a consulta em geral de seus documentos. A consulta dos documentos é aberta ao público em geral, a única determinação é que os usuários ou pesquisadores, para acessar os documentos mostrem um documento de identidade civil e/ou declaração da instituição de ensino ou empresa que solicitou a pesquisa, e também, é preciso da aprovação do Secretário ou de pessoas ligadas à chefia, para plantas arquitetônicas e processos administrativos. Para outros documentos, o acesso é livre, sem a necessidade de declarações, principalmente através do site do Urbanismo. Esses documentos só podem ser acessados dentro do setor, não podendo ser emprestado para uso externo, é emprestado somente para os setores da Secretaria, mas com um controle interno e devoluções controladas. Caso haja necessidade de retirar o documento, é preciso fazer uma cópia, que é paga pelo usuário. Só é possível tirar cópia de documentos ligados a projetos arquitetônicos, não podem ser copiados mapas de ocupação de solo e plantas de situação. Para tirar inteiro teor de processos administrativos, é preciso solicitar no protocolo da Secretaria, abrir um processo administrativo e pagar pelas cópias.

O atendimento ao público no “Arquivo de Plantas” é realizado de segunda a sexta- feira de 10 h as 17 h. O público alvo é, em geral, contribuintes em busca de seus direitos, e também, costumam pesquisar tanto no acervo do Departamento de Urbanismo quanto do arquivo, arquitetos, urbanistas, geógrafos, estudantes de ensino médio, estudantes de graduação e pós-graduação e o público da comunidade local. O grupo de funcionários responsáveis pelo arquivo é formado por 9 pessoas. São eles, a diretora, com nível médio, 2 técnicas em arquivo, 3 funcionários antigos e 3 estagiários de arquivologia. Esses funcionários acabaram se adequando as condições de trabalho e executam suas atividades com certa ordem, em relação a documentação, sendo que em muitos casos somente os funcionários antigos conseguem recuperar os documentos, pois não existe um plano de classificação e métodos de arquivamento de acordo os padrões da área arquivística.

Para que o arquivo tenha capacidade de possibilitar que os cidadãos utilizem esses documentos de forma eficiente, é necessário que o acervo esteja organizado, para facilitar a recuperação dos documentos, agilizar e dinamizar o serviço do setor e da Secretaria como um todo, além de ajudar na preservação dos mesmos, pois evita o manuseio desnecessário. Para que isso aconteça, é necessário que ocorra um programa de gestão de documentos. Para que

isso ocorra, é necessário que o arquivo mude para um local com espaço físico adequado para abrigar esse acervo com tantas diversidades e especificidades e para que a memória urbanística de Niterói, os direitos dos cidadãos, pesquisas e o retrato da evolução histórica da cidade possam ser perpetuados.